Контроль. Его разновидности. Способы осуществления

 

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Ростовский институт (филиал)

федерального государственного бюджетного образовательного учреждения

высшего профессионального образования 

 «РОССИЙСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ»

(Ростовский институт (филиал) РГТЭУ)

 

 

Контрольная работа по дисциплине

«Менеджмент»

Тема: Контроль. Его  разновидности. Способы осуществления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила:

студентка 2-го курса ТМ с/о

Матвиенко Юлия Николаевна

Проверил проф. Иванченко  Л.А.

 

 

 

Ростов - на- Дону 2013

Содержание

1. Введение ………………………………………………………………………..3
2. Типы и виды контроля………………………………………………………….4
3. Процесс контроля……………………………………………………………….8
4. Заключение……………………………………………………………………...13
5. Список литературы……………………………………………………………..14

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Управленческий контроль - это одна из функций управления, без которой не

могут быть реализованы в  полной мере все другие функции управления:

планирование, организация, руководство и мотивация. Так, планирование должно

постоянно учитывать реальные возможности и изменяющиеся условия

функционирования и развития фирм. Контроль призван обеспечивать правильную

оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки  для внесения

корректив в запланированные  показатели развития как отдельных  подразделений,

так и всей фирмы. Поэтому  контроль выступает одним из главных  инструментов

выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное

функционирование фирмы  и достижение ею намеченных целей  как в долгосрочной

перспективе, так и в  вопросах оперативного руководства.

В функцию контроля входят: сбор, обработка и анализ информации о фактических

результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы, сравнение их

с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих

отклонений; разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных

целей. Наличие отклонений в одном из звеньев может потребовать  принятия

срочных решений, касающихся оперативной деятельности конкретного

подразделения.

Важной функцией управленческого  контроля является разработка стандартной  системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам

хозяйственной деятельности фирмы в целом, так и каждого  отдельного

подразделения. Поэтому осуществление  функции контроля опирается в  первую

очередь на организацию системы  учета и отчетности, включающей финансовые и

производственные показатели деятельности и проведение их анализа.

    

 

Типы и виды контроля

В системе контроля современной организации можно выделить два основных направления: административный контроль и исполнительный контроль.

Под административным контролем следует понимать все виды деятельности, направленной на получение информации об эффективности функционирования и текущем состоянии управляющей системы организации.

Тогда исполнительный  контроль предполагает осуществление всех видов деятельности по оценке текущего состояния и эффективности функционирования управляемой системы организации.

Разрабатывая систему  контроля, следует учитывать ряд  принципиальных положений.

- Кто контролирует тот  или иной параметр.

 - Широта контроля. Контроль - это критически важная и сложная функция

управления. Одна из важнейших  особенностей контроля, которую следует  учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Контроль не может оставаться прерогативой исключительно менеджера, назначенного «контролером», и его помощников. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.

Контроль есть фундаментальный  элемент процесса управления. Ни планирование,

ни создание организационных  структур, ни мотивацию нельзя рассматривать

полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они  являются

неотъемлемыми частями общей  системы контроля в данной организации.

- Необходимость использования  трех видов контроля:

     Предварительный контроль. Контроль напоминает айсберг, большая часть

которого, как известно, скрыта под водой. Некоторые наиболее важные виды

контроля данной организации  могут быть замаскированы среди  других функций

управления. Так например, хотя планирование и создание организационных структур редко относят к процедуре контроля,  они как таковые позволяют осуществлять предварительный контроль над деятельностью организации. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ.

Основными средствами осуществления  предварительного контроля является

реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила

и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их

строгое соблюдение - это  способ убедиться, что работа развивается  в заданном

направлении. Аналогично, если писать четкие должностные инструкции,

эффективно доводить формулировки целей до подчиненных,  набирать в

административный аппарат  управления квалифицированных людей, все это будет

увеличивать вероятность  того, что организационная структура  будет работать

так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в

трех ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и

финансовым ресурсам.

