Отчет по практике в ООО ПО "Русский Холод"

2.3 Учет товара, инвентаризация.

 

Правильное управление запасами, которое неизбежно сказывается на уровне предоставления складских услуг, основывается на данных учета товаров, помещенных на ответственное хранение. Системы учета должны включать всю информацию о перемещениях товара внутри склада, об отгрузке и получении товаров, о наличии товара и его точном местонахождении.

Скрупулезный учет обеспечивает сохранность всех товаров, помещенных на ответственное хранение, грузов, полученных на склад и отгруженных  со склада, обеспечивает возможность  применить меры ответственности, которые к работнику, отвечающему за сохранность товаров, обеспечить изначальную атмосферу порядка и строгого учета.

Рассмотрим некоторые  принципы, которые повышают точность учета товаров на складе, снижая себестоимость услуг. К ним относятся:  
1) документирование любого движения товаров по территории складского комплекса;  
2) ведение полноценной бухгалтерской отчетности (товары, находящиеся на полках склада ответственного хранения грузов, должны полностью соответствовать бухгалтерским данным. Для достижения этого все документы, подтверждающие движение грузов, должны оформляться до того, как это движение будет произведено);  
3) контроль доступа в зоны хранения и фиксация посещений. Никто, ни одна служба склада, включая его руководителя, не должен иметь права забирать товар со склада без соответствующего документального оформления, только в этом случае данные учета не будут расходиться с фактическим положением дел на складе;  
4) товар на ответственное хранение должен передаваться с точным соблюдением правил приема и отгрузки, с соблюдением строгого учета грузов на этом этапе.

Достичь точного соответствия документации и фактической картины  достигается разными способами. Один из них инвентаризация. То есть инвентаризация используется, как инструмент учета складских запасов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 16. Отображение  складов ООО ПО «Русский Холод» в 1С: Предприятие

 

Автоматизация учета

Использование в процессе учета складских остатков и запасов  возможностей компьютерной техники, позволяет  не только повысить точность отслеживания ежедневных изменений в составе товарных групп, но и хранить информацию о точном местонахождении каждого товара. Эти данные крайне важны при предоставлении складских услуг. Они позволяют снизить стоимость ответственного хранения, за счет существенного сокращения издержек на определение местонахождения товаров, эффективного распределения трудозатрат персонала.

Компьютеризированные  системы учета товаров позволяют  сократить площади, на которых выставляются образцы товара, увеличить скорость подборки заказа и сократить количество ошибок при комплектации.

Удобным способом автоматизировать учет и получать информацию о том, куда помещен каждый товар на ответственное хранение, стала технология штрих-кодирования. Сегодня необходимое для этого оборудование доступно очень широкому кругу потребителей, что позволяет сделать учет складских запасов очень точным и оперативным. Ярлыки со штрих-кодами содержат в себе всю информацию о товаре, включая даже данные о его перемещении между отдельными складскими процессами.

Точный учет товаров  на складе позволяет значительно  повысить эффективность логистического комплекса, получившего инструменты  для анализа движения товаров, выявления  рыночных тенденций и прогнозирования  продаж различных групп товаров. Все это в комплексе снижает стоимость ответственного хранения и других складских услуг, повышает рентабельность и эффективность комплекса.

Документ "Перемещение товаров" предназначен для оформления передачи номенклатурных позиций между различными складами: оптовыми, розничными, неавтоматизированными торговыми точками.

Для вызова документа  выберите пункт главного меню Склад  – Перемещение товаров. Далее нажмите в командной панели кнопку Добавить (или клавишу Insert или воспользуйтесь меню Действия — Добавить).

В качестве склада "Отправитель" указывается склад, с которого производится отгрузка товара, а в качестве склада "Получатель" указывается тот склад, на который  поступает товар.

Рисунок 17. Перемещение товаров

 

 

Рисунок 18. Отчет «Товары  на складах»

Инвентаризация.

Любое предприятие, исходя из нормативных документов по бухгалтерскому учету, обязано проводить инвентаризацию. Инвентаризация обязательно проводится перед тем как составить годовую  бухгалтерскую отчетность, чрезвычайных ситуациях, если увольняется материально-ответственное лицо, при выявлении фактов хищения.

Проведение инвентаризации и отражение ее результатов очень  удобно реализуется в программе  в  1С Предприятие.

Для добавления новой  инвентаризационной ведомости заходим  в меню «Склад» (верхнее или нижнее) и выбираем документ 1С Предприятие  «Инвентаризация товаров на складе». Затем в открывшемся журнале добавляем нужный документ при помощи кнопки «Добавить».

В открывшемся документе  выбираем склад и затем нажимаем кнопку «Заполнить – Заполнить по остаткам на складе». Все имеющиеся на данном складе материалы или товары добавятся в документ автоматически.

Если данные инвентаризации совпадают с данными учета  в 1С Предприятие, документ записывается и распечатывается. По этому документу можно сформировать три унифицированные печатные формы:

1. ИНВ-3 Инвентаризационная опись товаров
2. ИНВ-19 Сличительная ведомость
3. ИНВ-22 Приказ (унифицированная форма приказа о проведении инвентаризации).

 

Если в результате инвентаризации были выявлены отклонения (излишки или недостачи), то в документе они заполняются вручную в графу «Количество»

На основании документа «Инвентаризация  товаров на складе» в 1С Предприятие можно заполнить документы на оприходование излишков и списание недостач.

Рисунок 19. Инвентаризация товаров на складе

Для этого в журнале  «Инвентаризации товаров на складах» или в открытом документе нажимаем на кнопку «Действия». В открывшемся  списке нужно выбрать пункт «На  основании» и выбрать документ «Оприходование товаров» (если в результате инвентаризации были выявлены излишки) или «Списание товаров»  (если были выявлены недостачи).

