Управление процессами коммуникациями в организации

   Монохроническая модель времени (М-время). В рамках данной модели время есть важное основание жизни; оно линейно; особое значение имеют расписание и планирование; время может контролироваться человеком. Подобная модель характерна для стран Европы, США.

   Полихроническая временная модель (Р-время). Человеческие взаимоотношения важнее временного планирования и расписаний. Время имеет разный характер - оно может быть цикличным, волнообразным и т. д. Данная модель распространена в странах Востока, Латинской Америки.

   Различное восприятие времени, принадлежность к неодинаковым временным моделям может стать барьером коммуникации.

3. Физические качества коммуникантов состоят из телосложения, роста, веса, цвета волос, кожи, иола, запаха, формы одежды все ко составляет невербальные сообщения, отправляемые в процессе коммуникации.
4. Поведение коммуникантов в процессе коммуникации включает:

• Движения тела: позы, жесты, выражения лица, движение глаз.

• Порядок прикосновений: рукопожатие, похлопывание.
• Паралингвистические аспекты нелингвистические аспекты языка, например, тон, интонация, грамотность, звучание, громкость и т. д. Невербальные коммуникации в большинстве случаев имеют бессознательную основу, так как свидетельствуют о действительных эмоциях участника коммуникационного процесса и являются надежным индикатором проявляемых чувств. Невербальной информацией трудно манипулировать, и ее трудно скрывать в любой межличностной коммуникации. Этим во многом определяется то, как слова будут интерпретированы.

   4. Сфера функционирования. Организация для своего существования обменивается с окружающей средой различными видами ресурсов. В силу этого коммуникации, по сфере функционирования, могут быть;

 

 

   Внутренними, к которым относится передача информации внутри организации. Например, связи между отделами, отдельными сотрудниками организации.

   Внешними - передача (или получение) информации во (из) экзогенной среды организации. Например, коммуникация с поставщиками, клиентами, государственными органами и т. д. Внешние коммуникации могут быть входящими (получение информации из экзогенной среды) или исходящими (передача информации в экзогенную среду).

   5. Тип передаваемой информации. Информация в организации распространяется как по формальным, так и по неформальным каналам коммуникации, что образует формальный и неформальный типы информации.

   Формальные каналы коммуникации пронизывают всю организацию и совпадают с формальной структурой организации. Данные каналы показывают, как информация должна распространяться.

   Неформальные каналы - обязательно существующая в организации сеть слухов, сплетен, неформальных бесед (табл. 4.2).

   Неформальная  коммуникация не совпадает со структурой организации и может иметь  различную направленность. Наиболее известным видом неформальных каналов является «виноградная лоза» - процесс передачи информации от одного человека к другому через сеть друзей и знакомых.

   Неформальная  коммуникация имеет три основные характеристики:

а) она не контролируется руководителем,

б) для большинства членов группы она предпочтительнее, так как более надежна и больше заслуживает доверия,

в) она шире используется для решения личных проблем членов группы.

Таблица 4.2

Виды слухов в организации¹³³

 

 

   6. Организационные уровни. По организационным уровням ком- 
муникации в организации могут быть горизонтальными и вертикаль- 
ными.

Коммуникации горизонтальные - информационные потоки, 
которые связывают отделы, сотрудников, находящихся на од- 
ном уровне в организационной иерархии.

   Горизонтальные  коммуникации выполняют функции  информационного 
обмена между отделами, сотрудниками. Кроме того, данный вид коммуни- 
каций может быть использован для оповещения сотрудников организации. 
В укрупненном виде горизонтальные коммуникации решают три типа задач:

• разрешение проблем внутри отделов;
• координация работы отделов при выполнении совместных проек- 
  тов, решения общих задач;
• предложения улучшений и различного рода инициативы, которые 
  призваны улучшить работу организации в целом или отделов¹⁵⁶.

Коммуникации вертикальные - информационные потоки, 
пронизывающие все уровни организационной иерархии и свя- 
зывающие высшие уровни с низшими.

   Вертикальные  коммуникации, в свою очередь, но направлению 
делятся на: восходящие и нисходящие.

   Восходящие  коммуникации формируются потоками информации, 
идущей с низших уровней организации к высшим.

Восходящие коммуникации - вертикальные информацион- 
ные потоки, которые формируются сообщениями, передавае- 
мыми с низших уровней организации высшим.

