Особенности информационного обеспечения

     При построении порядковой системы все  позиции номенклатуры кодируются по младшему признаку путем присвоения порядковых номеров без резерва. Поэтому порядковая система имеет  отграниченное применение и используется при кодировании устойчивых однопризначных номенклатур.

По порядковой системе происходи автоматическое кодирование компьютером однопризначных номенклатур.

     Серийная  система дополняет порядковую, ею можно закодировать двух или боде призначные номенклатуры. Каждой группе старших признаков номенклатур присваивается серия номеров, а каждая позиция младших признаков номенклатуры кодируется порядковым номером. Серийная система предусматривает резервные номера старших признаков номенклатуры.

     При позиционной системе кодирования  четко выделяется каждый признак  и ему отводится один или несколько  разрядов в зависимости от его значности. Затем каждый признак кодируется отдельно, начиная с 1, 01, 001 и т.д. в зависимости от значности признака. Этот код обеспечивает автоматическое формирование в ЭВМ всех необходимых итогов в соответствии с выделенными признаками.

     Комбинированная система так же, как и позиционная, предусматривает четкое выделение  всех признаков номенклатуры. Но при  этом каждый признак может кодироваться по любой системе: порядковой, серийной или позиционной. Комбинированная  система более гибкая и широко применяется при решении экономических  задач, поскольку обеспечивает автоматическое получение всех необходимых итогов в соответствии с выделенными  признаками.

     Кроме названных систем кодирования используется еще код повторения и шахматная  система, имеющие ограниченное применение. В качестве кода повторения выступают  номера конкретных номенклатур, например, гаражный номер автомашины, номер  склада и др. Шахматная система  применяется для кодирования  двухпризначных номенклатур с устойчивой связью. Она строится в виде таблицы и напоминает позиционную систему.

     Рассмотрим  практические примеры использования  некоторых кодов при компьютерном решении экономических задач.

     Коды  счетов бухгалтерского учета широко применяются как при ручной, так  и при автоматизированной обработке. При существующей системе учета  код счетов бухгалтерского учета (рабочий  план счетов) может состоять из трех уровней: первый (два знака) означает балансовый счет; второй – субсчет; третий – с аналитический счет, устанавливаемый на предприятии, организации.

     В машинных программах автоматизированной обработки бухгалтерского учета  встречаются различные подходы  к построению кода аналитического учета. Как правило, структура кода отличается различным уровнем аналитичности и разной значностью. Программы позволяют вести учет по разным уровням аналитики (разным признакам), которые устанавливаются на конкретном предприятии, организации (фирмы).

     Построение  кода счетов бухгалтерского учета (рабочего плана счетов) имеет большое значение в тех программах, которые не предусматривают  локальной обработки отдельных  участков учета, где весь учет выполняется  на основании ведения журнала  хозяйственных операций, что характерно для небольших предприятий. Гибкая система построения кода позволяет  при этом выполнять аналитические  разработки с различной степенью детализации. Уровни аналитики –  это те признаки, по которым группируются данные. Например, для счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» можно  выделить два уровня: первый – для  подразделения, второй – для табельных  номеров. В данном случае аналитические  сводки будут составлены в разрезе  подразделений и табельных номеров. Для счета 10 «Материалы», например, можно выделить три уровня аналитики: первый – группа материалов (один знак), субсчет установлен в плане счетов; второй – склад (один знак); третий – номенклатурный номер материалов (два знака).

     При оприходовании и отпуске материалов в первичном документе должны быть проставлены все эти коды. В этом случае при автоматизированной обработке будет обеспечено получение различных сводок синтетического и аналитического учета в разрезе выделенных признаков. 

3.Штриховое кодирование и технология его применения

     В технологии компьютерной обработки  финансово-экономических задач значительное место уделяется вопросам автоматизированного  ввода первичной информации. С  этой целью в различных сферах деятельности (торговля, банковская система, почтовые ведомства и др.) используется информационная технология, основанная на использовании штрихового кодирования. С этой целью товары массового  спроса снабжаются этикетками и ярлыками, на которых нанесен штрих-код, однозначно идентифицирующий товар и его производителя. В местах приема и продажи товаров имеются технические средства – сканеры, позволяющие автоматически считывать этот код и вводить полученную информацию в компьютер для ее обработки, а также производить кассовые расчеты за проданные товары, что в конечном счете повышает эффективность управления.

     Штриховой код представляет собой чередование  темных и светлых полос разной ширины и основан на принципе двоичной системы счисления: широким линиям и широким промежуткам присваивается  значение 1; узким – 0.

Наибольшее  распространение для кодирования  товаров в производстве и торговле получили следующие стандарты кодирования:

- UPC (Uniform Product Code), принятый в США в 1973г. для кодирования товаров торговли;

- EAN (Europoean Article Numbering), созданный в Европе в 1977г. на базе UPC: Европейская система кодирования, получившая статус Международной ассоциации EAN; используют многие страны мира.

Имеются и другие системы штрихкодов (UCC/EAN и др.). Стандарты кодирования EAN-8, EAN-13, UCC/EAN нашли широкое применение в Российской Федерации.

В зависимости  от значности выделяют, например, коды EAN-8, EAN-13, UPC-12, где цифры означают значность кода.

Структура кода EAN-8 представлена на рисунке 1 и  означает следующее:

Первые  три знака – страна производитель  товара, четыре следующих – продукт, последние цифры – контрольные.

