Автоматизированная информационная система бухгалтерского учета

Одно из действий необходимо реализовать  на отдельном рабочем листе с  использованием функций баз данных.

Количество таблиц базы данных: не менее 3-х.

Количество записей в основной таблице: не менее 20-ти.

Количество записей во вспомогательных  таблицах: не менее 5-ти.

2.2. Определение требований к автоматизированной информационной системе и их анализ

2.2.1. Структурный анализ предприятия

2.2.1.1. Общие сведения об ООО «Дюна-Веста»

Общество с ограниченной ответственностью «Дюна – Веста» создано на базе наиболее мощного чулочного предприятия  – чулочно-носочной фабрики, которая была основана в 1965 году и ООО «Дюна», одного из лидеров отечественного частного бизнеса. Сегодня «Дюна – Веста» - фабрика с абсолютно полным спектром чулочно-носочного ассортимента: от новорожденных до взрослых, на любой вкус, цвет, размер, сезон, кошелек. Такие изделия требуют особенно тщательного подбора и обработки сырья, поэтому предприятие находится в постоянном поиске новых технологий и новых видов сырья. Большая часть хлопка, который используется на предприятии – это хлопок индийского и египетского производства. По уровню технического оборудования ООО «Дюна – Веста» является лидером. На сегодняшний день обновили весь парк оборудования. Предприятие оснащено современным оборудованием производства Италии, Чехии, Японии.(«Busi Giovanni», «Lonati», «Sangiacomo», «Uniplet», «Nagata seiki» 2005 -2010г. изготовления).

Предприятие работает в соответствии со стандартами ГОСТ 8541-84, ГОСТ 18400-82, а также имеет лицензию на использование  антибактериальных и противогрибковых препаратов. Предприятие имеет сертификаты  соответствия и гигиенические заключения, необходимые для работы на российском и зарубежных рынках. На предприятии работают высоко квалифицированные специалисты, технологи, проектанты, которые тщательно изучают развитие рынка, разрабатывают и внедряют новые технологии, разрабатывают новые коллекции с использованием новых видов сырья.

На предприятии создан выставочный  кабинет, в котором представлена вся коллекция, которая производится на предприятии ООО «Дюна–Веста».

У ООО «Дюна–Веста» есть фирменные магазины, в которых представлен весь ассортимент.

Изделия ООО «Дюна – Веста» можно  приобрести не только в России, а так же в Литве, Украине, Молдавии, Хорватии, Канаде. Продукция доставляется без задержек по всех торговых точках транспортом ООО «Дюна–Веста».

2.2.1.2. Организационная структура

Организационная структура OОO «ООО «Дюна-Веста»» создана на основе типовой структуры управления производственным предприятием. Однако вследствие смены собственности и изменения организационно-правовой формы комбината организационная структура была модифицирована и упрощена. В основе действующей структуры лежат принципы единоначалия и централизма. Принцип централизма предполагает иерархичность, то есть строгую подчиненность нижестоящих звеньев вышестоящим. Принцип единоначалия выражается в том, что во главе каждого подразделения находится один руководитель – начальник, инженер, старший мастер и т.д., которые координируют действия подчиненных.

В результате этих преобразований организационная  структура ООО «Дюна-Веста» приняла вид, представленный на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1 – Организационная структура ООО «Дюна-Веста»

Бухгалтерия

В соответствии с поставленной в  курсовой работе задачей организации  электронного документооборота процессов  бухгалтерского учета более подробно рассмотрим задачи и структуру отдела центральной бухгалтерии.

Основными задачами отдела являются:

• Бухгалтерский учет.
• Планирование и учет исполнения смет расходов организации.
• Проведение взаиморасчетов с предприятиями, организациями, учреждениями и физическими лицами, сохранностью денежных средств и материальных ценностей.

Основными функциями отдела являются:

• Работа по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы.
• Разработка форм документов внутренней бухгалтерской отчетности.
• Обеспечение порядка проведения инвентаризаций.
• Контроль за проведением хозяйственных операций.
• Обеспечение соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота.
• Формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации о деятельности предприятия, его имущественном положении, доходах и расходах.
• Разработка и осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины.
• Учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств.
• Своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств.
• Учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (услуг), результатов хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, а также финансовых, расчетных и кредитных операций.
• Своевременное и правильное оформление документов.
• Составление экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости продукции, выполняемых работ (услуг).
• Обеспечение расчетов по заработной плате.
• Правильное начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений.
• Погашение в установленные сроки задолженностей банкам по ссудам.
• Отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия.
• Участие в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводственных затрат.
• Принятие мер по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового и хозяйственного законодательства.

