Особенности информационного обеспечения

     В зависимости от выполняемых функций  управления выделяют документы бухгалтерского учета, плановые, статистические, документы  оперативного управления.

Вся документация, создаваемая в сфере управления, принадлежит к двум группам документационных систем:

     • организационно-распорядительные;

     • специальные.

     Организационно-распорядительная документация —  это система, применяемая при оформлении распорядительно-исполнительной деятельности органов управления, включая информационно-справочную документацию.

     К организационной относится нормативная документация, регламентирующая правовой статус организации и ее структурных подразделений, правила и инструкции.

     К распорядительной относятся приказы, решения, распоряжения и прочая документация, с помощью которой оформляется распорядительная деятельность.

     Справочно-информационная документация включает служебную переписку, документацию на оформление личного состава, справки, акты.

     Специальные системы документации отражают специфику деятельности системы управления и обслуживают отдельные функции управления. Например, система плановой, финансовой и учетной документации, документация по маркетингу и сбыту и др.

     Применение  автоматизированных систем обработки  обусловило необходимость приспособления документации к требованиям машинной обработки, что ускорило процесс  ее унификации и стандартизации. Унифицированная система документации (УСД) включает комплекс взаимосвязанных стандартных форм документов и правил их оформления на основе применения средств вычислительной техники.

     В 1970-х годах был утвержден, а  в 1994 г. подтвержден ГОСТ на унифицированную  систему организационно-распорядительной документации. В него вошел комплекс стандартов на составление: актов делового письма, докладной записки, постановлений, заявлений, инструкций, кадровой анкеты, объяснительной записки, правил, представлений, приказов, распоряжений, структуры и штатной численности, устава, штатного расписания и др.

     Пересмотрены  и утверждены новые государственные  стандарты на ряд специальных  унифицированных систем документации: плановую документацию, по бухгалтерскому учету, материально-техническому снабжению, финансам, статистическую документацию и др.

     Каждой  утвержденной Госстандартом России форме документа присваивается  в соответствии с Общегосударственным  классификатором управленческой деятельности — ОКУП код, который располагается в верхней правой части документа. Основой построения стандартных форм документов являются утвержденные формуляры- образцы.

     Так, составление организационно-распорядительных документов регламентируется государственными стандартами; это — основные положения  о составлении и оформлении документов и формуляр- образец, представляющий собой модель формы, присущей данной унифицированной системе.

     Унифицированная система документации устанавливает  общие требования к разработке всех документов и их содержанию, включает формы документов, государственные  стандарты и методические материалы, регламентирующие порядок оформления, согласования и утверждения документов.

     Так, в соответствии с правилами, утвержденными  ГОСТом, первичные документы должны: содержать достоверные данные о состоянии

объекта и минимальный, но достаточный объем  исходных данных для получения максимальной результатной информации, используемой для управления организацией; обслуживать  все звенья и виды хозяйственного руководства и обеспечивать выполнение не только функции учета, но и функции  регулирования и оперативного управления; быть максимально приспособленными для машинной обработки и удобными для восприятия человеком; содержать  минимум реквизитов документа за счет исключения из него нормативных, расценочных, справочных, а также  производных данных; реквизиты, вводимые с клавиатуры в машину, должны быть по возможности сконцентрированы в  одной части документа и обведены утолщенной линией.

     Первичный документ включает определенный состав реквизитов- признаков, справочных и группировочных, и реквизитов-оснований, исходных и результатных. Унифицированный документ состоит из трех частей: заголовочной, содержательной и оформительской (рис.3.2).

     Заголовочная  часть содержит: наименование предприятия, организации, работающего, оборудования; характеристику документа (ОКУП); наименование документа; зону для размещения постоянных на документ реквизитов-признаков и их кодов (предприятие, склад, вид операции, цех, требование и т. д.)

     Содержательная  часть строится в виде таблицы, состоящей из строк и граф, в которых размещаются переменные реквизиты-признаки и количественно-суммовые реквизиты-основания (наименование, номенклатурный номер, количество, код производственных затрат и т. д.)

     Оформительская  часть документа содержит подписи лиц, несущих юридическую ответственность за составление документа (отпустил, получил).

Результатная  информация предназначена для целей  управления и передается непосредственно  потребителям. Для лиц, которые анализируют  информацию и принимают на ее основании  решения, важно, в каком виде эти  данные выведены машиной — форма  представления результатной информации.

     Наиболее  распространенной и удобной для  пользователей формой вывода результатов  обработки является печать информации в разнообразных документах, сводках, отчетах, таблицах, удобных для восприятия человеком. Классификация выходных документов приводится в табл. 3.4.

     Для получения небольших по размеру  сводок и особенно организации информационно-справочного  обслуживания по различным запросам пользователей для вывода результатной информации широко применяются видеотерминальные  устройства, с помощью которых  данные выдаются на экран дисплея  в цифровой, алфавитно-цифровой и  графической формах. Это обеспечивает наглядность и удобство для пользователей, особенно работающих на ПК, позволяет им оперативно корректировать информацию. При проектировании форм вывода на дисплей результатной информации придерживаются общих требований и специальных, учитывающих емкость информационного поля, обеспечивающую полное отображение на экране дисплея результатной информации.

