Реинжиниринг бизнес процессов

•  Определение оптимальной  последовательности  выполняемых  функций,  которое  приводит к сокращению длительности цикла изготовления и продажи товаров и услуг, обслуживания клиентов, следствием чего служит повышение оборачиваемости капитала и рост всех экономических показателей фирмы.

 

 

Рис. 1.1. Структура бизнес-процесса

 

•  Оптимизация  использования  ресурсов  в  различных  бизнес-процессах,  в  результате которой минимизируются  издержки  производства  и  обращения  и  обеспечивается  оптимальное  сочетание различных видов деятельности.

•  Построение  адаптивных  бизнес-процессов,  нацеленных  на быструю  адаптацию  к  изменениям потребностей конечных потребителей продукции, производственных технологий, поведения конкурентов на рынке и, следовательно, повышение качества обслуживания клиентов в условиях динамичности внешней среды.

•  Определение  рациональных  схем  взаимодействия  с  партнерами  и  клиентами,  и  как следствие, рост прибыли, оптимизация финансовых потоков. 

Особенности бизнес-процессов, для  которых проводится  реинжиниринг:

•  Диверсификация  товаров и  услуг (ориентация на  различные  сегменты рынка), вызывающая многообразие бизнес-процессов.

•  Работа по индивидуальным заказам,  требующая  высокую степень адаптации  базового бизнес-процесса к потребностям клиента.

•  Внедрение новых технологий (инновационных проектов), затрагивающих все основные бизнес-процессы предприятия.

•  Многообразие кооперативных  связей с партнерами предприятия  и поставщикаии материалов, обусловливающих  альтернативность построения бизнес-процесса.

•  Нерациональность  организационной  структуры,  запутанность  документооборота,  вызывающая дублирование операций бизнес-процесса.

  Реинжиниринг бизнес-процессов  выполняется на основе применения  инженерных методов и современных  программных инструментальных средств моделирования бизнес-процессов совместными командами специалистов компании и консалтинговой фирмы.

В соотвествии с определением Е.Г. Ойхмана и Э.В. Попова: «Реинжиниринг  бизнеса  предусматривает  новый  способ  мышления – взгляд  на  построение  компании  как  на инженерную деятельность. Компания или бизнес рассматривается как нечто, что  может быть  построено,  спроектировано или перепроектировано в соответствии  с инженерными принципами» [12].

  Вместе с тем,  нельзя  отождествлять  реинжиниринг  бизнес-процессов с решением локальных  задач,  хотя  решение  этих  задач  могут  быть  следствиями  реинжиниринга (рис.1.2). 

 

Рис. 1.2. Следствия реинжиниринга  бизнес-процессов 

 

 

 

 

Важнейшими принципами реинжиниринга бизнес-процессов  являются:

•  Несколько рабочих  процедур объединяются в одну –  «горизонтальное сжатие процесса». Следствие – многофункциональность  рабочих мест.

•  Исполнители  принимают  самостоятельные  решения – «вертикальное  сжатие  процесса». Следствие –  повышение ответственности, заинтересованности в результатах своего труда работника.

•  Шаги процесса выполняются  в естественном порядке – «распараллеленность  процесса». Работа выполняется в  том месте, где это целесообразно.

•  Многовариантность  исполнения  процесса, повышение адаптивности процесса к изменению внешней среды.

•  Уменьшается количество проверок, минимизируется количество согласований.

•  «Уполномоченный  менеджер» обеспечивает единую точку  контакта с клиентом.

•  Преобладает  смешанный  централизованно-децентрализованный  подход.  Следствие – делегирование полномочий по принципу «сверху – вниз»

 

2.  Методы и инструментальные средства реинжиниринга бизнес процессов 

 

Рассмотрим  основные методы и  средства,  которые используются в различных  работах по реинжиниригу бизнес-процессов (рис. 2.4).

 

 

 

 

Рис. 2.4. Последовательность работ по проектированию бизнес-процессов

 

 Формирование миссии предполагает  определение стратегии поведения  предприятия на рынке в части  расширения границ рынка или  глубокого проникновения на рынок, диверсификации деятельности или повышения  качества товаров и услуг, глобализации или локализации  деятельности  и  т.д.  В  качестве  основного  метода  формирования  стратегии предприятия обычно используется  метод  анализа  иерархий Саати [16]. В качестве  инструментальных средств анализа иерархий используются  статические экспертные системы с  возможностью  обработки  качественных (нечетких)  оценок,  такие,  как Expert Choice,

