Внешнеторговые переговоры и организация их подготовки и проведения

   То же относится и к выражениям отрицания. Японцы стараются избегать прямых отказов на просьбы или предложения и предпочитают иносказательные выражения типа «это очень трудно» или «это необходимо тщательно изучить». Это делается не для того, чтобы сбить партнера с толку, а с тем, чтобы сохранить, как минимум, иллюзию гармонии и доброжелательности.

   Немаловажное значение японские бизнесмены придают налаживанию дружественных, неформальных отношений с иностранными партнерами.

Японский предприниматель стремится к повышению объема прибыли и увеличению реализации товаров и услуг не меньше, чем американский или западноевропейский, но, в отличие от них, он старается привнести в деловые отношения дух гармонии, установить между партнерами «человеческие отношения». Серьезные вопросы, обсуждение которых может вызвать острые разногласия, японцы предпочитают решать в неофициальной обстановке, чаще всего в ресторанах или барах. 

 

США.

   На деловых переговорах для американцев характерен хороший настрой, энергичность, а также внешнее проявление дружелюбия. Они ценят шутки и хорошо на них реагируют.

   Каждый отдельный американец, занимающий в компании высокое положение, имеет большую свободу в принятии окончательных решений, чем представители других стран. Поэтому можно столкнуться с тем, что американские партнеры будут пытаться навязать свои правила игры, проявляя определенную агрессивность.

   Обычно переговоры проходят один на один. Предложения обсуждаются с общего вопроса, а затем постепенно переходят к деталям, Детали в США очень важны, т.к. для американцев не существует никаких мелочей при организации любого дела. На формальности американские партнеры не будут тратить времени. Они сразу перейдут к сути вопроса, проявляя при этом здоровый прагматизм. Стараться избегать, чтобы в разговоре не возникало пауз. Американцы в любой момент готовы задать целую тираду прямолинейных вопросов. На переговорах американцы будут подгонять своих зарубежных партнеров. Они могут постоянно просить ускорить ответ на их предложение или поторопиться с принятием решения. Для американца главное успех - ведь за успехом следует новый успех.

   Во время ведения переговоров американцы могут положить ногу на соседний стул или стол или положить ногу на ногу так, что ботинок одной ноги оказывается на коленке другой.

   В деловом мире США гораздо больше женщин, чем в любой другой стране. К ним стоит относиться, как к деловым партнерам, а не просто как к дамам.

   Американцы общаются друг с другом по имени независимо от возраста и положения. На это не следует обижаться. На первый взгляд это придает общению или переговорам с американцами дружеский характер и неформальную атмосферу. Зачастую так оно и бывает.

   Если в ходе переговоров американец приглашает к себе в дом - это хороший знак. Так они показывают свою заинтересованность. Можно поговорить с американцами о семье, увлечениях, спорте, но не советуется разводить религиозные или политические дискуссии.

   Своё доверие американские бизнесмены показывают путем приглашения партнеров на курорт, либо они устроят отдых за городом. Причём расходы в таких случаях несет американская фирма.

Германия.

   Большинство немецких бизнесменов отлично ведут переговоры на английском языке. В штате крупных компаний всегда работают компетентные специалисты-переводчики.

   Несмотря на это, принято, что языком бизнеса является язык заказчика, поэтому команда профессионалов по экспорту должна иметь своего специалиста, владеющего на высоком уровне немецким языком.

   Переговоры немцы начинают проводить сразу после первого знакомства. Для того, чтобы перейти к рассмотрению деловых вопросов, им не нужно налаживать близкие личные отношения. В процессе дискуссий это происходит само собой. Все вопросы, касающиеся бизнеса, обсуждаются постепенно.

   Пунктуальность является особо отличительной чертой немцев. На встречи нужно появляться на несколько минут раньше, иначе может сложиться мнение о ненадежности делового партнера.

   В случае непредвиденных обстоятельств, лучше перенести встречу на другое время. В Германии принято, что переговоры, заседания и другие деловые мероприятия никогда не прерываются телефонными звонками или случайными посетителями.

   Большая часть немцев имеют высокие ученые звания. Поэтому, в бизнес-протоколе Германии, четко заложены принципы формального поведения. Это значит, что в зависимости от ранга, профессионального уровня или высшей академической квалификации человека, к нему нужно проявлять особое уважение.

   Немцы всегда при встрече и прощании обмениваются крепкими рукопожатиями и прямым зрительным контактом. При этом они могут не улыбаться, так как считают, что улыбки нужно дарить только близким и родным людям, а в остальных случаях – это глупо и манерно. Считается грубым и даже противозаконным тот факт, когда немец, глядя на человека, постукивает себя по лбу.

   Во время делового общения, немцы ведут себя сдержанно, на их лицах редко выражаются какие-либо эмоции, они мало жестикулируют и внимательно выслушивают, друг друга, не перебивая.

