Организация оптовой торговли на выставках и ярмарках

Организационная структура  оптовой ярмарки и выставки-продажи  определяется ее задачами и составом участников. Общее руководство осуществляет ярмарочный комитет (оргкомитет), который  возглавляет председатель. Ярмарочный комитет утверждается учредителями и является коллегиальным органом, т. е. каждый из его членов имеет право  голоса при принятии решения. Решения  ярмарочного комитета по вопросам, входящим в его компетенцию, являются обязательными для участников ярмарки.

Структура и функции органов  выставки

Ярмарочный комитет выполняет  следующие функции:

- определяет сроки, состав  участников и место проведения  ярмарки;

- занимается вопросами  рекламы;

- создает рабочую группу  ярмарки (дирекцию, арбитраж, группу  по учету договоров и другие  органы);

- определяет графики встреч  поставщиков и покупателей;

- осуществляет просмотр  представленных образцов;

- утверждает смету доходов  и расходов ярмарки, раз мер  средств на ее проведение и  источники их по лучения;

- определяет порядок и  режим работы ярмарки;

- разрешает споры, возникающие  при заключении до говоров,  и осуществляет регистрацию заключенных  договоров;

- подводит итоги работы  ярмарки и отчитывается перед  ее устроителями;

- решает другие вопросы,  связанные с организацией и

- проведением ярмарки.

Решения ярмарочного комитета оформляются протоколами, подписываемыми председателем ярмарочного комитета или его заместителем.

На любой выставке или  ярмарке обязательно создаются  следующие службы:

1. транспортная. Основные  функции транспортной службы:

- прокат индивидуального  транспорта;

- автобусное обслуживание;

- предоставление транспорта  для отгрузки образцов товаров;

- выполнение погрузочно-разгрузочных  работ; 

- обеспечение авиа- и железнодорожными билетами.

2. Рекламно-информационная. Рекламно-информационная служба  занимается вы пуском каталога  участников, обеспечивает своевременное  получение оперативной информации, организует и поддерживает рекламу ярмарки и т. п.

3.Служба безопасности. Служба  безопасности обеспечивает сохранность  экспозиций и товаров, хранящихся  на складе, а также спокойную  работу участников.

4.Строительная. Основной  функцией технической службы  является выполнение копировально-множительных  работ.

5.Финансовая служба обеспечивает  контроль за оплатой участия  в мероприятии, оплатой различных  услуг, осу ществляет регулировку других финансовых вопросов.

Наличие других служб зависит  от комплекта услуг, предоставляемых  участникам организаторами ярмарки.

Права и обязанности участников ярмарки

Устроитель вправе:

- выбирать по своему  усмотрению координатора выставок  для регистрации объявления выставки;

- отклонить на этапе  регистрации объявления выставки предложения координатора выставок о переносе срока проведения регистрируемой выставки, об уточнении ее тематики или о ее отмене;

- включать в объявления  любые сведения, не противоречащие  целям проведения выставки, а  также размещать в них рекламу,  в том числе и на платной  основе;

- вносить коррективы в  ранее сделанное объявление дополнительным  объявлением, притом путем, заранее  оговоренным в исходном объявлении; дополнительное объявление подлежит официальной регистрации у тех координаторов выставок, которые зарегистрировали исходное объявление;

- предусматривать в договорах  с контрагентами, участвующими  в подготовке и проведении  выставки, санкции за нанесение  ущерба престижу устроителя в  размере, указанном при подписании  договора;

- не допускать участников  и посетителей выставки на  территорию выставочной площадки  при невыполнении ими условий  оплаты участия (посещения) в  вы ставке или других условий,  указанных в объявле нии выставки.

