Оптимизация управленческого труда

В то же время руководители среднего звена представляют собой  наиболее бюрократизированную прослойку  менеджеров, число представителей которой  стремительно растет, увеличивая «этажность»  управленческих структур. Считается, что данная прослойка создает «эффект одеяла» между высшим и низовым уровнями управления, тормозит внедрение новых форм и методов работы. Отношение к представителям среднего звена управления в целом на Западе негативное и при любой возможности с ними ведется решительная борьба, иногда даже имеющая некоторые успехи. Например, за счет ликвидации целиком некоторых промежуточных управленческих структур, число этого слоя менеджеров удается сократить на 30—40%.[14, с. 258]

Именно на них ложится  вся тяжесть повседневного управления персоналом. В их обязанности входит организация и координация труда  подчиненных; обеспечение условий  для выполнения ими качественно  и в срок производственных заданий; контроль за соблюдением графика работ, рациональным использованием оборудования, материальных и иных ресурсов, производственной дисциплины, техники безопасности; содействие рационализаторству, изобретательству, внедрению передовых методов работы.

Руководители низового звена  имеют право в установленном  порядке премировать подчиненных, налагать на них дисциплинарную ответственность, делать соответствующие представления руководству подразделений и организации[15].

Как считают западные специалисты, помимо официальных обязанностей, закрепленных в соответствующих документах, руководители несут по отношению к своим  подчиненным обязанности неофициальные. Они состоят в справедливом и  уважительном отношении к работникам, проявлении интереса к их здоровью, личным проблемам, успехам, взаимоотношениям в коллективе, оказании им при необходимости  всесторонней помощи.

Все это очень важно, поскольку  на практике не только подчиненные  зависят от руководителя, но сам  он во многом зависит от них, от их знаний, умения работать, готовности исполнять  его распоряжения и неофициальные  просьбы.

Помимо подчиненных, руководитель зависит также от своих коллег, начальников, деловых партнеров, без  содействия которых он не в состоянии  надлежащим образом выполнить возложенные  на него обязанности.

Таким образом, определяющую роль в формировании и поддержании организационной культуры на хорошем уровне играют руководители организации. Именно они устанавливают основные правила и нормы поведения в организации. Способность руководителя оценивать, контролировать и поддерживать подчиненных, его реакция на критические события и кризисы, намеренное воздействие на трудовые роли, обучение и тренировки, критерии вознаграждений и продвижения по службе – все это действенные механизмы поддержания организационной культуры.

При этом важную роль играет авторитет руководителя. Авторитет руководителя — это его репутация в возглавляемом им коллективе, а также среди коллег и у руководства. Под репутацией понимается общественное мнение о достоинствах и способностях человека. Формула авторитета А. Морито и Ли Якокки: «Авторитет — это знание дела и обстановки, подкрепленные интуицией + риск, помноженный на опыт». [17, с. 262]

Прочная репутация придает  солидность и дополнительную силу человеку (или фирме) при относительно малых  затратах. Говорят, что слава бежит  впереди человека, и делает свою работу еще до выхода его на сцену. Например, целые города спешно эвакуировались перед приближением (уже побитой  и отступающей) армии Эрвина Роммеля.

Составляющие авторитета руководителя:

Профессионализм и компетентность — основа делового авторитета.

Справедливость и высокие  нравственные качества личности руководителя — основа его морального авторитета.

Власть — база формального  авторитета («авторитета» должности, заданного  властными полномочиями, местом в  управленческой иерархии).

Как показали исследования Г. Кунца и С. О'Доннела, несмотря на то, что мы выше всего ценим деловой и моральный авторитет (по сравнению с должностным, формальным), но все же большинство (65%) не станет выполнять поручения человека, которому не обязаны подчиняться по внутрифирменной субординации. Другими словами, каким бы замечательным человеком и специалистом ни был руководитель, подчиняться его указаниям будут чаще тогда, когда «обязаны» по должностной иерархии. [17, с. 268]

Одно из самых главных  условий авторитетного управления — это освоение навыков ассертивности, проактивности, актуализации и майевтики, а также поддержания этих ценных качеств в сотрудниках.

