Особенности информационного обеспечения

     Таким образом, для интеграции всех подсистем  ИС в единый комплекс необходимым  условием является доступ подсистем  к нужным документам или их частям. Неважно, на каком производственном участке предприятия начинается работа с документом — он должен быть «виден» тем модулям информационной системы, которым это необходимо для реализации своих производственных функций. На российском рынке предлагается достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации управления документооборотом.

     Программа «1С: Электронный документооборот» предназначается для автоматизации  движения в организации потоков  документов, их обработки и хранения. Программа позволяет разработать  шаблоны документов и установить правила их заполнения пользователями, формализовать жизненные циклы  документов, установить маршрутные схемы  прохождения документов, контролировать работу исполнителей и выполнение ими  временных графиков, обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте, автоматизировать большую часть рутинных операций при составлении документов, отправлять и принимать документы, вести , хранилище документов и обрабатывать их.

     Программой  «1С: Электронная почта» можно принимать  и отправлять обычные сообщения. Этой же программой осуществляется перенос  папки с документами в базу данных.

     В программе «ГАЛАКТИКА» модуль «Управление  документооборотом» предназначен для  учета, хранения и обработки документов (договоров, писем, приказов, протоколов совещаний и т. д.) в электронной  форме.

     Система автоматизации документооборота «Документ-2000»— ядро для создания корпоративных  информационных систем крупных российских предприятий. Возможности технологий Oracle, отсутствие ограничений на объем хранимых данных, эффективные Mexaнизмы поиска, встроенные функции, высокий уровень защиты информации — все это обеспечивает поддержку корпоративных информационных систем без ограничения масштаба предприятия.

     Технический прогресс в области средств вычислительной техники и передачи данных, организация  вычислительных сетей в настоящее  время позволяют существенно  изменить подход к автоматизации  потоков информации и документопотоку.

     Прежде  всего следует отметить значительную роль ПК в формировании первичных документов, самой трудоемкой операции в процессе обработки информации.

Стало традиционным явлением, когда при  использовании проектов компьютерной обработки экономических задач  на предприятиях (организациях, фирмах, банках) с помощью ПК формируются  платежные поручения, приходные (расходные) кассовые ордера, накладные, счета-фактуры  и другие первичные документы.

     Использование вычислительных сетей приводит к  значительному изменению и документооборота. Так, система «клиент — банк»  изменяет способы общения пользователя с банком, позволяет ему решать свои задачи, минуя операциониста и не выходя из своего офиса. Наличие ноутбуков позволяет современному бизнесмену осуществлять платежи практически в любом месте, где есть телефонная связь.

     Совершенствование документооборота происходит на основе систем электронной почты и электронной  подписи, что значительно повышает эффективность управления.   

5. Внутримашинное информационное обеспечение

     Внутримашинное информационное обеспечение связано с хранением, поиском и обработкой информации и состоит из разнообразных по содержанию, назначению, организации файлов и информационных связей между ними. Оно включает все виды специально организованной на машинных носителях информации для восприятия, передачи и обработки техническими средствами. Внутримашинное ИО может быть создано либо как множество локальных (независимых) файлов, каждый из которых отражает некоторое множество однородных управленческих документов (например, «Ведомость подетальных норм расхода материалов в натуральном и стоимостном выражении», «Применяемость деталей в изделии»), либо как база данных. При создании базы данных файлы не являются независимыми, ибо структура одних файлов (состав полей) зависит от структуры других. Поэтому структура файлов базы данных часто не соответствует структуре управленческих документов, на основе которых эти файлы создаются. Файлы БД разрабатываются с соблюдением определенных принципов и ориентацией на одну из моделей базы данных (иерархическую, сетевую, реляционную). По содержанию внутримашинное ИО должно адекватно отражать реальную действительность организационного объекта и его подразделений, т. е. конкретную предметную область.

     Файлы внутримашинной базы делятся на переменные, в которых отражаются факты финансово-хозяйственной деятельности объекта управления, и условно-постоянные, в которых представлены материальные, трудовые, технологические и другие нормы и нормативы, а также справочные данные.

     Выходные  файлы предназначены для формирования отчетности, использования их информационной системой при решении других задач  и при решении задач в последующий  период. Кроме того, существуют вспомогательные, корректировочные и рабочие файлы, которые уничтожаются после каждого  решения задачи.

     Внутримашинное информационное обеспечение предназначено для быстрого и удобного удовлетворения информационных потребностей всех пользователей информационных технологий.

     При выборе рационального варианта организации  внутримашинного информационного обеспечения, наиболее полно отражающего специфику объекта управления, к нему предъявляют следующие требования: полнота представления данных; минимальность состава данных; минимизация времени выборки данных при решении задач управления; независимость структуры массивов от программных средств их организации; динамичность структуры информационной базы.

     Организация, состав, структура внутримашинного информационного обеспечения зависят от информационных характеристик предприятия, состава решаемых задач, методов их решения, возможностей программных средств, организации массивов (файлов), используемых технических средств.

