Организация внутренних и внешних информационных связей на предприятиях

     Это понятие заключает в себя:

• состав информации;
• структуру информации и закономерности ее преобразования;
• характеристики движения информации;
• характеристики качества информации;
• способы преобразования информации.

 

 

2. Информационный поток: понятие и виды 

     Информационное  обеспечение экономических систем осуществляется благодаря потокам информации.

     Информационный  поток представляет собой совокупность циркулирующих внутри экономической системы или между экономической системой и внешней средой сообщений, необходимых для управления и контроля за экономическими процессами.

     Информационные  потоки классифицируются как по признакам, свойственным экономическим потокам  в целом, так и по своим специфическим свойствам (табл. 1). 

     Таблица 1

Классификация информационных потоков

 

   Взаимосвязь материального и информационного  потоков является очевидной, однако соответствие одного потока другому  является условной. Собственно говоря, содержание материального потока, как правило, отображают данные информационного потока, но повременным параметрам они могут не совпадать. На практике в экономических системах материальные и информационные потоки нередко опережают или опаздывают друг относительно друга. Векторная направленность материальных и информационных потоков также имеет специфическую особенность, которая заключается в том, что они могут быть как однонаправленные, так и разнонаправленные:

   - опережающий  информационный поток, который  двигается навстречу, например, материальному  потоку содержит, как правило,  сведения о заказе;

   - опережающий информационный поток в прямом направлении -это предварительные сообщения о будущем прибытии груза;

   - одновременно  и однонаправлено с материальным  потоком идет информация о  количественных и качественных  параметрах материального потока (это синхронные потоки);

• вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах принятия груза по количеству или качеству, разнообразные претензии, подтверждения.

     Характеризуя  связь направления движения информационных потоков с материальными и финансовыми, следует указать на двойственность этих потоков.

     Направленность  информационного потока совпадает  с направлением движения материального  потока, если информация о нем предоставлена  раньше времени или синхронно. Вместе с тем направленность информационного потока может быть как встречной, так и обратной по отношению к другим потокам. Встречный характер потока касается, прежде всего движения встречного финансового потока, который обслуживает входящий или исходящий материалопоток. Обратная направленность информационных потоков проявляется при проведении мониторинга выполнения хозяйственных операций как внутри экономической системы, так и вне нее.

     К элементам информационных потоков  относятся:

• телефонограммы и факсы;
• накладные, поступающие с товаром;
• информация о поступлении и размещении грузов на складе;
• данные о транспортных тарифах и типах транспорта;
• изменения в состоянии запасов;
• нармативно-справочная производственная информация;
• текущие сведения о производственных мощностях;
• данные о финансовых потоках и т.д.

     Для обеспечения адекватного формирования информационных потоков необходимо соблюдать следующие принципы:

• данные должны собираться максимально близко к тому месту производственно- сбытовой деятельности, где происходят события, являющиеся их источником;
• данные должна быть представлены в виде, пригодном для их преобразования и сопоставления.

   Измеряется  информационный поток количеством обработанной или переданной информации за единицу времени. Информационный поток основывается на перемещении бумажных или электронных документов. В зависимости от этого, он может измеряться

• количеством обработанных и переданных единиц бумажных документов;
• или суммарным количеством документострок в этих документах;
• или количеством информации (бит), которая содержится в том или другом сообщении.

   Информационный  поток характеризуется такими параметрами:

• источник возникновения;
• направление движения потока;
• периодичность;
• вид существования;
• скорость передачи и приема;
• интенсивность потока и др.

   Информационные  потоки имеют следующие характеристики:

• неоднородность;
• множественность подразделений – поставщиков информации;
• множественность подразделений – потребителей информации;
• сложность и трудности практической видимости информационных маршрутов;
• множество передач единиц документации по каждому маршруту;
• многовариантность оптимизации информационных потоков.

 

3. Характеристика процесса информационного обеспечения экономических систем 

   Процесс информационного обеспечения предусматривает  выполнение следующих операций:

• сбор данных;
• обработка данных и формирование информационных банков пользователей;
• хранение информации;
• поиск информации;
• превращение информации;
• передача информации.

   Осуществление их в указанной последовательности, обусловливает движение информационных потоков. 

4. Системы управленческой информации

 

     Организационно  оформленная совокупность информационных потоков – документов, каналов  связи, технологий преобразования и  передачи информации, обеспечивающих процесс управления, представляет собой  систему управленческой информации.

     Системы управленческой информации, которые  создаются на предприятии, можно  объединить в следующие группы:

1. По степени централизации:

• централизованные системы, которые обеспечивают процесс управления по всем видам функциональной деятельности предприятия;

• децентрализованные системы, которые обеспечивают отдельные виды функциональной деятельности.

2. По степени охвата информационным обеспечением отдельных функций управления:

• комплексные информационные системы, которые обеспечивают выполнение всего спектра функций управления – организацию, планирование, учет, контроль, регулирование;
• локальные информационные системы, которые предназначены для выполнения определенных функций.

3. По степени автоматизации процесса управления:

• информационно-справочные системы;
• информационно-рекомендательные системы;
• самонастраиваемые системы;
• информационно управленческие системы .

     Современные системы коммерческой, экономической  информации строятся как децентрализованные комплексные системы, которые интегрируются  в централизованные системы управленческой информации предприятия с помощью локальных информационных сетей.

     Основу  интеграции составляют соответствующие  информационные технологии, наиболее распространенной среди которых  является Интранет - технологии Интернет, которые разработаны для внутрифирменных целей.

     Интранет  считается средством, которое может  повлиять на всю систему управления предприятием. Он способствует коллегиальности и исключает дублирование в работе.

     Следует обратить внимание, что с точки  зрения пользователя, процедура обращения до Интранет не является сложной. Однако, как предупреждают специалисты, Интранет нельзя рассматривать как абсолютное средство, которое разрешает все информационные проблемы предприятия. Он не замещает сложные специальные системы, такие, как “Лотус ноутс” (Ай-Би-Эм) или Р/3 (Ес-ай-пи), особенно в тех случаях, когда необходимо обеспечить строгую конфиденциальность информации.

 

5. Специальные средства  информационного  обеспечения экономических  систем 

     Специальным средством информационного обеспечения деятельности экономических систем выступают ЕДИ – технологии. Одним из направлений их развития является технология электронного обмена деловой документацией по стандарту ООН – ЕДИФАКТ (“Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport” - “Электронный обмен данными в управлении, торговле и на транспорте”). Он представляет собой набор принципов обмена деловыми данными между разными экономическими системами (участниками хозяйственных связей) – производственными предприятиями, торгово-посредническими организациями, банками, страховыми кампаниями и тому подобное.

     ЕДИФАКТ – это особенный структурированный  язык данных, связанных с описанием  фактически всех видов коммерческой деятельности.

     ЕДИФАКТ включает:

• универсальный язык для формализированного описания коммерческих документов;
• набор классификаторов содержания основных реквизитов в коммерческих документах, например, наименований: грузов, условий доставки, стран, городов и тому подобное;
• набор стандартных форм документов, например, контракта, коносамента, грузовой таможенной декларации.

     Язык  позволяет с помощью элементов, стандартных информационных сообщений  составлять описание любого распространенного  в коммерческой практике документа, сформировать его электронную версию и транслировать в открытых телекоммуникационных сетях без опасения перехвата конфиденциальной коммерческой информации. 
 
 
 

4. Организация информационных связей на примере предприятия