Особенности информационного обеспечения

     Внемашинное ИО включает систему экономических показателей потоки информации, систему классификации и кодирования, документацию.

     Внутримашинное ИО — система специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы.  

2. Классификаторы, коды и технология их применения

     Автоматизированная  обработка учетной и финансово-кредитной  информации в условиях применения персональных компьютеров позволяет получать различные сводки, таблицы, ведомости, где информация расположена по каким-либо группировочным реквизитам-признакам, например, по счетам бухгалтерского учета, клиентам, работающим и т.п. Для выполнения группировок появляется необходимость кодирования этих группировочных реквизитов-признаков условными обозначениями, для чего используются различные классификаторы.

     Классификатор – это систематизированный свод однородных наименований, объектов, предметов, явлений по классификационным признакам (номенклатура) и их кодовых обозначений [2, с. 114]. Код – условное обозначение объекта цифровым или алфавитно-цифровыми знаками по определенным правилам, установленным системами кодирования.

     Кодирование – процесс присвоения условных обозначений (кодов) позициям номенклатуры. Коды могут быть цифровыми, буквенными и комбинированными (примеры: цифровой код – 21325, буквенный – АВС, комбинированный – АБ180).

     При обработке экономических задач  на ПК часто применяют мнемокоды  – условное короткое обозначение  объекта. Например, в некоторых машинных программах мнемокодами закодированы названия документов, например, платежное  поручение – ПП.

     В ряде случаев машинная программа  предусматривает автоматическое кодирование  номенклатур, а также использование  штрих-кодов.

     К кодам предъявляется ряд требований: они должны охватывать все номенклатуры, подлежащие кодированию; быть едиными  для разных задач внутри одного экономического объекта (например, коды материалов, подразделений  должны быть едиными для задач  бухгалтерского учета, складского учета  и материально-технического снабжения); отличаться стабильностью; иметь резерв свободных номеров (но не излишний, т.к. это может привести к увеличению значимости кода); длина кодового обозначения должна быть минимальной.

     Основная  цель кодирования состоит в однозначном  обозначении объектов. С помощью кодирования выполняются основные функции, связанные с обработкой экономической информации: минимизация объема призначной информации при вводе ее в вычислительную систему по каналам связи; сортировка и поиск информации по ключевым словам; разработка сводных экономических отчетов по различным признакам; декодирование при переходе от кодов-признаков к их наименованиям при печати сводных экономических отчетов.

     Систематизация  экономической информации вызывает необходимость применения различных  видов классификаторов [4, с. 272]: международных  и действующих только на территории Российской Федерации. Международные  классификаторы входят в состав Системы  международных экономических стандартов (СМЭС) и обязательны для передачи информации между различными странами. К ним относятся, например, такие  принятые ООН классификаторы, как  Международная стандартная отраслевая классификация всех видов экономической  деятельности (МСОК), Международная  стандартная торговая классификация, Классификация основных продуктов (КОП), Классификация продовольственных  и сельскохозяйственных организаций  и др.

     Классификаторы, действующие на территории Российской Федерации, входят в Единую систему  классификации и кодирования (ЕСКК), созданной по постановлению Правительства  в 1970-х годах.

ЕСКК  состоит из следующих групп классификаторов:

- общероссийские  классификаторы (ОК), разрабатываются  в централизованном порядке и  являются едиными для всей  страны;

- отраслевые, единые для определенной отрасли  деятельности;

- региональные, единые – для определенного региона;

- локальные,  составляются на номенклатуры, характерны  для определенного предприятия,  организации, банка (коды табельных  номеров, подразделений, клиентов  и др.).

     При обработке учетной и финансово-кредитной  информации широкое применение находят  общероссийские и локальные классификаторы.

     Общероссийские  классификаторы (ОК) – были переработаны в соответствии с требованиями рыночной экономики и государственной  программы перехода РФ на Международную  систему учета и статистики. В  настоящее время их создано свыше  четырех десятков.

     Здесь следует привести примеры построения кодовых слов некоторых ОК, имеющих  наибольшее применение при автоматизированной обработке учетной и финансово-кредитной  информации.

     ОКПО  – ОК предприятий и организаций  формируется органами государственной  статистики путем присвоения кодовых  номеров предприятиям, организациям, фирмам любой формы собственности. Кодовое слово состоит из трех блоков: 1 – регистрационный номер, 2 – наименование организации, 3 –  ведомственная, территориальная и  отраслевая принадлежность предприятия, организации, фирмы. Регистрационный  номер (часть кодового слова) проставляется  предприятиями и организациями  в формах финансовой отчетности. Все  три блока кодового слова используются органами государственной статистики для автоматического ведения  ОКПО в электронном виде. Регистрационный  номер состоит из восьми знаков; построен по комбинированной системе.

     ОКВЭД – ОК видов экономической деятельности; (построен в соответствии с требованиями Европейского экономического сообщества – ЕЭС); кодовое слово шестизначное, включает пять признаков (класс, подкласс, группа, подгруппа, вид).

     ОКФС  – ОК форм собственности, двузначный, например: 10 – российская собственность, 20 – собственность иностранных государств.

