Автоматизация в казначействе

Введение

Эффективное управление предприятием в современных условиях невозможно без использования компьютерных технологий. Правильный выбор программного продукта и фирмы-разработчика –  это первый и определяющий этап автоматизации  любого учета. В настоящее время  проблема выбора информационной системы (ИС) из специфической задачи превращается в стандартную процедуру. В этом смысле российские предприятия сильно уступают зарубежным конкурентам. Иностранные  предприятия, как правило, имеют  опыт модернизации и внедрения не одного поколения ИС. В развитых западных странах происходит смена  уже четвертого поколения ИС. На российских предприятиях зачастую используют системы первого или второго  поколения.

Среди задач финансового  управления на предприятии наиболее важными являются: поддержание достаточного уровня ликвидности и платежеспособности, оптимизация финансовых потоков, ускорение  оборачиваемости капитала и увеличение отдачи от него.

Кроме этого, актуальным являются такие задачи, как эффективное  управление потоками наличности, календарное  и оперативное планирование движения денежных средств, устранение кассовых разрывов, исключение риска технического дефолта, бюджетирование и тщательный контроль над расходованием денежных средств на всех уровнях.

Достижение поставленных целей требует от предприятия  внедрения и автоматизации казначейства.

В данной работе рассматривается  автоматизированные информационные технологии в системах автоматизации деятельности казначейства.

 

 

 

1. Необходимость автоматизации в управлении деятельностью казначейства

1.1 Внедрение казначейства на предприятии: необходимость и способы организации

Итак, что представляет собой  бюджетирование и казначейство, и  решению каких бизнес-задач способствует внедрение казначейства на предприятии?. Казначейство – это экономическая и организационная система, призванная обеспечить планирование, управление, контроль и анализ движения денежных средств на предприятии. Конечная цель системы бюджетирования и казначейства – оптимизировать финансовые потоки и повысить эффективность использования оборотного капитала. В качестве инструментов выступают: текущее и календарное планирование, бюджеты движения денежных средств и план–фактный анализ потоков расходования и поступления наличности.

В качестве конкретных задач, которые решает внедрение казначейства на предприятии, можно выделить следующие:

• планирование денежных потоков предприятия;
• обоснование оптимальных лимитов по остаткам денежных средств;
• составление бюджетов движения денежных средств, осуществление платежей в рамках бюджета;
• управление кредиторской и дебиторской задолженностью и др.

Развитие предприятия  характеризуется ростом количества и масштаба хозяйственных операций, увеличением числа бизнес-транзакий, усложнением и интенсификацией денежных потоков. В этой ситуации организовать эффективное финансовое управление и, в частности, выстроить бюджетирование и казначейство, невозможно без применения автоматизированных программных продуктов.

Автоматизация казначейства – это необходимое условие  для эффективного управления денежными  средствами.

 

1.2 Общая концепция автоматизированной системы управления

Автоматизация деятельности казначейства предприятия имеет  смысл при достаточно высоком  уровне автоматизации остальных  процессов предприятия, особенно соприкасающихся  с казначейством. Поэтому не имеет  смысла автоматизировать казначейство, не внедрив или не закончив внедрение  самой АСУП. Основными целями внедрения  АСУП являются создание единого информационного  пространства и автоматизация, оптимизация  процессов учета. АСУП условно разбивается  на два блока:

• КУБД – консолидированная управленческая база данных, включающая в себя информацию по всем юридическим лицам и весь необходимый набор аналитик
• Бухгалтерские базы данных – независимые базы, предназначенные для ведения бухгалтерского и налогового учета отдельно по каждому юридическому лицу

Информация поступает  в АСУП следующим образом:

• Часть информации вносится через КУБД, что обеспечивает необходимый набор аналитических признаков.
• Часть информации вносится через бухгалтерию, а затем поступает в КУБД, где происходит дальнейшее расширение аналитики

 

  Соответственно ежедневно  осуществляется синхронизация данных между бухгалтерскими базами и КУБД (по запросу обмен может выполняться  в режиме on- line), чтобы эти 2 части системы не существовали порознь.

