Автоматизация деятельности органов казначейства

 

 

 

 

ГЛАВА 3. ПЕРСПЕКТИВЫ ВНЕДРЕНИЯ АВТОМАТИЗАЦИИ

3.1. Основные направления  централизации бюджетного учета

Централизация бюджетного учета - важная задача, которая стоит перед  Федеральным казначейством.

Завершился последний  этап внедрения программного обеспечения  автоматизированной системы Федерального казначейства (АСФК) на всей территории Российской Федерации.

АСФК – это новая единая система учета операций участников и не участников бюджетного процесса с огромным внутренним потенциалом. Система позволяет централизовать на уровне Управления территориального органа Федерального казначейства учет кассовых потоков (поступлений и выбытий) в разрезе детальных аналитических признаков.

Сегодня в каждом регионе  нашей страны появился единый источник учетных данных, который заменил  ранее существовавшие раздробленные  учетные системы территориального Управления и подведомственных ему  отделений.

Централизация всех проводимых операций в едином источнике позволяет  перейти к централизованному  бюджетному учету в рамках кассового  обслуживания участников и не участников бюджетного процесса, что значительно  оптимизирует и совершенствует процедуры  учета и, как следствие, повышает качество представляемой бюджетной  отчетности как внутренним, так и  внешним пользователям.

Во-первых, необходимо определить степень предполагаемой централизации (полная или частичная).

Полная – бюджетный учет операций, составление регистров бюджетного учета, формирование бюджетной отчетности осуществляется на уровне территориального Управления без осуществления процедур консолидации.

Частичная - бюджетный учет операций, составление регистров  бюджетного учета, формирование бюджетной  отчетности по кассовому исполнению федерального бюджета осуществляется на уровне Управления, а выверка  сформированных регистров бюджетного учета и формирование соответствующей  бюджетной отчетности по кассовому  обслуживанию исполнения публично-правовых образований и передача их в соответствующие финансовые органы осуществляются отделениями и территориальными отделами управлений. Важными факторами в определении степени централизации является количество сотрудников отдела бюджетного учета и отчетности Управления, а также вариант кассового обслуживания публично-правовых образований.

Во-вторых, детально проработать  и определить технологическую цепочку  в условиях централизованного бюджетного учета.

А именно разработать:

- порядок движения первичных  документов, определяющих факт свершения  операции и признание события  в бюджетном учете;

- порядок, регламентирующий  взаимодействие структурных подразделений  Управления и отделений и/или  территориальных отделов Управления  в условиях централизованного  учета;

- порядок внесения исправительных  записей при обнаружении ошибок  в учетную систему;

- порядок организации  хранения первичных документов, регистров бюджетного учета и  бюджетной отчетности;

- регламент выполнения  операций, подлежащих учету;

- регламент "закрытия  операционного дня" и т.д.

В-третьих, четко распределить обязанности между сотрудниками отдела бюджетного учета и отчетности по операциям бюджетов Управления, а в случае необходимости - между  сотрудниками отделений и/или территориальных  отделов Управления.

В-четвертых, определить способы  контроля своевременности, достоверности  и полноты бюджетного учета в  условиях централизации.

Факт централизации бюджетного учета на уровне Управления в момент перехода на эксплуатацию единой учетной  системы должен быть оформлен изданием распорядительного акта Управления.

В бюджетном учете централизация  учетных данных оформляется бухгалтерской  Справкой (ф. 0504833) в разрезе каждого бюджета бюджетной системы Российской Федерации. При этом отделения и/или территориальные отделы Управления оформляют Справку (ф. 0504833) с отражением факта передачи путем сторнирования остатков на счетах бюджетного учета, сложившихся на день передачи.

Одновременно факт приема учетных данных оформляется управлением  бухгалтерской Справкой (ф. 0504833) с отражением данных по счетам бюджетного учета со знаком "плюс". Данные внутри-казначейских расчетов между Управлением и его отделениями и/или территориальными отделами в условиях ведения единого казначейского счета (далее - ЕКС) консолидируются (взаимоисключаются).

