Реинжиниринг бизнес процессов

  Каждое событие   описывается с двух точек зрения: информационной и процедурной. 

Информационно событие отражается в виде некоторого сообщения,  фиксирующего  сам факт выполнения некоторой функции, изменения состояния или появления нового объекта.  Процедурно  событие  вызывает  выполнение  других  функций и  поэтому  для  каждого состояния объекта  должны быть заданы описания вызовов других функций. Таким образом, события выступают в управляющей роли для выполнения функций бизнес-процессов и определяет направление материальных, информационных и финансовых потоков в зависимости от конкретной ситуации.

  Обобщенная  модель  бизнес-процесса  отображается  на  уровне  информационных процессов   с  помощью  нескольких  видов   моделей: ER-диграмм («сущность-связь») для  баз  данных; функциональных  иерархий,  диаграмм  потоков   данных  и  диаграмм  потоков событий для процедур. Так, определения  классов рабочих объектов,  ресурсов,  организационных  единиц  составляют  основу  ЕR-диаграмм.  Иерархии  функций  бизнес-процесса определяет иерархию программных процедур. Диаграммы потоков данных устанавливают интерфейсы программных  процедур с базами данных, входными и  выходными формами информации,  а диаграммы потоков событий определяют управление  переходами  между процедурами. 

  Существуют различные  подходы  к  отображению  модели бизнес-процессов,  среди которых  выделяются  функциональный  и  объектно-ориентированный  подходы.  В  функциональном  подходе  главным структурообразующим элементом является  функция (действие), в объектно-ориентированном подходе – объект.

Сущность  функционального  подхода к моделированию бизнес-процессов сводится к построению схемы технологического процесса в виде последовательности операций, на входе  и  выходе  которых  отражаются объекты  различной  природы: материальные  и  информационные  объекты,  используемые  ресурсы,  организационные  единицы.

 

Рис. 2.6. Пример модели бизнес-процесса обработки заказов 

 

Достоинство функционального  подхода  заключается  в  наглядности  и  понятности представления  бизнес-процессов  на различных  уровнях  абстракции,  что особенно важно на  стадии  внедрения  разработанных  бизнес-процессов  в  подразделениях  предприятия.

Существенным  недостатком  функционального  подхода  является  некоторая субъективность  детализации  операций  и  как  следствие  большая  трудоемкость в адекватном  построении бизнес-процессов.

  Объектно-ориентированный  подход предполагает вначале выделение классов объектов, а далее определение  тех действий, в которых участвуют объекты. При  этом  различают  пассивные  объекты (материалы,  документы, оборудование), над которыми выполняются действия, и активные объекты (организационные  единицы,  конкретные  исполнители,  информационные  подсистемы), которые  осуществляют действия.  Такой  подход более  объективно  позволяет  выделять  операции  над объектами,  а заодно  и решать  задачи  целесообразности  существования самих объектов.

Недостаток  объектно-ориентированного  подхода  заключается  в  меньшей  наглядности конкретных процессов  для лиц,  принимающих решения. Вместе с тем, выявленные операции для наглядности, в дальнейшем могут быть представлены  в виде функциональных диаграмм.

  В  настоящее   время  для  проведения  моделирования   деловых  и  информационных  процессов имеется достаточно  много методологий и соответствующих  инструментальных средств,  большинство  из которых  имеют узкую направленность применения. Так, методологии функционального моделирования (диаграммы потоков данных, структурные диаграммы процессов) ориентированы на отображение последовательности функций, в которых трудно вычленить конкретные альтернативы процессов и не видна схема взаимодействия  объектов. ER-модели  наоборот  отражают  только  обобщенную  схему взаимодействия объектов без детализации последовательности выполнения функций. Методологии объектно-ориентированного подхода отражают  объекты,  функции и события, при которых объекты инициируют выполнение конкретных процессов;  при этом теряется общая наглядность модели. 

Наибольшую перспективу  представляют комплексные методологии  моделирования бизнес-процессов,  например, ARIS – технология [3,26], Natural Engineering Workbench [6,17], позволяющие в зависимости от целей анализа бизнес-процессов выбирать адекватные модели. Архитектура ARIS – технологии представлена на рис. 2.7, а реализация моде-ли потоков событий на рис. 2.8. 

