Имидж менеджера и пути его совершенствования

Менеджеру следует  помнить, что излишняя доступность  не способствует созданию деловой обстановки. Максимально ограничьте число лиц, имеющих право входить в ваш  кабинет без уведомления.

Соблюдайте правило, что входить в кабинет нельзя, если там уже кто-то находится. Желательно, чтобы все лица, которым необходим прямой контакт, имели бы фиксированное время визита. В то же время чрезмерная недоступность ведет к потере информации, к задержкам в принятии назревших решений.

Основную роль в планировании служебных контактов  отведите вашему секретарю: он должен решить вопрос о необходимости визита, устанавливать и пересматривать время контактов, давать справки.

Приглашая на беседу, предупредите о времени, длительности, теме беседы. Многие беседы удобнее проводить в кабинете, а некоторые – в общей комнате, где имеются максимальные удобства для посетителей.

Чтобы беседа стала  успешной, эффективной, необходимо:

Высказываться кратко и по существу;

Опираться только на фактические данные, не увлекаясь деталями;

Избегать назидательности;

Искать пути урегулирования проблемы, не обострять  беседу;

Осторожно использовать слово «Я».

Если в работе руководителя большое значение имеет  проведение совещаний, то в работе менеджера – попарные контакты.

Менеджер должен уметь слушать, не перебивая, не прерывая, не отвлекаясь на другие дела.

Взаимодействие  менеджера с окружающими

Выполняя свои повседневные обязанности, менеджер общается с различными категориями лиц. Прежде всего, это партнеры. Иногда они могут быть весьма неприятными, выдвигающими несуразные требования и даже угрожающими, но в любом случае обращаться с ними нужно корректно, не показывая раздражения.

Другая категория  людей, с которыми приходится общаться, — руководители различного ранга. В разговорах с ними выражаться следует четко и недвусмысленно, придерживаться только фактов или собственных соображений, кратко излагать мысли. Ставя какую-то проблему, лучше всего сразу же предложить вариант ее решения, чтобы босс не занимался ею от начала до конца. Вообще, лучше всего большую часть его работы взять на себя — он этого не забудет.

С подчиненными общение должно быть в высшей мере доверительным и доброжелательным — от них, как мы уже знаем, в  решающей степени зависит судьба менеджера.

И, наконец, менеджер постоянно общается с коллегами  — руководителями других подразделений. Прямого влияния на них он оказать  не может и здесь в особой мере нужно уметь вести переговоры, торговаться, обольщать, убеждать.

В процессе общения  менеджеру приходится выполнять три основных роли, степень «посвященности» которым во многом определяется его рангом.

Во-первых, это  роль координатора, связывающего одну группу людей с другой и упрощающего  диалог между ними. Эту роль может  играть номинальный глава фирмы, обеспечивающий ее имидж и представительство во внешнем мире; фактический лидер, вдохновляющий действия людей, направленные на достижение целей фирмы; коммуникатор, создающий возможность надежных непрерывных контактов между сотрудниками.

Во-вторых, это роль информатора, обеспечивающего прием, передачу и обработку различного рода информации. Эту роль может играть контролер, следящий за работой подчиненных, сравнивающий ее с поставленными целями. Ее может взять на себя распространитель идей, который в курсе всех изменений, влияющих на работу сотрудников, информирующий их об этом, разъясняющий политику фирмы. Это и представитель, разъясняющий значение и характер проблем другим подразделениям или партнерам.

В-третьих, это  роль, связанная с принятием решений. Ее играет предприниматель, ищущий новые пути достижения целей и берущий на себя всю ответственность за риск, связанный с ними. Ее играет менеджер, ответственный за распределение ресурсов фирмы. Ее, наконец, играет представитель фирмы, ведущий переговоры с партнерами.

Менеджеры высшего  звена фирмы обычно являются номинальными главами, координаторами, представителями, определяют цели и основные принципы деятельности. Менеджеры среднего звена  чаще всего выступают в качестве генераторов идей, представителей на переговорах, координаторов деятельности своих подчиненных, определяя их функциональные обязанности и цели, совершенствующие производственный процесс. Менеджеры низшего звена — мастера — находятся ближе к непосредственным исполнителям. Цели для них формируются на ближайшую перспективу непосредственными руководителями и ориентированы на повышение производительности труда, квалификации отдельных работников, снижение брака. В отличие от предыдущих категорий управленцев они решают вопрос не «Что делать?», а «Как делать?».

Деловая переписка

Деловые письма широко применяются при организации  деловых контактов между организациями, фирмами. Стиль официальной переписки  может изменяться в зависимости  от языка и традиций разных стран, однако он подчиняется общим правилам.

Любой деловой  документ содержит несколько таких  обязательных позиций, как обращение, комплемент, подпись, дата, адрес.

Деловое письмо должно быть кратким и понятным, грамотным и вежливым. Деловое  письмо принято писать на бланках  фирмы или организации. Внешний вид бланка служит своеобразной визитной карточкой фирмы. Чем официальнее бланк, тем официальнее должен быть стиль письма.

Всякое письмо начинается с записи адреса. Сначала  пишут «кому», а затем «куда».

Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма. Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз, в левом верхнем углу письма. Затем необходимо написать фамилию адресата с инициалами, первыми пишутся инициалы, а затем фамилия. Вежливость требует поставить перед инициалами одного из сокращений «Г-ну (господину), Г-же» (госпоже) или Г-дам (господам).

Обратный адрес  пишется в нижней части лицевой  стороны конверта, а иногда –  на его обратной стороне.

