Оптимизация управленческого труда

- анализ ранее выполненных работ  и структуры затрат рабочего  времени прошлых периодов;

- регулярность и системность  планирования;

- реалистичность планирования;

- письменная форма формируемого  плана;

- перенос несделанного. Невыполненные рабочие действия и мероприятия текущего планового периода должны быть перенесены в рабочий план следующего планового периода в том случае, если они не потеряли своей актуальности;

- установление временных норм  и планируемых сроков исполнения  работ, включенных в план рабочего  периода. В плане следует задавать  точные временные нормы на  планируемые действия;

- установление приоритета (степени  важности) для каждой из работ,  включенных в план;

- делегирование (перепоручение)  работ. В плане должны найти  отражение и те работы, которые  делегируются для исполнения  другим сотрудникам. Применительно  к данной категории работ должно  быть запланировано время для  осуществления руководителем контроля  сроков, качества решения и т.д.  Важнейшим из всех периодов  планирования для руководителя  является день. Планирование дня  включает в себя определение  конкретного действия в заданный  момент времени, а не ограничивается  только выявлением цели, желания  или намерений, как это может  быть применительно к прочим  периодам планирования. Планирование  на день создает предпосылки  для того, чтобы жить в настоящем.  План на день должен создать  обзор всех дел дня и помочь  руководителю наиболее эффективно  использовать рабочее время. План  на день определяет конечные  цели работы в порядке их  значимости. Формируется план преимущественно  в конце предыдущего дня или  в начале планируемого дня.

Для разработки плана рабочего дня  можно воспользоваться методом "Альпы", который предполагает реализацию следующих  пяти стадий, базирующихся на использовании  основных принципов и правил планирования рабочего времени (данный метод может  быть использован и для разработки плана рабочей недели):

Составление полного перечня планируемых  работ на текущий день. Данный перечень должен быть составлен с учетом предварительного распределения работ по приоритетности их выполнения.

Определение планируемой продолжительности  каждой из намеченных к выполнению работ и общего бюджета рабочего времени.

 

 

2.4. Проблемы оптимизации  управленческого труда руководителя.

 

Всякий труд помимо, собственно, мыслительной деятельности содержит в  себе чисто организационные, технические элементы. Область знаний, изучающая организацию труда работника, называется персональным менеджментом. Персональный менеджмент (самоменеджмент) — это целенаправленное и последовательное использование практических методов менеджмента в повседневной деятельности для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время.

Сколько способных и даже талантливых людей не достигли вершин и серьезных успехов в жизни, не сделали хорошей карьеры по одной лишь причине: не смогли наилучшим образом распорядиться ни своим временем, ни своими способностями. И как следствие, правильно организовать свою жизнь и свою деятельность. Временем как ресурсом любой человек располагает изначально в равном количестве. Но результаты его использования у различных людей различны.  Постоянный дефицит времени при возрастающей интенсивности труда - явление, характерное для большинства руководителей во всем мире. И перед каждой экономически развитой страной сегодня стоит вопрос: как научиться экономить время тех, кто реализует функции управления.

Как показывают многочисленные исследования, руководители из-за нехватки времени увеличивают свой рабочий день. В итоге им не остается времени и сил на повышение своей квалификации, рост культуры, отдых и сохранение здоровья, семью,  личностное развитие. Следует иметь в виду, что нехватка времени – не причина, а следствие плохой самоорганизации руководителя.

Если руководитель постоянно  занят «горящими делами», поддается  стихийному ходу событий, не управляет собственным временем, а зависит от обстоятельств, то со временем он теряет способность отличать главное от второстепенного, выделять из множества конкретных ситуаций важные проблемы. Его действия все больше приобретают авральный характер оперативного гашения конфликтов, ликвидации сбоев, а в общем – «латания дыр».

В силу огромной перегруженности  наиболее важные, проблемные задачи он уже не решает. Остаются в стороне перспективные вопросы, а это, в свою очередь, порождает массу новых текущих проблем, которыми приходится заниматься, тратя на это большое количество времени.

Можно смело утверждать: организация процесса жизнедеятельности  руководителя — не только его личное дело. Если подчиненные не знают, когда смогут попасть на прием к руководителю, то стремятся попасть к нему как со срочными, так и с менее срочными делами. Никто не уверен; что для рассмотрения его дел у руководителя найдется время, поэтому вопросы не выносятся заранее на рассмотрение руководителю, а «пробиваются». Никто заранее не знает, когда его вызовут для доклада о проделанной работе, и поэтому постепенно утрачивается потребность в планировании своей работы. Система беспорядочного использования рабочего времени нередко исходит от самого руководителя и возвращается к нему в виде необходимости непрерывно тратить время на решение горящих проблем.

Организация личного труда  руководителя не может не учитывать  индивидуальные особенности людей. Тут нельзя руководствоваться жесткими правилами и нормами. Вместе с тем, и наука, и практика управления убедительно доказывают возможность и необходимость эффективной организации личного труда руководителей. Ведь в деятельности успешно работающих руководителей есть общие черты, которые можно выявить, сформулировать в виде принципов, практических советов, целесообразных для данной сферы менеджмента.

Опыт показывает: жизнь, личный труд руководителя на работе и в  собственном доме могут и должны быть организованы в систему. Систему персонального менеджмента можно образно представить в виде модели требований к качествам менеджера, способного управлять собой. Эта модель складывается из семи блоков:

- способность формулировать и реализовывать жизненные цели;

- личная организованность;

- самодисциплина;

- знание техники личной работы;

- способность делать себя здоровым;

- эмоционально-волевой потенциал;

- самоконтроль.

Многие выдающиеся хозяйственные, военные, научные, политические руководители добивались и добиваются успехов в своей работе во многом благодаря четкой организации своей жизнедеятельности.

Главные потери времени мы несем из-за нашего собственного промедления, нерешительности, отсутствия самодисциплины, неумения вовремя сказать «нет», неправильного делегирования части своих полномочий подчиненным, из-за неумения отделить главное от второстепенного, от постоянной жизненной расхлябанности и неорганизованности, неспособности поддерживать свою работоспособность, незнания техники личной работы.

Мы естественно, не можем  управлять самим временем. Но мы можем управлять своими делами с учетом фактора времени. Отметим, что в управлении самим собой нужны те же умения, что и в руководстве другими людьми, — планировать, организовывать, делегировать, стимулировать, координировать и контролировать. Без этого невозможно эффективно работать. Максимально использовать отпущенное время поможет специальный набор управленческих приемов и навыков. Необходимо продумать заранее, что делать, как делать и кому поручить дело. По существу, «количество» времени у всех одинаково, только одни используют его лучше, а другие хуже.

Еще Питер Друкер - гуру менеджмента - в одной из своих последних работ замечает: в XX веке менеджмент в совершенстве овладел искусством повышения эффективности физического труда. Задача менеджмента в XXI веке – научиться управлять эффективностью управленческого и творческого труда. Отчасти эту задачу решает тайм-менеджмент (управление временем, организация времени). Термин «тайм-менеджмент» (ТМ) происходит от английского time-management, что в переводе означает «управление временем». Под ТМ подразумевается технология учета времени и планирования рабочего дня. Она требует серьезных волевых усилий и постоянного внимания. Руководители прибегают к таким суровым мерам не от хорошей жизни, а лишь столкнувшись со снижением эффективности или цейтнотом.

Таким образом, с учетом всего  вышесказанного, мы приходим к выводу, что  современному руководителю необходимо овладеть наукой управления собственным временем, научиться использовать этот невосполнимый уникальный ресурс с наибольшей эффективностью.