Алфавитный каталог как составная часть справочно–библиографического аппарата библиотеки

Расстановка описаний разных изданий одного и того же произведения осуществляется в обратнохронологическом порядке, т.е. карточка на последнее издание ставится впереди.  
Толстой Л.Н.:

• Анна Каренина. 2012г.
• Анна Каренина. 2007г.
• Анна Каренина. 2000г.
• Анна Каренина. 1970г.

          В алфавитный каталог включаются все издания кроме учебников, практических руководств, политические, научные, научно популярные издания. Их них включают лишь последнее издание , указав на карточке в примечании «имеются и другие издания этой книги.Поэтому, выписывая требование на книгу, вы можете вместо указания года издания написать <любой год>  или <самое новое издание из имеющихся>.  Например, учебник педагогики под ред.  В. А. Сластенина переиздается каждый год без существенных дополнений, только на эту книгу в каталоге стояло бы более десятка карточек. Если вы указываете в требовании определённый год издания, то работники книгохранения, выполняя вашу заявку, могут написать отказ, не предлагая другого, более старого издания этой книги. 
        Каталог может также оказывать читателям помощь в выборе интересующих их произведений и тем самым пробуждать новые интересы. С помощью каталога можно популяризировать как отдельные произведения, так и знакомить с творчеством того или иного автора в целом, обратить внимание читателя на неизвестные ему труды интересующего его автора [2, c. 12]. 
Ценное свойство каталога – простота работы с ним. Даже в том случае, если пользователь не располагает всеми необходимыми данными о книге, он найдет ее с помощью вспомогательных описаний и вспомогательных карточек.  Алфавитный каталог облегчает поиск нужной информации. Читатели могут быстро найти нужное им произведение или заинтересоваться другим. Так же возможно узнать все произведения интересующего автора. 
        Внутреннее и внешнее оформление алфавитного каталога 
Оформление - один из этапов работы по организации алфавитного каталога, без которого невозможно его успешное функционирование как информационно-поисковой системы. 
       По ГОСТУ 7.73 – 96 информационно – поисковая система – совокупность справочно – информационного фонда и технических средств информации поиска в нем [14, с. 236]. 
Под оформлением понимается совокупность процессов по внутреннему и внешнему оформлению АК и его вспомогательного аппарата. Составной частью оформления являются также различные формы информации о каталоге. 
Цели оформления:

• информировать потребителей о наличии алфавитного каталога и его вспомогательного аппарата в информационно-поисковой системе библиотеки;
• раскрывать структуру и содержание алфавитного каталога (и, тем самым, содействовать разысканию необходимой потребителю информации);
• сообщать справочные сведения об авторах (индивидуальных или коллективных), облегчающие библиографическую работу с материалами данного автора;
• обеспечить быструю ориентацию при использовании каталога;
• обеспечить   просветительскую  функции  каталога,  а  также  пропагандировать наиболее актуальную значимую в культурном отношении литературу.

Задачи оформления - определение характера работы, унификация формы и стиля работы [27, с 4]. 
Оформление алфавитного каталога- процесс постоянный. Оно проводится в момент создания каталога и продолжается при включении в него нового материала, при редактировании, при его раздвижке, перегруппировке, перебазировании и т.д. 
Внутреннее оформление - оформление материалов в каталоге: комплексов индивидуального автора, комплексов коллективного автора и массивов карточек на названия документов. Оно осуществляется посредством специально разработанной системы каталожных разделителей. 
            Общие положения: 
Внутреннее оформление осуществляется при помощи каталожных разделителей. Они показывают порядок расположения библиографические записи, тем самым позволяя наглядно продемонстрировать правила расстановки и обзорно содержание ящика. 
Основное условие оформления всего каталога - это единообразное применение всех форм и видов разделителей при выделении однотипных групп библиографических записей и их дальнейшей детализации. Для этого требуется специально разработанная система разделителей. 
            Каталожный разделитель (далее для краткости - разделитель) - это карточка из плотной бумаги с выступом, возвышающимся над каталожными карточками. 
        Карточки должны быть размером 125х75 мм [17]. 
          Размеры карточки и разделителя, а также расположение отверстия для штыря каталожного ящика должны соответствовать параметрам, приведенным в приложении А к ГОСТ Р 7.0.13 – 2011. Наличие отверстия для штыря каталожного ящика в карточках и разделителях обязательно [17]. 
        Количество разделителей в ящике определяется объемом и характером имеющегося в нем материала (с учетом содержания и значения работ). В среднем разделители размещают через 60-75 карточек. Разделители между карточками с библиографической записи авторов с распространенной формой фамилии (однофамильцев) и одноименными коллективами расставляются значительно чаще. 
Разделители ставят всегда перед первым описанием в той группе карточек, которую нужно выделить. 
Текст на разделителях формируется на основе библиографического описания и (или) берется из справочных изданий. 
Объем сведений, указываемых на разделителе, зависит от характера оформляемого материала, назначения и функций каталога. 
Разделители могут содержать справочные и ссылочные сведения. 
Основное условие оформления - единообразное применение форм и видов каталожных разделителей. Для этого рекомендуется специально разработанная система разделителей. 
       По форме разделители делятся на центральные, боковые (лево- и правосторонние). 
     Центральные разделители имеют выступ посредине. 
Центральные разделители используются для выделения массивов карточек,  внутри которых требуется дальнейшая детализация материала. Это могут быть группы библиографических записей с совпадающими заголовками, комплексы библиографических записей изданий много - пишущих авторов и коллективов со структурными подразделениями. Кроме того, центральными разделителями можно выделять материалы с целью их рекомендации. Например, лауреаты всевозможных премий (ПРИЛОЖЕНИЕ А). 
Боковые разделители имеют выступ в 2/3 ширины карточки. В зависимости от расположения выступа разделители делятся на право- и левосторонние. 
Боковые разделители рекомендуется применять самостоятельно: для оформления разнородных групп БЗ, не требующих дальнейшей детализации. Кроме того, боковые разделители могут применяться в комплексе с центральным разделителем. Или можно оформлять группы описаний внутри авторского комплекса. 
При использовании боковых разделителей соблюдается чередование левых и правых с тем, чтобы предыдущий разделитель не заслонял надписи на последующем (ПРИЛОЖЕНИЕ Б). 
        По виду разделители делятся на буквенные, слоговые, словарные.

