Отчет по практике в ООО ПО "Русский Холод"

 

Счет-фактура:

Счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) к вычету или возмещению из бюджета соответствующих сумм НДС.

Счет-фактура должен быть составлен в двух экземплярах (первый - покупателю, второй - продавцу) и выставлен  покупателю не позднее пяти дней считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг).

Счет-фактура выписывается налогоплательщиком не позднее пяти дней считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг) или  со дня передачи имущественных прав - п.3 ст.168 НК РФ.

Счета-фактуры составляются в соответствии с требованиями, перечисленными в п.5 и п.6 ст.169 НК РФ. Счета-фактуры, составленные с нарушением этих требований, не могут являться основанием для принятия сумм налога к вычету или возмещению. В свою очередь, дополнительные, не предусмотренные п.5 и п.6 ст.169 НК РФ, требования, предъявляемые к счету-фактуре, не могут быть основанием для отказа принять к вычету сумму налога, предъявленную налогоплательщиком - п.2 ст.169 НК РФ.

Допускается заполнение счета-фактуры комбинированным способом (с помощью компьютера и от руки) - п.14 Правил и Письмо МНС РФ от 26 февраля 2004 г. №03-1-08/525/18. Главное - не нарушать последовательности расположения реквизитов, содержание и число показателей счета-фактуры, утвержденных п.2 ст.169 НК РФ.

Нумерация счетов-фактур осуществляется в течение года в хронологическом порядке.

Несмотря на то, что  все расчеты на территории России производятся только в рублях (для  расчетов в иностранной валюте на территории России требуется разрешение Центрального банка РФ), Налоговый кодекс разрешает указывать суммы в счетах-фактурах в иностранной валюте, если по условиям сделки обязательство выражено в иностранной валюте - п.7 ст.169 НК РФ. При этом в договоре указывается по какому курсу и на какую дату производится пересчет валютных обязательств в рубли. Если указаний на курс в договоре нет, то пересчет происходит по курсу Центрального банка РФ на дату исполнения договора. Однако, достаточно часто обязательства по условиям сделки бывают выражены в условных единицах. В таких случаях, по мнению авторов, налогоплательщики могут указать в счете-фактуре суммы, выраженные в условных единицах. При заключении условий сделки в условных единицах необходимо указать порядок пересчета условных единиц в рубли.

В соответствии с Правилами  ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур по срокам и графам счета-фактуры указываются следующие данные:

По строке 1 - индивидуальный порядковый номер и дата выписки  счета-фактуры;

По строке 2 - полное или  сокращенное наименование продавца в соответствии с учредительными документами;

По строке 2а - место  нахождения продавца в соответствии с учредительными документами;

По строке 2б - ИНН и  КПП налогоплательщика-продавца/ Если реализация производится обособленным подразделением - указывается ИНН налогоплательщика и КПП подразделения;

По строке 3 - полное или  сокращенное наименование грузоотправителя в соответствии с учредительными документами

Если продавец и грузоотправитель одно и то же лицо, то в этой строке пишется "он же";

Если продавец и грузоотправитель не являются одним и тем же лицом, то указывается почтовый адрес грузоотправителя;

Внимание! Если счет-фактура  выставляется за работы или услуги, т.е. понятие "грузоотправитель" отсутствует, то в этой строке ставится прочерк - Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 23 сентября 2004г. №03-04-11/158

По строке 4 - полное или  сокращенное наименование грузополучателя  в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес. Если грузополучателем (покупателем) является обособленное подразделение, то в данной строке указывается наименование и адрес подразделения;

По строке 5 - реквизиты (номер и дата составления) платежно-расчетного документа или кассового чека (при расчете с помощью платежно-расчетных  документов или кассовых чеков, к которым прилагается счет-фактура).

По строке 6 - полное или  сокращенное наименование покупателя в соответствии с учредительными документами;

По строке 6а - место  нахождения покупателя в соответствии с учредительными документами;

По строке 6б - ИНН и  КПП налогоплательщика-покупателя;

В графах 1-11 указываются  следующие сведения о реализованном  товаре (работе, услуге), переданном имущественном  праве;

в графе 1 - наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.