Guru ,Level5.  Выбор сегментов рынка   предполагает конкретизацию стратегических целей предприятия в части определения регионов, потребителей, каналов распределения продукции и услуг.  Основными  методами исследований  на  этом этапе выступают методы  статистического анализа  и  прогнозирования  рынков сбыта,  нейронных  сетей,  интеллектуального анализа  данных  современных  информационных  хранилищ.  Наиболее  мощными  инструментальными средствами анализа и прогнозирования для выявления основных сегментов рынка являются ППП SAS, SPSS, NeurOn-Line, Brain Maker, PolyAnalyst и др 

Формирование продуктовых портфелей  для выделенных перспективных сегментов  рынка предполагает оценку возможностей предприятия в плане эффективности распределения капиталовложений по различным проектам и продуктам. Для решения этой задачи обычно используются  математические  модели  и методы оптимизации. Одним из наиболее известных  средств  бизнес-планирования  является  ППП Project Expert, который  позволяет проектировать и оценивать бизнес-планы предприятия для различных вариантов стратегий. 

Проектирование  бизнес-процессов.  Выявленный  на  третьем  этапе  продуктовый портфель  определяет  содержание  бизнес-процессов,  для  которых  необходимо  детально разработать  технологию  их  осуществления  с  позиции  достижения  заданных критериев  эффективности. Для  выбора конкретных технологий  требуется  разработать статические и динамические модели бизнес-процессов, позволяющие выполнить оценку их эффективности.

  Существуют различные методы  и средства моделирования бизнес-процессов, которые в  основном  сводятся либо  к  функциональному (диаграммы  рабочих  потоков Oracle

Designer 2000, SilverRun, Natural Engineering Workbench, функциональные диаграммы Design/IDEF), либо к объектно-ориентированному  моделированию ( язык UML, средство Natural Engineering Workbench)

  Проектирование использования ресурсов. После графического построения статической  модели  бизнес-процесса требуется выполнить  анализ  ее  реализации с позиции  эффективности  и  достаточности  ресурсов.  Для  этого  используются  методы  стоимостного анализа  функций  и  динамического  имитационного  моделирования.  Так,  статический стоимостной анализ функций позволяет выявить: 

•  Наиболее трудоемкие и затратные функции;

•  Функции, не вносящие вклад в образование прибыли; 

•  Функции с низким коэффициентом использования ресурсов.

  Стоимостной  анализ  функций  реализуется  либо  с  помощью  средств CASE-технологий, таких, как Design/IDEF, либо с помощью  систем комплексной автоматизации  предприятий, например, R/3, либо с помощью специализированных программных продуктов, таких,  как Easy ABC+.

  Для динамического  анализа бизнес-процесса используются  методы имитационного моделирования,  которые позволяют генерировать  статистику выполнения множества бизнес-процессов  одного или нескольких  типов за  длительный  период  времени.  При этом большое значение придается анализу узких мест в организации бизнес-процессов, связанных с перегрузкой ресурсов, образование очередей, или наоборот недогрузкой ресурсов. К известным  средствам  имитационного  моделирования  относят  ППП  РДО, Workflow Analyser, Pilgrim, Ithink, ReThink и др.

Методологии моделирования  бизнес-процессов 

В  отличие  от  описания  организации  на  основе  иерархической  функциональной структуры,  которую  трудно  объективно  оценить,  описание  бизнес-процессов  позволяет точно представить цели, исследуемые характеристики (в  том  числе динамические) и конечные  результаты  каждого  вида  деятельности.  Бизнес-процессы определяют  прохождение  потоков работ  независимо от иерархии и границ подразделений, которые их выполняют. В силу этих обстоятельств  реинжиниринг (реорганизация) бизнес-процессов нацелен на решение следующих задач:

– в первую очередь, на выявление объективной структуры  бизнес-процесса, 

– во вторую очередь, на оптимальное распределение  выявленных функций по структурным подразделениям и исполнителям и их автоматизацию с учетом ограничений на ресурсы.

  Каждый  бизнес-процесс   характеризуется: четко  определенными во  времени началом и концом; внешними интерфейсами, которые либо связывают его с другими бизнес-процессами внутри организации, либо описывают выход  во  внешнюю среду; последовательностью  выполнения  функций  и  правилами  их  выполнения (бизнес-правилами). Для каждой  функции,  входящей  в бизнес-процесс, определены  ее место в общей последовательности работ, исполнитель, условия инициации, время и стоимость выполнения.

  Рассмотрим  обобщенную  модель  бизнес-процесса.  Любой   бизнес-процесс  можно представить   как  упорядоченную  совокупность  сущностей (рабочих  объектов,  ресурсов, организационных единиц), функций (действий) и событий (рис. 2.5). Пример реализации модели бизнес-процесса представлен на рис. 2.6.

