Информационные технологии в экономике

Правовое обеспечение  этапов функционирования информационной системы включает:

• статус информационной системы;
• права, обязанности и ответственность персонала;
• правовые положения отдельных видов процесса управления;
• порядок создания и использования информации и др.

2.6. Классификация информационных  систем по признаку структурированности  задач

При создании или при классификации  информационных систем неизбежно возникают  проблемы, связанные с формальным – математическим и алгоритмическим  описанием решаемых задач. От степени  формализации во многом зависят эффективность  работы всей системы, а также уровень  автоматизации, определяемый степенью участия человека при принятии решения  на основе получаемой информации.

Чем точнее математическое описание задачи, тем выше возможности  компьютерной обработки данных и  тем меньше степень участия человека в процессе ее решения. Это и определяет степень автоматизации задачи.

Различают три типа задач, для которых создаются информационные системы: структурированные (формализуемые), неструктурированные (неформализуемые) и частично структурированные [5].

Структурированная (формализуемая) задача – задача, где известны все ее элементы и взаимосвязи между ними.

Неструктурированная (неформализуемая) задача – задача, в которой невозможно выделить элементы и установить между ними связи.

В структурированной задаче удается выразить ее содержание в форме математической модели, имеющей точный алгоритм решения. Подобные задачи обычно приходится решать многократно, и они носят рутинный характер. Целью использования информационной системы для решения структурированных задач является полная автоматизация их решения, т. е. сведение роли человека к нулю.

Например, в информационной системе необходимо реализовать  задачу расчета заработной платы. Это  структурированная задача, где полностью  известен алгоритм решения. Рутинный характер этой задачи определяется тем, что расчеты всех начислений и отчислений весьма просты, но объем их очень велик, так как они должны многократно повторяться ежемесячно для всех категорий работающих.

Решение неструктурированных задач из-за невозможности создания математического описания и разработки алгоритма связано с большими трудностями. Возможности использования здесь информационной системы невелики. Решение в таких случаях принимается человеком из эвристических соображений на основе своего опыта и, возможно, косвенной информации из разных источников. Попробуйте, например, формализовать взаимоотношения в вашей студенческой группе. Наверное, вряд ли вы сможете это сделать. Это связано с тем, что для данной задачи существен психологический и социальный факторы, которые очень сложно описать алгоритмически.

Заметим, что в практике работы любой организации существует сравнительно немного полностью  структурированных или совершенно неструктурированных задач. О большинстве  задач можно сказать, что известна лишь часть их элементов и связей между ними. Такие задачи называются частично структурированными. В этих условиях можно создать информационную систему. Получаемая в ней информация анализируется человеком, который будет играть определяющую роль. Такие информационные системы являются автоматизированными, так как в их функционировании принимает участие человек.

Пусть, например, требуется  принять решение по устранению ситуации, когда потребность в трудовых ресурсах для выполнения в срок одной  из работ комплекса превышает  их наличие.

Пути решения этой задачи могут быть разными, например:

• выделение дополнительного финансирования на увеличение численности работников;
• отнесение срока окончания работы на более позднюю дату и т. д.

Как видно, в данной ситуации информационная система может помочь человеку принять то или иное решение, если снабдит его информацией  о ходе выполнения работ по всем необходимым параметрам.

Информационные системы, используемые для решения частично структурированных задач, подразделяются на два вида (см. рис. 2.10):

• создающие управленческие отчеты и ориентированные главным образом на обработку данных (поиск, сортировку, агрегирование, фильтрацию). Используя сведения, содержащиеся в этих отчетах, управляющий принимает решение;
• разрабатывающие возможные альтернативы решения. Принятие решения при этом сводится к выбору одной из предложенных альтернатив.

Информационные системы, создающие управленческие отчеты, обеспечивают информационную поддержку пользователя, т. е. предоставляют доступ к информации в базе данных, и ее частичную обработку. Процедуры манипулирования данными в информационной системе должны обеспечивать следующие возможности:

• составление комбинаций данных, получаемых из различных источников;
• быстрое добавление или исключение того или иного источника данных и автоматическое переключение источников при поиске данных;
• управление данными с использованием возможностей систем управления базами данных;
• логическую независимость данных этого типа от других баз данных, входящих в подсистему информационного обеспечения;
• автоматическое отслеживание потока информации для наполнения баз данных.

Как нетрудно заметить из рис. 2.10, информационные системы могут  оказывать лицу, принимающему решение, три вида поддержки: информационную, модельную и экспертную.

 
Рис. 2.10. Классификация информационных систем по признаку структурированности  решаемых задач

Информационная  поддержка обеспечивает доступ пользователя к информации и ее частичную обработку. Функции информационной поддержки сводятся к обеспечению пользователя первичными данными и данными различной степени сжатия.

Процедуры манипулирования  первичными данными должны обеспечивать следующие возможности:

• составление комбинаций данных, получаемых из различных источников;
• быстрое добавление или исключение того или иного источника данных и автоматическое переключение источников при поиске данных;
• управление данными при помощи функций, предоставляемых системами управления базами данных;
• обеспечение логической независимости данных этого типа от других баз данных, входящих в информационный фонд системы поддержки;
• автоматическое отслеживание качества потока информации для наполнения баз данных.

