Организационные отношения в менеджменте

Организация, будучи целостным, системным образованием, обладает свойством устойчивости, т.е. стремится сохранить свою структуру неизменной при наличии возмущающих воздействий и используют для этого все свои возможности, всегда стремится восстановить нарушенное равновесие, компенсируя возникающие под влиянием внешних факторов изменения. Указанное явление носит название гомеостазиса.

Управление необходимо для координации всех задач, осуществляемых организацией. Управление организацией - это процесс планирования, организации, мотивации и контроля ДЛЯ того, чтобы сформулировать и достичь целей организации.

Для организации характерны следующие признаки:

– комплексность, определяющая степень разделения труда в организации, уровень специализации, количество уровней иерархии;

– формализация – разработанные правила и процедуры, определяющие поведение работников; (что можно и нельзя делать);

– соотношение централизации и децентрализации – уровни, на которых принимаются решения. Соотношение централизации и децентрализации определяет тип и характер организационной структуры управления.

Комплексность рассматривает степень дифференциации в рамках организации. Она включает уровень специализации или разделения труда, количество уровней в иерархии организации и степень территориального распределения подразделений организации. Под формализацией понимаются заранее разработанные и установленные правила и процедуры, определяющие поведение работников. Некоторые организации минимально оперируют с такими стандартными директивами. Другие имеют все типы правил, инструктирующих работников по поводу того, что они могут и чего не могут делать. Соотношение централизации и децентрализации определяется уровнями, на которых вырабатываются и принимаются управленческие решения в организации. В некоторых организациях процесс принятия решений очень централизован, разрешением проблем занимаются высшие руководители. В других случаях принятие решений децентрализовано, ответственность делегируется вниз по иерархии управления. Принятое соотношение централизации и децентрализации определяет характер и тип устанавливаемой организационной структуры управления.

Каждая организация имеет свое предназначение - миссию, во имя которой люди объединяются и осуществляют свою деятельность. Миссия — понятие неоднозначное. Значение определения миссии организации состоит в том, что она:

1) представляет собой базис, точку опоры для всех плановых решений организации, для определения ее целей и задач;

2) создает уверенность, что организация преследует непротиворечивые, ясные, сравнимые цели;

3) помогает сосредоточить усилия работников на выбранном направлении, объединяет их действия;

4) вызывает понимание и поддержку внешних участников организации (акционеров, финансовых фирм и т. д.).

1.3. Управление организацией

Управление людьми имеет важное значение для всех организа­ций — больших и малых, коммерческих и некоммерческих, промыш­ленных и действующих в сфере услуг. Без людей нет организации. Без нужных людей ни одна организация не сможет достичь своих целей и выжить. Несомненно, управление трудовыми ресурсами являет­ся одним из важнейших аспектов теории и практики управления.

Конкретная ответственность за общее руководство трудовыми ресурсами в крупных организациях обычно возложена на профессио­нально подготовленных работников отделов кадров, обычно в составе штабных служб. Для того чтобы такие специалисты могли активно содействовать реализации целей организации, им нужны не только знания и компетенция в своей конкретной области, но и осведомлен­ность о нуждах руководителей низшего звена. Вместе с тем если руководители низшего звена не понимают специфики управления трудо­выми ресурсами, его механизма, возможностей и недостатков, то они не могут в полной мере воспользоваться услугами специалистов-кад­ровиков. Важно, особенно в настоящее время, чтобы все руководите­ли знали и понимали способы и методы управления людьми.

При описании управления трудовыми ресурсами М. Мескон подчеркивает важность совершенствования организации труда. Два наиболее широко применяемых метода реорганизации тру­да — расширение объема работы и обогащение ее содержательности. Объем работы — это количество различных операций и частота их повторения, выполняемых рабочим. Содержательность работ — это относительная степень того влияния, которое рабочий может оказать на саму работу и рабочую среду.

Концепция М. Мескона сводится к следующему: ощущение значимости труда можно реализовать предоставлением ра­ботнику возможности расширения количества трудовых навыков, оп­ределенностью производственных заданий, повышением их важности. Ответственность за результаты труда можно усилить, предоставив ра­ботнику больше самостоятельности. Осознание реальных результатов своего труда развивается, если рабочий получает ответную информацию. Люди с сильным стремлением к росту, достижениям, самоуваже­нию обычно положительно реагируют на обогащение содержания тру­да. Когда же люди не столь сильно мотивируются потребностями высокого уровня, обогащение содержания труда зачастую не дает за­метных успехов. При должной проработке программы совершенствования организации и условий труда способствует развитию чувства удовлет­воренности работников, повышению качества труда, снижению числа прогулов и текучести кадров.

Если не будут четко определены и скоординированы отношения между людьми и организационными подразделениями, эффективность специализации будет потеряна. Делегирование полномочий является основным процессом, посредством которого руководители устанавли­вают формальные взаимоотношения людей в организации.

Чтобы планы были реализованы, кто-то должен фактически вы­полнить каждую из задач, вытекающих из целей организации. Для это­го руководство обязано найти эффективный способ сочетания ключе­вых переменных, характеризующих задачи и людей. Постановка целей и обеспечение их политикой, стратегией, процедурами и правилами способствует решению этой задачи. Мотивация и контроль также иг­рают существенную роль в обеспечении эффективности выполнения заданий. Однако организация как процесс представляет собой функ­цию, которая наиболее очевидно и непосредственно связана с систе­матической координацией многих задач и соответственно формальных взаимоотношений людей, их выполняющих. Организация — это структура предприятия, которая дает возмож­ность людям эффективно работать вместе для достижения его целей.

