Осуществление контроля за закупками

   Контроль и анализ логистической функции (процесса) закупок компании должен осуществляться в соответствии с поставленными целями и задачами по управлению закупками в аспекте общей логистической системы фирмы. Традиционно такой анализ включает:

• анализ условий закупок и рынка поставщиков;

• контроль бюджета закупок;

• анализ финансовой деятельности;

• контроль и анализ качества закупаемой продукции;

• контроль и анализ процедур доставки материальных ресурсов и готовой продукции;

• анализ системы прогнозирования потребности и т.д.

    За состоянием рынка поставщиков большинства основных видов материальных ресурсов регулярно наблюдают, что обеспечивает фирму — потенциального покупателя информацией о возможностях закупки необходимых товаров и дает возможность принимать оптимальные решения в зависимости от колебаний рыночных цен. Вероятный дефицит основных видов материальных ресурсов может привести к сбоям производственного процесса, росту издержек и снижению прибыли. Однако заблаговременная информация о возможных перебоях в поставках материальных ресурсов позволяет подготовиться к ним заранее и не допустить отклонений от графика производства. Так, в случае возможного роста цен покупатель может заранее закупить большое количество необходимого сырья, получив при этом значительные скидки. 
     Анализ динамики связанных в закупленных товарах оборотных средств помогает выявить тенденцию, определяющую политику фирмы в отношении их пополнения, а также изменить в случае необходимости логистическую стратегию закупок. Например, высокие ставки банковского процента, преобладавшие в 1980-е годы, заставили повысить внимание к эффективности вложений в товарные запасы и управлению ими, что привело в результате к широкому внедрению логистической концепции и общему сокращению уровня вложений в товарные запасы. 
     Финансовый анализ позволяет проводить сравнительную оценку фактических затрат на закупочную деятельность с объемом средств, предусмотренных для этой цели бюджетом. Также ведется учет полученных и упущенных скидок и прочих выгод. В итоге основное внимание уделяется долгосрочным соглашениям о поставках материальных ресурсов / готовой продукции, а также учитывается период времени, на который фирма обеспечена поставками в соответствии с этими соглашениями. Знание объемов поставок по долгосрочным соглашениям позволяет финансовому отделу заранее выделять необходимые средства на закупки и планировать денежные потоки. 
    Упрощенное разделение процесса закупки на этапы  позволяет контролировать весь процесс закупок, уделяя примерно одинаковое внимание каждому этапу.(рис.2.1)

 

Инициатор Менеджер инициатора Закупщик   Контроллер      Инициатор      Финансист

 

Рис 2.1 Упрощенная схема процесса закупок

    Следует особо подчеркнуть, что ответственность за выполнение какого-либо шага понимается как совокупность функций контроля соответствия установленным в компании правилам, "право последней подписи". Не следует трактовать это понятие как обязанность выполнять все действия, включенные в данный этап. 
    Разделение ответственности по этапам процесса закупок не даст никакого эффекта без тщательного документирования цепочки принятых решений. Каждое из решений, принятых в процессе закупок, должно быть зафиксировано в "твердой копии" или в электронном документе. Чем больше зафиксировано факторов и их атрибутов, повлиявших на данное решение, тем жестче контроль и меньше вероятность возникновения нарушений. Конечно, тотальное документирование множества деталей значительно усложняет документооборот компании и снижает скорость принятия решений. Поэтому степень документирования процесса должна быть разумно ограничена. 
    Документы должны отразить цепочку принятых решений в границах ответственности участников процесса закупок. Наличие таких документов оказывает положительное влияние в двух направлениях: во-первых, персонифицирует и четко определяет границы ответственности, что уже само по себе оказывает сильное психологическое воздействие на потенциальных злоумышленников, и, во-вторых, значительно облегчает ревизионную деятельность и расследование инцидентов. 
Более детальное рассмотрение отдельных этапов процесса закупок и наиболее часто используемых параметров контроля представлено в табл. 2.1

