Решение проблемы выбора поставщика в логистике закупок

Письменные переговоры - связано с тем, что покупатель получает официальное предложение на поставку от поставщика. Они могут быть двух видов:

1.Когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца или поставщика, т.е. он рассылает покупателям своей продукции предложение (оферту).

        Основные реквизиты оферты:

• название документа
• описание товаров
• количество и качество товара
• цена товара
• условия и сроки поставки
• условия платежа
• характеристика тары и упаковки
• порядок приемки и сдачи товара

Оферта имеет более свободную форму, чем предложение в конкурсных торгах.

Оферты могут быть твердыми, т.е. те, которые направляются только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не имеет права менять свои условия. Покупатель в течение срока действия оферты может прислать ответ, т.е. он принимает это предложение, может не ответить – отказ. Покупатель может отправить свои контр-условия, и если они не договариваются в течение срока действия оферты, то переговоры могут быть продолжены без учета обязательств продавца взятых по твердой  оферте.

2.Инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя.

покупатель рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, в ответ на который он получает оферту от поставщика. В запросе покупатель проставляет те же реквизиты кроме цены, которая выставляется поставщиком в ответном предложении. Если покупатель работает со своими постоянными поставщиками, то он может сразу отправить заказ на поставку.

 

 

 

 

 

 

3.Анализ потенциальных поставщиков.

 

На этом этапе составляется перечень потенциальных поставщиков, который анализируется на основании специальных критериев позволяющих осуществить выбор.

Основными критериями выбора поставщика являются:

• стоимость товаров, работ или услуг
• качество
• надежность поставок (надежность обслуживания)

 

Дополнительными критериями выбора поставщика являются:

1. месторасположение поставщика (для некоторых фирм этот критерий используется как основной)
2. сроки выполнения текущих и экстремальных заказов поставщика
3. периодичность поставок
4. условия платежа
5. условия доставки 
6. удаленность поставщика от потребителя

   При выборе  информации по оценке этих  критериев могут быть использованы  следующие источники:

• Собственное распределение покупателя
• Информация полученная в банках
• Информация полученная в государственных учреждениях.

При выборе источников информации необходимо, чтобы один из источников был независимым т.е. не заинтересованным в последствиях предоставленной им информации, также нельзя ограничиваться одним источником информации.

В результате анализа потенциальных поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми затем ведется договорная работа по поставкам.

 

Основными элементами договора на поставку является:

-предложение  и принятие предложения, т.е. договор заключен тогда, когда одна сторона определенную партию товара, а другая обязуется принять и оплатить;

-финансовые  условия(в юридическом смысле)-контракт  является таковым, если в нем оговорены все финансовые условия;

-право заключать  договоры имеют некоторые лица, которые уполномочены фирмой и действуют от ее имени;

-законность  контракта т.е. он должен отвечать  всем юридическим нормам страны.

 

 

Оплата поставок

 

В настоящее время чаще всего рассчитываются за поставленную продукцию в виде полной и частичной предоплаты (50Х50;70Х30),также оплата по факту получения продукции. Может быть оплата по платежным поручениям, т.е.банк по поручению плательщика обязуется за счет его средств перевести указанную в не денежную сумму с его счета на счет указанного им лица, в этом же или другом банке. Расчеты по аккредитиву -банк действует по поручению плательщика об открытии аккредитива и в соответствии с его указаниями обязуется произвести платежи получателю средств или оплатить, акцептовать, перевести переводной вексель или дать эти полномочия другому банку. Инкассовые поручения- банк обязуется по поручению клиента(поставщика)осуществить за его счет действия по получению платежа от плательщика(потребителя)или акцепта платежа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.Оценка результатов работы с поставщиком.

 

Процесс оценки и выбора может быть как неформальным, так и предельно структурированным и формализованным - все зависит от природы закупки.

Неформальная оценка включает оценку поставщика внутренними пользователями и любыми другими членами закупающей организации, у которых с этим поставщиком были какие-то контакты. В реальной жизни в большинстве небольших организаций почти все оценивая текущих источников выполняются неформально. Когда пользователи и специалисты по закупкам постоянно и ежедневно контактируют друг с другом и обмениваются информацией об удовлетворительных и неудовлитворительных показателях функционирования поставщика, оперативная и неформальная оценка вполне обоснована. Простым полуформальным инструментом оценивая поставщиков служат регулярно проводимые ежегодные обсуждения, в которых участвуют топ- менеджеры закупающей организации и их коллеги от поставщика. Как правило, эти обсуждения на высшем уровне ограничиваются приглашение основных поставщиков или основными или стратегическими заказами. Присутствие руководителей высшего уровня обеих сторон придает должную значимость таким встречам и позволяет обсуждать прошлые результаты, будущие ожидания, экономические, социальные, технологические тенденции, долгосрочные планы и т.д.на самом серьезном уровне.

В дополнение к неформальной оценке поставщиков чаще всего практикуются: проверка надежности потенциального поставщика путем пробных заказов; дистанционный анализ потенциального поставщика; Использование услуг, предоставляемых специализированными агенствами, МИД РФ(в отношении зарубежных поставщиков) и т.п.

