Влияние деловой этики компании на эффективность ее деятельности

1.4.14. Конфиденциальность и профессиональная тайна.

Под конфиденциальностью  подразумевается уважение и защита секретности дел компании, акционеров, директоров и менеджеров и иных участников корпоративных отношений. Соблюдение конфиденциальности означает сохранение в тайне только информации о добросовестном и законопослушном поведении. Когда речь идет о некомпетентности, утаивании информации, подлежащей раскрытию, тогда вступают в силу обязательные правила раскрытия информации, вплоть до направления информации о противозаконном или неэтичном поведении в руководящие органы компании или в компетентные государственные органы. Конфиденциальность включает в себя следующие компоненты:

1.Охрана информации, относящейся к деятельности компании и не подлежащей раскрытию – то есть, информации, относящейся к коммерческой тайне.

2.Соблюдение полной секретности в отношении бизнеса и, финансовых и личных дел акционеров, директоров, менеджеров, сотрудников и контрагентов компании.

3.Неразглашение информации третьим лицам, включая государственные органы, если требования третьих лиц не основаны на законе. В условиях высокого уровня административного давления на бизнес и коррупциогенности такие ситуации могут иметь место.

4.Разглашение информации третьим лицам может быть только в случаях, когда: а) либо имело место требование, основанное на законе; б) либо имело место согласие заинтересованного лица, чьи интересы затрагиваются данной информацией.

5.Обеспечение осторожности в ходе любых переговоров – устных, письменных или других – для предотвращения распространения конфиденциальной информации и проявление особой осторожности при использовании любых средств телекоммуникации.

6.Ограничение доступа к любым конфиденциальным или важным документам.

7.Уважение прав коллег и подчиненных на секретность их персональных дел,

кроме случаев, когда интересы блага компании или права и законные интересы участника корпоративных отношений могут быть подвергнуты риску в результате неразглашения информации. Для придания должной строгости и регламентированности режиму конфиденциальности рекомендуется установить и соблюдать общее правило, согласно которому любая информация, получаемая в профессиональной деятельности собственника, директора, менеджера или работника и касающаяся деятельности компании и/или ее контрагентов, должна рассматриваться как конфиденциальная. Директора и менеджеры должны гарантировать собственникам (акционерам) и другим заинтересованным лицам, что работники компании, работающие с конфиденциальной информацией, разглашение которой может причинить вред указанным заинтересованным лицам, надлежащим образом проинструктированы и в компании действуют реальные механизмы и процедуры (расписки, инструктаж, контрольные мероприятия), предотвращающие разглашение информации. Следует также учитывать, что защита конфиденциальной информации должна носить длящийся характер. Работник, директор или менеджер, работающие на компанию, принимают на себя обязательства не разглашать конфиденциальную информацию, ставшую им известной в связи с исполнением служебных обязанностей, и после ухода из компании и прекращении работы в ней. Данная информация принадлежит компании и директора, менеджеры и работники должны осознавать отношения взаимного доверия и лояльности, существовавшие между компанией и ее служащими. Наиболее надежным и гарантированным методом сохранения служащим конфиденциальной информации является его твердое и неукоснительное решение не обсуждать ее с кем бы то ни было, даже с коллегами, не имеющими доступа к данной информации, а также с родственниками. Проблема обсуждения с родственниками заключается в том, что если с ними обсуждают деловые проблемы, то используют как конфиденциальные, так и неконфиденциальные данные. В результате родственники не имеют представления, что можно разглашать в разговорах со знакомыми, а что нельзя. Условие конфиденциальности в разговорах с родственниками носит деликатный характер и требует тщательного объяснения внутри компании, чтобы сотрудники не считали, что руководство вмешивается в их личную жизнь.

1.4.15. Действия при конфликте интересов.

С требованием  конфиденциальности тесно связаны  правила действий в условиях конфликта интересов. Можно даже сказать, что действия при конфликте интересов находятся на качественно новом уровне (по сравнению с требованием конфиденциальности). Если основное требование конфиденциальности - не разглашать, то есть, бездействие, то ситуация конфликта интересов, как правило, требует активных действий участников

корпоративных отношений. Конфликт интересов возникает, когда сталкиваются финансовые и индивидуальные интересы директора, менеджера или работника и интересы компании. В связи с этим руководство и все сотрудники должны получить четкие инструкции о своих действиях в сферах, где потенциально может возникнуть конфликт интересов. Особую значимость действия в случае конфликта интересов приобретают для высшего руководства компании: директоров и топ-менеджеров. Нередки ситуации, когда члены советов директоров имеют свой собственный бизнес, владеют собственными компаниями, являются генеральными директорами других компаний. В этих случаях требуется:

1.Либо четкое разграничение между интересами различных бизнесов, к которым имеет отношение данный член совета директоров.