                                                                                                                Таблица 2.1  
Часто используемые параметры контроля процесса закупок

Ответственный	Задачи	Атрибуты контрольного документа
1	2	3
Инициация
Инициатор обладает достаточными техническими знаниями. Будет непосредственно использовать закупаемые материалы или услуги	Формализация потребности компании: определение того, в каких товарах или услугах нуждается компания; их характеристики; диапазон приемлемых сроков поставки	Наименование услуги или материала, их количество. Технические требования к закупаемым товарам или услугам. Обоснование (цель) приобретения. Номер документа, фамилия инициатора и дата составления
Утверждение заявки на покупку
Менеджер инициатора оценивает реальные потребности компании, взаимное влияние на другие проекты и потребности, наличие достаточного финансирования	Подтверждение потребности компания в указанных материалах или услугах в соответствии с указанными техническими требованиями, в указанных объемах для достижения заявленных целей	Фамилия менеджера, утвердившего заявку и дата окончательного утверждения. Фамилии и подписи менеджеров, курирующих сопряженные подразделения или проекты. Источник финансирования
Выбор поставщика
Закупщик владеет информацией о текущем состоянии рынка и потенциальных поставщиках	Выбор варианта поставки, удовлетворяющего указанным в заявке требованиям, на максимально выгодных компании финансовых условиях	Наименование поставщика. Окончательная цена и условия оплаты (с учетом скидок и т.п.). Сроки и условия поставки. Указание расхождений с запрошенными техническими условиями (если есть). Условия гарантийного и послегарантийного обслуживания. Срок действия указанных условий. Дата проведения выбора поставщика
Утверждение заказа (договора) на поставку
Контролер руководитель контрольно-ревизионного подразделения	Подтверждение соответствия выбора поставщика установленным правилам. Формализация отношений между поставщиком и покупателем, контроль экономической целесообразности закупки	Все атрибуты контракта (заказ) на поставку материалов или услуг
Приемка материалов или результатов работ
Инициатор	Контроль качества и полноты количества поставленных материалов или выполненных работ. Подтверждение того, что цели приобретения, указанные в его заявке, достигнуты	Фамилия и подпись лица, осуществившего приемку (контроль количества и качества). Фактический объем поставленных товаров (оказанных услуг), объяснение расхождений с заказанным количеством или параметрами. Фактическая стоимость к оплате. Дата приемки
Оплата
Финансист разрешает проведение платежа	Проверка правомерности предстоящего платежа путем сопоставления заявки на приобретение, договора/заказа и акта приемки	Фамилия лица, подтвердившего правомерность платежа. Фактическая дата и сумма платежа. Ссылки на заявку, заказ/договор приобретения и акт приемки. Наименование получателя платежа

    Качество поставляемых товаров должно удовлетворять предъявляемым требованиям. Отсутствие должного контроля качества закупок может привести к следующим издержкам:

• дополнительные расходы, связанные с возвратом бракованных и недоброкачественных товаров; 
•  остановка производства в случае, например, когда вся партия продукции оказалась недоброкачественной и подлежит возврату; 
•   судебные иски;  
• потеря доверия потребителей продукции фирмы из-за поставок недоброкачественных материалов (деталей, изделий). 
   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                     Заключение

     Закупочная логистика — это управление материальными потоками в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами. 
Любое предприятие, как производственное, так и торговое, в котором обрабатываются материальные потоки, имеет в своем составе службу, осуществляющую закупку, доставку и временное хранение предметов труда: сырья, полуфабрикатов, изделий народного потребления, — службу снабжения. Успех организации запланированной закупочной деятельности на предприятиях зависит от наличия ее контроля и регулирования. Существуют три основных показателя, по которым осуществляется контроль деятельности закупочного отдела: время, цены и надежность поставщиков. 
     Отсутствие должного контроля качества закупок может привести к следующим издержкам:

• дополнительные расходы, связанные с возвратом бракованных и недоброкачественных товаров; 
•  остановка производства в случае, например, когда вся партия продукции оказалась недоброкачественной и подлежит возврату; 
•   судебные иски;  
• потеря доверия потребителей продукции фирмы из-за поставок недоброкачественных материалов (деталей, изделий)

    

 

 

 

         

                             Список использованной литературы

 
1. Абрютина М.С. Экономика  предприятия: Учебник / М.С. Абрютина. - М.: Издательство «Дело и сервис», 2008.  
2. Аникин Б.А. Коммерческая логистика: Учебник / Б.А. Аникин. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2009.  
3. Гаджинский А.М. Логистика: Учебник /А.М. Гаджинский. - М.: ИЦ «Маркетинг», 2010.  
4. Гайдаенко А.А. Логистика: Учебник / А.А. Гайдаенко. - М.: КНОРУС, 2008.  
5. Миротин Л.Б. Логистика для предпринимателя: Учебное пособие - М.: ИНФРА, 2011. 
6. Николайчук В.Е. Основы логистики: Учеб. пособие. - Донецк: ООО «КИТИС», 2009. 
7. Новиков О.А. Логистика: учеб. пособие / О.А. Новиков, С.А. Уваров. - М.: ИНФРА - М, 2010.  
8. Поздняков В.Я. Экономика предприятия (фирмы): практикум / В.Я. Поздняков, О.И. Волков. - М.: ИНФРА-М, 2009.  
9. Сергеева В.И. Корпоративная логистика. 300 ответов на вопросы профессионалов / В.И. Сергеева. - М.: ИНФРА-М, 2011.  
10. Фирон Х. Управление снабжением и запасами. Логистика / Х. Фирон, М. Линдерс. - СПб.: Полигон, 2012.  
11. Инютина К.В. Совершенствование планирования и организации материально-технического обеспечения производственных объединений - СПб.: Машиностроение, 2010.