Анализ деятельности кадровой службы

     Чтобы пресечь хождение поддельных трудовых книжек, Правительство РФ обязало Министерство финансов РФ утвердить порядок обеспечения работодателей новыми бланками трудовой книжки и вкладыша в нее (п.3 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225), а работодателей — обеспечить учет трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (разд. VI Правил).

.

     2.3 Формирование и хранение дел в кадровой службе

 

     Формирование  дел⁵ – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

     При формировании дел необходимо соблюдать  следующие правила:

• раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;
• помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с наименованием дел по номенклатуре;
• помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;
• помещать положения вместе с основными документами;
• приложения объемом свыше 100 листов следует группировать в отдельные дела, о чем в документе делается отметка;
• документы в деле располагать в хронологическом порядке по дате регистрации документа, по нумерации;
• соблюдать объем документов, которые должны помещаться в дело. В одном деле может быть подшито не более 250 листов (толщина 30-40мм), затем заводится новая папка с тем же индексом;
• включать в дела только по одному экземпляру каждого документа. Не допускается включение в дело документов, не относящихся к нему, черновиков, вариантов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату.

     В процессе группировки проверяется  правильность оформления документов. Неоформленные и неправильно  оформленные документы возвращаются непосредственно исполнителям на доработку, после чего передаются для включения  в соответствующие дела.

     Дела  постоянного и долговременного  сроков хранения оформляются в твердые  обложки, на которых делается описание дела.

     Листы дела нумеруются, в начале дела подшивается  внутренняя опись документов, в конце  дела – заверительная надпись. Листы  внутренней описи нумеруются отдельно, их количество указывается в заверительной  надписи после общего количества листов дела через знак +.

ГЛАВА 3. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ ГОСУДАРСТВЕННОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ «ОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМ. Ф.М.ДОСТОЕВСКОГО»

     Университет— государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования федерального подчинения в системе непрерывного образования, деятельность которого направлена на развитие образования, науки и культуры путем проведения фундаментальных и прикладных научных исследований и обучения в сфере высшего, послевузовского и дополнительного профессионального образования по широкому спектру естественнонаучных, гуманитарных и других направлений науки и техники.

     Университет является некоммерческой организацией, финансируемой из Федерального бюджета, и не ставит в качестве основной цели своей деятельности извлечение прибыли.

     Университет имеет свои традиции и является ведущим  центром развития образования, науки  и культуры Сибирского региона в областях своей деятельности.

     Отдел кадров Университета является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно ректору Университета. Его работа регламентируется Положением об отделе кадров, а функции, права и обязанности сотрудников отдела кадров прописаны в должностных инструкциях.

     В своей деятельности отдел руководствуется  Уставом Университета, Конституцией Российской Федерации, Законом Российской Федерации «Об образовании», Трудовым кодексом Российской Федерации, нормативными актами, регламентирующими работу с  кадрами.

     Особенности работы кадровой службы Университета, как и любого другого учебного заведения, связаны с тем, что состав работников Университета подразделяется на професорско-преподавательский состав (далее ППС) и управленческо-вспомогательный персонал (далее УВП).

     То  есть в Университете предусматриваются  должности научно-педагогического (профессорско-преподавательский состав, научные работники), инженерно-технического, административно-хозяйственного, производственного, учебно-вспомогательного и иного  персонала.

     К профессорско-преподавательским относятся  должности: декана факультета, заведующего  кафедрой, профессора, доцента, старшего преподавателя, преподавателя, ассистента. Педагогические работники – работники, осуществляющие педагогическую деятельность.

     К управленческо-вспомагательному персоналу  относятся секретари, бухгалтера, инспекторы кадров, диспетчеры, юристы и так  далее.

     Во  главе кадровой службы Университета стоит начальник отдела кадров, у него есть свой заместитель. Им подчиняются инспекторы отдела кадров (приложение 1). Каждый инспектор имеет свои функциональные обязанности, исходя из которых формируются следующие группы:

• Инспекторы сектора профессорско-преподавательского состава (организация и проведение конкурсного отбора, документационное оформление приема, перемещения и увольнения ППС);
• Инспекторы сектора управленческо-вспомогательного персонала (документационное оформление приема, перемещения и увольнения УВП);
• Группа учета личных дел (оформление, ведение, учет и организация хранения личных дел);
• Группа, занимающаяся документационным оформлением отпусков, поощрений и дисциплинарных взысканий, а также финансовой стороной этого вопроса;
• Группа по оформлению пенсионных дел, а также государственных наград.