     ОКОПФ – ОК организационно-правовой формы  включает двузначное кодовое слово. Например, код 65 – общество с ограниченной ответственностью; 67 – закрытое акционерное  общество.

     ОКУД  – ОК управленческой документации. Объектом классификации являются общероссийские унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) РФ, входящие в унифицированную систему  документации (УСД). Код состоит из семи знаков. Первые два знака указывают  на принадлежность документа к определенной сфере деятельности. Например: 03 –  первичная учетная документация (0315003 – приходный ордер); 04 – банковские документы; 07 – бухгалтерская отчетная документация (0700001 – баланс).

     ОКОГУ – ОК органов государственного управления – объектами классификации являются органы государственной власти и  управления; код пятизначный.

     ОКАТО – ОК административно-территориального деления; кодовое слово включает восемь знаков. Объектами классификации являются республики, края, области, города, районы, округа, поселки городского типа, сельские населенные пункты.

     ИНН – идентификационный номер налогоплательщика, является десятизначным; обозначает территорию, номер инспекции Министерства по налогам и сборам (ИМНС), порядковый номер организации [2, с. 118].

     ОКОФ  – ОК основных фондов, построен с учетом международной классификации отраслей и основных продуктов, имеет кодовое десятизначное слово.

     ОКЕИ  – ОК единиц измерения, построен на основе международной классификации единиц измерения Европейской экономической комиссии ООН (ЕЭК ООН). Единицы измерения в ОКЕИ разбиты на семь групп: меры длины, площади, объема, массы, технические единицы, единицы времени, экономические единицы (штука, тысячи штук). Код трехзначный, построен по серийной системе. Например, единица измерения в балансе, тыс.руб. имеет код 384.

     К общероссийским классификаторам также  относятся: ОКИН – ОК информации о  населении; ОКУН – ОК услуг населению; ОКПДТР – ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов; ОКВ  – классификатор валюты; ОКП –  ОК продукции и др.

     При регистрации предприятия (организации) в органах государственной статистики его включают в Единый государственный  регистр предприятий и организаций (ЕГПРО) и присваивают коды по следующим классификаторам: ОКПО, ОКВЭД, ОКФС, ОКОГУ, ОКОПФ, ОКАТО. Присвоенные кодовые обозначения отражаются в первичной и сводной унифицированной документации предприятия и организации.

     Система автоматизированной обработки банковской информации также предусматривает  обязательное использование обозначений  номенклатур кодовыми знаками. Наиболее сложным является код лицевого счета, структура которого с 1998 года строится в соответствии с новым планом счетов и международными стандартами.

     Указаниями  Банка России рекомендуется сложная  структура кода лицевого счета, построенная  по комбинированной системе и  включающая до одиннадцати группировочных признаков. Значность кода составляет двадцать знаков, которые включают: номер банковского раздела плана счетов (3 знака); номер счета первого порядка (2-3 знака); номер счета второго порядка (4-5 знаков); код валюты (6-8 знаков); защитный ключ (9 знаков); номер филиала, отделения банка (10-13 знаков); номер лицевого счета клиента банка (14-20 знаков) [1, с. 187].

     При необходимости значность может быть расширена и до 25-и разрядов.

Например, код лицевого счета клиента банка 40702810938170100653 имеет структуру:

4 –  счет относится к разделу 4 плана счетов «операции с клиентами»;

07 –  счет принадлежит негосударственному  предприятию;

02 –  счет принадлежит коммерческой  организации;

810 –  код валюты РФ (рубли);

9 –  защитный ключ, обнаруживающий неправильность  проставления кода в платежном  поручении;

3817 –  номер (код) отделения банка;

0100653 –  лицевой счет коммерческой организации  в данном банке.

     Локальные коды составляются на номенклатуры, специфичные  для данной организации .Сюда входит широкий круг номенклатур, используемых различными подразделениями и службами ее управления (сотрудники, подразделения, продукция и т.п.). Локальные коды должны быть едиными при решении различных экономических задач. Наряду со специалистами по информационной технологии в составлении классификаторов значительную роль играют экономисты – пользователи.

     Кратко  рассмотрим порядок составления  локальных классификаторов, который  включает два этапа. На первом этапе  выполняется классификация информации, на втором – ее кодирование.

     Классификация начинается с выявления номенклатуры объектов, предметов, подлежащих кодированию. При этом руководствуются реквизитами-признаками, которые используются для составления  группировок, получения сводных  таблиц и расчетов. По каждой номенклатуре составляется полный перечень всех позиций, подлежащих кодированию.

     После составления классификации выполняется  следующий этап – кодирование  – процесс присвоения условных обозначений  позициям номенклатуры. После согласования и утверждения работа по созданию классификатора считается завершенной.

     Рассмотрим  особенности методов кодирования. Кодирование информации производится по определенной системе – совокупности правил, определяющих построение кода. В настоящее время применяется  несколько систем кодирования экономической  информации, среди которых наибольшее распространение получили: порядковые, серийные, позиционные и комбинированные. Выбор системы кодирования зависит  от целого ряда факторов, главными из которых  являются количество выделяемых признаков  в номенклатуре, число позиций  в каждом признаке и степень устойчивости номенклатуры.