• Буквенные разделители (с небольшим выступом  посредине для записи буквы) выделяют библиографические записи начинающиеся с новой буквы.
• Слоговые разделители выделяют библиографические записи, начинающиеся с нового слога.
• Словарные разделители выделяют группы библиографических записей с заголовками (индивидуального, коллективного автора) или с заглавиями, начинающимися с одного и того же слова (слов) [27] .

Разновидностью  авторских  разделителей  являются  биобиблиографические. Они употребляются для идентификации описаний авторов-однофамильцев [30, c. 205].

Внешнее оформление - это оформление шкафов и ящиков каталога. Оно осуществляется при помощи нумерационных обозначений, а также таких средств как надшкафные надписи, таблички, этикетки, ярлыки. 
Внешнее оформление каталожных шкафов и ящиков составляют:

• надписи с наименованием каталога, его рядов, частей;
• таблички с указанием содержания каждого каталожного шкафа;
• ярлыки с указанием номера ящика;
• этикетки с опознавательной надписью, соответствующей содержанию ящика.

Для большей наглядности при оформлении каталога, его отдельных рядов (частей), вспомогательных аппаратов к нему, каталоги разных видов документов рекомендуется применять материал разной цветовой гаммы. 
Составной частью внешнего оформления являются также разные формы информации: памятки, плакаты (схемы размещения материала в каталоге, схема поиска, плакаты временного информационного характера и т.д.) [21, c. 12]. 
Наименование каталога в полной форме составляется по схеме:

Например: Если каталог состоит из нескольких рядов (частей), в надписи можно дать их перечисление с указанием отличительного признака данного ряда (части), то  они перечисляются с указанием отличительного признака данного ряда. 
Например: "Читательский алфавитный каталог книг на русском языке отражает издания с 1932 г. по 1999 г., описания изданий после 1999 года см. в ряду каталога, отражающего издания с 2000 года". 
Надписи с наименованием каталога могут быть продублированы в нескольких местах, если этого требуют его размеры и условия размещения. 
Если каталог состоит из двух и более шкафов, то на каждом шкафу помещаются табличка с указанием буквы (слова) или сочетаний букв (слов), с которой начинаются и которой заканчиваются находящиеся в данном шкафу библиографические записи. 
Например:            А–Б            А–Ак          Ал–Б 
               Все ящики в каталоге нумеруются. В зависимости от расположения материала нумерация ящиков производится либо по горизонтали (слева направо), либо по вертикали (сверху вниз). 
Номер ящика пишется арабскими цифрами на ярлыке, который приклеивают на лицевой стороне ящика либо на этикетке, которую помещают в предназначенную для нее рамку (металлическую или пластмассовую). 
На внешней стороне ящика помещается этикетка. Этикетка - это опознавательная надпись, отражающая материал, содержащийся в ящике. 
Тексты этикеток и разделителей  пишутся библиотечным почерком или печатаются на пишущей машинке, распечатываются на компьютере. 
В текстах разделителей и этикеток допускаются сокращения отдельных слов в соответствии с действующими нормативными документами. 
В целях сохранности средств оформления, особенно этикеток и разделителей, рекомендуется ламинированное - покрытие их пленкой. 
На этикетке указывается:

• номер ящика в центре верхнего поля (пишется арабскими цифрами);
• буквы, слоги или слова, которыми начинаются заголовки или заглавия первой и последней карточек ящика. 
  Например:          Алябьев  –  Андросов.

Первые слова  (слово) заголовка или заглавия БЗ, если в ящике помещены все БЗ с совпадающими первыми словами (словом). Это могут быть:  фамилия конкретного автора, фамилии авторов-однофамильцев (распространенная форма фамилии автора), наименование коллектива, название документа и т.д.