Ассертивность — это умение управлять людьми без манипулирования ими. Для этого необходимо заинтересовать людей, используя внутренние мотивационные механизмы, а не стимулирование (внешнее принуждение, пусть даже завуалированное).

Проактивность — это умение замечать любые интересные возможности и использовать их для достижения успеха. Успех должен зависеть не только от стечения благоприятных обстоятельств, но и от нашей способности предвидеть косвенные влияния, побочные и отдаленные последствия стратегических решений, и преодолевать их своевременно. Проактивность заключается в способности действовать согласно собственному сознательному выбору (принципам, правилам), а не быть объектом воздействий или манипуляций других людей, условностей и условий существования. Сознательный выбор реакции — последняя степень человеческой свободы (согласно Виктору Франклу). Франкл считал, что между раздражителем и реакцией человек имеет свободу выбора: в любых, даже нечеловеческих условиях, человек сам решает, какое влияние на него окажет то, что его окружает.

Майевтика — это метод Сократа, который состоит в умении задавать наводящие вопросы, отвечая на которые, человек может сам догадаться, как решить проблемы и задачи, стоящие перед ним.

Сократ считал, что любой  тринадцатилетний подросток может  доказать теорему Евклида, если ему  задавать правильные наводящие вопросы.

2.2. Организация  управленческого труда.

Цели и содержание работы руководителя, специалиста следует  рассматривать с точки зрения организации в целом и самого работника. Если цели деятельности работника  определены нечетко или он плохо  их себе представляет, можно говорить об отсутствии предпосылок для эффективной  работы. Готовность руководителя, специалиста  к эффективной деятельности определяется знаниями, умениями, навыками и качествами личности. Рационально организовать умственный труд, создать благоприятные  условия для повышения его  эффективности — эти задачи приобретают  сегодня особенно важное значение. В любой сфере умственный труд, помимо собственно мыслительной деятельности, содержит чисто организационные, технические элементы, определенная часть которых является общей для многих профессий. Следовательно, проблемы организации личного труда работника можно изучать с точки зрения организации, используемых методов, принципов и приемов работы. Второй стороной организации личного труда являются техника личной работы, технические средства, применяемые персоналом управления в практике повседневной работы.

Область знаний, изучающую  организацию личного труда работника, основанную на использовании достижений науки и передового опыта, применении технических средств и позволяющую  наилучшим образом установить взаимодействие между работником и используемыми  техническими средствами в процессе выполнения должностных обязанностей, называют персональным менеджментом.

Научную основу персонального  менеджмента составляет вся сумма  знаний об организации личного труда, накопленная в практике управленческой деятельности и представленная в  виде принципов, способов, методов организации  трудовой деятельности персонала управления. Персональный менеджмент как наука  выявляет факторы и условия эффективной работы руководителя, специалистов и других служащих. На этой базе разрабатывается теория, содержанием которой являются принципы,

формы и методы рациональной деятельности людей в процессе управления.

Однако следует  помнить, что труд руководителя, специалиста  не только объективно обусловлен, он носит  инициативный, творческий характер. В  этой связи можно говорить о том, что, с одной стороны, организация  их работы подчинена определенным закономерностям, принципам, правилам, а с другой —  эти правила сами требуют творческого  осмысления для определения степени  их применимости с учетом складывающейся производственной ситуации. Соответствующие  принципы и правила служат  здесь лишь исходным пунктом для работы руководителя, специалиста над совершенствованием индивидуального рабочего стиля, навыков и умений, методов организации своего труда. Исходя из принятого определения, персональный менеджмент включает научно обоснованное решение следующих взаимосвязанных вопросов:

• организация и  оснащение рабочих мест;

• организация использования  средств вычислительной и оргтехники.

Перечень представленных вопросов определяет состав задач и  направлений работы в этой области. Организация процессов труда  персонала управления заключается  в проектировании и внедрении  рациональных систем и методов выполнения возложенных на него функций с  учетом применения необходимых технических  средств.