Структура тринадцатиразрядного кода EAN-13 позволяет  выделить уже больше признаков: страну, предприятие-изготовитель, наименование товара данного изготовителя, контрольное число.

Рис. 1 - Пример построения кода EAN-8 (460 – код  России, 0234 – код продукта, 1 –  контрольное число) 

     При построении штрих-кода может использоваться модифицированная, плавающая структура, когда, например, на страну отводится  два или три знака, код предприятия  – до шести знаков, код товара – до шести знаков.

Код страны присваивается Международной ассоциацией, например, США и Канада имеют коды – 000, 010, 030, 040, 050; Франция – 300-370, Германия – 400-430, Россия – 460-469. Код предприятия-изготовителя присваивается централизованно, коды товаров – децентрализовано предприятиями-изготовителями продукции, после решения о ее выпуске. Эти сведения заранее или вместе с товаром передаются потребителям, оптовым базам, магазинам, где имеются автоматизированные системы.

     Наиболее  широко штриховое кодирование применяется  при производстве и продаже товаров  народного потребления, что позволяет  автоматизировать учет производства и  продажи товаров, повысить скорость и культуру обслуживания покупателей, вести оперативный учет поступающих  и проданных товаров в каждом магазине, секции, на складе.

     Основным  объектом кодирования при производстве и торговле является товар. Его конкретная единица идентифицируется однозначно: товары, отличающиеся хотя бы по одному признаку (цена, масса, размер) должны иметь  разные коды, т.к. только в этом случае можно производить автоматизированную обработку информации по каждому  товару, ассортименту, однозначно определяя  при продаже по коду цену.

     Такую возможность кодирования дает код EAN, наиболее широко распространенный в торговле.

     Торгово-оперативная  деятельность предприятий розничной  торговли складывается из совокупности взаимосвязанных процессов по закупке  и завозу товаров, их приему, хранению и подготовке к продаже, реализации товаров, ведению финансовых операций, формированию товарного ассортимента на основе изучения покупательского  спроса.

     Поэтому большое значение придается внедрению  технологии автоматизированной обработки  с применением штрихкодов, обеспечивающей быстрый ввод информации в компьютер на всех участках движения товара и получение результатной информации в режиме реального времени.

     Учет  и анализ спросов, товарных запасов  на всех этапах товародвижения позволяют  своевременно повысить уровень управления в условиях рыночной экономики и  жесткой конкуренции.

     Осуществление компьютерной технологии с использованием штрихкодов и контрольно-кассовых аппаратов находит широкое применение в комплексных бухгалтерских, складских и торговых системах.

Наиболее  мощным представителем является программа  «БЭСТ-4», ориентированная на оптово-розничную  торговлю, где реализована интеграция с различными кассовыми аппаратами, торговым оборудованием (электронными весами), сканерами для считывания штрихкодов и термопринтерами.

     Из  других программных комплексов реализующих  технологию работы со штрихкодами можно назвать систему «Галактика» (контур «Розничная торговля»), «БЭСТ-магазин» и др.

     Применение  штрихкодов находит все большее применение в различных сферах деятельности.

     В банковских документах штриховыми кодами можно кодировать организации и  предприятия (ОКПО), номера счетов предприятия  в конкретных банках, названия банков. При расчетах населения за коммунальные услуги также используются штрихкоды. Можно наносить номер счета на обложки сберегательных книжек. Штриховые коды могут использоваться и для идентификации почтовых адресов (вместо или вместе с существующими 6-разрядными стилизованными шрифтами). Важной сферой применения штрихового кодирования является полиграфия – отрасль, призванная обеспечить и печать самих штрихкодов. К печатной продукции относятся книги, брошюры, газеты, журналы и т.п.

     В заключение можно сделать предположение, что штрихкоды в ближайшее время найдут применение практически всюду, где необходима четкая идентификация наименований с целью их автоматического считывания, например, различная служебная документация на автомашину, денежные документы, сберкнижки, чековые книжки, кредитные карты, проездные билеты и др. 

4. Система документации и организация документопотоков

     Содержанием процесса управления является взаимодействие субъекта и объекта управления. Оно  осуществляется посредством управленческих функций и выражается в преобразовании, анализе и оценке необходимой  для принятия решений информации.

Основным  носителем информации при этом является документ— материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном Порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

     Документационное  обеспечение видов работ и  функций управления называется документированием.

     Совокупность  всех документов, циркулирующих в  системе управления, представляет собой  систему документации.

     От  правильной и тщательно разработанной  системы документации во многом зависят  сокращение объемов работ по ее оформлению и подготовке к вводу в персональный компьютер, уменьшение числа возможных  ошибок и повышение надежности системы  в целом. Четкое построение документов, унификация и упрощение их форм способствуют сокращению цикла обработки и  своевременному получению всех необходимых  данных о результатах производственно-хозяйственной деятельности организации.

     Основными носителями информации при автоматизированной обработке являются входные и  выходные документы, т. е. утвержденной формы бумажные или экранные носители информации, имеющие юридическую  силу.

     Документы, содержащие исходные данные организаций  и предприятий, принято называть первичными, а документы, содержащие сведения обобщающего характера и используемые для принятия управленческих решений — выходными.

     В зависимости от места возникновения  документы подразделяются на внешние, создаваемые за пределами организации, и внутренние, циркулирующие в рамках данной организации. К внешним документам относятся планы, утвержденные вышестоящими организациями, отраслевые нормативы, инструкции и др.