Анализ деятельности кадровой службы

     7. Управление деловой карьерой: разработка  и реализация программ, направленных  на развитие способностей и повышение эффективности труда менеджеров и специалистов.

     8. Управление дисциплиной и текучестью  персонала: разработка структуры  заработной платы и системы  льгот, программ ротации и внутрифирменной  мобильности, процедур приема, перевода  и увольнения работников.

     9. Организация кадрового делопроизводства  на основе использования современных  информационных технологий.

Исходя  их новых требований работы с кадрами, пересматриваются функции кадровых служб всех уровней управления, повышается их роль и ответственность в решении  задач экономического и социального  развития. В условиях перехода к  рыночной экономике основными функциями  кадровых служб предприятий, организаций  и учреждений становятся:

прогнозирование, определение текущей и перспективной  потребности в кадрах и источников ее удовлетворения, уточнение потребности  в подготовке специалистов по прямым связям с учебными заведениями, разработка и реализация мер по пополнению трудового  коллектива;

планирование  и регулирование целенаправленного движения и профессионально-квалификационного роста кадров, процессов их высвобождения и перераспределения;

организационно-методическое обеспечение  профессионально-экономического обучения, подготовка и переподготовка кадров, планирование этой работы с  учетом потребностей производства, направление  работников на учебу в различные  учебные заведения и стажировка на передовых предприятиях и в  организациях, обучение руководителей  различного ранга передовым методам  и формам работы с кадрами;

изучение  профессиональных, деловых и личностных качеств работников на основе аттестации, широкого использования психологических и социологических исследований, разработка рекомендаций по рациональному использованию кадров в соответствии с их способностями и склонностями;

организация работы по профессиональной ориентации молодежи, адаптация молодых специалистов и рабочих на предприятиях, развитие наставничества, изучение причин текучести кадров, динамики изменений трудового коллектива, разработка мер по стабилизации и совершенствованию его социальной и демографической структуры;

обеспечение эффективного использования всех форм материального  и морального стимулирования работников в соответствии с их трудовой деятельностью, изучение влияния стимулов по повышению  трудовой и социальной активности персонала, улучшению социально-психологического климата в коллективе, удовлетворенности  работой. 
 
 

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ

     Важнейшей функцией кадровой службы является правильное и полное документирование трудовых отношений в организации.

При разрешении трудовых конфликтов в судебном порядке, которые всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе, важнейшую роль играет не только правильное составление  содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими требованиями законов, иных нормативных актов³. Ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них

     отдельных реквизитов или неверное их оформление нередко приводят

     специалистов  кадровой службы к неудаче в судебных спорах с работником даже при хорошем  знании положений Трудового кодекса  Российской Федерации.

     Руководители  организаций несут персональную ответственность за правильную организацию  делопроизводства⁴ в своей фирме.

       Под обобщающими понятиями «кадровая  документация» или «документация  по личному составу» подразумевают  широкий круг документов, содержащих  сведения о работниках предприятия  и деятельности самой кадровой  службы: персональные и учетные  документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

     Разновидности документов по функциям и задачам  управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и  увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.). Именно они и определяют основные направления деятельности кадровой службы по документированию трудовых отношений.

     В каждой организации издаются приказы  о приеме и увольнении, подписываются  трудовые договоры с работниками, вносятся записи в трудовые книжки, ведутся  личные карточки работников. Подобные документы составляют минимально обязательный объем документов отдела кадров.

     Приказами по кадрам оформляются также предоставление отпуска, объявление поощрений и  взысканий, изменение условий труда, присвоение разрядов, классности, установление размеров оплаты труда, командирование сотрудников и др.

     Трудовые  правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируются Трудовым кодексом (ТК) РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. от 09.05.2005). Порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников  ни в коем случае не может противоречить  положениям ТК РФ.

     Этапы трудовой деятельности сотрудников  зафиксированы в документации по личному составу. К ней относятся:

• Трудовой договор;
• Приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, предоставлении отпусков, увольнении и т.д.);
• Личные карточки работников;
• Трудовые книжки;
• Табель учета рабочего времени;
• График отпусков;
• Личные заявления работников;

     При разрешении трудовых конфликтов в судебном порядке, которые всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе, важнейшую роль играет не только правильное составление содержательной части  каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими требованиями законов, иных нормативных актов. Ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их оформление нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебных спорах с работником даже при хорошем знании положений Трудового кодекса Российской Федерации.