Научная организация  труда персонала управления предполагает определенную степень регламентации  труда по содержанию и времени. Это  обеспечивает необходимый порядок  и организованность при исполнении работниками должностных обязанностей, при принятии и реализации управленческих решений.

Регламентация труда означает установление, и строгое соблюдение определенных правил, инструкций, нормативов, основанных на объективных закономерностях, присущих научной организации труда. Очевиден тот факт, что в коллективе трудно наладить эффективную работу, если руководитель и его подчиненные не обладают современными приемами и методами работы. Устаревшие методы работы и неэффективный индивидуальный рабочий стиль превращают данный коллектив в наиболее слабое звено системы управления.

Среди круга вопросов персонального менеджмента особое значение имеют планирование и распределение  рабочего времени, а также проблемы организации личного труда персонала  управления. Рациональный индивидуальный рабочий стиль каждого работника  является важным условием эффективной  работы аппарата управления. Планирование труда руководителя, специалиста  осуществляется в форме разработки плана работы на определенный период либо путем формирования планов выполнения конкретных работ и мероприятий.

Типовыми составляющими  труда руководителя, специалиста, учитываемыми при установлении распорядка работы, являются: постановка целей (определение  цели, ситуационный анализ, формулирование цели); планирование работы (подготовка к реализации поставленной цели, рациональное распределение и использование  рабочего времени, поиск путей сокращения сроков исполнения решаемых задач); установление приоритетности задач, мероприятий, намеченных к исполнению; осуществление контрольных  функций (анализ данных о ходе выполнения задания контроль достижения поставленных целей); информация и коммуникация (организация и проведение совещаний, рациональное ведение корреспонденции, управление потоком посетителей).

Конкретизация и  детализация характера и содержания работ производятся оперативно с  учетом складывающейся обстановки, на основе планирования процессов выработки  и реализации конкретных решений.

Работники умственного  труда, как правило, не придают вопросу  рациональной организации своего рабочего места должного значения. Однако следует помнить о том, что от организации и оснащения рабочего места во многом зависит эффективность труда специалистов всех категорий независимо от характера и условий их деятельности. Рабочее место человека, занятого умственным трудом, — это часть помещения, в котором совершается трудовая деятельность и которое оснащено в соответствии с содержанием выполняемых работ необходимыми средствами труда.

Задача совершенствования  рабочего места включает оборудование его всем необходимым в соответствии с характером работы, его рациональное расположение, создание комфортных условий  работы, предотвращение вредного воздействия  на человека неблагоприятных факторов внешней среды.

В настоящее время 40—60% рабочего времени руководителей  и специалистов затрачивается на выполнение таких функций, которые  могли бы выполняться специалистами  более низкой квалификации. Много  времени теряется на поиск необходимой  информации, данных и документов. Работа персонала управления нуждается  в совершенствовании. Оно должно заключаться в первую очередь  в автоматизации рутинных операций путем широкого использования в  практике повседневной деятельности руководителей  и специалистов средств вычислительной и оргтехники. Автоматизация выполняемых  функций позволит сэкономить не менее 15% рабочего времени. Комплексная автоматизация  труда руководителей, специалистов и других служащих должна проводиться  на базе внедрения современных информационных технологий. Это обеспечит увеличение степени автоматизации всех информационных процессов в организации.

Организация труда работников аппарата управления представляет собой  сложный и многогранный процесс. Важнейшей проблемой для любого работника сегодня является рациональное использование рабочего времени. Поэтому  начальным этапом научной организации  управленческого труда является изучение использования рабочего времени  работников аппарата управления, которое позволяет выявить его потери, их причины, разработать новые формы и методы выполнения работ.

 Основные принципы  организации труда. Практическое осуществления мер по организации труда в современных условиях основано на соблюдении ряда принципов:

- системного подхода  к решению комплекса задач  по организации труда

- планомерности,  предусматривающая планирование количественного и качественного состава трудового коллектива, нормативной базы;