Steps For Designing a Crisis Management Plan

Steps For Designing a Crisis Management Plan

By Leonard Kloeber

There are six steps for defining a crisis management plan that can be easily remembered using the word "CRISIS." Each letter of the word stands for a critical step that is necessary to be prepared to deal with a crisis. If you want to be fully prepared for an emergency, then go through each of these steps:

                Complete a threat analysis: Before you begin any planning or preparation, the smart thing to do is to do a threat analysis to consider likely crisis situations. This is usually done in a brain storming session by contemplating a list of likely disasters. These could include natural disasters like storms or earthquakes or it could include man-made disasters like terrorist bombs or war. Other crisis situations might result from loss of key data, computer systems, or cyber intrusion. Although crisis planning usually is focused on these extreme situations, it would also be possible to include possible threats from competitors, loss of key accounts, or unwanted publicity due to misconduct by key employees. During the threat analysis phase, it is usually best to consider the widest possible range of crisis situations for your organization, and decide later which are the ones that you want to plan for in the next step - scenario planning.

                Review possible contingencies - scenario planning: Now that you have listed the possible threats and crisis situations that your organization might face, it is appropriate to define which ones are the most likely and perhaps most threatening. Some situations might be obvious. For example, if your building is located near a major river that is known to flood the area periodically, then this is a scenario for which you will want to prepare. Other threats may not be as likely, but if they did occur, would be devastating. For example the treat of a cyber-terrorist attack targeted at your firm might seem remote; however, if it or a similar event occurred that caused the loss of all your important electronic files and computer systems it might be an unrecoverable event unless you had a plan. So, the key to this step is to select the most important contingencies and define the possible scenario in more detail. In other words, if this particular contingency occurred, what would the scenario look like? Defining what the situation would look like will help to define the recovery plans for that scenario.

                Identify critical preparations: After you have done some planning for the most likely or important scenarios, examine the critical preparations that must be put in place. These could be critical infrastructure like prepositions supplies, emergency kits, or back-up electrical generators. It could also be other "hot sites" for computers or data centers that would take over in the event of loss of your primary data centers. It might also include more mundane preparations like emergency calling trees, home addresses and cell phone numbers for critical personnel.

                Select and appoint a crisis management team: After you have planned for scenarios, and identified critical preparations, then you must select and appoint a crisis management team. If you have multiple scenarios, then you might have different people designated for the team depending upon the situation. Most importantly, designate a clear chain of command for the team to take charge during a crisis. They must not only have the responsibility, but also the authority to act and make decisions. If both the lines of responsibility and authority are not clear, then there will be confusion and arguments among the team when the crisis erupts which will cause them to loose focus and valuable time better spent in dealing with the actual crisis itself. If there are critical decision points where the team must get permission from the CEO or other key official, then they must understand their scope of authority to act and how to quickly reach the final authority during the crisis. Defining the key players and how decisions will get made is important to the success of the crisis management plan. Once the team is in place, they need to be trained and have an opportunity to work together as they review the plans.

                Inform & educate everyone: Once the plans and team is defined, then it is important to inform and educate everyone else. Explain important procedures like evacuation drills, emergency exits, and what is expected under the various likely scenarios. In large office complexes, you might designate assembly areas outside the building, and have people on every floor designated to do a final sweep to account for everyone during a building evacuation. Other scenarios might require educating receptionists to understand what to do if they get a bomb threat and what information to listen for when receiving the call. Thus, make sure that everyone in the organization at least understands the basics of what they might be expected to do when a crisis erupts.

                Support practice, debriefing and ongoing planning: Planning is never perfect, but it can be refined through practice. It takes a commitment by senior management to support practice drills and spend the time to review what happened during the practice sessions to refine the plan. One would hope that the plans would never need to be exercised in a real crisis; however, there is no substitute for a well rehearsed plan when a crisis occurs. Most crisis plans should be practiced at least once per year, and the plan should be updated. Key personnel will change, information and phone numbers will need to be confirmed, and key parts of the plan might need to be refreshed. It will be of little use to pull out an out-of-date plan during a crisis only to find out that the information is wrong or that the plan will not work because of changed circumstances.

The key to success in a crisis is having a realistic plan ready to execute. Good prior planning will identify not only the necessary steps, but also the required advance preparation of supplies, people, and training. Use the steps of "CRISIS" format and be ready to deal with the emergencies that your organization might face. You will be glad to have invested the time in advance of the situation.

