Менеджмент в современных зарубежных библиотеках

7. Административно-хозяйственная деятельность:

– финансово-экономическое обеспечение деятельности НББ;

– кадровое обеспечение деятельности НББ:

– обеспечение делопроизводства и документооборота;

– приобретение необходимых основных средств, расходных материалов и комплектующих;

– эксплуатация здания;

– обеспечение бесперебойного функционирования инженерных систем;

– обеспечение безопасности посетителей и сотрудников НББ и сохранности имущества. [12, С. 108]

3.2. Основные положения формирования информационных ресурсов.

 

Качественное и оперативное формирование информационных ресурсов, соответствующее запросам современного информационного общества – главная стратегическая задача НББ. Информационные ресурсы НББ направлены на удовлетворение и формирование информационных потребностей различных категорий пользователей посредством предоставления различных видов документов и результатов их аналитико-синтетической переработки. НББ располагает наиболее полным и востребованным документным фондом в стране. Он составляет 8 400 000 документов (печатные издания, рукописи, микрофильмы, электронные и другие виды документов), созданных как в Беларуси, так и в различных странах мира более чем на 50 языках.

Национальная библиотека занимает особое место в системе учреждений информационно-документной сферы Беларуси, деятельность которых направлена на приобретение, создание, накопление и использование информационных ресурсов. Она имеет наиболее полную в стране универсальную коллекцию национальных документов, а также документов, изданных в зарубежных странах. Формирование информационных ресурсов ориентировано на выполнение функций национальной библиотеки, информационного, социокультурного и социополитического центра как значимых компонентов информационной инфраструктуры общества.

Формирование ИР НББ ведется с учетом возможности конвергенции ИР библиотек, архивов, музеев, информационных центров и служб. Оно направлено на:

− аккумулирование максимально полной коллекции национальных ИР;

- отбор и аккумулирование общественно значимых мировых ИР;

– развитие информационно-поисковых систем по информационным ресурсам НББ;

- создание навигаторов по общедоступным национальным и востребованным мировым ИР;

– осуществление на корпоративных началах одноразовой обработки документного потока, поступающего в библиотечно-информационные учреждения страны, и многократного использования созданных библиографических и авторитетных записей;

− создание библиографического репертуара национальных документов, участие в формировании мирового библиографического ресурса;

- создание широкого спектра библиографической, фактографической и иной аналитической информации;

− дигитализацию документов, в первую очередь национальных;;

- формирование электронного архива национального документа, распределенной национальной электронной библиотеки, объединяющей цифровые информационные ресурсы всех библиотек и информационных центров Беларуси.

В формировании информационных ресурсов НББ, ориентируется на национальные и общечеловеческие ценности, поддерживает политический и религиозный нейтралитет. [12, С. 209]

Основными принципами формирования информационных ресурсов НББ являются:

– системность (формирование информационных ресурсов как совокупности множества элементов, взаимосвязь которых обусловливает целостные свойства этого множества);

– научность (отбор документов, отражающих достижения, современное состояние отдельных наук, их взаимосвязи и тенденции развития, а также организация и хранение общественного использования информационных ресурсов с учетом законов и закономерностей функционирования новой коммуникативной среды);

– социальная обусловленность и мобильность (формирование информационных ресурсов в соответствии с совокупным социальным заказом белорусского общества, с учетом динамики современной общественной жизни);

– плановость (выработка и реализация стратегических и тактических решений с учетом тенденций развития документного потока, информационных потребностей общества, библиотеки как социального института, национальной библиотеки как главной библиотеки страны);

– централизация и децентрализация (принятие унифицированных методических решений в реализации однотипных задач; концентрация усилий по комплектованию, каталогизации, хранению информационных ресурсов в специально созданных структурных подразделениях и создание условий по децентрализации переработки исходной информации как в стенах НББ, так и вне ее);

– координация и кооперация (сотрудничество с ведущими отраслевыми, областными библиотеками и информационными центрами страны в кумулировании и создании совокупного национального ИР с целью устранения неоправданного дублирования и рационального освоения финансовых средств);

– универсальность (исчерпывающая полнота национального документного потока, обеспеченная получением обязательного экземпляра всех видов документов, комплектованием зарубежных общественно значимых документов универсальной тематики);

- однократность обработки входящего документного потока и многократность использования полученной информации (максимальная оптимизация процессов генерирования информационной продукции в НББ и в стране в целом для устранения параллелизма, сокращения затрат и повышения ее качества).

Создание информационных ресурсов НББ осуществляется в соответствии с законодательными актами и нормативно-правовыми документами, регламентирующими развитие белорусского общества в целом, сферы культуры, информации, отдельные направления деятельности, функционирование библиотеки как социального института и НББ как главной библиотеки страны.

Организационная структура этих подразделений обеспечивает унифицированность и комплексность принятия методических решений, их последовательную и успешную реализацию, а также координацию усилий в процессе решения производственных задач. Она включает отделы, секторы, группы, выделенные на основе общности выполняемых функций и мобильности в осуществлении производственной деятельности. Количество высококвалифицированных специалистов (заведующих секторами, главных и ведущих библиотекарей и библиографов) определяется спецификой, сложностью, уровнем наукоемкости производственных процессов, осуществляемых в конкретном структурном подразделении. [12, С. 130]

Изменения в структуре, штатном расписании осуществляются в корректирующем режиме с учетом объема и сложности выполняемых работ, интенсивности документного потока, усложнения его содержательных, видовых, языковых и других характеристик, на основе внедрения инновационных технологий, использования опыта национальных библиотек и информационных центров мира в области кумулирования, хранения и использования информационных ресурсов, организации работ по созданию информационной продукции.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.3. Цель и задачи библиотечно-информационного обслуживания.