Рис. 2.7. Архитектура моделей  системы

 

Рис. 2.8. Пример модели потока событий системы ARIS

 

1.3. Использование  информационных технологий  в  реинжиниринге бизнес-процессов 

 

Возникновение  технологии  реинжиниринга  бизнес-процессов  стало  возможным, благодаря современным  достижениям  информационных  технологий,  которые  связывают участников бизнес-процессов в  единые технологические цепочки быстрее и надежнее по сравнению с традиционными организационными методами контроля и  координации. Характер изменения правил организации  управления с использованием новейших информационных технологий представлен в таблице [24].

 

Таблица 1.1.

Правила организации  управления

 

Рассмотрим характерные  особенности современных информационных технологий:

•  Автоматизированные  рабочие  места (АРМов)  на  основе  применения  персональных ЭВМ (рабочих станций) позволяют  интегрировать  различные  функции  работников. В результате  изменяется  характер  труда  работников  предприятия,  деятельность  непосредственных  исполнителей  хозяйственных  процессов  становится  информационной.

Так,  работник  получает  нормативную  информацию  из  информационной  системы,  самостоятельно формирует информационные сообщения, все больше решений принимает самостоятельно,  в большем объеме перерабатывает информацию. 

•  Распределенные  базы  данных  в  локальных  вычислительных  сетях  с  использованием архитектуры «Клиент – сервер»  дают возможность интегрировать  функции различных работников.  Работники  предприятия  обмениваются  между  собой  информацией  через интегрированную базу данных,  в  которой  все изменения  отражаются в реальном  масштабе времени и становятся доступными параллельно для всех заинтересованных участников бизнес-процесса.

•  Системы управления  рабочими  потоками (workflow) позволяет  оперативно  связывать операции исполнителей из различных подразделений внутри предприятия и программные приложения в сквозные  бизнес-процессы, которые контролируются  руководством предприятия как единым целым.  Системы Workflow создаются  на основе использования специального  программного обеспечения для организации  коллективной (групповой – workgroup) работы  в  локальных  вычислительных  сетях.  В  эту  систему  входят средства электронного обмена сообщениями и маршрутизации, которые позволяют организовать непосредственный обмен результатами работы между участниками бизнес-процесса, мониторинг выполнения  бизнес-процесса со  стороны  руководства предприятия, но также инициировать работу исполнителей по завершению выполнения автоматических процедур.

•  Глобальные  вычислительные  сети  с  использованием Internet/Intranet, стандартов  электронного обмена данными (EDI – electronic data interchange) и компонентной технологии программных интерфейсов DCOM, CORBA. В результате достигается большая децентрализация  управления  в  крупных  корпорациях,  объединение  независимых  предприятий, участвующих в общих бизнес-процессах в  консорциумы и виртуальные корпорации. 

Применение  современных  информационных  технологий  в  менеджменте  обусловливают трансформацию предприятий с позиций организационной структуры, организации процессов, управления и межорганизационного взаимодействия (таблица 1.2.) [27]:

Таблица 1.2.

 

 

Изменение организационной  структуры:

Виртуальные компоненты – это компоненты организационной структуры, которые физически не  существуют  в  одном  месте,  например, в случае «домашней» (home office) организации труда отделов снабжения, продаж, проектирования, либо вообще физически не  организуются,  например,  вместо  складов  вводятся  виртуальные  запасы,  которые  поставляются точно в требуемый для производства срок. Такая организация позволяет экономить  издержки,  связанные  с  необходимостью  поддержания  физических  компонентов организационной структуры. 

  Матричная структура управления предполагает динамическое формирование рабочих групп для выполнения конкретного процесса (заказа, проекта), в которые входят  работники из различных структурных подразделений и управляются как единым целым независимо от  структурной  принадлежности. Такие структуры более гибки с точки зрения адаптации к конкретным потребностям и не требуют сложных согласований в рамках традиционной иерархической структуры управления, например, как в случае гибкого формирования  временной  рабочей  группы  из  отделов маркетинга,  продаж,  производства  для проведения торговой демонстрации. 