Article Source: http://EzineArticles.com/?expert=Leonard_Kloeber

Есть шесть шагов для определения плана кризисного управления, которые могут быть легко поняты, используя слово "кризис". Каждая буква этого слова означает важный шаг, который необходимо быть готовыми сделать, чтобы справиться с кризисом. Если вы хотите быть полностью подготовлен к чрезвычайным ситуациям, тогда пройдите через каждый из этих шагов:
• Полный анализ угроз: Перед тем как приступить к планированию и подготовке, было бы неплохо, проанализировать  угрозы, рассмотреть вероятность кризисных ситуаций. Это обычно делается на сеансе мозгового штурма, с помощью рассмотрения списка возможных катастроф. Это могут быть стихийные бедствия,  такие как ураганы или землетрясения, она может включать техногенные катастрофы, например, террористические акты или войны. Другие кризисные ситуации могут возникнуть в результате потери ключевых данных, компьютерных систем или компьютерных вторжений. Хотя кризисное планирование обычно сосредоточено на этих чрезвычайных ситуациях, также можно включить возможные угрозы со стороны конкурентов, потери ключевых клиентов, или нежелательной рекламы из-за нарушений со стороны ключевых сотрудников. На этапе анализа угроз, как правило, лучше всего рассматривать максимально широкий спектр кризисных ситуаций в вашей организации, и решить позже, которые из них вы хотите перенести на следующий шаг - сценарное планирование.
• Обзор возможных непредвиденных обстоятельств - сценарное планирование: Теперь, когда вы перечислили возможные угрозы и кризисные ситуации, с которыми ваша организация может столкнуться, целесообразно определить, какие из них наиболее вероятны и, возможно, наиболее угрожающи. Некоторые ситуации могут быть очевидны. Например, если ваше здание находится недалеко от главных рек, которые, как известно, затапливают области периодически, то это сценарий к которому вы хотите подготовиться. Другие угрозы могут быть не так очевидны, но если бы они имели место, были бы катастрофическими. Например, угроза кибер-террористической атаки, направленной на вашу фирму может казаться отдаленной, однако, если она или аналогичные события привели к потере всех ваших важных файлов электронных и компьютерных систем, этого  не случиться, если у вас план. Таким образом, ключевым в этом шаге является выбор наиболее важных обстоятельств и определение возможного сценария более подробно. Другими словами, если этот конкретный случай произошел, как бы выглядел сценарий? Определение того, что ситуация будет выглядеть следующим образом поможет определить планы восстановления для этого сценария.
• Определение критических приготовлений: После того как вы сделали некоторые планирования, для наиболее возможных или важных сценариев, изучите критические меры, которые должны быть поставлены на место. Это может быть критически важная инфраструктура, например, подготовленные специалисты, аварийные комплекты или резервные электрогенераторы. Это могут быть и другие "горячие участки" для компьютеров и центров обработки данных, которые возьмут на себя работу в случае потери основного центра данных. Это может  также включать более приземленные меры, такие как вызов экстренной помощи,  домашние адреса и номера сотовых телефонов для критического персонала.
• Выбрать и назначить команды кризисного управления: После того как вы запланировали  сценарии и определили основные меры, вы должны выбрать и назначить команды управления кризисами. Если у вас есть несколько сценариев, то вы, возможно, должны назначить  разных людей, предназначенных для команды в зависимости от ситуации. Самое главное, назначить четкую субординацию для команды, чтобы взять на себя ответственность во время кризиса. Они должны не только нести ответственность, но и иметь полномочия действовать и принимать решения. Если обе линии ответственности и полномочий не ясны, тогда  будет путаница и споры среди команды, когда грянул кризис который заставит их потерять фокус и драгоценное время лучше потратить на дело с реальным кризисом сама. Если есть критические точки принятия решений, где команда должна получить разрешение от генерального директора и других ключевых фигур, то они должны понимать свои полномочия,  действовать и быстро добраться до конечной инстанции в период кризиса. Определение ключевых игроков и как принимаются решения важно для успеха плана кризисного управления. Когда команда находится в месте, они должны быть обучены и иметь возможность работать вместе..
• Информировать и обучить всех: После того как планы и команда определена, то важно информировать и просвещать всех остальных. Объясните важные процедуры, такие как эвакуация, аварийные выходы, и что ожидается в рамках различных вероятных сценариев. В крупных офисных комплексах вы можете назначить собрание района за пределами здания, и иметь людей, на каждом этаже назначенных сделать окончательный развертки для учета во все здания эвакуации. Другие сценарии могут потребовать обучения администраторов, чтобы понять, что делать, если они столкнуться с  угрозой взрыва. Таким образом, убедитесь, что все в организации по крайней мере, понимают основы того, что они могут делать, когда грянул кризис.
• Поддержка практики, подведение итогов и постоянного планирования: планирование никогда не бывает совершенным, но оно может быть уточнено на практике. Требуется приверженность высшего руководства к поддержке практике упражнения и нужно время, чтобы рассмотреть то, что произошло во время практических занятий для уточнения плана. Хотелось бы надеяться, что планы никогда не нужно будет осуществляться в режиме реального кризиса, однако,  хорошо отрепетированный план незаменим, когда кризис наступил. Большинство планов кризиса должно быть уточнено по крайней мере один раз в год, и этот план должен обновляться. Ключевой персонал будет меняться, информация и номера телефонов должны быть подтверждены, и ключевые части плана, возможно, необходимо обновить. Будет мало пользы, если окажется во время кризиса, что информация неверна или, что план не будет работать из-за изменившихся обстоятельств.
Ключ к успеху в условиях кризиса- реалистичный план готовый к выполнению. При хорошем предварительном планировании будут определены не только необходимые шаги, но и необходимая предварительная подготовка материалов, людей, и подготовка кадров. Используйте шаги "кризис" формата и вы будете готовыми бороться с чрезвычайными ситуациями, с которыми ваша организация может столкнуться. Вы будете рады, что вложили время заранее в эту ситуацию.