Рекомендуется деловые письма не складывать в конверте более чем в два раза. Важные письма нельзя сгибать, их надо отправлять в больших конвертах (приложение № 1).

Визитная карточка

При вручении визитной карточки произносят вслух свою фамилию, при получении – фамилию вручающего. Это делается во избежание неправильного произношения.

Деловому человеку рекомендуется всегда иметь при  себе не менее десяти своих визитных карточек. Наличие визитной карточки у сотрудников фирмы помогает общению с партнерами в соответствии с общепринятыми международными нормами делового этикета.

Таким образом, визитная карточка представляет собой  «портрет» конкретной личности, так  что обращаться с нею надлежит очень аккуратно.

Практическая  часть.

Каждый человек  вовлечен в "тонкую паутину" социальных отношений с людьми, которые хотят сохранить свои вложения в данного человека неизменными: им необходим человек, которого они знают. Любая происходящая в нем перемена может угрожать им и вносить в их жизнь дискомфорт.

Работа жаждет всей энергии человека, главным образом, психологической. Ее можно использовать в позитивном, созидательном направлении, а можно – в негативном и разрушающем. Первое присуще эмоционально зрелому человеку. А для управленческой деятельности нужны (подходят) исключительно эмоционально зрелые люди.

Психологическая зрелость является немало важной частью имиджа руководителя организации, т.к. топ-менеджер должен быть морально подготовлен  к нестандартным ситуациям. Он должен сдержанно реагировать на изменение  окружающей среды и оперативно принимать серьезные решения.

Для выявления  психологической зрелости менеджеров низшего и среднего уровня к работе на более высоких руководящих  постах было проведено анкетирование  трех специалистов различных организаций  по следующим вопросам:

Умеете ли Вы сдерживать себя, не «выливать» на окружающих свое раздражение, гнев, обиду, плохое настроение?

Способны ли Вы терпеливо, без раздражения объяснять  кому-либо, что он хочет знать, даже если приходится повторять это несколько  раз?

Можете ли Вы много и часто общаться с разными людьми, не уставая от этого?

Умеете ли Вы внимательно, терпеливо, не перебивая, выслушивать людей?

Способны ли Вы организовывать людей на какие-либо дела, мероприятия?

Можете ли Вы выполнять работу, требующую обязательных контактов с множеством различных людей?

Умеете ли Вы влиять на людей: убеждать, предотвращать  конфликты, улаживать ссоры, разрешать  споры?

Способны ли Вы сопереживать людям (даже не очень  близким), понимать их проблемы, оказывать  посильную помощь?

Анализ полученных данных позволяет сделать вывод, что должности на более высоких уровнях управления занимают люди более зрелые с психологической точки зрения. Они отличаются высокой коммуникабельностью, самоорганизацией и самоконтролем. Также менеджеры более высокого уровня способны в большей степени предотвращать конфликты, разрешать споры, принимать более значимые и обоснованные решения.

Структура личности менеджера проецируется на деятельность управляемой им организации, поэтому  для успешности управления важны  все качества менеджера. Их нельзя разделить на профессиональные и индивидуальные качества менеджера, имеющие значение для эффективности управления. В этом состоит одна из особенностей профессии менеджера.

Ключевое значение для эффективности деятельности менеджера имеют его нравственные качества.

Некоторые качества человека имеют особое значение для  разных сфер деятельности менеджера (практическое руководство, управленческое консультирование, научная деятельность в области  социального управления), в их числе: лидерство, организаторские способности, коммуникативные качества.

Профессия менеджера  не только требует для эффективности  управления некоторых качеств у  человека, но и сама формирует со временем эти качества.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Итак, современный  менеджер – профессиональный руководитель, чья ответственная работа является одной из важнейших составляющих общего успеха фирмы, предприятия, организации.

Роль менеджера  не преувеличена. Менеджеру приходится решать сложнейшие задачи своей фирмы, и часто в условиях критических  ситуаций и неопределенных перспектив.

Менеджер выполняет  основные управленческие функции:

планирование,

организация,

мотивация,

контроль деятельности подчиненных и организации в  целом.

Особенностью  деятельности менеджера, одной из основ  его успеха является высокая насыщенность человеческими контактами. Это предполагает хорошее знание основ психологии, социологии, принципов организационного поведения. Активный менеджер, получивший признание подчиненных, способен скоординировать их деятельность наилучшим образом, добившись максимальной отдачи общему делу.

Успех профессиональной деятельности менеджера зависит  и от его личностных качеств, среди  которых принципиальность, эмоциональное  равновесие, эмоциональная зрелость. Важны организаторские и деловые  качества, прежде всего целеустремленность, энергичность, дисциплинированность, повышенная работоспособность.

Особенности администраторских  и лидерских качеств руководителя определяет и его управленческий стиль.

Критерием эффективности  руководства является степень авторитета менеджера.

Список  литературы

Веснина В.Р. «Менеджмент  для всех» - М.: Юрист 1994

Глухов В.В. «Основы  менеджмента» - СПб 1995

Максимцева М.М. «Менеджмент» 2 изд. М.: Юнити – Дана, Единство, 2002

Плахова Л.В. «Основы  менеджмента» М.: КНОРУС, 2007

www.yandex.ru

www.5ballov.ru

Баринов В.А. Справочник менеджера. – М.: АДС, 2000

Тутушкина М.К. «Практическая  психология для менеджеров» М.: Филин, 1996 г.

Для подготовки данной работы были использованы материалы  с сайта http://referat.ru

[1] Новая иллюстрированная  энциклопедия. – М: Под ред. «Большая Российская энциклопедия», 2003.