     Человеческие ресурсы. Предварительный контроль в области человеческих

ресурсов достигается  в организациях за счет тщательного  анализа тех деловых и

профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для  выполнения тех или

иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того, чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым. Существенно повысить вероятность привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников можно также путем установления справедливых  размеров выплат     и   компенсаций,   проведения психологических тестов,  а также при помощи многочисленных собеседований с работником в период перед его наймом. Во многих организациях   предварительный   контроль   человеческих   ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения. Обучение позволяет установить, что же дополнительно нужно добавить и руководящему составу, и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них знаниям и навыкам, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно.

     Материальные ресурсы. Очевидно, что сделать высококачественную продукцию

из плохого сырья невозможно. Поэтому промышленные фирмы устанавливают

обязательный предварительный  контроль используемых ими материальных ресурсов.

Контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых

уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих

материалов этим требованиям. Один из способов предварительного контроля в этой

области состоит в выборе такого поставщика, который убедительно  доказал свои

возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям. К

методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также

обеспечение их запасов в  организации на уровне, достаточном  для того, чтобы

избежать дефицита.

     Финансовые ресурсы. Важнейшим средством предварительного контроля

финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также  осуществить

функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в

том смысле, что он дает уверенность: когда организации потребуются  наличные

средства, эти средства у  нее будут. Бюджеты устанавливают  также предельные

значения затрат и не позволяют  тем самым какому-либо отделу или  организации в

целом исчерпать свои наличные средства до конца.

     Текущий контроль. Как это собственно следует из его названия, текущий

контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его

объектом являются подчиненные  сотрудники, а сам он традиционно  является

прерогативой их непосредственного  начальника. Регулярная проверка работы

подчиненных, обсуждение возникающих  проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации.

Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением  самой

работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных

после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того

чтобы осуществлять текущий  контроль таким образом, аппарату управления

необходима обратная связь.

     Системы обратной связи. Обратная связь - это данные о полученных

результатах. Простейшим примером обратной связи является сообщение начальника

подчиненным о том, что  их работа неудовлетворительна, если он видит, что они

делают ошибки. Системы  обратной связи позволяют руководству   выявить

множество   непредвиденных   проблем   и скорректировать  свою линию поведения

так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к

поставленным перед нею  задачам.

Все системы с обратной связью

1. Имеют цели.

2. Используют внешние  ресурсы.

3. Преобразуют внешние  ресурсы для внутреннего использования.

4. Следят за значительными  отклонениями от намеченных целей.

5. Корректируют эти отклонения  для того, чтобы обеспечить достижение  целей.

     Заключительный контроль. При текущем контроле используется обратная связь в ходе проведения самих работ для того, чтобы достичь требуемых целей и решить возникающие проблемы прежде, чем это потребует слишком больших затрат. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того,

как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности,

либо по истечении определенного  заранее периода времени фактически полученные

результата сравниваются с требуемыми.

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы

отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет

две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль

дает руководству организации  информацию, необходимую для планирования в

случае, если аналогичны работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая

фактически полученные и  требовавшиеся результаты, руководство  имеет

возможность лучше оценить, насколько реалистично были составлены им планы.

Эта процедура позволяет  также получить информацию о возникших  проблемах и

сформулировать новые  планы так, чтобы избежать этих проблем  в будущем. Вторая

функция заключительного  контроля состоит в том, чтобы  способствовать

мотивации. Если руководство  организации связывает мотивационные

вознаграждения с достижением  определенного уровня результативности, то,

очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и

объективно. Измерять результативность и давать соответствующие

вознаграждения необходимо для того, чтобы сформулировать будущие ожидания о

существовании тесной связи между фактическими результатами и вознаграждением.

Процесс контроля.

В процедуре контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

     Установление стандартов. Первый этап процедуры контроля демонстрирует, насколько близко, в сущности, слиты функции контроля и планирования. Стандарты - это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается изменению. Эти

цели явным образом  вырастают из процесса планирования. Все стандарты,

используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и

стратегий организации.

Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля,

отличают две очень  важные особенности. Они характеризуются  наличием

временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного