Организационные аспекты деятельности аптечных организаций

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о  приеме на работу объявляется работнику  под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

При приеме на работу (до подписания трудового  договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. (часть третья в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Должностные инструкции работников аптечного  предприятия 

Основной документ, регулирующий права  и обязанности работника и работодателя - Трудовой кодекс РФ. Права и обязанности, прописанные в ТК РФ, считаются общими и не отражают ни специфику конкретной отрасли, ни специфику обязанностей работника на конкретном участке работы. Поэтому в каждой организации целесообразно иметь должностные инструкции, в которых обязанности работника прописываются более детально, с учетом его специальности и участка работы.

Организационные документы

Практический опыт показывает, что  любое предприятие в целом  и каждый его сотрудник могут  успешно функционировать только при наличии четкой регламентации их деятельности, закрепленной в соответствующих организационно-распорядительных документах: должностных инструкциях работников. Это правило относится к любой, даже самой маленькой аптеке или аптечному пункту.

Должностные инструкции - это организационные  документы, необходимые для обеспечения работы с персоналом. Они нужны, в частности, для всесторонней объективной оценки работников и нередко используются при разрешении трудовых споров.

При разработке должностных инструкций для аптечного предприятия необходимо руководствоваться Отраслевым стандартом "Правила отпуска (реализации) лекарственных средств в аптечных организациях. Основные положения", утвержденным приказом Минздрава РФ от 04.03.2003 г. N 80 (в ред. от 11.09.2003 г.) (приложение 1).

Правильное оформление инструкций

При оформлении должностных инструкций необходимо также помнить о том, что составленный документ должен иметь унифицированную форму и структуру текста. Требования к построению и оформлению бланка документа, составу его реквизитов, схеме расположения этих реквизитов изложены в постановлении Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" вместе с "Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 6.30-2003), введенного в действие с 1 июля 2003 г. (приложение 4).

Должностные инструкции должны обеспечивать рациональное распределение профессиональных обязанностей между всеми работниками предприятия, четко и однозначно определять права и ответственность, которыми наделяется каждый исполнитель на определенном участке работы с учетом его знаний, сложившихся условий труда и потребностей аптечного учреждения.

При приеме на работу новых сотрудников, изменении организационно-технических  условий, объема и содержания труда аптечных работников функционально-должностные инструкции должны разрабатываться снова.

Структура и содержание должностной инструкции

Должностная инструкция может включать следующие разделы:

общие положения, функции работника, должностные обязанности, права, взаимоотношения (связи по должности), ответственность работника за полученный участок работы.

"Общие положения" устанавливают сферу деятельности работника. В этом разделе формулируется основная задача, возложенная на него, требования к квалификации, его непосредственная подчиненность, приводится порядок замещения должности (кем назначается и освобождается от работы). В этом же разделе должностной инструкции должны быть приведены все нормативные документы, которыми исполнитель должен руководствоваться в своей работе (приказы, инструкции, рекомендации).

"Функции работника" - раздел, который определяет конкретный участок работы, закрепленный за сотрудником, и перечень видов работ, из которых складываются основные направления деятельности специалиста.

В разделе "Должностные обязанности" определяются действия, обеспечивающие выполнение возложенных на работников функций: строгое соблюдение трудового распорядка и трудовой дисциплины, качественное и своевременное выполнение того или иного вида работ, систематическое повышение своей квалификации и т.д.

В разделе "Права" должностной  инструкции отражаются те права, которыми наделяется работник для выполнения своих функций и обязанностей. Они должны вытекать из основных задач и обязанностей должностного лица и отражать степень самостоятельности в работе.

В разделе "Взаимоотношения (связи  по должности)" перечисляется круг лиц, с которыми специалист вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией. В этом же разделе должностной инструкции должен быть четко определен порядок взаимозаменяемости: кого данный работник замещает на время отсутствия другого работника, а также кто замещает его.

В разделе "Ответственность" должны быть указаны наиболее важные функции, за невыполнение которых данное должностное лицо несет непосредственную дисциплинарную, материальную и другую ответственность.

Должностные инструкции в обязательном порядке утверждаются. Как правило, это делает руководитель организации. Вопросы согласования текстов должностных инструкций с определенными должностными лицами решаются индивидуально в каждом аптечном предприятии в зависимости от его структуры, штатного состава и сложившихся традиций. Во многих организациях должностные инструкции согласовываются с юристами.

