Внешнеторговые переговоры и организация их подготовки и проведения

 
   Протокол международных переговоров предусматривает также процедуру обмена визитными карточками. При этом необходимо учитывать национальные особенности делового общения и культурные традиции страны. Принято считать, что визитная карточка неотделима от ее владельца, поэтому в случае его отсутствия на месте (отпуск, командировка и т.п.) не рекомендуется посылать визитную карточку в связи с тем или иным событием, требующим протокольного реагирования.

  

   В основу организации и порядка проведения деловых приемов положены правила и нормы дипломатического протокола. Приемы служат для установления и развития деловых и личных контактов, причем не только с партнерами по бизнесу, официальными лицами, но также с властями страны пребывания, членами дипломатического корпуса, представителями различных учреждений, корпораций и фирм.

  

   Соблюдение норм протокола при этом не только создает благоприятную атмосферу для успешного развития эффективных связей с иностранными предпринимателями, но является в то же время и показателем высокой культуры делового отношения российских бизнесменов, занятых в сфере международно-экономического сотрудничества, обеспечивает им репутацию надежных партнеров.

 

2. Этапы проведения внешнеторговых переговоров

   Как правило, переговоры по любым вопросам подразумевают последовательность пяти основных этапов.

   Первый этап – это начало переговорного процесса. Оно должно быть дружелюбным, но и ответственным одновременно. Первым делом, конечно же, представляются участники переговоров. Потом  стороны обмениваются суждениями, демонстрируют добрую волю слушать, разделять идеи, открыто предъявлять соображения, желание договориться в мирной обстановке. В этот же момент выстраивается генеральная линия поведения. Выясняются взаимные ожидания от переговоров и формируются позиции сторон.

   Второй этап - передача информации. Он выполняет следующие задачи:

- собирают всю информацию по проблемам, требованиям и пожеланиям партнера и его организации/фирмы;

- выявляет мотивы и цели партнера;

- передает запланированную информацию;

- формирует основу для аргументации;

- анализирует и проверяет позиции партнера;

- дает предварительное определение направлений последующей деятельности.

   Третий этап - аргументация. На этом этапе формируется предварительное мнение, определяется позиция по данной проблеме, которая устраивает обе стороны. Здесь можно попробовать изменить, в случае необходимости, уже сформированное мнение (позицию), закрепить то, что уже сформировалось. На этом этапе можно устранить или смягчить противоречия, которые возникли в процессе их проведения, критически проверить собственные положения и факты, изложенные партнером.

   Существует несколько видов аргументаций:

1) доказательная аргументация - необходимость  проверки, нет ли в собственной  аргументации противоречий, можно  ли привести подходящие примеры  и сравнения;

2) контраргументация - необходимость  проверки, нет ли фактов или  предложений партнера, которые можно  оспорить, не приведен ли неудачный  пример (сравнение), не сделал ли  партнер ложного заключения, и  не слишком ли просто представил  партнер проблему или не вытекает  ли из этого необходимость  показать другую сторону, не дал  ли партнер неправильную оценку  и др.

   Для достижения успеха в переговорах на данном этапе нужно не забывать про правила культуры и этики проведения5:

- оперировать следует простыми, ясными, точными и убедительными понятиями;

- основываясь на особенности характера и привычки партнера необходимо правильно выбрать темп и способы аргументации;

- аргументация должна быть корректной по отношению к партнеру;

- доводы должны быть наглядными, а речь – образной. Следует избегать неделовых выражений и формулировок, которые затрудняют восприятие сказанного.

   Четвертый этап - опровержение аргументов партнера. Здесь следует сделать упор на разграничение отдельных возражений относительно субъектов, объектов, места, времени и последствий. Своим высказываниям, возражениям, замечаниям, сомнениям необходимо дать приемлемое объяснения. Замечания партнера по возможности нейтрализовать, а в лучшем случае – опровергнуть его возражения. Во время решения указанных задач следует придерживаться логической структуры опровержения замечаний и аргументов партнера. Также на этом этапе необходимо проводить анализ замечаний, выявлять истинные причины, выбирать тактику опровержения и метод опровержения.