В результате Главная книга Управления отражает всю информацию об активах, обязательствах и результате по каждому бюджету бюджетной системы Российской Федерации в рамках кассового исполнения федерального бюджета и кассового обслуживания бюджетов.

Для контроля правильности отражения переданных и централизованных данных на уровне Управления необходимо провести сверку идентичности показателей  аналитической и бюджетной отчетности. Например, в разрезе бюджетов сверить  на отчетную дату данные Сводной ведомости  по кассовым поступлениям (ф. 0531817) с данными раздела 1 Отчета по кассовым поступлениям и выбытиям (ф. 0503151), данные Сводной ведомости по кассовым выплатам из бюджета (ф. 0531815) с данными раздела 2 Отчета по кассовым поступлениям и выбытиям (ф. 0503151).

Только убедившись, что  показатели аналитических форм отчетности соответствуют бюджетным в разрезе  бюджетной классификации, процедуру  централизации можно считать  успешно завершенной.

 

3.2. Стандартные  процедуры автоматизации бюджетного  учета

В условиях автоматизации  стандартных процедур организация  бюджетного учета операций по кассовому  обслуживанию исполнения бюджетов публично-правовых образований следующая.

Ежедневно автоматизированным способом осуществляется проверка правильности отражения в бухгалтерском учете  и регистрах бухгалтерского учета  банковских и внебанковских операций "пакетно", одновременно по всем бюджетам. Одновременно специалисты отделений и/или территориальных отделов Управления осуществляют визуальный контроль правильности отражения кассовых операций в регистре бюджетного учета "Многографная карточка" (ф. 0504054) по соответствующим бюджетам публично-правовых образований.

В случае обнаружения ошибок и несоответствий специалистами  диагностируется проблема, регистрируется обращение и курируется до полного  устранения.

После окончания проверки регистров бюджетного учета Журнал по прочим операциям и Главная книга формируются "пакетом" по каждому бюджету и подписываются исполнителем отдела бюджетного учета и отчетности по операциям бюджетов Управления. Далее эти документы направляются на подпись главному бухгалтеру Управления, после этого регистры приобретают соответствующий статус и переходят в единое хранилище данных.

По окончании отчетного  месяца формируется регламентированная бюджетная отчетность по каждому  местному бюджету, Отчет по кассовым поступлениям и выбытиям (ф. 0503151), Баланс по операциям кассового обслуживания исполнения бюджета (ф. 0503150). Перед представлением в финансовые органы отчетность обязательно сопоставляется с данными аналитической отчетности доходов и расходов в разрезе каждого бюджета, с данными Справки о перечисленных поступлениях в бюджет (ф. 0531467), с данными Сводной ведомости по кассовым поступлениям (ф. 0531817), с данными Сводной ведомости по кассовым выплатам из бюджета (ф. 0531815) (рис. 3.1). Сверка осуществляется автоматизированным способом специалистами отделений и территориальных отделов Управления и только при условии полного соответствия подписывается специалистом отдела бюджетного учета и отчетности по операциям бюджетов и передается на подпись главному бухгалтеру и руководителю Управления. После этого отчетность приобретает соответствующий статус и по настроенному маршруту через СУФД выгружается в СЭД и направляется в соответствующий финансовый орган.

Организация бюджетного учета  операций по кассовому обслуживанию исполнения бюджетов приведена на рис. 3.1.

Далее формируется и проверяется  Консолидированный отчет о кассовых поступлениях и выбытиях (ф. 0503152), выполняются регламентированные процедуры междокументарного контроля и представления в финансовые органы субъекта и муниципальных районов региона, а также в Федеральное казначейство.

