Понятие информационных систем в экономике

- в случае, когда клиент  не может предоставить нам  копию документов о покупки,  регистрационную анкету и при  этом программа не зарегистрирована  в фирме 1С, то можно предлагаем  купить клиенту новую лицензионную  программу, т.к. установленная у него не имеет обязательного для регистрации документа на программу, которым является регистрационная анкета.

Создание обращения и  телефонного звонка в карточке клиента. В карточке клиента нажимаем кнопку «Создать» в выдающем окне выбираем обращение, в появившемся окне выбираем направление деятельности (основными направлениями деятельности являются: 1С, ИТС (информационно-технологическая системы), абонентское обслуживание), если клиент работает по разовым выездам, выбираем направление деятельности 1С и нажимаем «Сохранить». В сохраненном обращении нажимаем кнопку «Событие» (рисунок 1.6) и в выпадающем окне выбираем строчку «Телефонный звонок».

Рисунок 1.6 – Событие, запланированный звонок.

Рисунок 1.7 – Архив событий.

В специально отведенных полях  мы заполняем содержание разговора  с клиентом и цель следующего разговора, а также назначаем дату и время  следующего звонка. Нажимаем «ОК», тем  самым проводим телефонный звонок. В вкладке «Архив событий» (рисунок 1.7) можно просмотреть содержания разговоров, проводимых ранее. Далее нажимаем «ОК» и проводим созданное нами обращение. Данными действиями мы сохранили в базе результаты разговора с клиентом и поставили напоминание для последующего контакта с ним. В назначенный день и время у нас появится сообщение с напоминанием выхода на контакт.

3.2 Договоры по взаиморасчетам с контрагентами

Для корректного формирования бухгалтерских документов в базе «Union 8» расчетным отделом менеджер отдела сопровождения должен проверить правильность созданных договоров, по которым будут производиться взаиморасчеты с контрагентами. Для этого на странице «Общее» на закладке «Банк счета и договоры» проверяются созданные договора.

Все взаиморасчеты по безналичному расчету с клиентом производится по юридическому лицу ООО «БИТ Интеллектуальные Технологии», расчет за наличный расчет производиться по юридическому лицу ООО «БИТ». Для того, чтобы у сотрудника был нужный комплект документов при согласовании с клиентом наряда (если клиент использует только разовые выезды) заранее необходимо уточнить вид оплаты планируемых работ.

Для того чтобы проверить, какой договор создан по контрагенту необходимо зайти в договор, и проверить:

- юридическое лицо;

- вид обслуживания (поставка, разовые выезды, регулярное сопровождение);

- направление деятельности;

- тип цен (должно стоять  «Розничные»);

- на закладке «Свойства»  в графе «Взаиморасчеты ведутся»  должно стоять «По договору  в целом».

Если в карточке клиента  только договор, который не соответствует  необходимым требованиям, то создается  новый с помощью кнопки создать, если несколько договоров, то проверяются  все. Лишние договора в базе создавать  нельзя. После проверки договоров  можно ставить наряд на сотрудника.

Какие договора нужно заводить для конкретных работ:

- договор «1С», если оплата  работ производиться после их  выполнения;

- договор «1С - предоплата»  для счетов на предоплату;

- договор «Абонентское  обслуживание» для ведения работ  по абонентскому обслуживанию;

- договор «ИТС» для  договоров информационно-технологического  обслуживанию;

- договор «1С - поставка»  для продажи любого товара, кроме  ТО, технических товаров и услуг;

- договор «Услуги ТО»  - для продажи услуг по ТО;

- договор «ТО» - продажа  ТО;

- договор «IT» - технические товары и услуги, ПП не 1С.

Рисунок 1.8 – Информация о местонахождении контрагента.

Постановка заявки. Для того, чтобы поставить заявку на выезд специалиста к клиенту (рисунок 1.9), нам необходимо зайти в карточку на странице «Общее» и выбрать закладку «Обращение». В имеющимся списке выбираем свое обращение с необходимым направлением деятельности. Зайдя в обращение мы наживаем кнопку «Наряд». В появившимся окне заполняем следующие данные:

- контактное лицо контрагента;

- территорию (рисунок 1.8);

- дату и время заявки;

- планируемого и/или фактического  исполнителя;

- тип выезда, конфигурацию, с которой будет работать сотрудник;

- компетенцию сотрудника;

- в поле «Текст задания».

