Понятие информационных систем в экономике

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ ПРИБОРОСТРОЕНИЯ И  ИНФОРМАТИКИ

 

Факультет Экономический:

Кафедра «Бухгалтерский учет, финансы и кредит»

 

 

 

Информационный  раздел дипломной работы по дисциплине «ИС в экономике»

 

 

Работу выполнила:

студентка 5 курса,  080105 (01),

Лихонина Е.С.

Работу проверила:

Бондарчук Н.В.

 

 

 

Москва, 2012

 

Содержание

Введение                                                                                                                               3

1 Понятие информационных систем в экономике                                                          5

2 Программное обеспечение ООО «БИТ Ключевой элемент»                                      6

3 Общие правила работы менеджера отдела сопровождения с клиентом                    8

3.1 Внесение информации о клиенте в базе данных «Union»                                         9

3.2 Договоры по взаиморасчетам с контрагентами                                                        13

3.3 Выставление счетов на оплату                                                                                   17

3.4 Реализация товаров,  услуг, работ                                                                                                  19

3.5 Формирование финансовых документов                                                                                    20

Заключение                                                                                                                         23

Список использованных источников                                                                               24

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Современные информационные системы  предназначены для повышения  эффективности управления с помощью  информационных технологий подготовки и принятия решений.

 Программа 1С: Предприятие является системой программ для автоматизации различных областей экономической деятельности. В конкретный программный продукт, входящий в систему программ 1С: Предприятие, включаются те функции и возможности, которые отвечают назначению этого продукта.

Все составляющие системы  программ 1С: Предприятие можно разделить  на Технологическую платформу и  Конфигурации. Технологическая платформа  представляет собой набор различных  механизмов, используемых для автоматизации  экономической деятельности и не зависящих от конкретного законодательства и методологии учета. Конфигурации являются собственно прикладными решениями. Каждая конфигурация ориентирована  на автоматизацию определенной сферы экономической деятельности и, разумеется, отвечает принятому законодательству.

Информационная система (ИС) - это средство организации информационного обеспечения процесса управления, способствующее своевременному поступлению необходимой и достоверной информации во все звенья системы управления, нуждающиеся в ней. К информационным системам относятся и автоматизированные системы управления технологическим процессом, предприятием, корпорацией.

Основными направлениями  ООО «БИТ Ключевой элемент» являются автоматизация мелкого и среднего бизнеса (продажа, внедрение и сопровождение программных продуктов 1С - 1С: Франчайзинг), а также проектная автоматизация средних и крупных клиентов (экспресс-обследование, технические задания, технические проекты, моделирование, проектирование, разработка, внедрение и т.д.), автоматизация торговли, общепита и сферы услуг, автоматизация предприятий с учетом отраслевой специфики, обучение клиентов по пользованию программными продуктами 1С и др.

Такая деятельность должна способствовать все более полному  удовлетворению реальных потребностей массового пользователя продукции 1С и улучшению репутации фирмы  и всего сообщества «1С» как надежного, честного и выгодного поставщика систем автоматизации.

Работа менеджера отдела сопровождения ООО «БИТ Ключевой элемент» проходит в базе «Union 8», программа на основе платформы «1С: Предприятие 8».

Система программ  включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц. Сама платформа не является программным  продуктом для использования  конечными пользователями, которые  обычно работают с одним из многих прикладных решений (конфигураций), разработанных  на данной платформе. Такой подход позволяет  автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую  платформу.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Понятие информационных систем в экономике

Экономику в целом, а также  ее отдельные компоненты (предприятия, фирмы и т.д.) можно отнести к динамическим системам. Работа таких систем сопряжена с воздействиями изменчивой внешней среды и обработкой огромных объемов информации.

Под системой понимают набор взаимосвязанных компонентов, функционирующих совместно для достижения определенной цели. Для описания системы используют такие понятия, как:

• структура (множество элементов и взаимосвязей между ними);
• входы и выходы (материальные, финансовые и информационные потоки, входящие в систему и выводимые ею);
• законы поведения (функции, связывающие входы и выходы системы);
• цели и ограничения (процессы функционирования системы, описываемые рядом переменных; на отдельные переменные обычно накладываются ограничения).

Под управлением понимают изменение состояния системы, ведущее к достижению поставленной цели.

Процесс управления системой определяется целями управления, окружающей обстановкой и внутренними условиями.

Информационный обмен, который  лежит в основе процесса управления системой, заключается в циклическом  осуществлении следующих процедур (см. рисунок ниже – пример системы  управления экономическим объектом):

• сбора информации о текущем состоянии управляемого объекта;
• анализа полученной информации и сравнения текущего состояния объекта с желаемым;
• выработки управляющего воздействия с целью перевода управляемого объекта в желаемое состояние;
• передачи управляющего воздействия объекту.

2 Программное обеспечение ООО «БИТ Ключевой элемент»

Программные продукты для  компьютерных систем отличаются «степенями»  свободы, так, в некоторых программных  продуктах допускается выбор  компонентов информационных технологий – типа СУБД, архитектуры сети, инструментальных средств проектирования, в других – технические и программные  решения являются замкнутыми, не подлежат модификации.

Бесспорным лидером среди разработчиков является фирма «1С».

