Особенности информационного обеспечения

Введение 

     Информационное  обеспечение (ИО) является важным компонентом  автоматизированных информационных систем и напрямую связано с организационной  структурой объекта и функциональными  подсистемами ИС.

     Информационное  обеспечение предназначено для  отражения информации, характеризующей  состояние управляемого объекта; служит основой для принятия управленческих решений.

     Основой информационного обеспечения является информация. В теории машинной обработки  информация рассматривается в отношении  технологии ее преобразования в целях  управления, т.е. как совокупность сведений, являющихся объектом сбора, передачи, хранения и обработки. Информация может  быть зафиксирована в документах и на машинных носителях; является предметом  и средством труда.

     Термин  информация происходит от латинского informatio —разъяснение, изложение. До середины нашего столетия информация трактовалась как сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим (знаками, техническими средствами) способом. После 50-х годов на фоне бурного развития средств связи и телекоммуникаций, возникновения и внедрения в различные сферы жизни электронно-вычислительной техники появились новые, расширенные трактовки понятия информация.

     При рассмотрении понятия информационного  обеспечения в контексте обработки  информации важное значение имеет понятие данных. От информации данные отличаются конкретной формой представления и являются некоторым ее подмножеством, определяемым целями и задачами сбора и обработки информации.

     В данной контрольной работе рассмотрим структуру и содержание информационного  обеспечения, понятие классификаторов  и кодов экономической информации и технологию их применения, также  штриховое кодирование. Рассмотрим систему документации и организацию документопотоков, внутримашинное информационное обеспечение, а также банк данных, его состав, модели баз данных. 
 
 

1. Понятие информационного  обеспечения, его  структура

     Становление рыночных отношений определяется повышением уровня управления экономикой. Управление следует рассматривать как информационный процесс, происходящий между органами управления, управляемым объектом и  внешней средой.

     Под информацией понимается совокупность различных сообщений об изменениях, происходящих в системе и окружающей среде.

     Процесс управления включает сбор, обработку  и передачу информации для выработки  управляющих решений. Информация является предметом труда и одновременно средством и продуктом труда  в управленческой деятельности. При  рассмотрении структуры информации выделяются отдельные ее элементы, которые могут быть и простыми и сложными. Простые элементы не поддаются дальнейшему расчленению; сложные образуются как сочетание  различных элементов и представляются информационными совокупностями.

     Структурные элементы называются информационными  единицами. Выделяют несколько подходов к структуризации экономической информации, один из которых — логический — позволяет установить структурные элементы в зависимости от функционального назначения информации и ее особенностей. Выделяют следующие структурные единицы: реквизит, показатель, информационные сообщения, информационный массив, информационный поток, информационная система. Информационной единицей низшего уровняются реквизиты, из которых формируются более сложные структуры информации. Реквизиты отражают отдельные свойства объекта, включают в себя сочетание цифр или букв, имеющих смысловое содержание и не поддающееся дальнейшему делению. Буквенная информация может быть представлена в виде кодовых обозначений (например, код подразделения). При машинной обработке синоним понятия «реквизит» являются «поле», «элемент», «атрибут». Реквизиты не однозначны по своему содержанию и подразделяются реквизиты-признаки и реквизиты-основания. Реквизиты-признаки характеризуют качественную сторону объекта, а реквизит-основания — количественную. Например, в качестве реквизита-признака выступает наименование подразделения и его код, а реквизиты-основания — количество работающих. Каждый документ включает любое число реквизитов-признаков и реквизитов-оснований.

     Однородные  реквизиты-признаки объединяются в  номенклатуру например, номенклатура продукции). В документах обычно выделяются доминирующие реквизиты-признаки, т. е. те, по которым изводится группировка. Ими могут быть коды подразделений, дикции и др. Каждый реквизит имеет форму и содержание. Фор- — это наименование реквизита, например, наименование продукции. Содержание отражает его конкретное значение (чугун). Одному наименованию реквизита может соответствовать множество его значений. Реквизиты неоднородны по характеру выполняемых над ними действий. Реквизиты-признаки подлежат логической обработке; реквизиты-основания — арифметической. Реквизиты, объединяясь, образует структурную единицу более высокого уровня. Сочетание одного основания и всех относящихся к нему признаков образует показатель.

     Показатель  — логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отображаемого явления. Приведем пример построения показателя выпуска чугуна с номенклатурным номером 824 в мае в количестве 200 тонн. Структура показателя может быть представлена так:   

     Показатель  является минимальной по составу  информационной ; совокупностью для образования самостоятельного документа. В документах, как правило, содержится большое количество показателей. Даже в одной строке можно выделить несколько различных по структуре показателей. При организации базы данных показатели как единицы информации формируют ее содержание. Каждый показа имеет множество значений и рассчитывается по своему алгоритму. Совокупность показателей, содержащихся в документе, образует формационное сообщение. Группа однородных документов, объеденных по определенному признаку (например, отчетному периоду), ставляет информационный массив (файл). Файл является основной структурной единицей при автоматизированной обработке. Запись информации в память ПК осуществляется по файлам, где выделяют файлы постоянной и переменной информации. Массивы по различным признакам могут объединяться в потоки, используемые при решении различных комплексов задач управления. Отношение информации к той или иной функции управления дает основание выдел сложную структуру информации как информационную подсистему формационная система охватывает всю информацию экономического объекта и является структурной единицей высшего уровня.