2.Либо полное устранение от принятия решения, если речь касается конфликта интересов. Второй вариант представляется наиболее предпочтительным, поскольку позволяет устранить возможные претензии в предвзятости и необъективности. Даже если директор все взвесил и поступил объективно в интересах компании, впоследствии это бывает трудно доказать.

Поэтому твердая рекомендация – выходить из ситуации конфликта, руководствуясь принципом: «никаких конфликтов». Важным противодействующим средством выступает реализация принципа раскрытия информации в случае наступления конфликта интересов. Если речь идет о работниках, то им должны быть даны четкие указания – немедленно докладывать о конфликте интересов непосредственному начальнику или компетентный орган компании. Если речь идет о директорах и топ-менеджерах – они должны ставить в известность своих коллеги о наступлении такой ситуации, не высказывая своей позиции по данному вопросу. В случае, если директор или топ-менеджер выскажет свое мнение по какому-либо вопросу, а потом заявит о своем нежелании участвовать в решении, поскольку у него имеет место конфликт интересов – он своими действиями не обеспечивает должной объективности, поскольку его мнение может влиять на позицию его коллег по данному вопросу. Конечно, если он является профессионалом или экспертом в какой-то области – абсолютная невозможность получения от него мнения может «ударить» по интересам компании. Поэтому абсолютный запрет недопустим, но высказывание своего мнения директором или топ-менеджером допускается только при вынесении соответствующего решения его коллегами (остальными членами совета директоров, правления и пр.), Следует учитывать следующие факторы (сферы), в которых может возникнуть конфликт интересов для директора, менеджера, работника:

А) Финансовые инвестиции. Сотрудники не должны инвестировать в компании, конкурирующие с фирмой – их работодателем, или фирмы, являющиеся контрагентами своей компании. Это объясняется тем, что объективность их действий в отношении своей компании может быть подорвана наличием у них финансовых интересов в компаниях – конкурентах или компаниях – контрагентах. Естественно, если речь идет не о прямых, а о малозначительных (портфельных) инвестициях – никакого конфликта интересов не возникает (если сотрудник соответствующим «расставляет приоритеты»). Однако, так или иначе вопрос «малозначительности» инвестиций является оценочной категорией, поэтому сотрудник должен уведомлять об этом непосредственное руководство.

Б) Внеслужебная предпринимательская или иная экономическая деятельность в других компаниях. Если сотрудник, директор или менеджер имеет другой бизнес или иную работу, то это объективно отрывает время и силы, которые могли быть приложены для процветания компании. Поэтому должно быть обязательным для всех директоров, менеджеров и работников раскрытие информации о посторонних деловых интересах, которые бы отвлекали существенную часть времени или внимания от исполнения прямых должностных обязанностей или иным образом отрицательно сказывались на ее деятельности. Естественно в зависимости от ранга и характера должностных обязанностей ограничения могут быть различными. Допускается полный запрет на совмещение для обычных работников (конечно, если это разрешено законодательством или коллективным трудовым договором).

В) Подарки. Не допускается принятие работником, директором или менеджером сколь-нибудь ценных подарков. В противном случае даритель

может расценить действия одаряемого как  принятие определенных обязательств со стороны компании. Это может повлечь вовлечение директора, менеджера или работника в ситуацию конфликта интересов.

Г) Работа или предпринимательская деятельность родственников. Следует учитывать, что работа или предпринимательская деятельность родственников директоров, менеджеров или работников может повлечь возникновение конфликта интересов в случаях, когда они работают или имеют бизнес в фирмах–конкурентах или фирмах–контрагентах компании. Поэтому такие директора, менеджеры и работники, во-первых, должны раскрывать информацию об этом; во-вторых, не принимать участия в обсуждении и решении вопросов, если речь идет о потенциальном конфликте

интересов.

1.4.16. Защита и надлежащее использование активов корпорации.