   Пятый этап - это принятие решений. Это самый важный этап в переговорах, который является заключительным. На этом этапе надо стремиться к достижению основной или альтернативной цели, ведь это и является основой переговоров. В конце переговоров следует обеспечить благоприятную атмосферу. Своего бизнес партнера необходимо стимулировать к выполнению намеченных действий. Далее следует перейти к составлению полному резюме переговоров, которое будет понятно для всех участников, и где будут четко выделены основные выводы. И по результатам переговоров можно подписать соглашение.

Глава 3. Техника и тактика ведения внешнеторговых переговоров

3.1 Методы ведения  внешнеторговых переговоров

   Техника ведения коммерческих переговоров подразумевает выбор подхода к их ведению и типа принимаемого на них решения.

   Для достижения успеха в переговорах используются следующие основные методы: позиционного торга; принципиальных переговоров; вариационный; интеграции; уравновешивания;  компромиссный.

   Вариационный метод чаще всего используют во время подготовки к сложным переговорам (например, когда можно уже заранее предвидеть негативную реакцию противоположной стороны).

   В таком случае выясняют следующие вопросы:

1. каково идеальное решение данной проблемы (независимо от условия реализации)
2. учитывая все проблемы в целом, а также личные особенности партнера и его предположительную реакцию, решить от каких аспектов идеального решения можно отказаться
3. каким является оптимальное решение проблемы (брать во внимание высокую степень реализации) при дифференцированном подходе к ожидаемым итогам, трудностям, нарушениям
4. какие аргументы можно привести для должного реагирования на изначально ожидаемое предположение партнера, вызванное несовпадением интересов и их односторонним осуществлением
5. рассмотреть варианты вынужденного решения и решить, какое из них может быть оптимальным для принятия на ограниченный срок
6. какие экстремальные предложения партнера стоит  обязательно отклонить и какими аргументами воспользоваться для этого

   Такой расклад ситуации выходит за рамки альтернативного анализа предмета переговоров. Здесь требуется обзор всего предмета деятельности, творчества и реальных оценок.

   Метод интеграции. Предназначение этого метода - убедить партнера в необходимости оценивать проблематику переговоров, учитывая общественные взаимосвязи и следующие отсюда потребности развития кооперации. Применение данного метода, разумеется, не гарантирует достижения соглашения в деталях. Им советуется пользоваться в тех случаях, когда, к примеру, бизнес партнер игнорирует общественные взаимосвязи и подходит к осуществлению своих интересов с узковедомственных позиций.

   Однако, в попытках добиться того, чтобы партнер осознал необходимость интеграции, не следует выпускать из виду его законные интересы. Вот почему надо избегать нравоучительных призывов, не связанных с интересами партнера и конкретным предметом обсуждения. Напротив, в таком случае изложите партнеру свою позицию и подчеркните, какого рода действия от него ожидаются в рамках совместной ответственности за результаты переговоров. Необходимо отметить отправные точки решения обсуждаемой на переговорах проблемы, даже несмотря на явное несовпадение ваших интересов с интересами партнера.

   Не стоит предаваться иллюзиям и считать, что можно прийти к согласию по каждому пункту переговоров. Если бы так было на самом деле, то переговоры вообще были бы не нужны.

   Метод уравновешивания. Существует несколько рекомендаций для его использования:

1. Нужно определить какие доказательства и аргументы (факты, результаты расчетов, статистические данные, цифры и т.д.) целесообразно использовать, чтобы побудить партнера принять предложение.
2. Необходимо поставить себя на место партнера и в течение некоторого времени посмотреть на вещи его глазами.
3. Комплекс проблем следует рассмотреть с точки зрения ожидаемых от партнера аргументов "за" и необходимо довести до сознания собеседника связанные, с этим преимущества.
4. Надо настроиться на контраргументы партнера и приготовится использовать их в процессе аргументации.

   Игнорировать выдвинутые на переговорах контраргументы партнера – бессмысленно, ведь он будет ждать реакции на свои возражения, оговорки, опасения и т.д. Перед тем как перейти к этому, необходимо выяснить, что послужило причиной такого поведения партнера (не совсем правильное понимание Ваших высказываний, недостаточная компетентность, нежелание рисковать, желание потянуть время и т.д.).