Поле «Текст задания»:

- подобно описываем те  работы, которые необходимо выполнить  у клиента;

- стоимость часа;

- если оплата за наличку,  указать «Наличка»;

- если у клиента есть  предоплата, указать «Предоплата», остаток часов по предоплате;

- в любом случае указать  стоимость одного часа работы  сотрудника;

- если клиент находиться  за МКАД, необходимо написать  «Пригород» и количество часов,  которые должны закрываться за  дорогу; 
- если работа проводиться по ТСВ, написать «Работа по ТСВ»

Нажимаем «ОК» для сохранения и прочтения заявки. Созданный наряд будет отражаться в «Консоль координатора», на основании которой координатор планирует занятость сотрудников отделов внедрения.

После каждого выезда менеджер отдела сопровождения проводит контроль выполненных работ, для этого спустя два-три дня после выезда сотрудника необходимо позвонить клиенту и выяснить, доволен ли он качеством выполненных работ.

Рисунок 1.9 – наряды/создание заявки на выезд.

По результату звонка либо планируется следующий звонок для выявления новых потребностей клиента либо ставятся новые наряды для продолжения работ.

В течение одного месяца необходимо проконтролировать оплату клиентом выполненных работ (если работы оплачивались по факт их выполнения по безналичному расчету).

3.3 Выставление счетов на оплату

Счет на предоплату пакета часов. Зайти в свое обращение с направлением деятельности «1С» и нажать кнопку «Счет», далее на закладке «Услуги» в графе номенклатура выбираем «Консультационные услуги по 1С: Предприятие...», в графе «Количество» проставляем количество часов, которые необходимо оплатить клиенту, а графе договор проставляем договор соответствующий юридическому лицу в счете и виду оплаты (даже для оплаты наличными создается счет). Далее счет записываем, отправляем на печать и проводим нажав кнопку «ОК».

Счет на программные продукты. Создаем счет на закладке «Товары», выбираем соответствующую номенклатурную позицию, количество, цену (если она не подставилась автоматически), и договор

Рисунок 1.9 – Счет на программные продукты.

После чего печатаем и проводим документ (рисунок 1.9).

Счета на апгрейд выставляется через «Заявка на апгрейд». Для того, чтобы выставить счет необходимо зайти в «Обращение», нажать кнопку «Счет», выбрать договор для взаиморасчетов. На закладке «Товары» нажать кнопку «Добавить» и в выпадающем окне выбрать строчку «Заявка на апгрейд». Далее, нажав кнопку «Операции» выбрать вид апгрейда. В левой части заявки выбрать в справочнике номенклатуры программный продукт, который сдают в счет нового программного продукта и поставить регистрационный номер, который занесен в карточку клиента. В правой части заявки выбрать с помощью номенклатурного справочника новый программный продукт. После чего, проверив итоговую сумму апгрейда, нажать кнопку «ОК» и провести заявку. Далее сохранить и распечатать счет, после чего провести данный документ. Счет на регулярное обслуживание (абонентское обслуживание, подписку на диски ИТС, выделенную линию консультаций, личный помощник и т.д.) выставляем обязательно через подписку на регулярное сопровождение (PC). Для того чтобы правильно выставить счет на регулярное сопровождение по любому направлению деятельности необходимо зайти в «Обращение», нажать кнопку «Счет», выбрать договор для взаиморасчетов. На закладке «Товары» нажать кнопку «Добавить» и в выпадающем окне выбрать строчку «Подписка РС». Выбираем регистрационный (ые) номер(а), на который (ые) будет оформляться подписка, с помощью календаря выбираем первый месяц обслуживания, далее заходим в «Шаблоны» и выбираем нужный шаблон для подписки, если ни один шаблон не подошел его можно заполняя графы занести вручную. После этого записываем созданную подписку и ели нет комментариев, то подписку можно провести.

На основании созданной подписки автоматически сформируется счет, который записывается, печатается и проводиться с помощью кнопки «ОК».

