Алфавитный каталог как составная часть справочно–библиографического аппарата библиотеки

К алфавитному каталогу обращаются в тех случаях, когда необходимо получить ответ на частные вопросы:

• какими изданиями представлена книга;
• в каких изданиях то или иное лицо участвовало в качестве соавтора, редактора, составителя, иллюстратора;
• к месту хранения книги в библиотеке;
• в каком структурном подразделении библиотеки находится книга (абонемент, читальный зал, книгохранилище);
• сколько экземпляров данной книги имеется в библиотеке;
• какие переиздания данного произведения есть в фонде;
• запрос на книгу, заглавие которой известно читателю;
• в каких отделах и сколько стоят карточки на книгу в систематическом каталоге;
• какие добавочные записи есть в алфавитном каталоге.

На первые два вопроса отвечает любой алфавитный каталог. На остальные - в зависимости от потребностей читателей и соответственно от границ применения вспомогательных описаний [11].

Алфавитный каталог является обязательным для каждой библиотеки и выполняет в ней информационную, поисковую и справочную функции.

Специфика его построения позволяет собрать в одном месте все произведения определенного автора независимо от их содержания, а также от того, выступает ли данное лицо в качестве индивидуального (самостоятельного) автора или соавтора, редактора или переводчика, составителя или комментатора. Таким образом, в каталоге создаются авторские комплексы.

Информационная и поисковая функции алфавитного каталога заключаются в том, что он раскрывает фонд библиотеки по авторскому признаку и обеспечивает поиск известных читателю книг по фамилии автора, наименованию коллектива или названию (или другому признаку, использованному в качестве заголовка вспомогательного описания) изданий.

Алфавитный каталог также называют авторским. Однако термин «авторский комплекс» достаточно условен, так как в алфавитном каталоге указываются далеко не все авторы, работы которых представлены в фонде. Например, при описании книг, написанных четырьмя и более авторами, добавочное описание делается лишь на фамилию первого автора. Не выявляются обычно все фамилии авторов статей, включенных в сборники, труды, ученые записки. Теоретически возможно полное раскрытие авторского состава фонда библиотеки в алфавитном каталоге, но в традиционном (карточном) каталоге практически это реализовать невозможно[7].

Справочная функция алфавитного каталога реализуется с помощью генерального алфавитного каталога. По нему наводят всевозможные справки, связанные с комплектованием библиотек (например, когда нужно проверить, имеется ли в фонде, конкретная книга и в каком количестве экземпляров), с обработкой новых поступлений, с составлением библиографических пособий [22]. 
      К.Л. Воронько отмечает, что алфавитный каталог широко используется во внутренней работе библиотеке, так как наиболее полном отражает фонд библиотеки.  
Он используется:

• справочно – библиографической работе библиотеке (для выполнения справок, связанных с разысканием определенных книг, составление памяток, библиографических указателей, образцов произведений определенного автора);
• при обработки новых поступлений, комплектований, докомплектований, исключений из библиотеки списанной литературы;
• при подготовки к массовым мероприятиям (вечер к юбилейной дате, посвященный творчеству писателя, поэта, подбор литературы для оформления персональных книжных выставок) [11, c. 108 – 109].

Особенно велика роль алфавитного каталога в крупных библиотеках. Алфавитные каталоги Российской Государственной библиотеки, Библиотеки Академии наук Российской Федерации, Библиотеки Конгресса США и других всемирно известных библиотек представляют собой репертуары национальной книги.

Алфавитный каталог может также оказывать читателям помощь в выборе интересующих их произведений и тем самым пробуждать новые интересы. С помощью алфавитного каталога можно популяризировать как отдельные произведения, так и знакомить с творчеством того или иного автора в целом, обратить внимание читателя на неизвестные ему труды интересующего его автора. Например, труды Ключевского Василия Осиповича в зависимости от их содержания будут рассредоточены в систематическом каталоге в нескольких отделах: истории, религиоведении, философии. В алфавитном же каталоге все описания этих работ объединяются под его фамилией и окажутся в одном месте[2].

Таким образом, ценное свойство алфавитного каталога - простота работы с ним. Пользователю, разыскивающему описания интересующих его изданий, не обязательно ориентироваться в системе классификации, без чего не обойтись при использовании систематического каталога, или уметь сформулировать предмет книги, как этого требует обращение к предметному каталогу. Знания основных библиографических сведений о разыскиваемой книге вполне достаточно для быстрого ее нахождения. Даже в том случае, если пользователь не располагает всеми необходимыми данными о книге, он найдет ее с помощью вспомогательных описаний и вспомогательных карточек. Алфавитный каталог выполняет информационную, поисковую и справочную функцию. 
 
 
 
 

1.3 Методика организации алфавитного каталога 
 
                Виды описания и карточек в алфавитном каталоге, правила их расстановки. 
              Для эффективного использования алфавитного каталога нужна правильная его организация.  
            По ГОСТу 7. 76 – 96 организация библиотечного каталога – определение структуру библиотечного каталога, первичное формирование каталожных карточек, внутреннее и внешнее оформление библиотечного каталога [16]. 
Алфавитный каталог включает несколько видов библиографических описаний и вспомогательные карточки, обеспечивающие поиск информации. 
В алфавитный каталог входят описания [ 20]:

• под заголовком книги от одного до трех авторов;
• под коллективным автором;
• под заглавием (книгичетырех и более авторов, без указания авторов, тематические сборники, конституции, законы, кодексы и сборники законов).