Сверка данных аналитического и бухгалтерского учета осуществляется автоматизированным способом с помощью  программ, разработанных специалистами  отдела информационных систем Управления. Результатом сверки является протокол.

Централизация бюджетного учета, максимальная автоматизация стандартных  бизнес-процессов, которые повторяются  изо дня в день, из месяца в  месяц, позволят улучшить качество не только бюджетного учета и представляемой информации внешним и внутренним пользователям, но и гарантируют  достоверность, минимизируют количество ошибок контроля, экономят трудовые ресурсы.

┌────────────────────────┐

│АНАЛИТИЧЕСКАЯ ОТЧЕТНОСТЬ│

└────────────────────────┘

┌────────────────────────────────┐

│Справка о перечисленных         │

│поступлениях в бюджет           │

│(ф. 0531467)                    ├─┐   ┌─────────────────────┐

└────────────────────────────────┘  │   │                     │

                                   └───┤Баланс (ф. 0503150)  │    ┌─────────────┐

┌────────────────────────────────┐     │Отчет по кассовым    │    │Главная книга│

│Сводная ведомость по кассовым   ├─────┤поступлениям  и       ├────┤ (ф. 0504072)│

│поступлениям (ф. 0531817)       │     │выбытиям (ф. 0503151)│    └─────────────┘

└────────────────────────────────┘  ┌───┤                     │

                                   │   └──┬────────┬───────┬─┘

┌────────────────────────────────┐  │      ▼        ▼       ▼

│Сводная ведомость по кассовым   ├─┘┌─────┴────────┴───────┴───────┐

│выплатам из бюджета (ф. 0531815)│ │Протокол результатов обработки│

└────────────────────────────────┘  └──────────────────────────────┘

Рис. 3.1. Организация бюджетного учета операций по кассовому обслуживанию исполнения бюджетов

 

3.3. Эффект автоматизации  учета

Эффект централизации  учета в органов Федерального казначейства заключается в следующем.

1. Оперативность получения  информации о состоянии финансовых  активов.

Система ежедневно до 08.00 автоматически осуществляет загрузку электронных аналогов банковских выписок  из всех банковских счетов, открытых Управлению, в режиме непрерывной обработки  без участия специалиста. То есть единый источник позволяет получить до 12.00 полную оперативную информацию в виде отчета об остатках средств  на счетах органа Федерального казначейства без осуществления процедуры  свода отчетов подведомственных отделений (как это практиковалось ранее).

2. Оперативность осуществления  контроля за правильностью оформления совершаемых операций бухгалтерскими записями в соответствии с нормами действующих нормативно-правовых актов.

Существовавшая ранее  в органах Федерального казначейства учетная система разрешала пользователю самостоятельно регистрировать бухгалтерские  записи в соответствующем справочнике, поэтому всегда присутствовал риск регистрации некорректной записи и  как результат - недостоверный бюджетный  учет и искаженная бюджетная отчетность. В условиях централизации данных корреспонденция счетов, во-первых, строго соответствует нормам действующей  инструкции, во-вторых, является частью программного кода, то есть что-либо удалить  или изменить невозможно. Тем самым  обеспечиваются единство и достоверность  учета. В том случае, если оформленная  бухгалтерская запись не соответствует  характеру операции, исправление  вносится путем сторнирования и  проставления новой записи.

3. Оперативность составления  главных книг как по кассовому исполнению федерального бюджета, так и по кассовому обслуживанию бюджетов бюджетной системы РФ в разрезе каждого бюджета на уровне Управления.

4. Оперативность представления  информации внешним и внутренним  пользователям о поступлениях  в федеральный бюджет и выплатах  из федерального бюджета по  видам доходов и экономическим  категориям расходов.

5. Оперативность определения  и устранение возникших несоответствий  отчетности казначейства и финансовых  органов.

6. Контроль правильности  осуществления внутриказначейских расчетов и оперативность сверки с территориальными органами Федерального казначейства других субъектов.