Организация внутренних и внешних информационных связей на предприятиях

     Электронный обмен данными — процесс, который  позволяет с помощью компьютеров  наладить связь между компаниями, заключить сделку с помощью глобальных и локальных вычислительных сетей, которые непосредственно организуют взаимодействие между компьютерами различных компаний. Чтобы реализовать эти возможности, компании заключают стандартные протоколы обмена и заключают между собой договора. 
 

     В моем реферате вашему вниманию будет  представлено такое понятие, как  информационная логистика, раскрыто сущность и содержание информационной структуры логистики. В данном реферате я постараюсь наиболее полно раскрыть данную тему – показать ее основные преимущества и попытаться выявить недостатки.

     Итак, информационная логистика представляет собой потоки информации, являются связующими нитями, которые связывают все элементы логической системы (снабжение, производство, сбыт).

     Здесь также следует подчеркнуть оперативность  получения информации, оказывающее  значительное влияние на успешную деятельность фирмы во внешней среде. Вместе с тем, в современной экономике информация приобрела и новое качество: она все чаще генерирует возникновение и движение материальных потоков. Поэтому особую роль играет комплекс информационного обеспечения.

     Поскольку качество планирования повышается вместе сростом полноты информации и скорости обработки данных, службы материального обеспечения производственных предприятий должны оснащаться современной вычислительной техникой, образующей единую сеть что несомненно значительно упростит процесс приема и обработки данных, как исходящих, так и входящих.

     Благодаря деятельности информационной логистики  при обмене снабженческими данными  повышается эффективность управления запасами. Обмен снабженческими распространяется на ряд фирм – поставщиков и транспортных компаний, позволяет изготовителю уменьшить затраты, связанные с обеспечением деятельности полной логистической цепи. Повысив ее эффективность – фирма-изготовитель несомненно получает ощутимую экономию, которая делится в определенных пропорциях между тремя сторонами; изготовителем, поставщиком и транспортной компанией, компенсируя затраты на создание и содержание современных информационных систем, которые позволяют получать дополнительную прибыль от их использования.

     Следует отметить, что для обеспечения информационного обслуживания всей структуры материально-технического снабжения должны присутствовать информационные элементы, для полноты изложения материала  такие как:

     1. тип предмета снабжения

     2. количество или его объем

     3. происхождение предмета снабжения

     4. его месторасположения (размещение)

     5. время прибытия в пункт размещения

     6. время отправки из пункта размещения

     7. система транспортировки

     8. время транспортировки

     9. резервирование

     Перечисленные группы данных составляются для всех мест размещения и для каждого перевозимого объекта. С этой целью устанавливаются пункты считывания и передачи информации во всех местах размещения.

     Для информационной поддержки сбытовой деятельности фирмы необходимо задействовать  основные виды информации, хранимые в памяти автоматизированных информационных систем (локальных), перечислю их:

1. История рынка сбыта (включая анализ по регионам), типы сбытовых операций;
2. Прогнозы рынка и сбыта;
3. Конкуренция; история, состояние, перспективы;
4. Доля на рынке: история и анализ;
5. Цены и цены образования;
6. Расходы;
7. Модели рынка (сбыта);
8. Контроль деятельности персонала;
9. Территориальное планирование, циклы деловых поездок, персональное распределение командировок;
10. Источники запроса на новый продукт;
11. Реестр покупателей; исходящая и получаемая информация;
12. Печатание и отправка почты;
13. Контроль ответов и анализ результатов рекламной деятельности;
14. Обсчет сбытовой деятельности;
15. Движение заказа, выставление счетов, составление смет и отчетов;
16. Доступ к внутренней и внешней информации;

     Информационная логистика охватывает управление всеми процессами движения и складирования реальной продукции на предприятии, позволяя обеспечить своевременное и эффективное ее движение из точки возникновения в точку потребления с минимальными затратами и оптимальным сервисом. Для этого систем подвергается общей иерархической структуризации.

     Замечу, что логическая система на производстве эффективна только тогда, когда создаются  условия для ее интеграции в текущие  производственные и коммерческие процессы. Эта проблема решается путем создания информационного базиса соответствующего данному виду производства и его объему и прочим характеристикам производственной структуры предприятий. Также к этому относятся «актуальные обзоры» фондов (наличие фактических и планируемых заказов, содержание производственных основных и промежуточных складов) и сроков (поставки, обработки, ожидания, простои, соблюдение сроков). Для сбора этих данных производственная система по всему предприятию располагает «датчиками и измерительными инструментами», которые контролируют объемы и сроки текущих процессов и передают эти сведения далее для интерпретации. Логическая система предъявляет к своей измерительной сети следующие требования:

     Быстрый и надежный, предпочтительнее автоматизированный сбор информации и данных о транспортных средствах и средствах производства;

     Структурирование  внутрипроизводственной информационной системы поддержки принятия решений, которая в каждый момент содержит актуальную информацию о ходе производственных процессов по каждому участку предприятия.