в графе 2 - единица измерения (при возможности ее указания);

в графе 3 - количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре  товаров (выполненных работ, оказанных  услуг), переданных имущественных прав исходя из принятых единиц измерения (при возможности их указания);

в графе 4 - цена (тариф) товара (выполненной работы, оказанной услуги), переданных имущественных прав за единицу  измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту) без учета НДС, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя НДС, с учетом суммы налога;

в графе 5 - стоимость всего  количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг), имущественных прав, без НДС;

в графе 6 - сумма акциза по подакцизным товарам;

в графе 7 - налоговая ставка;

в графе 8 - сумма НДС, предъявляемая  покупателю товаров (работ, услуг), имущественных  прав, определяемая исходя из применяемых  налоговых ставок;

в графе 9 - стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг), имущественных прав с учетом НДС;

в графе 10 - страна происхождения  товара. Если товары Российского происхождения, ставится прочерк - последний абзац  п.5 ст.169 НК РФ;

в графе 11 - номер таможенной декларации. Если товары российского происхождения, ставится прочерк - последний абзац п.5 ст.169 НК РФ.

Счет-фактуру подписывают (с обязательной расшифровкой подписи) руководитель и главный бухгалтер, либо иные лица, уполномоченные на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или имеющие соответствующую доверенность от организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 6.  Ввести счет-фактуру

Для вывода на экран окна «Счет-фактура выданный» в нижнем левом угле окна «Реализация товаров» нажимаем ссылку «Ввести счет-фактуру»

Рисунок 7. Окно «Счет-фактура»

Все данные заполняются  автоматически по реализации, после  чего проводим документ и выводим  на печать

 

2.2 Работа с клиентами,  ведение базы данных по контрагентам

Работа с клиентами включает в себя несколько задач:

- работа с имеющейся клиентской базой

- привлечение новых  клиентов

- Занесение  информации и «Событий» в 1С: Предприятие

 

Клиентская  база – это база данных, содержащая сведения о всех клиентах компании, которые когда-либо что-то покупали у компании. По клиентской базе, так или иначе, можно судить о политике компании в отношении клиентов: кто становится клиентом компании, какая работа осуществляется с клиентами, кто прекращает сотрудничество.

Работа с клиентской базой включает в себя 3 процесса:

1.Формирование клиентской базы – кто наши клиенты, каких именно клиентов мы привлекаем.

2.Способ учета информации о клиентах – что собой представляет база данных о наших клиентах.

3.Работа с клиентской базой и учет текущей информации о клиентах.

 

Соответственно все  эти процессы можно оптимизировать. Для этого, необходимо сначала оценить  существующую ситуацию по каждому процессу, выявить узкие места и затем предпринять действия по улучшению ситуации.

Рассмотрим последовательно, каким образом проводить оптимизацию  по каждому процессу работы с клиентской базой.

 

Формирование  клиентской базы

 

Формирование клиентской базы может происходить как стихийно, так и целенаправленно. Если клиентом становится любой обратившийся, которого устроили предлагаемые условия сотрудничества, или менеджеры по продажам привлекают клиентов, просто обзванивая подряд весь телефонный справочник (т.е. бессистемно, кто под руку подвернется), то клиентская база формируется стихийно. Если же компания точно может ответить на вопрос, кто ее целевой клиент и усилия по привлечению клиентов предпринимаются только в отношении целевых клиентов, то формирование клиентской базы происходит целенаправленно.

 

Когда клиентская база формируется  стихийно, очень распространена ситуация когда у средней компании сотни  клиентов, но 80% выручки приносят 5-10% из них.

 

Таким образом, наиболее распространенная ошибка в области  формирования клиентской базы - это когда в компании не выделены целевые сегменты, привлекаются все желающие клиенты. От этого клиентская база раздувается, у каждого менеджера появляется настолько много клиентов, что он чисто физически не может полноценно со всеми взаимодействовать. А так как целевые клиенты не выделены, то доля выгодных клиентов в клиентской базе компании может быть крайне невелика.

 

Причины такого явления  могут быть разные: не определена стратегия  компании, не описан портрет целевого клиента, руководитель считает, что «чем больше клиентов, тем лучше», система мотивации продавцов может быть выстроена таким образом, что поощряются любые новые клиенты, а точнее их количество.