 

Национальная библиотека Беларуси осуществляет обслуживание пользователей, ориентируясь на выполнение запросов, невыполненных другими библиотеками страны.

Задачи обслуживания определяются основной целью и конкретизируются с учетом роли и места НББ среди библиотек и информационных учреждений Республики Беларусь:

– доступ к полной информации о собственных информационных ресурсах, ресурсах других библиотек и крупнейших информационных центров мира;

– доступность документов, находящихся в различных коллекциях и фондах, без учета национальных границ;

– создание условий доступа к информации НББ как для посетителей библиотеки, так и для удаленных пользователей.

Пользователями НББ являются граждане Республики Беларусь и зарубежных государств, достигшие 16-летнего возраста (индивидуальные пользователи), а также работники учреждений и организаций, заинтересованные в получении определенных информационных ресурсов и услуг (коллективные пользователи).

Библиотечно-информационное обслуживание всех категорий пользователей осуществляется в соответствии с принципами полноты, оперативности, достоверности, релевантности, рациональности.

Строительство высокотехнологичного здания открыло новые возможности в организации информационно-библиотечного обслуживания, позволило поднять его на качественно новый уровень, что было связано с перестройкой сложившихся форм и методов работы с пользователями. В данных условиях большое значение имел системный подход к решению проблемы. Уже на этапе архитектурного проектирования необходимо было представить идеальный образ системы обслуживания, который должен был постепенно наполняться практическим содержанием. [12, С. 45]

Проектирование системы обслуживания в новом здании осуществлялось с учетом следующих факторов:

– архитектурно-планировочного решения здания;

– модернизации автоматизированной библиотечно-информационной системы (АБИС);

– наличия средств автоматической доставки документов (телелифт);

– модернизации технологического оборудования;

– наличия автоматических средств контроля доступа и сохранности фондов;

– изменения организационной структуры библиотеки и увеличения штатной численности сотрудников;

– перестройки функционально-технологических линий основной деятельности.

Процесс проектирования был сопряжен с решением ряда теоретических и практических вопросов, направленных на уточнение приоритетных задач обслуживания, определение организационно-штатной системы обслуживания, обоснование форм организации обслуживания.

Стратегические подходы к решению вышеперечисленных вопросов нашли отражение в Концепции организации библиотечно-информационного обслуживания пользователей Национальной библиотеки Беларуси, в которой обоснованы нормативно-правовые основы, цели и задачи обслуживания пользователей, определены приоритетные направления и организационная структура обслуживания. Этапы и сроки выполнения намеченных задач были определены в Программе реализации данной Концепции. В ней было указано четыре основных направления развития библиотечно-информационного обслуживания: разработка нормативно-технологической документации, организационно-технологическая подготовка к обслуживанию в новой информационной среде, развертывание технологических процессов обслуживания и обслуживание пользователей на корпоративной основе. Поэтапная реализация работ в процессе проектирования, строительства и подготовки к открытию нового здания обеспечила создание логически обоснованной системы обслуживания пользователей, обладающей гибкостью и способностью самоперестройки в соответствии с развитием информационных потребностей.

В период разработки локальной нормативной базы первоочередное внимание было уделено документам, определяющим порядок обслуживания пользователей. Общие требования нашли отражение в Правилах пользования Национальной библиотекой Беларуси, регламентирующих условия записи, права и обязанности пользователей, а также организацию доступа к ресурсам библиотеки через систему читальных залов. Для каждого читального зала разработан порядок обслуживания пользователей, в котором общие требования конкретизируются в соответствии со спецификой работы. В целях рациональной организации обслуживания отдельными видами ресурсов и фондов утверждены соответствующие правила порядка доступа к фондам диссертаций, редких, рукописных и старопечатных книг, а также ресурсам Интернета и электронных носителей.

Во второй блок локальных нормативных документов вошла технологическая документация, определяющая порядок осуществления основных процессов обслуживания пользователей.

Третий блок составили положения о структурных подразделениях, осуществляющих информационно-библиотечное обслуживание пользователей, и служебные инструкции сотрудников данных подразделений.

Комплекс перечисленной документации обеспечил как нормализацию взаимоотношений с пользователями, так и распределение ответственности по отделам и должностям за выполнение конкретных задач.

Организационно-технологические вопросы обслуживания пользователей отрабатывались в соответствии с потенциальными возможностями новой АБИС. [12, С. 86]

 

 

 

 

 

 

3.4. Организационно-управленческая структура библиотеки.

 

Современная организационно-управленческая структура НББ разработана с учетом инновационных технологий, опыта крупнейших национальных библиотек мира, достижений в области реинжиниринга и основывается на функциональном подходе. Она включает следующие группы подразделений, объединенных общностью производственных целей и задач:

– финансово-экономическое, кадровое, юридическое, документное обеспечение деятельности НББ как государственного учреждения;

– формирование библиотечного фонда и поисковых систем  (комплектование, каталогизация, предметизация, индексирование, хранение фондов и управление ими);

– формирование аналитических и корпоративных информационных ресурсов (корпоративная каталогизация и ведение СЭК, создание и поддержка полнотекстовых, аналитико-библиографических, графических и других БД);

– обслуживание пользователей (справочно-информационное, документное, организация системы читальных залов, межбиблиотечного и международного абонементов; интерактивное обслуживание на основе использования сетевых технологий; социокультурная деятельность);