     В настоящее время широко распространяются технологии безбумажных обменов  информацией. На транспорте вместо сопровождающих груз многочисленных документов (особенно в международном сообщении) по каналам  связи синхронно с грузом передается информация, содержащая о каждой отправляемой единице все необходимые для нее характеристики товара и реквизиты. При такой системе на всех участках маршрута в любое время можно получить исчерпывающую информацию о грузе и на основе этого принимать управленческие решения. В ряде случаев грузоотправители получили доступ к файлам, отражающем состояние транспортных услуг и загрузку транспорта.

     Возможен  автоматический документальный обмен  между производителями товаров  и крупными магазинами для населения, включающий обмен накладными и транспортными конторами при прямой отправки товаров от производителя к покупателю. С помощью технологии безбумажных обменов информацией покупатель может непосредственно оформить заказы на покупку.

     Электронный обмен данными – процесс, который позволяет с помощью компьютеров наладить связь между и между компаниями заключать сделки по компьютеру с помощью глобальных и локальных вычислительных сетей, которые непосредственно организуют взаимодействие между компьютерами различных компаний. Чтобы реализовать эти возможности, компании заключают стандартные протоколы обмена и заключают между собой договоры.

     В области распределения в США, например, действуют две системы  стандартных протоколов – стандарты  сетей обмена информацией между  торговыми учреждениями и общий стандарт связи. Разработаны и применяются стандартные компьютерные протоколы оформления сделок при следующих операциях:

• заказах на покупку;
• заказах на отправку партий грузов;
• получение консультаций для грузоотправителей;
• заполнение фактурных счетов;
• различных выплатах;
• оформлении накладных;
• получении информации о перевозимых товарах.

     С помощью информационной логистики  и совершенствования ее на базе методов  планирования и управления в компаниях  ведущих промышленных стран Запада происходит в настоящее время процесс, сутью которого является замена физических запасов надежной информацией о возможности быстрого получения необходимых ресурсов.

     Еще в моем реферате я хотел бы остановится  на функциях информационной логистической  системы, которая должна выполнять множество специфический функций, в том числе функцию обслуживания потребителя, управления, планирования, функцию координирования.

     Благодаря функционированию системы управления фирмой достигается выполнение целей  определенного уровня. Принято выделять 4 уровня «лестницы целей» организации. Поэтому информационную систему организации целесообразно представить в виде четырехуровневой пирамиды. Главный принцип создания информационной системы состоит в том, что, во-первых, данные должны собираться на самом низком уровне агрегирования, и, во-вторых, они должны быть сопоставимы.

     Информационная  система с обратной связью существует там, где окружающая среда способствует принятию решения, которое оказывает  влияние на эту среду, и следовательно  на дальнейшие решения.

     Здесь можно привести несколько примеров:

• принятие решений относительно числа обслуживаемых потребителей зависит от числа заказов и объема складских запасов;
• стремление конкурирующих фирм выпускать новые изделия увеличивает затраты на исследования и технические усовершенствования, что приводит к соответствующим изменениям в технологии производства и снижению производственных издержек соответственно.

     В информационной системе с обратной связью существует строго определенный базис, на котором основывается практика решений, принимаемых руководителями предприятий. Замечу, что их решения окружающими обстоятельствами не являются выражениями «свободной воли», а являются строго обусловленными

     Практика  отечественных предприятий показывает, что поставка товаров потребителю  в среднем занимает неделю, с момента  получения заказа от клиента. Запаздывание бухгалтерских операций и закупок составляют в розничном звене в среднем 3 недели от момента продажи вплоть до ее отражения в заявках на выполнение заказа. Оптовику требуется 1 неделя для оформления заказа, а отправка товара розничному звену занимает еще неделю. Аналогичные запаздывания имеют место также между оптовым звеном и заводским складом.

     У производителя уходит в среднем 6 недель с момента принятия решения  об изменении темпа выпуска продукции  до момента, когда производство достигает нового уровня. Однако в высокоорганизованных логистических системах, функционирующих в странах с развитым рыночным хозяйством, периоды запаздывания значительно сокращаются. 
 
 
 
 
 
 

2. Методы  управления информационными  потоками на предприятии

 
 
 

1. Информационное  обеспечение экономических  систем: понятие и  сущность

 

     Основу принятия управленческих решений составляет управленческая информация.

     Управленческая  информация представляет собой перечень сведений, которые являются необходимыми и достаточными для выполнения определенных функций.

     Требования к управленческой информации:

     1.Полнота  сведений

2. Точность.
3. Достоверность.
1. Актуальность.
2. Оперативность сведений.
3. Доступность.

     Массив  информации, который необходим каждому  конкретному лицу формируется с учетом его компетенции в управлении деятельностью определенной экономической системы и должностными обязанностями.

     Информация, будучи своего рода ресурсом для принятия управленческого решения и его продуктом, допускает наличие источника информации и получателя (пользователя). Взаимодействие между ними определяется понятием информационного обеспечения.