Например:     Абрамов –           В помощь учителю                 ВНИИ

Если в ящике размещаются законченные комплексы БЗ, которые начинаются с одной буквы, на этикетке указываются эти буквы.

Например:            А–Ж,  З–К,  Л–О,  П–Т          и т.д. [ 23, c 140 ] 
В заключение подчеркнем следующее, что правильное оформление каталога облегчает читателю ориентировку в нем, способствует эффективному его использованию и выполнению информационной,  поисковой и справочной функцией. 
     Алфавитные каталоги ещё долго будут существовать в карточной форме, большое внимание, поэтому уделяется качеству оформления и расстановки карточек. В ящике  должны быть правильно расставлены разделители, обозначение каждого должно быть четким и ясным. Это способствует быстрому поиску необходимой информации. 
Паспорт алфавитного каталога. 
Организация алфавитного каталога начинается с составления его паспорта.  Паспорт заполняется отдельно на каждый каталог. В паспорт переносят сведения о каталоге из имеющихся в библиотеке документов. При отсутствии документации в паспорт включаются сведения, полученные в результате анализа каталога. Все сведения заносятся  в паспорт в полной форме без сокращений четким почерком. Некоторые пункты паспорта заполняются подчеркиванием соответствующих сведений.

Паспорт заполняется сотрудником, непосредственно ответственным за ведение каталога [34, c. 92]. 
В графе 1. «Название каталога» - указывается полное наименование каталога. 
    В графе 2. «Год образования» - проставляется год создания каталога. 
В графе 3. «Хронологический охват» - указывается хронологический охват. Если каталог законсервирован, пополнение его прекращено, то надо указать обе даты ( по форме «с…..по….г») 
    В графе 4. «Объем(тыс. карт.)» - проставляется точный объем каталога (в тысячах карточек) на 1 января года паспортизации. 
    В графе 5. «Средний прирост (тыс. карт.) - показывает средний прирост объема каталога (в тысяча карточек) за год. Показатель вычисляется путем суммирования данных с учетом документов ОКиО за последние три года, затем полученная сумма делиться на три. 
    В графе 6. «Отражение фонда библиотеки» - представляют сведения об отражении в каталоге фонда в целом. В паспортах на сводные каталоги в этой графе можно дать перечень библиотек или обобщенную их характеристику (если их много), поместив список на отдельном листе внутри паспорта.  
В графы 7-11. Помещаются на оборотней стороне бланка. Графа 7.«Отражение видов изданий документов» - показывает, какие виды произведений печати, аудиовизуальных и неопубликованных материалов отраженны в каталоге. Примерный их перечень дан в бланке паспорта.  
Вграфе 8.«Внутреннее и внешнее оформление, расстановка карточек» - следует дать характеристику  специфики внутреннего и внешнего оформления и расстановки карточек в каталоге. Возможности формализации этой графы ограничены : сведения об алфавитных и систематических каталогах будут совершенно различными. Поэтому сведения в эту часть паспорта заносятся в произвольной форме, по определенному плану: (8.1) внутреннее оформление- разделители, их виды, принятые формы, размеры, цветовое решение; (8.2) внешнее оформление – нумерация ящиков, оформление этикеток, цветовое решение этикеток; (8.3) расстановка карточек, включая вопросы группировки библиографических описаний по языкам (в систематических каталогах и картотеках), сроки и периодичность расстановки карточекв каталоге. В графе 9. «Вспомогательный аппарат» - сведение о каждом указатели (9.1, 9.2, 9.3) заносятся так же по единому плану : название, объем, в необходимых случаях - год образования, хронологический охват, специфика оформления, расстановка карточек. Важно показать, как структурные особенности указателя помогают,в поиске по каталогу. В эту графу паспорта можно вписывать сведения не только о карточных указателях, но также об указателях, опубликованных в виде книжного или журнального издания.  
В графе 10. «Документация на каталог» - даются сведения о документах, относящихся к данному каталогу, с датами их утверждения: о паспорте, положении, инструкции по организации и ведению, дневнике и др. Здесь же надо указать, какой имеется информационный или рекламный материал для читателей - памятка, плакат, путеводитель и тому подобное.  
     В графе 11. «Ответственный за ведение каталога  -  проставляется фамилия, имя, отчество, должность и телефон сотрудника, ответственного за ведение каталога. После заполнения паспорта сотрудник в нем расписывается и проставляет дату.  
      Графа 12. «Ежегодные дополнения и уточнения» - отводиться для внесения сведений о редактировании, ежегодных данных об изменении объема и других уточнений. Сведения заносятся в соответствующие графы таблиц одновременно во все паспорта (ПРИЛОЖЕНИЕ В). 
Таким образом паспортизация инструмент управления качеством не только отдельных каталогов , но и системой каталогов в целом.  Из паспорта каталога можно узнать о состоянии каталога ,выяснить степень его соответствия, требования положения о каталоге. Результаты паспортизации дают возможность организовать всю систему информации о каталогах, подготовить высокоэффективные пособия, позволяющие связать каталоги и  картотеки  нескольких  библиотек  в единую систему.