 

2. Программные средства  автоматизации управления казначейства и их структура

2.1. Программы для автоматизации 

У большинства российских и зарубежных компаний инструментами  автоматизации казначейской деятельности являются электронные таблицы (MS Excel) или табличные базы данных (MS Access), нагруженные перекрестными связями и макросами, интегрированные с системами бухгалтерского учета, а также программами «банк – клиент».

Результаты опроса, проведенного среди 406 крупных и средних европейских  компаний, свидетельствуют об аналогичном  положении дел и в зарубежных компаниях.

Электронные таблицы обладают рядом преимуществ:

• простота формирования и использования;
• возможность управления несколькими таблицами или базами;
• возможность создания системы связей между файлами, в том числе находящимися на разных серверах;
• низкая стоимость лицензии (или вообще ее отсутствие при использовании нелицензионных продуктов).

Электронные таблицы применяются  в компаниях, где казначейство не выделено как элемент организационно-функциональной структуры или недавно организовано, а также в качестве основного  инструмента казначейского управления в небольших компаниях. Кроме  того, они применяются в средних  и крупных фирмах в качестве вспомогательного, связующего или консолидирующего инструмента. Например, в «Магнезит Огнеупор Групп», где модули системы SAP R/3 установлены не во всех бизнес-единицах, консолидация оперативной информации для казначейства управляющей компании осуществляется в формате MS Excel.

Модели управления, построенные  на базе электронных таблиц, являются отличным примером технического задания, демонстрирующего связи и расчеты казначейской модели, на базе которого в дальнейшем можно вести разработку специального программного обеспечения.

В то же время MS Excel, Lotus и MS Access, используемые в роли САК, имеют свои недостатки:

• возможность потери информации;
• вероятность возникновения ошибок в файлах;
• трудности передачи данных и их совместного использования;
• высокая вероятность двойного ввода информации;
• значительные объемы файлов и сложности, связанные с недостатком мощности персональных компьютеров при их обработке;
• низкий уровень информационной защиты.

Необходимость полного или  частичного перехода от электронных  таблиц и баз данных к специализированной системе возникает, когда существующая система перестает справляться  с поставленными задачами. Как  правило, это происходит из-за увеличения объема казначейских операций, роста  числа бизнес-единиц группы, количества и периодичности предоставляемой информации, повышения детализации отчетов, подаваемых руководству, кредиторам (в том числе банкам), государственным органам, инвесторам. Переходу на специализированную САК способствует также существенный уровень внешней задолженности, в особенности краткосрочной, в пассиве баланса, поскольку он мотивирует управлять оборотным капиталом компании (в том числе денежными средствами) более эффективно.

 

2.2.Специализированные системы  автоматизации казначейства

Среди разработок зарубежных производителей информационных систем в настоящее время существует более 50 специализированных программных  продуктов и приложений. При выборе САК для ЗАО «МОГ» рассматривались  следующие системы:

1. CF/Cash and Treasury Master (разработчик XRT - Cerg).
2. SAP R/3, модуль Treasury (разработчик SAP AG).
3. System 10 (разработчик TietoEnator Financial Solutions).
4. Integra-T.com (разработчик Integrity Treasury Solutions plc).
5. Treasury Support Center (разработчик Nordic Financial Systems).
6. AvantGard (разработчик SunGuard Treasury Systems).
7. Quantum (разработчик SunGuard Treasury Systems).

Основным ограничением для  внедрения зарубежных программных  продуктов является относительная  дороговизна лицензии и поддержки (например, первоначальные затраты  на закупку лицензий SAP R/3, в том числе и модуля «Казначейство», на 10 человек составляют около 35 тыс. долл. США, а периодические затраты на годовое обслуживание - около 6 тыс. долл. США). Помимо этого определенные препятствия возникают обычно по причине архаичности систем «банк — клиент» многих российских банков, делающей невозможным обмен информацией с САК, а также из-за неподготовленности общей системы организации бизнеса большинства отечественных компаний (особенно в части организации закупок, логистики и организации системы продаж) для внедрения специализированной системы по управлению денежными средствами.