   Тематика  восходящих коммуникаций обычно включает пять типов 
сообщений¹⁵⁷:

• проблемы и вопросы - информация постоянно возникающих рабо- 
  чих проблемах и вопросов;
• предложения по улучшению - новые идеи относительно повышения качества труда, упрощения процедур и т. д.;
• отчеты о результатах деятельности - итоги выполнения различных 
  поручений, рабочих задач и т. д.;
• жалобы и споры - конфликты, возникающие между сотрудниками 
  организации и требующие вмешательства высшего руководства;
• финансовая и бухгалтерская информация сведения о продажах, 
  объемах выручки, налогах и т. д.

156 См.: Дафт Р.Л. Менеджмент. СПб., 2006.

¹⁷ Там же.

 

 

 Нисходящие | 
| Восходящие

Рис.. 4.4. Взаимосвязь видов организационных коммуникаций

Дафт Р. Л. Менеджмент: 6-е итд.; пер. с англ.. СПб.: Питер, 2006. - С. 660.

  Нисходящие  коммуникации являются обратными по отношению к восходящим.

Нисходящие коммуникации - вертикальные информационные потоки, которые формируются сообщениями, передаваемыми с высших уровней организации низшим.

  Менеджеры, определяющие тематику нисходящих коммуникаций, обычно формируют сообщения следующих типов¹⁵⁸:

• о внедрении целей и стратегий организации - разъяснение ключевых целей организации, информирование о конкретных задачах и ожидаемом поведении сотрудников;
• должностные инструкции и приказы - директивы, описывающие порядок выполнения определенной работы, ее связь с остальными видами деятельности организации, ответственность сотрудника за ее выполнение и г. д.;
• процедуры и правила - описываются политика, правила, нормы и структура организации;
• обратная связь но результатам деятельности сообщения, которые содержат информацию о выполнении рабочих заданий отделами и отдельными сотрудниками;
• внушение идеи - формирование организационной культуры, мотивация сотрудников и т. д.

  Взаимосвязь некоторых видов коммуникации представлена на рис. 4.4.

Организанионные коммуникации

Внутренние коммуникации

            " I I 

Формальные Неформальные

коммуникации коммуникации

Вертикальные

коммуникации

Внешние коммуникации ,

Входящие коммуникации

Исходящие коммуникации

Горизонтальные коммуникации

 

 

   6. Организационные уровни. По организационным уровням коммуникации в организации могут быть горизонтальными и вертикальными.

Коммуникации горизонтальные информационные потоки, которые связывают отделы, сотрудников, находящихся на одном уровне в организационной иерархии.

   Горизонтальные коммуникации выполняют функции информационного обмена между отделами, сотрудниками. Кроме того, данный вид коммуникаций может быть использован для оповещения сотрудников организации. В укрупненном виде горизонтальные коммуникации решают три типа задач:

• разрешение проблем внутри отделов;
• координация работы отделов при выполнении совместных проектов, решения общих задач;
• предложения улучшений и различного рода инициативы, которые призваны улучшить работу организации в целом или отделов¹⁵⁶.

Коммуникации вертикальные - информационные потоки, пронизывающие все уровни организационной иерархии и связывающие высшие уровни с низшими.

   Вертикальные коммуникации, в свою очередь, но направлению делятся на: восходящие и нисходящие.

   Восходящие коммуникации формируются потоками информации, идущей с низших уровней организации к высшим.

Восходящие коммуникации - вертикальные информационные потоки, которые формируются сообщениями, передаваемыми с низших уровней организации высшим.

   Тематика восходящих коммуникаций обычно включает пять типов сообщений¹⁵⁷:

• проблемы и вопросы - информация постоянно возникающих рабочих проблемах и вопросов;
• предложения по улучшению - новые идеи относительно повышения качества труда, упрощения процедур и т. д.;
• отчеты о результатах деятельности - итоги выполнения различных поручений, рабочих задач и т. д.;
• жалобы и споры - конфликты, возникающие между сотрудниками организации и требующие вмешательства высшего руководства;
• финансовая и бухгалтерская информация - сведения о продажах, объемах выручки, налогах и т. д.

См.: Дафт Р.Л  Менеджмент. СПб., 2006.

157 _т.

Там же.