В оптимизации процесса формирования клиентской базы заложены очень большие резервы. И начинать такую оптимизацию необходимо с определения реальной структуры клиентской базы. Другими словами, прежде всего необходимо понять кто ваши целевые клиенты, какую долю в клиентской базе они занимают и каким образом эту долю можно увеличить.

 

Способ учета информации о клиентах

Информацию, подлежащую учету можно условно разделить  на 2 большие группы: общие сведения и специфические сведения. К общим относятся все сведения, которые обычно заложены практически в любой базе данных о клиентах:

-реквизиты компании (название, координаты, руководитель, банковские счета, идентификационные номера и коды статистики)

-сфера деятельности

-данные о покупках (договора и счета) и др.

К специфическим сведениям  относятся данные, которые напрямую зависят от параметров, на основании которых выделялись целевые клиенты, такие как размер бизнеса, место в цепочке распределения (например, оптовый продавец или розничный), сфера применения закупаемого товара, используемая технология продаж и т.д. Кроме того, для управления продажами необходимо учитывать и такие специфические сведения как история компании, особенности и предпочтения ее руководителей, перспективы развития и планы компании-клиента и т.п.

 

Какая еще информация является важной для “ведения”  клиента зависит от специфики  деятельности. Например, для консалтинговых компаний важной информацией является год основания компании “потенциального” клиента, так как количество лет на рынке связано со стадией развития организации и теми проблемами роста, решение которых может потребовать участия консультантов.

 

При организации клиентской базы немаловажное значение имеет и  форма фиксации сведений о клиентах. Очень важно, чтобы информация была представлена в таком виде, чтобы  ее можно было легко обрабатывать и сравнивать. Поэтому при организации базы данных клиентов стоит разработать следующие стандарты:

 

какая информация о клиенте должна быть заполнена обязательно

в каком виде (насколько подробно) должны быть заполнены поля.

Из нашего консультативного опыта  наиболее распространены следующие ошибки при организации учета данных о клиентах:

 

В базе данных слишком мало информации о клиентах, учтены только общие  сведения. В такой ситуации, по-настоящему управлять продажами уже не получится.

В базе данных слишком много информации, она избыточна. В таком случае ведение клиентской базы отнимает очень много времени, но реальной отдачи от этих усилий нет. Так как учитываемая информация не используется, то менеджеры выполняют, по сути, «мартышкин труд», что снижает не только их производительность, но и мотивацию к работе.

Данные о клиентах учитываются, но не по единым стандартам. В итоге  получаются несопоставимые данные. Когда  каждый менеджер учитывает информацию по своему усмотрению, он, конечно, может  ею пользоваться, но вот выстроить  единую политику в отношении клиентов уже не получится.

Таким образом, грамотно построенная  и полная клиентская база – это  уже, инструмент управления продажами  в компании. Клиентская база компании не должна быть просто списком или  личной записной книжкой менеджера  по продажам. Хорошо организованная клиентская база позволяет иметь и использовать информацию о «закупочной истории», средней стоимости одной покупки, частоте закупок определенных видов клиентов, стоимости приобретенных дополнительных товаров/услуг, сумме скидок, «общей стоимости клиента» и пр. Такая клиентская база дает возможность прогнозировать продажи, вести клиентов, создавать объективно-выгодные для компании, а не для менеджера по продажам, условия сотрудничества с клиентами, и, следовательно, управлять продажами.

 

Работа с  клиентской базой и учет текущей  информации о клиентах.

Определение формата клиентской базы - работа сложная и трудоемкая, но разовая. Достаточно один раз выполнить  ее на хорошем уровне и можно долгое время уже к этому вопросу  не возвращаться. В то время как работа по ведению клиентской базы должна осуществляться постоянно. Достаточно ненадолго забросить эту работу и перестать учитывать сведения о клиентах и пропадает ценность всей этой работы.

 

Поэтому работа с клиентской базой и учет информации по этой работе требует к себе постоянного  внимания. Очень важно выработать стандарт, как часто должна обновлять  база данных, с какой периодичностью должны осуществляться контакты с клиентами, как часто информация должна заноситься в базу и далее постоянно следить за соблюдением данных стандартов.

И в этом обычно и состоит  основной резерв при оптимизации  этого процесса.