Должностные инструкции доводятся  до работников аптечного предприятия  под расписку оформлением визы ознакомления, включающей: личную подпись работника, ее расшифровку и дату ознакомления. В случае отказа работника от визирования должностной инструкции составляется акт об отказе от визирования в присутствии не менее двух незаинтересованных свидетелей.

Для внесения изменений и дополнений в должностные инструкции издается соответствующий приказ руководителя организации, который доводится до работников под расписку. Необходимость в издании такого приказа возникает в ситуации перераспределения функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т.д.

Способы повышения квалификации сотрудников аптеки

Для достижения необходимого уровня профессиональной квалификации необходима соответствующая система обучения (высшее либо среднее фармацевтическое образование), адаптация специалиста к практической деятельности путем обучения в интернатуре, система повышения квалификации специалистов, подтверждение их профессиональной компетентности путем процедуры сертификации, перманентное обучение и аттестация знаний специалистов в межсертификационный период, а также непрерывное профессиональное развитие специалистов, чтобы гарантировать свою постоянную компетентность в процессе работы. Согласно российскому законодательству, последипломное образование включает в себя послевузовское образование (интернатура, аспирантура, докторантура) и дополнительное профессиональное образование (повышение квалификации, стажировка, профессиональная переподготовка). Выпускник фармацевтического вуза не в полной мере готов к самостоятельному выполнению профессиональных обязанностей, т.к. обучаясь в вузе, он приобретает лишь начальный опыт применения знаний и умений в практической фармации, поэтому после окончания вуза он должен пройти обучение в интернатуре в течение 1 года с целью получения основной специальности.

Цель обязательного повышения квалификации обоснована повышением требований к уровню квалификации и необходимостью освоения современных методов решения профессиональных задач и заключается в обновлении теоретических и практических знаний специалистов и подтверждении их профессиональной компетентности.

Подтверждение профессиональной компетентности специалистов осуществляется путем  их сертификации, как одной из важных составляющих системы государственного регулирования обращения лекарственных средств. Каждый специалист допускается к самостоятельной работе в аптечных организациях только после получения диплома о фармацевтическом образовании и сертификата специалиста. Повышение квалификации специалистов и их сертификация (ресертификация) проводится по мере необходимости, но не реже 1 раза в 5 лет в течение всей трудовой деятельности.

3.4. Организация обеспечения  качества лекарственных препаратов  в аптеке.

Отраслевой стандарт 91500.05.0007-2003 "Правила  отпуска (реализации) лекарственных  средств в аптечных организациях. Основные положения" устанавливает:

В аптечной организации  должна быть сформирована система управления качеством аптечной организации. Каждая аптечная организация должна иметь правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные руководителем организации, с отметкой об ознакомлении сотрудников. Пересмотр правил и повторное ознакомление с ними сотрудников аптечной организации производится ежегодно. Аптечной организацией должны регулярно проводиться внутренние проверки на соответствие требованиям настоящего ОСТа. При проведении проверок следует обращать внимание на наличие в аптечной организации соответствующих документов на занимаемые помещения, должностных инструкций сотрудников, стандартов, иных необходимых документов. Проверки могут проводиться как сотрудниками аптечной организации независимыми от лиц, непосредственно осуществляющих проверяемую деятельность, так и независимыми экспертами. Частота проверок определяется самой аптечной организацией. Результаты проверок протоколируются и доводятся до сведения персонала, ответственного за проверяемый участок работы, и руководства аптечной организации. При последующих проверках контролируется выполнение рекомендаций и их эффективность. Каждый сотрудник аптечной организации должен быть ознакомлен с настоящим ОСТом, порядком выполнения закрепленных за ним обязанностей, нормативными правовыми актами и стандартами, относящимися к деятельности организации. В аптечных организациях на каждого сотрудника должны быть должностные инструкции, утвержденные в соответствующем порядке. В аптечных организациях должна быть предусмотрена система постоянного повышения профессионального образования сотрудников по вопросам действующего законодательства, применения лекарственных средств и др. План и темы занятий утверждаются руководителем аптечной организации. Руководитель аптечной организации назначает из руководящего персонала уполномоченного по качеству. Аптечная организация обеспечивает ведение документации в соответствии с законодательными и нормативными правовыми актами Российской Федерации.