Защита  активов корпорации приобретает  особую актуальность в свете серии корпоративных скандалов, протекающих за границей – США (Enron, WorldCom и пр.), Европа (Royal Ahold, Parmalat и т. д.). Это показывает недостаточную эффективность юридических механизмов предотвращения подобных ситуаций. Необходимы установленные в компании этические стандарты поведения, которых бы придерживались бы директоры, менеджеры и работники компании. Директора и топ-менеджеры компании должны брать на себя письменно оформленное этическое обязательство не совершать злоупотреблений с активами компании и прилагать все усилия по их надлежащему использованию. Исходя из специфики деятельности компании, объема ее оборотов, распределения полномочий и ответственности между советом директоров и исполнительными органами каждая компания может разработать свои этические процедуры по защите активов, которые будут носить обязательный характер для директоров и менеджеров. Особые требования к этике руководства должны предъявляться при совершении крупных сделок и сделок с заинтересованностью. Совершение указанных сделок без должной процедуры одобрения со стороны совета директоров и общего собрания акционеров может повлечь серьезные убытки для акционеров (собственников) компании, а саму корпорацию привести к банкротству. Ситуация осложняется тем, что российское законодательство содержит целый ряд оценочных формулировок при характеристике крупных сделок и сделок с заинтересованностью. Например, не относятся к крупным сделки, совершаемые в процессе «обычной хозяйственной деятельности», при определении сделок с заинтересованностью необходимо учитывать аффилированность лиц, что весьма непросто осуществить в условиях, когда прозрачность структуры собственности крупнейших российских холдингов находится на невысоком уровне (их акциями владеют оффшорные компании и в результате практически невозможно (без желания собственников) выявить аффилированность и взаимоаффилированность тех или иных структур). Исходя из этого решение проблемы (в рамках конкретно взятой компании) лежит в установлении особых этических процедур, которые должны соблюдать директора и топ - менеджеры при обеспечении защиты активов корпорации и совершении крупных сделок и сделок с заинтересованностью.

Примером  такого «этического рычага» может  быть подписание директором с компанией соглашения, в котором он обязуется извещать компанию о каких-либо факторах прямой или косвенной заинтересованности в сделках, подлежащих одобрению со стороны совета директоров. В качества приложения к соглашению может быть обязательство о возмещении определенной неустойки, выплачиваемой в случае сокрытия членом совета директоров информации, независимо от того, причинило такое сокрытие убытки компании или нет.

1.4.17. Соответствие осуществляемой деятельности требованиям закона и иных правовых норм. Соблюдение законности является необходимым условием этичного поведения директоров и менеджеров. Если опираться на «пирамиду Ричарда Дафта» (американского эксперта по менеджменту), то соблюдение этики является вторым уровнем пирамиды развитости бизнеса, базирующемся на первом уровне (соблюдении закона). Иными словами, нельзя соблюдать этику, не соблюдая перед этим нормы и требования законодательства. В российских условиях выполнение этого требования осложняется противоречивостью, неясностью и расплывчатостью законодательства. Нередко спорные ситуации вообще не регламентируются законом, примером чего является отсутствие в России законодательных норм, регулирующих правовой режим инсайдерской информации. Компании могут выходить из такой ситуации, восполняя пробелы законодательства в своих учредительных и внутренних документах (естественно в пределах, не выходящих за императивные ограничения закона).

1.4.18. Направление информации о чьем-либо незаконном или неэтичном поведении в руководящие органы компании или в государственные органы. Еще одним условием для внедрения этики в деятельность российских компаний является изменение российского менталитета в отношении практики направления информации о чьем-либо незаконном или неэтичном поведении в руководящие органы компании или в государственные органы. Такие действия в обиходе еще называют «стукачеством» или «доносительством». Следует учитывать, что практика такого рода еще не сформировалась и, более того, нередко неправильно воспринимается судами. Однако, зарубежный опыт показывает высокую эффективность таких действий при внедрении этических стандартов в деятельность компании, особенно в случаях материального поощрения таких действий со стороны руководства компании. Поэтому рекомендуется устанавливать в этических кодексах компаний основания и порядок направления информации о чьем-либо противозаконном или неэтичном поведении в адрес руководства компании. Естественно должна быть гарантирована независимая и беспристрастная процедура рассмотрения таких обращений без каких-либо негативных последствий для авторов обращений.

1.4.19. Борьба с коррупцией.

Важнейшим условием для внедрения этики  в деятельность российских компаний является предотвращение коррупциогенных факторов и пресечение фактов коррупции в компании. Движущей силой предпринимательской деятельности (бизнеса) является конкурентная борьба и главным стремлением бизнесмена является выигрыш в ней. Мировая экономическая практика показывает, что если государство не устанавливает четких правил этой борьбы (не «офлажковывает» пространство), то конкуренция по объективным причинам выходит за рамки правомерности (недобросовестная конкуренция, ОДП – ограничительная деловая практика и пр.). Одним из таких проявлений «выхода за флажки» является стремление