Программу 1С: Предприятие без преувеличения можно назвать бестселлером российских бухгалтерских программ. История ее создания и развития служит яркой иллюстрацией смены информационных технологий компьютерного бухгалтерского учета: от простейшего АРМ, функционирующего в операционной системе MS-DOS, до создания компьютерных систем бухгалтерского учета масштаба крупного предприятия, соответствующей требованиям российских стандартов в области бухгалтерского учета и аудита. Система программ «1С: Предприятие» предназначена для автоматизации управления и учета на предприятиях различных отраслей, видов деятельности и типов финансирования, и включает в себя решения для комплексной автоматизации производственных, торговых и сервисных предприятий, продукты для управления финансами холдингов и отдельных предприятий, ведения бухгалтерского учета ("1С: Бухгалтерия" самая известная учетная программа в ряде стран), расчета зарплаты и управления кадрами, для учета в бюджетных учреждениях, разнообразные отраслевые и специализированные решения, разработанные самой фирмой «1С», ее партнерами и независимыми организациями.

Система «1С: Предприятие» состоит из передовой технологической платформы (ядра) и разработанных на ее основе прикладных решений ("конфигураций").

Технологическая платформа - это «мотор» программного продукта: именно она организует пользовательский интерфейс, обеспечивает ввод, хранение и представление информации. На данный период клиенты работают на 7.7. или 8 (8.0, 8.1, 8.2).

В свою очередь, конфигурация предназначена для решения конкретных учетных задач. Любая конфигурация системы «1С: Предприятие» представляет собой набор констант, справочников, документов и журналов для работы с ними, отчетов (обработок), других объектов. Эти элементы служат для ввода и обработки информации, необходимой пользователю. Примерами конфигураций будут: 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Розница 8, 1С:Управление производственным предприятием, БИТ: Отель 8, БИТ: Красота и т.д.

Платформу без конфигурации установить можно, а вот конфигурацию без  платформы нельзя.

Если провести аналогию с другими  системами, то можно сравнить с операционной системой (это будет платформа) и  разными программами Office, Skype, Adobe Reader (это конфигурации).

Для того, чтобы определить платформу и конфигурацию программы, определить редакцию программы, релиз, обратимся к главному меню «Справка» – «О программе» (рисунок 1.1).

Рисунок 1.1 – О программе.

2 Общие правила работы менеджера отдела сопровождения с клиентом

При получении клиента (ов) от руководителя (рисунок 1.2) необходимо прозвонить клиента (ов) с целью установления деловых отношений и выявления первых потребностей клиента. Для этого необходимо связаться по контактным телефонам, которые есть либо в карточке, либо в акте передачи клиента от отдела продаж. Далее с клиентом согласовывается заявка на установку, если клиент передан из отдела продаж. Либо, если с клиентом сотрудничаем уже давно, выясняется, когда он последний раз обновлял установленный у него программный продукт (ПП), если релиз не соответствует текущему, то предлагаем:

- поставить «Наряд» на  сотрудника;

- если ПП позволяет,  то можем предложить приехать  за обновлением к нам в офис (в крайнем случае, когда отказываются  от выезда).

Рисунок 1.2 – Задачи сотрудника.

Все общения с клиентом должны быть документированы в  базе Union.

3.1 Внесение информации о клиенте в базе данных «Union»

Внесению в базе данных «Union 8» подлежат сведения обо всех компаниях, обращающихся в ООО «БИТ Ключевой элемент» по вопросам приобретения продуктов или услуг. Внесение информации осуществляет сотрудник, контактировавший с клиентом, при этом должны быть заполнены следующие поля карточки клиента базе данных «Union 8» (рисунок 1.4):

- краткое название клиента  (без указания формы собственности);

- полное юридическое наименование;

- ИНН/КПП;

- фактический, юридический  адреса и адреса грузополучателя  (с использованием адресного классификатора);

- территорию контрагента,  т.е. реальный адрес нахождения офиса);

- контактные телефоны  и факс;

- адрес электронной почты  (если клиент его сообщает);

Рисунок 1.3 – Контрагенты.

- на закладке «Контакты»  занести с помощью кнопки «Добавить  всех контактных лиц с указанием  должности и дополнительных телефонов  для связи (например, мобильный  телефон, если клиент предоставил  такую информацию) и выбрать одно  контактное лицо, как «Основное»;

- а также обязательно  для заполнения на общей странице  поля «Реклама» (т.е. из какого  источника новый клиент узнал  о нашей компании).

Перед созданием новой  карточки клиента в базе данных «Union 8» (рисунок 1.3), менеджер обязан проверить наличие этого клиента в базе данных как минимум по 3 (трем) параметрам: по названию, телефону, ИНН, номеру регистрационной анкеты и т.д.

После записи новой карточки клиента необходимо создать договор  и обращение.

Рисунок 1.4 - Карточка контрагента (красным обозначены поля, обязательные к заполнению).

Менеджер отела сопровождения  должен вести «Обращения» по каждому  направлению своей деятельности. В данном обращении излагается каждый разговор с клиентом и необходимые работы для оказания услуг.

А также менеджер заносит в карточку клиента регистрационный номер  программного продукта (рисунок 1.5), установленного у клиента, если клиент пришел на сопровождение из другой формы, для этого необходимо получить по факсу копию клиентской части регистрационной анкеты. Если таковой не оказалось у клиента, то можно попросить найти номер, который дублируется на книгах, коробке и установочных дисках. Если клиент не может предоставить копию регистрационной анкеты, то при наличии регистрационного номер можно по телефону 8 (495) 737092057 или по адресу hline@1c.ru можно проверить зарегистрирована программа в фирме 1С или нет:

- если программа зарегистрирована, и нет регистрационной анкеты, то ее можно восстановить;

Рисунок 1.5 – Программные продукты.

- если есть регистрационная  анкета и нет регистрации в  фирме 1С, то программный продукт  нужно зарегистрировать;