     Руководители  организаций несут персональную ответственность за правильную организацию  делопроизводства в своей фирме.

     2.1. Основные требования  к работе с приказами 
по личному составу

 

     Приказы по кадрам — основные документы, определяющие служебное положение работников, являются основанием для внесения соответствующих  записей в документы по учету  труда и его оплаты.

     Приказами по личному составу документально  оформляются:

• прием, перевод на другую работу, увольнение;
• изменение условий труда, присвоение разрядов;
• установление размеров оплаты труда;
• предоставление отпусков, командирование сотрудников;
• наложение дисциплинарных взысканий и др.

     При соблюдении правил работы с документами  приказы должны печататься на специальных  бланках или на стандартных листах плотной бумаги, пригодной к длительному  хранению. По кадровым приказам ведется  нумерация, отдельная от приказов по основной деятельности.

     Правильная  подготовка приказа включает в себя составление его проекта. Компетенция  лиц, подготавливающих проект, зависит  от его содержания. Руководители структурных  подразделений предприятия направляют в кадровую службу представление, на основании которого менеджеры, инспекторы отдела кадров готовят соответствующий  проект.

     Проекты приказов о поощрениях и взысканиях готовят руководители тех подразделений, которые вносят предложение о  поощрении или наказании работников, входящих в их непосредственное подчинение.

     Формулировка  приказа должна соответствовать  действующему трудовому законодательству.

     На  работников, в связи с перемещением которых издаются приказы вышестоящей  организации (о назначении на должность, переводе в подчиненное предприятие  или увольнении из него), отдел кадров заполняет приказ типовой формы  после того, как получена выписка  из приказа вышестоящей организации. В приказе (распоряжении) определяется дата вступления в должность, установления оклада и различных надбавок или  дата увольнения работника.

     Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников приказ касается.

     Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения  взыскания визируются юристом (при  его наличии).

     Бухгалтером могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.

     Приказы по личному составу подписываются  руководителем, а в его отсутствие – заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с  приказом о распределении обязанностей между руководством.

     Приказ  по кадрам объявляется работнику, упомянутому  в нем, под расписку. После ознакомления с документом работник расписывается  на подлинном экземпляре приказа  и ставит дату. В случае отказа работника  от подписи факт ознакомления удостоверяется подписью начальника отдела кадров и  непосредственного начальника работника.

     Копии приказов (распоряжений), заверенные работником отдела кадров, передаются в финансовый отдел предприятия для открытия лицевого счета на выплату заработной платы, перерасчета ее при изменении  должности или полного расчета  при увольнении.

     Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в  дела отделом кадров. Основания к  приказам подшиваются в личные дела работников или образуют самостоятельное  дело приложений к приказам по личному  составу.

     В связи с тем, что приказы о  предоставлении отпусков, взысканиях, командировках имеют временные  сроки хранения, их формирование необходимо производить отдельно от всех других приказов по личному составу.

     Кадровая  служба должна выполнять весь порядок  работы с приказами по личному  составу, так как эти документы  имеют большое значение для организации, как форма регулирования трудовых отношений между работодателем  и работником, а так же контроля соответствия этих отношений действующему законодательству.

     2.2. Ведение трудовых  книжек

 

     Согласно  ст.66 Трудового кодекса РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В  течение всего периода деятельности работника в организации его перемещения и поощрения отражаются в этом важном для каждого трудящегося документе.

     Работа  с трудовыми книжками и внесение в них записей строго регламентированы: согласно ст. 66 Трудового кодекса  РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок  изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.

     Постановлением  Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее - Постановление  № 225) утверждены форма трудовой книжки, форма вкладыша в трудовую книжку и Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 была утверждена инструкция по заполнению трудовых книжек.

     Согласно  Правилам работодатель (за исключением  работодателей — физических лиц) обязан вести трудовую книжку на каждого  работника, проработавшего в организации  свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника  основной. На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в  его присутствии в срок не более  недели со дня приема на работу. Работодатель — физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.