Организационная структура отдела представлена на рисунке 2.2.

Рисунок 2.2 – Организационная структура ООО «Дюна-Веста»

Главный бухгалтер предприятия:

• обеспечивает соблюдение на предприятии установленных единственных методологических принципов бухгалтерского учета, составления и представления в установленные сроки финансовой отчетности;
• организует контроль за отображением на счетах бухгалтерского учета всех хозяйственных операций;
• принимает участие в оформлении материалов, связанных с недостатком и возмещением расходов относительно таких недостатков, кражами и порчей активов предприятия;
• обеспечивает проверку состояния бухгалтерского учета в филиалах, представительствах, отделениях и других отделенных подразделах предприятия.

Весь бухгалтерский учет ведется  в отделах (бюро) бухгалтерами. Они  подчиняются главному бухгалтеру и  его заместителю. Расчет заработной платы (и премии соответственно) проводит расчетный отдел (подотдел расчет с персоналом).

Шаблоны должностных инструкций главного бухгалтера и бухгалтера по расчету  заработной платы представлены в  приложении А и Б.

2.2.1.3.Описание предметной области «Как есть»

Рассмотрим движение документов в  процессе начисления заработной платы.

Процедура начинается с заполнения табельщиком (или начальником цеха) табеля учета рабочего времени или  сменно-суточного задания (план-факт), в табель заносятся также выходные, праздничные дни, больничные и т.п.

В конце календарного месяца все  табели подписываются у начальников  цехов (отделов). После чего передаются в расчетный отдел бухгалтерии (подотдел расчетов с персоналом).

На основе полученных данных, а  также данных об окладе (расценках  работ, если оплата зависит от выработки), коэффициента премирования, бухгалтер  проводит начисление заработной платы. После начисления заработной платы  бухгалтер распечатывает расчетные  листки для каждого сотрудника и  передает их в соответствующие отделы.

2.2.2. Характеристика комплекса решаемых  задач

2.2.2.1. Обоснование необходимости разработки и внедрения автоматизированной информационной системы

Анализ документооборота при начислении заработной платы, технология которого описана в предыдущем разделе, показывает, что в применяемой схеме бумажного документооборота можно выделить следующие узкие места:

• Расчет план/факта проводится вручную и, как правило, в конце месяца. Это приводит к многочисленным ошибкам и перепроверкам.
• Схема начисления заработной платы хоть и носит объективный характер, однако при начислении заработной платы не исключается влияние человеческого фактора – снижение внимание и усталость приводит к ошибкам при расчетах.
• Передача твердых копий документов на следующий этап обеспечивается сотрудником, работающим с документом на очередном этапе, либо его секретарем.
• Необходимость многочисленных извещений о прохождении этапов документооборота (с целью упрощения на схеме представлена только их часть).

Таким образом, можно сделать вывод, что существующая технология бумажного  документооборота не обеспечивает требуемую  безошибочность и оперативность  в осуществлении финансовых и учетных операций (транзакций).

Одним из эффективных способов решения  данной проблемы является переход к  электронным документам и автоматизация  документооборота.

2.2.2.2. Описание предметной области «Как должно быть»

Технология работы учета производительности и осуществления материального  поощрения с использованием системы  электронного документооборота выглядит следующим образом.

Табельщик ежедневно заносит сведения об учете рабочего времени (заполняет  табель), а также данные о сменно-суточных заданиях (проставляет план-факт). Замечание. Данные переносятся с соответствующих  бумажных носителей.

Еженедельно начальники цехов (отделов) проверяют внесенные данные. При  необходимости вносятся корректировки.

В конце месяца бухгалтер на основе внесенных данных начисляет заработную плату на основе заранее выбранной  схемы (данные об окладах, расценках  и коэффициентах премирования хранится в базе данных).

Сравнение технологии электронного документооборота с использованием системы электронного документооборота с существующей технологией  позволяет выявить следующие  преимущества использования СЭД:

• Подготовку и набор первоначальных данных для начисления заработной платы выполняет табельщик.
• Отсутствует передача твердых копий документов на подготовительных стадиях.
• Движение документа осуществляется по безбумажной технологии управления ходом работ (workflow). Основанием для автоматической передачи документа от одного должностного лица другому является факт вынесения резолюции с указанием исполнителей документа, а также факт оформления отчета об исполнении документа.
• Твердые копии дог<span class="1___041c_0435_0442_043e_0434_0438_0447_043a_0430___0441_043f_0438_0441_043e_043a__2__Char" style=" fon