Средством, при помощи которого руководство устанавливает от­ношения между уровнями полномочий, считают делегирование. Для понимания организационного процесса необходимо знать об особен­ностях делегирования и связанных с ним полномочий и ответственности персонала.

Ответственность — это обязательство выполнять поставленные задачи и отвечать за полученные результаты. Полномочия представляют собой ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение определенных задач. Полномочия делегируются долж­ности, а не индивиду, который занимает ее в данный момент.

Согласно такому определению, полномочия являются ограничен­ным правом использовать ресурсы и командовать людьми. Внутри орга­низации эти пределы обычно определяются политикой, процедурами, правилами и должностными инструкциями, изложенными в письмен­ном виде, или передающимися подчиненному устно. Лица, выходящие за эти пределы, превышают свои полномочия, даже когда это необходи­мо для выполнения делегированных задач.

В общем случае пределы полномочий расширяются в направле­нии более высоких уровней управления организации. Но даже пол­номочия высшего руководства ограничены. Существует множество внешних ограничений полномочий. Законодательство запрещает ру­ководителям сознательно делегировать обязанности, которые могут привести к серьезным травмам рабочих. Закон также однозначно за­прещает использовать ресурсы организации для подкупа или политических взносов.

Делегирование - передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Критическая роль делегирования обозначена в самом его опреде­лении. Оно представляет собой средство, при помощи которого руко­водство распределяет среди сотрудников бесчисленные задачи, кото­рые должны быть выполнены для достижения целей всей организации. Если существенная задача не делегирована другому человеку, руково­дитель должен выполнять ее сам. Во многих случаях это невозможно, так как время и способности руководителя ограничены. Делегирова­ние является одной из наиболее непонятых и зачастую неправильно применяемых концепций управления.

Большая часть полномочий руководителя определяется традици­ями, нравами, культурными стереотипами и обычаями общества, в ко­тором организация функционирует. Люди подчиняются приказани­ям начальника частично из-за того, что это социально приемлемое поведение. Эти факторы, с одной стороны, ограничивают полномочия, а с другой — поддерживают их. Руководители не могут делегировать полномочия, которые противоречат законам или культурным ценностям, по крайней мере на долгий срок. Это означает, что они не могут делегировать обязанности, требующие таких полномочий, и ожидать их выполнения. Иногда эти ограничения сталкиваются с планами орга­низации. Например, некоторые компании в последние годы решили прекратить бизнес в странах, где без подкупа нельзя обойтись.

Линейные полномочия передаются непосредственно от началь­ника к подчиненному и далее к другим подчиненным. Именно линей­ные полномочия предоставляют руководителю узаконенную власть для направления своих прямых подчиненных на достижение поставлен­ных целей. Руководитель, обладающий линейными полномочиями, имеет также право принимать определенные решения и действовать в определенных вопросах без согласования с другими руководителя­ми в тех пределах, которые установлены организацией, законом или обычаем.

Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управления организации. Процесс создания иерархии называется ска­лярным процессом. Поскольку полномочия распоряжаться людьми обычно передаются посредством скалярного процесса, результирующая иерархия называется скалярной цепью, или цепью команд.

Разновидность такого  обслуживающего аппарата как личный аппарат формируется, когда руководитель нанимает секретаря или помощника. В обязанно­сти личного аппарата входит исполнение того, что требует руководи­тель. В организации член этого аппарата не имеет никаких полномо­чий. Когда он действует, то это делается по поручению руководителя.

Целью параллельных полномочий является установление системы контроля, например, для уравновешивания власти и предотвращения грубых ошибок. Наиболее широко используются параллельные пол­номочия в правительственных организациях.

Аппарат, обладающий функциональными полномочиями, может как предложить, так и запретить какие-то действия в области своей ком­петенции. Согласно принципу единоначалия, работник должен полу­чать полномочия только от одного начальника и отвечать только пе­ред этим человеком.

Организация работ — это функ­ция, которую должны осуществлять все руководители независимо от их ранга. Смысл этой концепции состоит в делегировании прав и обя­занностей для разделения труда по горизонтали и вертикали, решение о выборе структуры организации в целом почти всегда принимается руководством высшего звена. Руководители низового и среднего звень­ев лишь помогают ему, предоставляя необходимую информацию, а в более крупных организациях и предлагая структуру подчиненных им подразделений, соответствующую общей структуре организации, вы­бранной высшим руководством. В широком смысле задача менеджеров при этом состоит в том, чтобы выбрать ту структуру, которая лучше всего отвечает целям и задачам организации, а также воздействующим на нее внутрен­ним и внешним факторам. По мнению специалистов в сфере менеджмента, наи­лучшая структура — это та, которая наилучшим образом позволяет организации эффективно взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников и таким образом удовлетворять потребности клиентов и достигать своих целей с высокой эффективностью.

Таким образом, организацию можно рассматривать с разных сторон:

1. Организация как процесс, посредством которого создается и сохраняется структура управляемой либо управляющей системы.

2. Организация как совокупность (система) взаимоотноше­ний, прав, обязанностей, целей, ролей, видов деятельности, которые имеют место в процессе совместного труда.

3. Организация как группа людей с общими целями.

Кроме этого, организация — это система, представляющая собой некую целост­ность, состоящую из взаимосвязанных и взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого.

В любой организации реализуются три ключевых процесса: получение ресурсов из внешней среды, производство продукта и передача его во внешнюю среду.

Можно выделить такие общие черты организаций:

      наличие цели;

       наличие ресурсов;

       зависимость от внешней среды;

       горизонтальное и вертикальное разделение труда;

      необходимость управления.

Представление организации как системы позволяет выделить ряд присущих ей общих свойств, наблюдаемых в организациях любой природы. К таким свойствам относятся: целостность, эмерджентность, гомеостазис.