Вспомогательные описания:

• добавочные описания под заголовком :( на соавтора, составителя, редактора, иллюстратора, коллективного автора, переводчика, адресата, наименование местности);
• добавочные описание на заглавие (при описании на книги, имеющиеот одного до трех авторов не указанных  на обложке или переплете, при описаний официальных изданий – на характерное издание)
• аналитическое ( описание составленной части документа).

Вспомогательные карточки:

• справочные -  на типовое заглавие официальных изданий.
• ссылочная – от неупотребляемого в заглавии описания к принятому в каталоге [11, c. 109 – 110].

  Все карточки в  алфавитном каталоге расставляются  в едином алфавитном ряду по первому слову описания, а не по авторскому знаку. 
           Отличительная особенность построения АК – это расстановка карточек в строгом алфавитном порядке фамилий  авторов, наименований организаций и (или) заглавий документов. Индекс  вместе с авторским знаком (в левом верхнем углу карточки) являются для библиотекаря ориентиром для поиска документа [31, с. 155 ]. 
Все виды карточек и описаний документов расставляются в алфавитном каталоге в едином алфавитном ряду без учета содержания. 
Рассмотрим пример последовательности расположения карточек в АК:

• Макаров С. А. Управление персоналом.
• Мелихов П. А. Экономика труда.
• Менеджмент: учебник / Под ред. А. П.Сиротина.
• Мокин П. Н. Русский язык.

Из данного примера видно, что карточки на книги, не имеющие автора, стоят в едином алфавитном ряду с карточками на  книги, имеющие автора. 
Карточки авторов-однофамильцев располагаются в алфавитном порядке их имен (инициалов). Например:

• Чехов А. В.
• Чехов А. Д.
• Чехов А. П.
• Чехов В. Г.
• Чехов М. П.

Карточки с описанием произведений двух или трех авторов расставляются под фамилией первого автора, а на соавторов (второго и третьего) дается добавочное библиографические описание [10, с. 15]. 
          Чтобы найти в алфавитном каталоге нужное издание, необходимо знать основные правила расстановки карточек в нём. 
Место карточки в общем алфавите определяется первым по порядку словом описания, независимо от того, фамилия это или заглавие. Предлог считается отдельным словом.

• В мирные дни
• В пламени и славе
• Васильев К. А.
• Ваш подарок
• Во имя жизни
• Во славу Родины
• Волжский Н. П.

В случае совпадения первых слов описания карточки расставляются по алфавиту вторых слов, а если совпадают и вторые слова, то по третьему и т.д.:

• Вопросы антропологии
• Вопросы археологии
• Вопросы истории и диалектологии
• Вопросы истории и историографии
• Вопросы истории и теории русского языка

Карточки на авторов-однофамильцев расставляются в порядке алфавита их инициалов. Раньше всех ставится карточка с такой фамилией, при которой нет инициалов, затем карточка, на которой обозначена фамилия с одним инициалом, затем с двумя инициалами, после чего фамилии в алфавите раскрытых имён и отчеств:

• Михайлов.
• Михайлов А.
• Михайлов А. Н.

Обращаем внимание, что даже если есть инициалы автора, то надо перебрать все карточки, у которых совпадает первая буква имени, т.к. Арнольд Андреевич (А. А.) будет стоять после Александра Сергеевича (А. С.), Анатолия Федоровича (А. Ф.) и т.д. 
Очень важно точное написание фамилии автора, если данные какого-то издания пишутся на слух, диктуются преподавателем, то часто делаются грамматические ошибки в написании фамилии (вместо <е> - <и>, вместо <а> - <о> и т.д.), а карточка с правильным написанием фамилии может оказаться не только через десятки или сотни карточек, но даже в другом каталожном ящике [8, c. 720]. 
Карточки на авторов с двойными фамилиями ставятся после авторов с одной фамилией:

• Смирнов М. П.
• Смирнов-Аляев Г. А.
• Смирнов-Сокольский Н. П.
• Смирнова Е. С.
• Смирнова-Ракитина В. А.

Сокращенная форма (аббревиатура) наименования страны, организации, общества, учреждения и т.п. при расстановке рассматривается в сочетании букв, т.е. не раскрывается и ставится в порядке алфавита букв сокращенного наименования:

• Современные проблемы физики.
• Соединённые штаты Америки.
• Сорокин А. С.
• Сосновые леса.
• Станиславский и театр.
• Суздаль.
• США.

Если заглавие начинается с числительного в виде цифры, то расстановка производится по буквенному прочтению цифры:

• Сорин Ю. Н.
• 40 австралийских новелл
• Сорок лет ВЛКСМ
• Сорок лет советского права
• Сорокин В. А.

Карточки на произведения одного и того же автора расставляются в следующем порядке:

• Полное собрание сочинений
• Собрание сочинений
• Сочинения
• Избранные произведения
• Избранные сочинения
• Отдельные произведения жанровые сборники в алфавите заглавий
• Персоналии (о нем)

Пример Толстой, Л. Н.:

• Полное собрание сочинений. В 90 т.
• Полное собрание сочинений. В 30 т.
• Собрание сочинений. В 14 т.
• Сочинения. В 5 т.
• Избранные произведения. В 2 т.
• Избранные сочинения. В 3 т.
• Анна Каренина.
• Божеское и человеческое.
• Война и мир.
• Рассказы
• Л. Н. Толстой в фотографиях.