Рабочий объект – это  сущность,  над  которой осуществляется некоторое действие (преобразование, обработка, формирование). Рабочие объекты могут быть или материальными (например, сырье и материалы, полуфабрикаты, готовые изделия, услуги),  или финансовыми (например, платежи, перечисления и т.д.), или информационными  (например, документы: заказы, накладные,  счета и т.д.). Рабочие объекты являются  динамическими сущностями,  то  есть  периодически  возникают в бизнес-процессе (закупаются,  производятся,  формируются), преобразуются в  другие объекты  и  удаляются  из бизнес-процесса (продаются, передаются на хранение). 

  Ресурсы  – это  сущности (субъекты), с помощью которых   осуществляются  бизнес-процессы, например,  оборудование, запасы на складе, деньги на расчетном счете, нормативно-справочная  информация (номенклатуры-ценники,  классификаторы) и т.д. Ресурсы также  как  и  рабочие  объекты  могут динамически  изменять  свое  состояние (конкретные экземпляры  ресурсов  в течение  жизненного  цикла экономической системы добавляются или удаляются), но в отличие от рабочих объектов используются в системе в течение нескольких  циклов  воспроизводства,  т.е.  находятся  в  системе  постоянно  и  в этом  смысле  являются статическими. Разделение сущностей на рабочие объекты  или  ресурсы зависит от использования в том или ином бизнес-процессе, поскольку в одном процессе сущность может выступать в роли рабочего объекта (например, предприятие самостоятельно ремонтирует некоторое оборудование), а в другом эта сущность используется в качестве ресурса (оборудование  используется в производственном процессе).

Рис. 2.5. Обобщенная модель бизнес-процесса

 

  Организационные   единицы (предприятия, подразделения,  персонал,  отдельные исполнители) – это  частный  случай  ресурсов, представляющих собой  объединение людей, которые  используют  другие  ресурсы  для  выполнения  бизнес-процессов.  Одно  и  то  же подразделение может участвовать в нескольких бизнес-процессах. Например, отдел сбыта участвует  собственно в сбыте товаров, в формировании производственных заказов и предоставляет информацию в маркетинговый отдел для проведения исследований рынка, выработки  стратегических  решений,  представляет  учетную  информацию  для  управления финансовыми  ресурсами.  И  наоборот,  в  одном  и  том  же  процессе  принимают  участие множество организационных единиц: например, в подборе и управлении кадрами принимают участие не только отдел кадров, но и производственные подразделения, финансовый отдел, дирекция предприятия.

  Функция (действие,  операция)  преобразует  входные   рабочие  объекты в выходные или модифицирует их. Последовательность взаимосвязанных по входам и выходам функций составляет бизнес-процесс. Функция бизнес-процесса может порождать рабочие объекты любой природы (материальные, денежные, информационные).

  Функция может быть представлена одним действием или некоторой совокупностью действий, которая может быть организована в виде иерархии. В последнем случае каждой функции может соответствовать некоторый процесс, в котором  подфункциям  соответствуют свои подпроцессы,  и так дальше, пока каждая из подфункций не будет представлять недекомпозируемую последовательность действий.

  С позиции степени  информатизации функции классифицируются:

•  Автоматические функции (off-line), выполняемые  ЭВМ  без участия  человека например, составление стандартных отчетов, проведение расчетов.

•  Интерактивные функции  (on-line), выполняемые  ЭВМ и человеком в диалоге, например, реализация нестандартных запросов, настройка на особенности ситуации.

•  Экспертные функции, выполняемые человеком на основе рекомендаций (команд), подготавливаемых ЭВМ.

•  Неавтоматизированные функции, выполняемые человеком  без  использования ЭВМ.

  События. В совокупности  действий для каждой функции  возможны альтернативные или   циклические  последовательности  в  зависимости  от  различных  условий  протекания процесса. Эти условия связаны с происходящими событиями во внешней среде или в самих процессах (например, заказ принят, отвергнут, отправлен на корректировку), которые изменяют состояния объектов, ресурсов, организационных единиц. Таким образом, событие  фиксирует  факт  завершения  выполнения некоторой функции  и  образования  нового состояния  объекта  или  нового  объекта.  Новые  состояния  объектов (объекты) вызывают выполнение новых функций, которые создают новые события и т.д., пока не будет завершен  некоторый  бизнес-процесс. Тогда  последовательность  событий  составляет конкретную реализацию бизнес-процесса.