   Компромиссный метод. Соглашение на основе компромиссов заключается в тех случаях, когда необходимо достичь общей цели переговоров, когда их срыв будет иметь для партнеров неблагоприятные последствия.

   Участники переговоров всегда должны быть готовы пойти на компромисс. В случае несовпадений интересов партнера следует добиваться согласия поэтапно.

   При компромиссном методе согласие достигается за счет того, что партнеры после неудачной попытки договориться между собой с учетом новых соображений частично отходят от своих требований (от чего-то отказываются, выдвигают новые предложения).

   Чтобы приблизиться к позиции партнера, необходимо мысленно предопределить вероятные последствия компромиссного решения чтобы осуществить собственные интересы, а также критически оценить допустимые пределы уступки.

   Может так получиться, что предложенное компромиссное решение превышает вашу компетенцию. Для того чтобы сохранить контакт с партнером, необходимо пойти на условное соглашение (например, сослаться на принципиальное согласие компетентного руководителя).

   Бывает трудно быстро прийти к согласию путем уступок, возможных для обеих сторон (например, в отличие от полного отказа одного из партнеров от своих требований); партнеры все равно будут упорствовать в своем мнении. Здесь необходимы терпение, соответствующая мотивация и умение "поколебать" партнера с помощью новых аргументов и способов рассмотрения проблемы при использовании всех вытекающих из переговоров возможностей.

   Метод позиционного торга и метод принципиальных переговоров - два принципиально отличающихся друг от друга метода ведения переговоров.

   Метод позиционного торга заключается в том, что первоначально занимаемые позиции затем уступаются в определенной последовательности. Начинается он с изложения исходных положений, предполагающих весьма значительные завышения первоначальных требований. Выдвигается крайняя позиция (например, максимальная цена товара), которую упорно отстаивают путем небольших уступок. Чем более жесткую позицию занимает сторона и чем незначительнее ее уступки, тем больше времени и усилий потребуется, чтобы обнаружить, возможно соглашение или нет.

   Цель позиционного торга - реализовать свою исходную (завышенную) позицию наиболее полно и при минимальных уступках. При этом торг ориентирован на некоторую игру, предполагающую манипулирование поведением партнера, давление на него и т.д. 
 
  Позиционный торг как жесткий метод ведения переговоров в целом малопродуктивен, поскольку он характеризуется непредсказуемостью результата, большими затратами времени, возможностью ухудшения взаимоотношений с партнерами и вероятностью отказа от сотрудничества в будущем.

   Более эффективным методом ведения коммерческих переговоров является метод принципиальных переговоров (или переговоров по существу), разработанный в Гарвардском университете США.

   Этот метод состоит в том, что партнеры не торгуются по поводу того, на что может пойти или не пойти каждая из сторон, а исходят из сути дела и стремятся найти взаимную выгоду там, где это возможно, а там, где их интересы не совпадают, добиваются такого результата, который был бы обоснован справедливыми нормами, независимо от воли каждой из сторон.

   Главное в переговорах — принятие удовлетворяющего все стороны решения проблемы, основанного на партнерских взаимоотношениях равноправных субъектов. Отсюда и иное поведение на переговорах — значительно большая степень открытости. Нет здесь и начального завышения требований. Для того чтобы переговоры были более объективными и справедливыми, приглашаются посредники, наблюдатели, независимые эксперты.

   Метод принципиальных переговоров означает жесткий подход к рассмотрению существа дела, но предусматривает взаимопонимание между участниками. Пользуясь этим методом, можно достичь того, что обеим сторонам переговоров полагается по праву.6

 

3.2 Подходы и  типы поведения на внешнеторговых  переговорах

   В процессе ведения переговоров поведение участников может соответствовать трем различным подходам. Первый подход отвечает идее противостояния сторон. Основной девиз таких переговоров можно выразить словами "кто - кого" или "перетягивание каната". Степень противостояния может меняться в широких пределах: от простого желания добиться торговых уступок до стремления добиться от партнера по переговорам максимума возможного. Такой подход связан со многими негативными моментами. Участники переговоров могут чувствовать себя ущемленными. Дальнейшее сотрудничество может оказаться под вопросом. "Выигрыш" на одних переговорах может повлечь за собой стремление партнера "взять реванш" на других.