Изменение организации  бизнес-процессов 

  Автоматизация   множества операций  позволяет концентрировать  выполнение множества  функций  одним  работником  с  меньшей  квалификацией.  Например,  при  приеме заказа от клиента выполняется не только его регистрация, но и планирование выполнения.

В  ходе планирования  проверяется  достаточность  всех необходимых  ресурсов,  осуществляется их выделение, назначаются сроки выполнения, корректируется общий план-график работ, создаются заказы-наряды на выполнение работ для производственных  подразделений  и снабжения, причем  планирование  работ выполняется автоматически с помощью последовательности взаимосвязанных процедур. Кроме того, с помощью экспертной системы в случае достаточно дорогостоящих заказов может быть выполнена проверка финансового состояния  клиента. В результате концентрации  функций на  одном автоматизированном рабочем месте обеспечивается более быстрое и качественное обслуживание клиента. 

Электронное  связывание  участников  бизнес-процесса  через  технологию workflow позволяет  оперативно  доставлять  результаты  выполненной  работы до последующих  исполнителей, автоматически сигнализируя о конце предыдущей операции. Таким образом, сокращаются затраты времени на межоперационные переходы. При этом достигается более  гибкое  планирование  и  использование  имеющихся  ресурсов,  которые  становятся «тонкими агентами» процесса.

Электронные коммуникации и безбумажная технология рабочих потоков позволяют  сделать  более  прозрачным  контроль  исполнения  процесса,  когда  в  каждый  момент времени можно знать его состояние на конкретных рабочих местах, отклонения в процессах сразу становятся автоматически известными для всех заинтересованных исполнителей и менеджеров. Более того, развитые интеллектуальные информационные системы позволяют заблаговременно осуществлять диагностику и прогнозирование развития процессов.

В  этих  условиях  менеджерам  нет  необходимости  осуществлять  контроль  исполнения процессов  посредством  сбора  бумажных  отчетов.  Мониторинг  бизнес-процессов  становится более оперативным,  не требуется поддержание большого штата управляющего персонала среднего звена.

Кроме того, возможность оперативной связи участников процессов с менеджерами в случае возникающих проблем посредством проведения теле и видео конференций также повышает оперативность принятия решений без  потери времени на проведение традиционных  совещаний.  Принимаемые  управленческие  решения  моментально  становятся  известными  через  электронную  почту  и  доски  объявлений  для  всех  участников  бизнес-процесса. Таким образом, сокращается число уровней управления на предприятии.

 Изменение межорганизационных  взаимодействий

  Межорганизационные  взаимодействия  между  различными  субъектами  процессов (партнерами  по бизнесу) строятся с помощью  электронного обмена данными (EDI), который  позволяет  ускорить  и  повысить  точность  оформления  и  выполнения  заказов.  При этом возможны следующие формы межорганизационного взаимодействия.

•  «Клиент – Исполнитель»,  например,  «электронная  торговля» (торговля  по  электронным каталогам), «электронное обслуживание» (банковские, страховые, таможенные  и т.д. операции). В этом случае с помощью EDI осуществляется прием заказов или заявок на  обслуживание,  оформление  и  пересылка  сопроводительных  документов,  электронные  платежи.  Следствие – резкое  сокращение  цикла  документооборота,  идеально  за один-два  сеанса  взаимодействия  между  субъектами  с  доведением  до  минимального времени самого бизнес-процесса по сравнению с физическим взаимодействием клиента и исполнителя.

•  «Заказчик –  Поставщик», создание  на  договорной  основе «вертикальных  конгломератов»,  осуществление  многозвенных  логистических  процессов (транспортных  коридоров), в которых помимо электронного обмена данными для оформления договоров, документов о  поставках, платежных  документов  большое значение отводится электронному  обмену  сообщениями по  мониторингу общего  бизнес-процесса  на  основе открытой  спецификации CORBA (Common Object Request Broker Architecture) или DCOM.