Таблица1. Инструменты реализации казначейских функций в ЗАО «МОГ»

Функция	Электронные таблицы и БД	Собственные системы	Системы сторонних разработчиков	Прочие способы	Описание текущей ситуации	Описание перспективы развития
Планирование ДДС	X		X		Информация формируется  и консолидируется в MS Excel	Развитие модуля «Казначейство» SAP R/3
Управление кредитным портфелем	X				Информация формируется  и консолидируется в MS Excel. Осуществляется сверка с данными бухгалтерского учета, формируемыми в SAP R/3	Развитие модуля «Казначейство» SAP R/3
Сбор информации о движениях  и остатках по счетам	X		X		Информация формируется  и консолидируется в MS Excel	Развитие модуля «Казначейство» SAP R/3
Сверка оборотов и данных на конец периода	X		X		Информация формируется  и консолидируется в MS Excel из файлов MS Excel и SAP R/3	Настройка - сопоставления  данных-модулей «Бухгалтерский учет»  и «Казначейство»
Конверсионные операции				X	Осуществляется по телефону с трейдером банка	Работа пока не ведется
Создание бухгалтерских  проводок (факт движения по 50-м счетам)			X		Вводится вручную в  модуль бухгалтерского учета SAP R/3	Настройка сопоставления  данных модулей «Бухгалтерский учет»  и «Казначейство»
Осуществление платежей			X		Платежные поручения вносятся вручную в системы «банк - клиент»	Настройка сопоставления  данных модулей «Казначейство»и систем «банк - клиент» обслуживающих банков

Качественных стандартизированных  российских систем управления функциями  казначейства в настоящий момент не существует. Некоторые разработчики предлагают программы, автоматизирующие лишь определенные функции казначейского управления. Примерами могут служить «Система финансового мониторинга» компании Ramax International (основная специализация - сбор оперативной информации об остатках денежных средств в банках для холдинга с большим количеством бизнес-единиц и обслуживающих банков), а также «1С:Бухгалтерия», которую при доработке и установке связей с системами «банк - клиент» можно использовать в качестве платежного календаря. Кроме того, существуют данные о том, что многие крупные российские компании размещали заказ на разработку и внедрение САК «под себя», однако информации об эффекте применения таких систем в открытом доступе недостаточно.

 

2.3. Этапы автоматизации казначейских функций

Автоматизация казначейства включает несколько этапов. Их последовательная реализация позволяет создать систему, дающую возможность контролировать движение денег в компании, а также  стоимость капитала для нее.

Этап 1. Обеспечение  актуальных данных

Автоматизацию казначейских функций следует начинать с обеспечения  актуальных данных о перечне обслуживающих  банков и расчетных счетов в этих банках, то есть с создания и последующего обновления базы данных счетов компании.

Этап 2. Сбор значений по счетам учета денежных средств

Следующим шагом является организация сбора системой значений по счетам учета денежных средств (50-м  счетам) на начало операционного дня, а именно:

• балансов банковских счетов и кассы на начало операционного дня (конец предыдущего банковского дня);
• денежного выражения расчетных векселей;
• денежных средств в пути (по расчетам между компаниями группы).

На уровне бизнес-единиц (филиалов) компании эту информацию имеет смысл обновлять после каждого сеанса связи с системой «банк - клиент» либо через протоколы связи, если существует web-версия этой системы.

Формат отчета об остатке  расчетных векселей (в том числе  векселей банков) также может быть сформирован на уровне бизнес-единиц (филиалов) компании, но в этом случае, к сожалению, информацию придется вводить вручную. На уровне центрального казначейства данная информация может быть консолидирована путем копирования данных в установленном формате с серверов компаний группы на сервер головной компании.