3.5.Организация делопроизводства  в аптеке.

Ответственным лицом за организацию  делопроизводства в аптеке назначается  заведующий аптекой.  
Все документы можно разделить на группы: по управлению деятельности предприятия;

по планированию деятельности; по финансированию деятельности; по учету и отчетности; по экономическим, научным и культурным связям. 
Документы по управлению деятельности делятся на: 
1. Организационные. Документы, определяющие статус предприятия, его структуру и распределение должностных обязанностей. Это- положение, договор, инструкция, план, устав, штатное расписание. 
2. Распорядительные. Распоряжения, постановления, указания, приказы. Приказы можно разделить на 2 вида: приказы по основной деятельности; приказы по личному составу. 
3. Информационно-справочные. К ним относятся: 
протоколы, в них отражаются процессы коллегиального принятия решения; 
акты – документы, в которых подтверждаются факты и события несколькими лицами; служебные письма; телеграммы; телефонограммы; справки- документы, служащие для отражения производственной деятельности или подтверждения сведений о работнике; 
докладная записка – документ, содержащий изложение вопроса отражающего производственную деятельность организации; 
объяснительная записка – документ, в котором работник объясняет причины невыполнения поручения или нарушения трудовой или производственной дисциплины. 
4. Документы по личному составу: контракты, личные дела, трудовые книжки и т.д. 
В каждой организации должна быть своя система делопроизводства, для этого разрабатываются: инструкция по ведению делопроизводства и табель форм документов, применяемых в данной организации. 
Среди локальных документов по управлению деятельности аптеки можно отметить следующие: 
1.  Общие документы:  
Копия лицензии на осуществление фармацевтической деятельности; 
Журнал учета мероприятий по контролю деятельности аптеки  органами исполнительной власти, акты проверок. 
2. документы на основные средства: 
Технические паспорта на аппараты и оборудование; 
Заводские инструкции по применению; 
Формуляр на ККМ. 
3. документы по охране труда: 
инструкция по вводному инструктажу 
инструкция по первичному инструктажу 
инструкция по инструктажу на рабочем месте 
инструкции по технике безопасности для сотрудников 
инструкция по пожарной безопасности 
инструкция по технике безопасности при использовании приборов и оборудования. 
Журналы учета инструктажей по технике безопасности, пожарной безопасности и электробезопасности 
Приказ по аптеке о назначении ответственного лица за охрану труда в аптеке 
Наличие удостоверения по технике безопасности у заведующего аптекой. 
План эвакуации 
4. документы по персоналу 
правила внутреннего трудового распорядка 
трудовые договоры 
договоры о коллективной материальной ответственности  
договоры об индивидуальной материальной ответственности 
должностные инструкции 
медицинские книжки 
сведения о квалификации фармацевтических работников 
копии дипломов, сертификатов… 
5. документы по работе с покупателями: 
книга жалоб и предложений; 
журнал учета заказов покупателей 
6. Документы по работе с товаром: 
Регламент работы по заказу товара и др. внутренние распоряжения офиса аптечной сети, в структуру которой может входить аптека. 
7. бухгалтерские документы: 
товарные отчеты 
накладные и счета-фактуры на товар, полученный от поставщиков 
журналы кассира-операциониста 
карточки регистрации ККМ в ГНИ. 
Документы первичного бухгалтерского учета… 
Документооборот- это все виды работ с документами с момента создания или получения, до уничтожения или передачи в архив. 
В документационном обеспечении предприятия можно выделить 3 группы документов: 
1.Входящие 
2.Исходящие 
3.Внутренние 
Среди входящих документов можно отметить, например, счета-фактуры и накладные от поставщиков, а также документы, подтверждающие качество товара. Счета-фактуры хранятся в аптеке до оплаты и уничтожаются после реализации товара. 
Если аптека входит в структуру аптечной сети, то практически все стадии документооборота реализуются в офисе сети.  
     Но, в любой организации, сетевого или несетевого формата, должна быть разработана номенклатура дел. НД - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения. 
НД разрабатывается на каждом предприятии, утверждается руководителем и вводится с 1 января каждого календарного года. 
Аптеки относятся к организациям, которые не сдают документы в архив на хранение.