Информация «сжатого»  типа представляет собой вторичные, или обработанные, данные, получаемые в результате решения задач сортировки, фильтрации и агрегирования.

На основе модельной поддержки, реализуемой через построение модели проблемной ситуации, пользователь может получить недостающую ему для принятия решения информацию путем установления диалога с моделью в процессе ее исследования. Модельная поддержка связана с предоставлением пользователю математических, статистических, финансовых и других моделей, использование которых облегчает выработку и оценку альтернатив решения. Основными функциями модельной поддержки пользователя являются:

• возможность работы в среде типовых экономико-математических моделей, включая решение основных задач моделирования типа «как сделать, чтобы…?», «что будет, если…?», анализ чувствительности и др.;
• достаточно быстрая и адекватная интерпретация результатов моделирования;
• оперативная подготовка и корректировка входных параметров и ограничений модели;
• возможность графического отображения динамики модели;
• возможность объяснения пользователю необходимых шагов формирования и работы модели.

Экспертные информационные системы обеспечивают выработку и оценку возможных альтернатив пользователем за счет создания экспертных систем, связанных с обработкой знаний. Экспертная поддержка принимаемых пользователем решений реализуется на двух уровнях.

Работа первого уровня экспертной поддержки исходит из концепции «типовых управленческих решений», в соответствии с которой  часто возникающие в процессе управления проблемные ситуации можно  свести к некоторым однородным классам  управленческих решений, т. е. к некоторому типовому набору альтернатив. Для реализации экспертной поддержки на этом уровне создается информационный фонд хранения и анализа типовых альтернатив.

Если возникшая проблемная ситуация не ассоциируется с имеющимися классами типовых альтернатив, в  работу должен вступать второй уровень  экспертной поддержки управленческих решений. Этот уровень генерирует альтернативы на базе имеющихся в информационном фонде данных, правил преобразования и процедур оценки синтезированных  альтернатив.

2.7. Классификация информационных  систем по функциональному признаку

Другим классификационным  признаком, используемым для дифференциации ИС в интересах поддержки принятия решений, является их принадлежность к  той или иной функциональной сфере  бизнеса: маркетингу, кадрам, финансам и производству. Для лучшего понимания  функционального назначения информационных систем в табл. 2.3 приведены примеры  решаемых с их помощью типовых  задач [5].

Таблица 2.3

Функции информационных систем

Система маркетинга	Производственные  системы	Финансовые и  учетные системы	Система кадров (человеческих ресурсов)	Прочие системы, например ИС руководства
Исследование рынка и  прогнозирование продаж	Планирование объемов  работ и разработка календарных  планов	Управление портфелем  заказов	Анализ и прогнозирование  потребности в трудовых ресурсах	Контроль за деятельностью  фирмы
Управление продажами	Оперативный контроль и управление производством	Управление кредитной  политикой	Ведение архивов записей  о персонале	Выявление оперативных проблем
Рекомендации по производству новой продукции	Анализ работы оборудования	Разработка финансового  плана	Анализ и планирование подготовки кадров	Анализ управленческих и  стратегических ситуаций
Анализ и установление цены	Участие в формировании заказов  поставщикам	Финансовый анализ и прогнозирование	–«–	Обеспечение процесса выработки  стратегических решений
Учет заказов	Управление запасами	Контроль бюджета	–«–	–»–
–«–	–«–	Бухгалтерский учет и расчет зарплаты	–«–	–«–

Особое место среди  функциональных ИС занимают ИС, обеспечивающие мониторинг компании в интересах  высшего руководства для целей  контроля и выявления проблем  еще на стадии их скрытой эволюции.

Функциональный  признак определяет назначение подсистемы, а также ее основные цели, задачи и функции. Структура информационной системы может быть представлена как совокупность ее функциональных подсистем, а функциональный признак может быть использован при классификации информационных систем.

В хозяйственной практике производственных и коммерческих объектов типовыми видами деятельности, которые  определяют функциональный признак  классификации информационных систем, являются производственная, маркетинговая, финансовая, кадровая.

Производственная деятельность связана с непосредственным выпуском продукции и направлена на создание и внедрение в производство научно-технических  новшеств.

Маркетинговая деятельность включает в себя:

• анализ рынка производителей и потребителей выпускаемой продукции, анализ продаж;
• организацию рекламной кампании по продвижению продукции;
• рациональную организацию материально-технического снабжения.

Финансовая деятельность связана с организацией контроля и анализа финансовых ресурсов фирмы на основе бухгалтерской, статистической, оперативной информации.

Кадровая деятельность направлена на подбор и расстановку необходимых фирме специалистов, а также ведение служебной документации по различным аспектам.

Указанные направления деятельности определили типовой набор информационных систем:

• производственные системы;
• системы маркетинга;
• финансовые и учетные системы;
• системы кадров (человеческих ресурсов);
• прочие типы, выполняющие вспомогательные функции в зависимости от специфики деятельности фирмы.

Более подробно функциональные ИС будут приведены в пособии  далее.

В крупных фирмах основная информационная система функционального  назначения может состоять из нескольких подсистем для выполнения подфункций. Например, производственная информационная система имеет следующие подсистемы: управления запасами, управления производственным процессом, компьютерного инжиниринга  и т. д.

2.8. Классификация информационных  систем по уровню управления