Устроитель обязан:

Своевременно рассматривать  заявки на участие в выставке, вступать, при необходимости уточнения  заявок, в переговоры с лицами, подавшими  заявки. Отказ устроителя в приеме заявок на участие допускается в  случае нарушения лицом, подавшим заявку, общих условий приема заявок, указанных  устроителем в объявлении выставки. Запрещено отклонять заявки на участие  по иным основаниям. Если в срок, указанный  в объявлении, лицо, подавшее заявку, не получит официального уведомления  о том, что его заявка не принята, оно автоматически считается  включенным в состав участников выставки;

Вести, на основании принятых заявок, реестр лиц, включенных в состав участников выставки;

Выполнять необходимые для  подготовки и проведения выставки действия и условия, в том числе условия, указанные в объявлении.

Участником выставки является лицо, подавшее заявку на участие в  ней согласно условиям, указанным  в объявлении, и включенное в состав участников.

Участник выставки вправе:

- отказаться от участия  в выставке или внести изменения  в ранее поданную заявку путем  отзыва ранее поданной заявки  или подачи в письменном виде  дополнений и изменений в нее  и получить на условиях, содержащихся  в объявлении, перерасчет с устроителем,  вплоть до полного или частичного  возврата ранее оплаченной стоимости  участия; участник вправе на  основании своевременно поданной  и принятой устроителем заявки  запрашивать у устроителя на  условиях, указанных в объявлении, дополнительную ин

- формацию о составе  выставки, ожидаемых участниках  и посетителях, планировку выставочного  зала(залов) и осуществлять бронирование места расположения своего выставочного стенда;

- осуществлять от своего  имени в период подготовки  и проведения выставки действия, направленные на привлечение  третьих лиц к участию в  выставке или к ее посещению  на условиях, указанных в объявлении  выставки, при этом ответственность  перед третьими лицами за соблюдение  указанных условий лежит на  устроителе;

- при несоблюдении устроителем  условий участия, указанных в  объявлении, предъявлять устроителю  претензии в порядке, установленном  в объявлении выставки или  действующим законодательством;

- по своему усмотрению  распоряжаться выставочной площадью, предоставленной ему устроителем,  и осуществлять любые действия, направленные на реализацию целей  участия в выставке, но не в  противоречии с действующим законодательством  и условия ми, указанными в  объявлении;

- по своему усмотрению  выбирать профессиональных участников  выставочной деятельности в контрагенты  при подготовке и проведении  выставки. Лицо, препятствующее участнику в осуществлении данного выбора, несет ответственность перед участником в размере понесенного ущерба, включая выгоду, упущенную в результате этих препятствий;

Участник и его представители  в период работы выставки обладают, кроме вышеуказанных, всеми правами  и обязанностями посетителей  выставки.

Участник обязан:

- своевременно направить  экспонаты и другие грузы, необходимые  для проведения выставки, в адрес,  указанный для этого в объявлении  выставки;

- своевременно осуществить  платежи за участие в вы  ставке, указанные в объявлении  выставки;

- обеспечить своевременное  прибытие и регистрацию представителей, осуществляющих стендовую и иную  работу от имени участника  на выставке;

- выполнять другие требования  и условия, необходимые, согласно  объявлению выставки, для допуска  на территорию выставочной площадки;

- выполнять другие требования  и условия, необходимые, согласно  объявлению выставки, для допуска  на территорию выставочной площадки.

Этапы проведения ярмарки

Все организационные мероприятия  ярмарки можно подразделить на три  этапа: предварительный, организационный  и заключительный.

Предварительный этап включает принятие решения о проведении оптовой  ярмарки или выставки-продажи. На этом этапе создается ярмарочный комитет и формируется рабочая  группа, которые разрабатывают положение  о проведении ярмарки и рассылают  письма потенциальным участникам с полной информацией об условиях участия в ярмарке. Рабочая группа также разрабатывает рекламные материалы об организации и проведении ярмарки -- объявления в печати, пригласительные билеты, рекламные буклеты и т. д. Издается рекламная брошюра с подробной информацией об условиях участия в ярмарке, т е. стоимость участия с экспонатами и без них, цена аренды павильонов, стоимость размещения рекламных материалов и т. д.