Для формальной оценки рассчитывают рейтинг поставщика по специальным шкалам оценки. Перед расчетом рейтинга все закупаемые предметы дифференцируют, поскольку они не равнозначны с точки зрения торгового или производственного процесса. Отсутствие некоторых из них, которые потребляются регулярно, могут привести к остановке производства или дефициту товаров в торговле, поэтому для этих товаров главным критерием в выборе поставщика является надежность поставки. Для тех товаров, которые менее значимые главным критерием являются затраты на приобретение и доставку. Работники службы снабжения или закупок в долях единицы проставляют удельный вес каждого критерия, затем находят рейтинг путем суммирования произведений значимости критерия на его оценку. Наилучший поставщик тот, у которого критерий больше. Но можно считать рейтинг и по негативным факторам, где наибольшее значение соответствует наихудшему поставщику.

Для дальнейшей наиболее эффективной работы с поставщиком необходимо совершенствование отношений с данным поставщиком.

Существует множество преимуществ использования активного подхода к улучшению отношений с поставщиком, причем не только с точки зрения снижения издержек, но и с позиции маркетинга. Например, многие компании обнаруживают, что поставщик становится все более ценным источником инноваций- как для товара, так и для процесса. Эти компании начинают понимать, что за счет вовлечения поставщика в процесс разработки изделия на ранних этапах проектирования можно получить оригинальные идеи, нередко ведущие к инновационным идеям.

Совершенствование отношений с поставщиком должно также подразумевать анализ возможностей более тесной интеграции методов и процедур продавца с методами и процедурами покупателя. С учетов того, что конкурентное преимущество все в большей степени зависит от работоспособности и эффективности цепи поставок, становится очевидной прямая зависимость между интенсивностью сотрудничества между поставщиком и покупателем на всех уровнях и вероятностью получения преимущества перед конкурентами

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Практическая часть

 

Оптимизация количества поставщиков. Провести оценку и выбрать поставщика (поставщиков) ресурса.

Задание:

На машиностроительный завод пришел новый начальник бюро снабжения металлов и металлоконструкций УМТС, который  решил проанализировать работу своего подразделения  с целью экономии средств на закупку наиболее затратных видов ресурсов.

Заводу требуются поставки стального листа марки 3 толщиной 8, 10 мм. Этот материальный ресурс характеризуется как наиболее затратный (см. табл.1).

Традиционно группа, осуществлявшая закупки стального листа покупала его у тех предприятий, с которыми завод работал еще до перестройки в период фондового распределения ресурсов.  Как правило, такие закупки приводили или к нехватке стального листа и приходилось в «пожарном порядке закупать его по высокой цене, либо скапливались излишки – что удорожало стоимость его хранения. В среднем затраты на закупку составляли 10 млн. рублей.

Новый начальник дал задание сформировать базу данных по коммерческим предложениям потенциальных поставщиков стального листа – результаты представлены в таблице 3. Затем была сформирована группа специалистов из разных подразделений завода (так или иначе связанных с закупкой/потреблением данного ресурса), которые разработали критерии, определили весомость каждого из них  и разработали шкалу баллов для оценки показателей коммерческих предложений по отношению к критериям. Результаты работы экспертов представлены в таблице 2

 

 

Таблица 1

Требования к ресурсу

Марка	Необходимый объем тонн/год	Лимит денег за тонну с НДС руб.	Лимит денег по транспортным расходам руб./тонну	Нужные партии поставок тонн/месяц
Лист 8, 10 мм сталь 3	1900	3300	500	160

 

 

 

 

 

 

Таблица 2

 

Таблица оценочных критериев

Критерии	Плохо1		Удовл.2		Хорошо3		Отлично4		Корректирующие коэф.
	Min	max	min	max	min	max	min	max
Цена за тонну с НДС	3550	3700	3400	3550	3250	3400	3120	3250	0,54
Транспортные расходы за тонну	460	520	400	460	340	400	276	340	0,09
Возможные объемы поставок в год, тонн	0	400	400	1000	1000	1400	1400	1900	0,01
Возможные месячные партии поставок, тонн	0	40	40	80	80	120	120	160	0,01
Были ли срывы поставок, в %	30	100	10	30	0	10	0	0	0,25
Форма оплаты	Предоплата		По факту		Бартер		В кредит		0,1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 3

Коммерческие предложения потенциальных поставщиков ресурса

Поставщик	Цена за тонну с НДС руб.	Транспортные расходы за тонну, руб.	Возможные объемы поставок тн/год	Партии поставок тн/мес.	Информация  по срывам поставок, % невыполненных поставок	Форма оплаты
1. Ошинский МЗ	3560	360	860	72	30	По факту
2. Магнитогорский МК  г. Магнитогорск	3500	394	800	67	25	Предоплата
3. ПФК ООО «Металлург», г. Москва	3500	394	300	25	10	По факту
4. ООО «Пластикс»  г. Москва	3500	394	800	67	50	По факту
5. ООО «Артей» г. Магнитогорск	3500	394	300	25	0	По факту
6. ТПК «Металл Транс Снаб»  г. Иркутск	3700	276	360	30	50	По факту
7. Кузнецкий МК Г. Новокузнецк	3600	276	720	60	50	По факту
8. Восточно-энергетическая компания, г. Томск	3500	276	300	25	20	По факту
9. ООО «Компания С.В.», г. Новокузнецк	3600	276	800	67	10	По факту
10. Новолипецкий МК   г. Новолипецк	3700	520	1000	83	0	Предоплата
11. Орско-Холиловский МК, г. Новотроицк	3400	500	700	58	12	Предоплата
12. «Северсталь»,  г. Череповец	3550	500	800	67	0	Предоплата