     Изучение  данной структуры работы позволило  выявить основные функции отдела кадров Университета. Так же был  сделан вывод, что эти функции непосредственно связаны с документационным обеспечением управления персоналом, к ним относятся:

• издание приказов по личному составу (о приеме на работу, увольнении, перемещениях, изменениях окладов, разрядов, должностей и т.д.);
• оформление, учет и хранение трудовых книжек;
• формирование, учет и организация хранения личных дел сотрудников;
• ведение учета представления ежегодных отпусков;
• подготовка к утверждению документации по оформлению пенсионных дел;
• подготовка статистических отчетов;
• подготовка наградных материалов, передача их в вышестоящие органы;
• обеспечение руководства университета необходимой оперативной информацией по кадровым вопросам;
• ведение воинского учета граждан, пребывающих в запасе и граждан, подлежащих призыву на военную службу в воинские силы РФ, из числа работающих в Университете;
• ведение учета студентов, аспирантов и ординаторов-призывников и оформление им справок о предоставлении отсрочки от призыва их на военную службу на период обучения в университете.

     При осуществлении этих функций отдел  кадров Университета взаимодействует  с другими структурными подразделениями:

• факультетами и кафедрами;
• администрацией Университета;
• юридическим отделом;
• бухгалтерией;
• отделом по управлению внебюджетной деятельностью;
• общим отделом;
• социальным отделом;
• профсоюзными организациями

     К примеру, общий отдел занимается непосредственно организацией связи  между структурными подразделениями  Университета (рассылка копий документов по кафедрам и подразделениям, передача информации и т.д.).

     Секретари на кафедрах и других структурных  подразделениях Университета на местах собирают необходимые документы  по работе с персоналом (различные  заявления, представления, ведомости, табеля и др.), консультируют персонал по соответствующим вопросам, а так  же отвечают на запросы отдела кадров.

     В юридическом отделе визируются юристом  приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания и другие.

     От  бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и т.п. Бухгалтерией могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.

     В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной  численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной  нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и  т.п.

     Отдел по управлению внебюджетной деятельностью  занимается вопросами, связанными с  коммерческой деятельностью Университета. Здесь согласовываются все надбавки к заработной плате работников, дополнительные премии и так далее.

     В администрацию Университета направляются документы для подписания и утверждения  руководством (проректорами).

     Важным  направлением работы кадровой службы Университета является деятельность по документированию трудовых отношений. К особенностям ведения делопроизводства в кадровой службе можно также отнести использование унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты":

     № Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу" (приложение 2);

     № Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу";

     № Т-2 "Личная карточка работника" (приложение 3);

     № Т-3 "Штатное расписание";

     № Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника";

     № Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу";

     № Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу";

     № Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику";

     № Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам";

     № Т-7 "График отпусков" (приложение 4);

     № Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении; (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)";

     № Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении);

     № Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";

     № Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку";

     № Т-10 "Командировочное удостоверение";

     № Т-10а "Служебное задание для  направления в командировку и  отчет о его выполнении";

     № Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении  работника";

     № Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении  работников".

     Для регистрации и учета всей документации, создаваемой и используемой в  деятельности кадровой службы Университета, а также хранящейся в ней, используются книги учета и журналы. Например:

• Книга учета приказов:
• О приеме;
• О предоставлении отпусков (учебных, за свой счет, основных оплачиваемых, дополнительных и т.д.);
• О переводе;
• Об увольнении;
• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
• Книга учета личных заявлений сотрудников Университета;
• Книга учета сотрудников принятых на работу;
• Книга учета сотрудников уволенных с работы;
• Книга регистрации больничных листов;
• Книга учета личных дел;
• Книга учета документов для служебного пользования;
• Журнал выдачи личных дел во временное пользование;
• Журнал учета исполнительных листов
• И другие.