     При обработке информации реквизиты-признаки и реквизит основания часто называют данными. Данными принято называть информацию, представленную в формализованном  виде, позволяющем передавать ее, хранить  на различных носителях и обрабатывать.

     Таким образом, каждому показателю соответствует  множество конкретных значений —  данных, которые после автоматизированной обработки приобретают экономический  смысл, снова становятся информацией, которая используется для формирования управляющих решений.

     Менеджмент  обеспечивается огромным объемом информации размер которой постоянно увеличивается. Например, в сфере управления крупного предприятия обращается несколько десятков показателей, несколько миллионов материальных и трудовых нормативов, а в ходе производства создаются тысячи документов, над которыми выполняются различные операции преобразования.

     Управленческую  информацию классифицируют по различным  признакам:

     • источникам возникновения: первичная и производная (промежуточная, командная, отчетная);

     • способу фиксации: устная и документированная;

     • способу выражения: цифровая и алфавитная;

     • характеру фиксации данных: фиксируемая и не фиксируемая

     • направлению движения: входящая и исходящая;

     • стабильности: переменная и условно-постоянная (прейскуранты цен, нормативы);

     • функциям управления;

     • принадлежности к сферам деятельности и функциям управления конструкторская, технологическая, финансовая, бухгалтерская, планово-экономическая, оперативно-производственная;

     • времени возникновения: о прошлых, текущих и будущих событиях.

     Информационная  система с позиции менеджмента  представляет ему управления, где  реализуются различные ее функции. Функции управления можно классифицировать по различным признакам: принадлежности к различным видам управленческой деятельности, ржанию процесса управления, сфере производственной деятельности и др. Все они характеризуются определенным составом информации (показателей, информационных сообщений, информационных и массивов).

     Общими  функциями управления считаются  такие, как прогнозирование, планирование, организация, оперативное управление, учет и из, контроль и регулирование, принятие управленческих решений. Специальные функции связаны с конкретной производственной деятельностью: производство, маркетинг, сбыт и др. В свою очередь выделяют следующие производственные функции: технологическую подготовку производства, основное и вспомогательное производство; контроль качества производства; оперативное управление, управление трудовыми ресурсами. Создание информационных систем и информационных технологий требует специальной организации информации обеспечения специальной подсистемы — информационного

свечения.

     Информационное  обеспечение (ИО) —  важнейший элемент ИС и — предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.

     Информационное  обеспечение включает совокупность единой системы показателей, потоков информации — вариантов организации  документооборота; систем классификации и кодирования экономической информации, унифицированную систему документации и различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине е и на машинных носителях и имеющие различную степень организации. Наиболее сложной организацией является банк данных, включающий массивы для решения регламентных задач,) выдачи спевок и обмена информацией между пользователями. В ходе разработки ИО ИС определяются состав показателей, необходимых для решения экономических задач различных функций управления, их объемно-временные характеристики и информационные связи. Составляются различные классификаторы и коды, определяется состав входных и выходных документов по каждой задаче, ведется организация информационного фонда, определяется состав базы данных.

     Цель  разработки ИО ИТ — повышение качества управления организацией на основе повышения достоверности своевременности и своевременности данных, необходимых для принятия управленческих решений. 

     Основное  назначение ИО — обеспечивать такую  организацию представление информации, которые отвечали бы любым требованиям  пользователей, а также условиям автоматизированных технологий.

     Назначение  информационного обеспечения обусловливает  и требования, предъявляемые к  нему.

     • Представлять полную, достоверную и своевременную информацию для реализации всех расчетов и процессов принятия управленческих решений в функциональных подсистемах ИТ с минимумом затрат на ее сбор, хранение, поиск, обработку и передачу.

     • Обеспечивать взаимную увязку задач функциональных под тем на основе однозначного формализованного описания их вход выходов на уровне показателей и документов.

     • Предусматривать эффективную организацию хранения и иска данных, позволяющую формировать данные в рабочие масс под регламентированные задачи и функционировать в режиме формационно-справочного обслуживания.

     • В процессе решения экономических задач обеспечивать совместную работу управленческих работников и компьютера в режиме диалога.

     Одна  часть информационного обеспечения  учитывает особенности взаимодействия пользователя с ПК при выполнении технологических операций по обработке  информации, другая связана с организацией в компьютере различных информационных массивов, пользуемых для решения  экономических задач и передачи дан Поэтому в составе ИО выделяется внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.