При формировании документа  «Оприходование товаров» в  1С Предприятие не забудьте указать статью доходов. Можно выбрать «Прочие внереализационные доходы (расходы)». Все остальные пункты будут заполнены автоматически.

 

 

 Рисунок 20. Оприходование  товаров

При заполнении документа  «Списание товаров» в 1С Предприятие, после нажатия кнопки Добавить выбираем пункт «Товары, продукция». Документ будет заполнен автоматически.

 Рисунок 21. Списание товаров

Благодаря программе 1С: Предприятие документальное оформление инвентаризации и ее результатов становиться достаточно легким процессов. Потому что все, что нужно знать: какой из документов выбрать и на какие кнопки нажимать.

 

 

 

 

 

 

2.4 Учет первичной документации

Первичный учет представляет собой единый, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накапливания, хранения информации, а в условиях автоматизированных систем управления - ее передачи и первоначальной обработки. При этом под первоначальной обработкой информации понимается дифференцированное накапливание количественных данных по определенному комплексу признаков, характеризующих хозяйственные операции, производственные явления и процессы. Первичный учет является начальной стадией системного восприятия и регистрации отдельных операций, связанных с хозяйственными процессами и явлениями.

Для сплошного и непрерывного отражения объектов бухгалтерского учета необходимо прежде всего фиксировать  каждую хозяйственную операцию. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета - документация - основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организаций, ее первичного контроля. Каждая операция, независимо от объема и содержания, в момент ее совершения оформляется документом и является первым этапом учета.

Документ (от лат. documentum - поучительный пример, свидетельство, доказательство) представляет собой письменное доказательство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции, право на его совершение.

Первичный документ - это бухгалтерский документ, который составляется в момент совершения хозяйственной операции и является первым свидетельством происшедших фактов. Первичный документ подтверждает юридическую силу произведенной хозяйственной операции и устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хозяйственные операции.

Документация служит основанием для последующих бухгалтерских  записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

Документы являются средством, при помощи которого осуществляется сама финансово-хозяйственная деятельность. Они используются для оперативного руководства и управления организацией.

Документы имеют правовое значение, они используются в качестве доказательства при спорах между организациями и лицами. Только правильно и своевременно оформленные документы имеют доказательную силу в арбитраже и судебных инстанциях.

Документы имеют контрольное  значение, так как дают возможность контролировать сохранность ценностей, предупреждать случаи хищения. Большое значение имеют документ при проведении документальных ревизий, аудиторских проверок финансово-хозяйственной деятельности организации. Документы используют, анализируя результаты работы организации. Именно документ является основой информационной системы организации, которая используется в управлении.

Хранение документов. Организация обязана хранить  всю бухгалтерскую документацию не менее пяти лет. Для отдельных  категорий первичных учетных документов (например, для документов, подтверждающих размер заработной платы работников) действующим законодательством предусмотрены более длительные сроки хранения.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

 

Ответственность за организацию  хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности несет  руководитель организации.

 

2.5 Заключение  и оформление договоров поставки

Переход на цивилизованные рыночные отношения в бизнесе, значительно повысил интерес к договору поставки, так как этот договор, является одним из наиболее распространенных видов обязательств, которые используются в предпринимательстве. Договор поставки охватывает практически весь товарооборот хозяйственной деятельности предпринимателей.

Договор поставки – это  договор о передаче в обусловленный  срок товаров, которые выпускаются  или производятся поставщиком-продавцом, покупателю для осуществления последним  предпринимательской деятельности или для других целей, не связанных с семейным, личным, домашним или другим использованием (ст. 506 ГК РФ).

Договор поставки является возмездным, двустороннее обязывающим  и консенсуальным. Главный признак  договора поставки – использование  полученного товара в целях, отличных от бытовых.

Согласно части 2 ст. 454 ГК РФ рассматриваемый договор –  это разновидность договора купли-продажи. Многие юристы, изучавшие договор  поставки, не согласны с причислением договора поставки к договору купли-продажи. Это связано с тем, что данные договора схожи между собой только правовой целью, а именно передачей права собственности или другого производного вещного права на условиях безвозвратности и возмездности, во всем остальном: структуре и признаках они не могут сравниваться.

В отличие от договора купли-продажи, договор поставки подразумевает определенный разрыв между его заключением и предоставлением товара покупателю. Такой срок, устанавливается самим договором и не имеет временных рамок, то есть определение срока зависит от желания продавца и поставщика-производителя товара. Еще одной отличительной особенностью данного договора является длительность взаимодействия сторон, так например, передача товара осуществляется не одноразовым действием, а в течение некоторого периода - поэтапно. Поэтапность может быть обусловлена потребностями в товаре или технологией его производства.

Все возникающие в  связи с договором поставки отношения  регулируются Гражданским Кодексом РФ ч. 2 глава 30. 
Исходя из понятия договора поставки и его цели, обе стороны, заключающие его должны заниматься предпринимательской деятельностью, и соответственно иметь статус юридического лица или индивидуального предпринимателя. Не допускается заключение договоров поставки религиозными, спортивными и другими некоммерческими организациями.

Объектом договора поставки выступает товар и партии товара. И если объектом договора купли-продажи  может быть любая вещь, то при  поставке вещь, должна быть пригодна для  использования в предпринимательской  деятельности.

Положения о поставках и иные нормативные акты не содержат четкого указания относительно формы договора поставки, но ч. 1 ст. 44 ГК РФ предусматривает необходимость заключения такого договора в простой письменной форме. Также в пользу письменного заключения данного договора говорят п. 15 «Положения о поставках товаров народного потребления» и п. 18 «Положения о поставках продукции производственно-технического назначения».