     Данные  во внутримашинном ИО могут храниться, как известно, двумя способами — непосредственно в виде файлов или в базе данных. Новые информационные технологии требуют интеграции информационных процессов и, в частности, организации информации в виде совокупности баз данных.

     Организация информационной базы на основе концепции  баз данных позволяет обеспечить многоаспектный доступ к совокупности взаимосвязанных данных, интеграцию и централизацию управления данными, устранение излишней избыточности данных, возможность совмещения эффективных режимов пакетной и диалоговой обработки данных.

     Информационная  база, организованная на основе локальных  файлов, состоит из совокупности массивов, предназначенных для решения  отдельных задач. Для каждой задачи необходимая информация складывается из следующих составляющих: множества входных переменных массивов; множества массивов, получаемых в результате решения других задач; множества массивов, получаемых от предыдущего решения данной задачи; множества массивов нормативно-справочной информации; множества процедур обработки данных; множества массивов, хранимых для последующего решения данной задачи; множества массивов, хранимых для решения других задач; множества выходных документов.

     При этом основным недостатком информационной базы является не только обилие массивов и их связей, но и то, что она  не обеспечивает независимости программ решения задач от структур обрабатываемых данных. Любое изменение структуры  входных массивов вызывает необходимость  изменения программ, а это в  свою очередь приводит к большим  затратам на поддержание информационной базы. Кроме того, при такой организации  информационная база несет в себе значительную долю избыточности из-за повторения одних и тех же реквизитов в разных массивах, ориентированных  на решение локальных задач и  практически не связанных между  собой.   

6. Банк данных, его состав, модели баз данных

     При увеличении объемов информации для  многоцелевого применения и эффективного удовлетворения информационных потребностей различных пользователей используется интегрированный подход к созданию внутримашинного ИО. При этом данные рассматриваются как информационные ресурсы для разноаспектного и многократного использования. Принцип интеграции предполагает организацию хранения информации в виде банка данных (БнД), где все данные собраны в едином интегрированном хранилище и к информации как важнейшему ресурсу обеспечен широкий доступ различных пользователей.

     Таким образом, банк данных (БнД — это система специальным образом организованных данных (баз данных), программных, технических, языковых, организационно-методических средств, предназначенных для обеспечения централизованного накопления и коллективного многоцелевого использования данных.

     Основные  требования к БнД включают: интегрированность баз данных и целостность каждой из них; независимость, минимальную избыточность хранимых

данных  и способность к расширению. Важным условием эффективного функционирования БнД является обеспечение защиты данных от несанкционированного доступа или случайного уничтожения хранимых данных.

     Любой банк данных в своем составе всегда содержит следующие два основных компонента: базу данных (БД), которая  есть не что иное, как даталогическое представление информационной модели ; предприятия, и систему управления базой данных (СУБД), с помощью которой реализуются централизованное управление данными, хранимыми в базе, доступ к ним и поддержание их в состоянии, соответствующем состоянию предметной области.

     Базы  данных создаются в БнД предприятия для решения на ПК задач управления производством.

     Для программной реализации работ с  БД создаются вспомогательные программы  их структур, справочников и файлов, печати и др.

     Центральную роль в функционировании банка данных выполняет система управления базой  данных (СУБД). СУБД — это пакет программ, обеспечивающий поиск, хранение, корректировку данных, формирование ответов на запросы. Система обеспечивает сохранность данных, их конфиденциальность, перемещение и связь с другими программными средствами. Основные функции СУБД: непосредственное управление данными во внешней памяти; управление буферами оперативной памяти; управление транзакциями; журнализация; языки БД.

     Организация типичной СУБД и состав ее компонентов соответствует рассмотренному набору функций. Логически в современной

реляционной СУБД можно выделить наиболее внутреннюю часть— ядро СУБД, компилятор языка БД (обычно SQL подсистему поддержки времени выполнения, набор утилит.

Преимущества  работы с БнД для пользователей окупают затраты и издержки на его создание. Они заключаются в следующем: повышается производительность работы пользователей, достигается эффективное удовлетворение информационных потребностей; централизованное управление данными освобождает прикладных программистов от организации данных, обеспечивает независимость прикладных программ от данных; организация банка (базы) данных позволяет реализовать другие нерегламентированные запросы, приложения; снижаются затраты не только на создание и хранение данных, но и на поддержание их в актуальном динамичном состоянии; уменьшаются потоки данных, циркулирующих в системе, сокращается избыточность и дублирование.

     Концепция банка данных — это не только идея интегрированного хранения данных, но и идея отделения описания данных от программ их обработки, интерфейс  между которыми обеспечивается системой управления базами данных (СУБД). В основу ее разработки закладывают следующие принципы: единство структурно-информационной организации массивов; централизацию процессов накопления, хранения и обработки различных видов информации; однократный ввод первичных массивов информации с последующим многоразовым и многоцелевым их использованием; интегрированное использование массивов в различных режимах обработки; оперативность доступа различным элементам информационных массивов; минимизацию стоимости создания и функционирования.