     Если  результаты от решения одной задачи используют в качестве входной информации для решения другой задачи (нормативные  данные, полученные в результате решения  задач технической подготовки производства, используют в качестве входной информации при решении задач технико-экономического планирования, бухгалтерского учета), то результатную информацию представляют на машинных носителях (гибких магнитных  дисках). Эта форма представления  результатной информации используется и для переноса информации с одной  машины на другую.

     К выходным сводкам предъявляются  следующие требования: состав содержащихся в них показателей должен быть достаточным для, целей управления; особое внимание уделяется достоверности  отражаемых данных, их логическому  расположению; сводки должны выдаваться к указанному сроку, в регламентном режиме и при ответе на запрос; машина должна изготовлять готовые для  использования таблицы: печатный титульный  лист, заголовочную часть, содержание таблицы и оформляющую часть.

     При проектировании форм выходной информации необходимо, учитывать цели, для  которых они предназначены, сферу  и особенности их использования, периодичность получения, технические  возможности устройств вывода информации, условия работы с документами  и другие факторы.

     Документопотоки. Процесс управления характеризуется наличием сложного документооборота, последовательностью прохождения документа от момента выполнения первой записи до сдачи его в архив. Документы, циркулирующие в системе управления, образуют информационные потоки.

     Информационный  поток — группа или совокупность перемещаемых данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономических расчетов. Например, поток информации, характеризующей выпуск продукции, поток информации о подетально-пооперационных нормах расхода материалов.

     Потоки  информации, реализующие различные  функции управления, весьма неоднородны  по характеру содержащихся в них  данных и характеризуются различными моментами. Так, выделяют внутренние и  внешние потоки информации. Внутренние потоки циркулируют внутри предприятия и отражают производственно-хозяйственные вертикальные и горизонтальные связи. Вертикальную связь отражают потоки информации, передаваемые с высшего уровня управления на низшие. К ним относится информация о конкретных плановых заданиях на определенный период, новых стратегических целях, об изменении приоритетов, правил, инструкций и стандартов. Горизонтальные связи отражают обмен информацией между различными подразделениями, и связывают равноправные элементы организации, обеспечивая их координацию.

     Внутренние  потоки в свою очередь подразделяются на потоки прямой и обратной связи. Потоки информации, циркулирующие от управляющей системы к управляемой и реализующие функции планирования, контроля и регулирования, называют прямой связью (нисходящей).

     Потоки  обратной связи формируются в  основном во время выполнения производственно-хозяйственных  функций и передаются от управляемой  системы к управляющей. С их помощью  руководств узнает о положении дел  на предприятии, о результатах принятых решений, о возникших трудностях и проблемах.

Внутренние  потоки содержат сведения о ходе производственного  процесса, состоянии оборудования, технологии, выполнении различных хозяйственных  операций. Часть из них носит распорядительный, часть — осведомительный характер.

     Внешние потоки обеспечивают обмен информацией с внешней средой. Внешними пользователями информации являются различные организации, заинтересованные в получении результатной информации о финансовом положении дел на предприятии. К ним относятся вышестоящие организации, банки, биржи, таможенные службы, налоговые органы, акционеры и инвесторы фирмы, поставщики и потребители товаров фирмы. Средства обмена информацией с внешними организациями разнообразны: отчетность, реклама, выставки продукции, социологические опросы, справки, а также различные сведения.

     Для создания благоприятного общественного  мнения на предприятии создаются  специальные отделы по связи с  общественностью (паблик рилейшнз), которые распространяют необходимую для этого информацию.

     Документооборот, охватывая всю деятельность предприятия, является фундаментом для структуризации и рационального управления объектом.

     Движение  документов — создание, согласование, подписание, исполнение и, наконец, списание в архив — должно соответствовать  схеме функционирования предприятия  и отражать его управленческую иерархию.

     Таким образом, при разработке системы  документооборота еще на, этапах предпроектного обследовании и построения функциональных; моделей выстраивается логика и проверяется целостность важнейших элементов функционирования предприятия — его структура и производственно-технологический цикл. Без этого невозможна дальнейшая работа по построению эффективно работающей ИС.

     В основе деятельности предприятия лежит  документированность всех управленческих процессов. Начало работ по новой  тематике, изготовление той или иной продукции, перемещение персонала  все начинается с подготовки документов: приказов, договоров, служебных записок, писем.

     Документ, как правило, возникает в ходе выполнения каких-то производственных процессов в различных подразделениях экономического объекта. В его составлении  могут участвовать различные  исполнители многих подразделений. Например, изменение должностного оклада сотрудника происходит в соответствии с приказом о его перемещении  по должностной лестнице. Значит, модуль автоматизации бухгалтерии должен «видеть» приказ, созданный в системе управления персоналом, для расчета новой заработной платы сотруднику.

     Должностное лицо занимает в структуре организации  вполне определенное место, и соответственно этому месту определяются его  права доступа к тем или  иным документам и функциям, в частности, в автоматизированной системе документооборота. Изменение его служебного положения  инициируется появлением приказа о  его перемещении в системе  документооборота, что должно быть отражено в системе управления персоналом, а затем «отработано» системой документооборота — статус и права данного сотрудника при доступе к документам и  функциям должны быть приведены в  соответствие с его новой ролью.