3.4 Реализация товаров, услуг, работ

Документ «Реализация  товаров и услуг» предназначен для фиксации факта реализации (отгрузки) товаров (рисунок 1.10).

Рисунок 1.10 – Реализация товаров  и услуг.

Предусмотрено два вида отгрузки товаров:

• Отгрузка товаров со склада производится при проведении документа «Реализация товаров и услуг». В этом случае в документе устанавливается вид отгрузки «Со склада».
• Отгрузка товаров со склада будет производиться позже, и фиксируется дополнительным документом «Расходный ордер на товары». В этом случае в документе устанавливается вид отгрузки «По ордеру».

При этом отгрузка товаров с помощью  расходного ордера на товары может  производиться поэтапно. При этом отгрузка товаров по расходным ордерам  может производиться только по тому складу, который указан в документе «Реализация товаров и услуг».

Для каждой позиции табличной  части документа можно указать  способ списания. Товар может быть списан из текущего складского остатка («Со склада») или из остатков зарезервированного товара («Из резерва»). Этот реквизит должен быть заполнен обязательно. По умолчанию при вводе нового документа, устанавливается значение «Со склада». В том случае, если документ оформляется на основании заказа покупателя, по которому производится резервирование товаров, то способ списания устанавливается «Из резерва». Если товар отгружается не сразу со склада, а только после оформления расходного ордера на товары, то способ списания автоматически переносится в расходный ордер на товары.

Если реализация создана  на основании обращения, в котором  направление деятельности указано  «1С» и сумма в реализации отличается от нулевой, тогда поле «Заказ» становится обязательным для заполнения.

Запрещено проводить документ задним числом, если он меняет движения по регистру «Товары на складах» и  «Товары в резерве на складах».

В системе Union отсутствует отдельный документ «Счет-фактура выданный». Номер его формируется в документе «Реализация товаров и услуг» и из него же распечатывается бумажный вариант. 

Механизм формирования подписей со стороны поставщика и покупателя описан в файле доступном по кнопке «Печать» - О формировании подписей.

3.7 Формирование финансовых документов

Рисунок 1.8 – Вкладка «Финансовые  документы».

Документы для сотрудников по абонентскому обслуживании формируются  заранее  и сотрудник должен накануне их забрать, для того что бы привезти  печатные формы документов. Формировать документы  можно двумя способами.

Первый способ. Это формирование документов совместно с нарядами через «Формирование бухгалтерских документов». В этом случае нужно только поменять дату документа на дату реального выезда и поверив правильность его заполнения, запрашиваем штрих-код и счет-фактуру. После получения счета-фактуры документы печатаются и подписываются в расчетном отделе.

Второй способ. Если наряд на сотрудника ставили подписки или обращения с прикреплением подписки, документы необходимо сформировать отдельно, для этого заходим в наряд и, нажав на кнопку «Акт» появляется окно с вопросом «Заполнить данными из подписки» отвечаем «ДА».

• в документах меняем дату на дату фактический выезда, ставим тип выезда, запрашиваем штрих-код и счет-фактуру. После получения счета-фактуры документы печатаются и подписываются в расчетном отделе.

Рисунок 1.9 – Акт на передачу прав.

Работая с клиентами по регулярному  обслуживанию менеджер отдела сопровождения должен полностью вести данного клиента, а именно:

• согласование нарядов.
• доставка дисков ИТС (если обязательна подписка),
• своевременное выставление счетов на продление договоров (включая подписку на диски ИТС).
• формирование бухгалтерских документов,
• контроль дебиторской задолженность.

В случаях, когда клиент просит акт-сверки, менеджер отдела сопровождения передает его сотруднику расчетного отдела. При необходимости решения вопросов с клиентом, сотрудник расчетного отдела даем свернутые итоги по долгам и предоплатам менеджеру отдела продаж.

Если у клиента остается по предоплате небольшое количество часов и заранее известно, что сотрудник проведет больше времени, или если у клиента есть предоплата по нескольким счетам, по которым будут закрываться документы то, необходимо поставить такое количество нарядов, сколько актов будет оформлено на остатки по разным счетам, оформляются отдельные акты.