За определенный срок до открытия участники ярмарки вносят регистрационный взнос и оформляют  заявку на участие, в которой сообщают информацию о себе и своих реквизитах, требованиях по размещению экспозиций и др. Основным источником доходов  от проведения ярмарки является плата  за участие, аренду площади под экспозицию, транспорта, аренду складских помещений, осуществление погрузочно-разгрузочных и транспортно-экспедиционных работ, проведение технических и информационно-коммерческих консультаций и оказание дополнительных услуг.

Организационный этап заключается  в подготовке рекламного каталога, включающего характеристику поставщиков, их товаров, услуг и другую рекламную  информацию. Данный этап включает также  оперативную работу по размещению участников, организации их досуга, проведению аукционных торгов, презентаций и  других мероприятий.

Заключительный этап предполагает подведение итогов ярмарки с выделением как положительных, так и отрицательных  моментов в ее работе Обобщенные результаты анализа конъюнктуры торговли товарами ассортимента ярмарки, предложения  по производству товаров и т. д. представляются заинтересованным организациям и органам  управления торговлей для принятия мер к более полному удовлетворению потребительского спроса.

Порядок заключения договоров  на ярмарке

Заключение договоров  на поставку товаров производится непосредственно  на ярмарке. Кроме того, на ярмарке  стороны могут уточнять условия  ранее заключенных договоров  и ассортимент подлежащих поставке товаров.

В долгосрочных договорах  по прямым хозяйственным связям развернутый  ассортимент товаров в спецификациях  может быть согласован на неполный объем закупленных товаров, с  тем чтобы в установленный в договоре срок дополнительно согласовать развернутый ассортимент на весь объем поставки, и прежде всего за счет новых, более технически совершенных товаров или модных и сезонных изделий.

Договоры на продажу (поставку) товаров на ярмарках заключаются  по предоставленным предприятиями-изготовителями образцам и моделям товаров, а  в отдельных случаях -- по каталогам, проспектам, конфекционным картам и другим материалам, характеризующим товары.

Представители участников ярмарки  должны иметь надлежаще оформленные  полномочия (доверенности) для заключения договоров и согласования спецификаций.

Проект договора может  быть представлен любой из сторон. Договор подписывается сторонами  как минимум в трех экземплярах, один из которых вместе со спецификацией  сдается в группу (бюро) по учету  договоров для регистрации. Сторона, получившая проект договора или изменений к нему либо предложение о продлении срока действия договора, обязана возвратить другой стороне на ярмарке подписанный договор или при наличии ранее заключенного договора направить согласие об изменении либо продлении срока его действия, а в случаях возражений -- с приложением протокола разногласий в трех экземплярах не позднее следующего дня после получения проекта договора или изменений к нему либо предложения о продлении срока его действия. Поставщик и покупатель обязаны совместно не позднее следующего дня после получения другой стороной протокола разногласий рассмотреть его.

При недостижении соглашения поставщик (покупатель) в тот же срок передает разногласия на разрешение ярмарочного комитета (арбитража). Если сторона, получившая протокол разногласий, в однодневный срок не передаст оставшиеся неурегулированными разногласия на разрешение ярмарочного комитета (арбитража), предложения другой стороны считаются принятыми.

Договорные споры ярмарочным комитетом (арбитражем) рассматриваются  с участием уполномоченных представителей сторон не позднее следующего дня  после получения заявления. Протокол заседания арбитража подписывается  арбитрами, участвовавшими в рассмотрении спора. Выписки из протокола выдаются заинтересованным сторонам в день принятия решения. Решение арбитража ярмарочного  комитета может быть пересмотрено по заявлению заинтересованной стороны, поданному не позднее следующего дня после получения выписки  из протокола. Решение арбитража  пересматривается ярмарочным комитетом  не позднее трех дней со дня принятия решения.