   В Германии принято высказывать свои мысли прямо, чем немцы очень гордятся. Они всегда говорят то, что думают, хотя порой могут высказываться резко.

   К подготовке деловых презентаций нужно подходить очень тщательно и внимательно, так как немцев интересует не столько наглядность фактов, сколько их насыщенность и яркость. Желательно правильно подобрать документацию.

   Также нужно быть осторожным с юмором, потому что немцы очень серьезно относятся к таким мероприятиям и могут не понять партнера.

   Тактика «от высокой цены – к низкой» на немецких бизнесменов не действует. Они отрицательно относятся к оживленной торговле. Поэтому, назначать, слишком высокую цену не нужно, немцы лучше реагируют на реалистичную стоимость.

   Деловые люди этой страны славятся своей твердостью и четкими намеченными позициями в бизнесе. Исходя из этого, бессмысленно их в чем-то уговаривать или применять тактику давления.

Для того, чтобы принять решения, немецким партнерам всегда нужно немного больше времени, чем американцам, но меньше, чем представителям Азии. Им непременно нужно проконсультироваться со своими коллегами по всем интересующим их вопросам. Только тогда они могут сделать необходимые выводы.

   Профессиональная и личная жизнь немцев четко разграничена. Несмотря на то, что они оказывают хороший прием для иностранных гостей, они все же уделяют мало внимания бизнес-развлечениям. Во время завтрака деловые вопросы не обсуждаются.

   Если гостя пригласили на ланч или обед, то ему нужно быть готовым к тому, что только после еды, можно будет поговорить о деловых взаимоотношениях, а не во время приема пищи.

   В Германии люди очень серьезно относятся к бизнесу, поэтому, от своих деловых партнеров они всегда ожидают того же.3

 

1.3 Причины неудачных переговоров

   Даже самый перспективный контракт можно загубить неудачными переговорами.

   Руководители, менеджеры, специалисты, все те, от кого зависит успех компаний, — все они регулярно:

• теряют выгодные контракты и перспективных клиентов;
• делают в процессе переговоров слишком много уступок, достигая в итоге очень незначительной части своих целей;
• соглашаются на условия, которые оказываются хуже, чем имевшиеся до переговоров альтернативы;
• проигрывают переговоры из-за собственной некомпетентности, низкой мотивации или просто высокомерия.

   Какие же могут быть причины этих неудач?

   Первая ошибка при проведении переговоров — полное игнорирование подготовки. Многие менеджеры не понимают или не знают зачем нужно готовиться ко встрече. Это системная ошибка, которая проявляется во время переговоров. Клиент говорит о своих особенностях и том, что решение должно быть ориентировано именно на его специфику. Менеджер в этот момент даже не знает о чем идет речь, т.к. заранее не изучил специфику рынка и деятельность потенциального клиента.   Без информации в любой момент можно потерять почву под ногами, потому что противник поймет, что вы безоружны.  Чтобы избежать этого, надо собирать информацию перед встречей, изучать специфику компании и рынка, познакомиться со всеми продуктами компании. Нужно всё это делать очень внимательно. Так, чтобы во время переговоров, когда клиент начнет что-то рассказывать, была возможность поддержать беседу и показать свою осведомленность и интерес к продуктам компании клиента. Очень важно знать причины переговоров, т.е. потребности клиента. На их основе можно выстраивать линию презентации и показывать преимущества для компании клиента.

   Еще одна распространенная организационная ошибка – отсутствие плана встречи. Встреча без плана может далеко завести. У клиента изначально в голове свой план встречи, а у его бизнес партнера свой. Чтобы не случилось недоразумений, рекомендуется написать план встречи и озвучить его клиенту.

   Тот, кто начнет говорить первым, займет более сильную позицию. Правда, другая сторона может с этим не согласиться. Но рискнуть все же стоит. С другой стороны, не стоит забывать: чем больше говорит собеседник, тем лучше он к вам относится. Перебивать собеседника — грубое нарушение не только в смысле этикета. Лучше дать человеку больше рассказать о своем бизнесе — это безопасно.

   Ошибку делают те, кто пытается сбить собеседника с толку, запутать его таблицами и графиками, поразить использованием сложной мультимедийной техники. Еще хуже — попытка использовать тактику агрессивного интервью. То, что может прокатить с априори заинтересованным соискателем, вызовет возмущение у равного партнера. В качестве манипуляции можно использовать положение тела или просто выбор места за столом.

   Грубейшей ошибкой будет дать понять противникам, что их держат за идиотов, неспособных распознать игру и вести свою. Максимализм в деловых переговорах часто приводит к срывам и поражениям. Конечно, уверенность в силе своей позиции не помешает. Но противник не должен понять, что единственная задача его оппонента — выйти полным победителем. А при жесткой установке на максимум одного из участников другому несложно будет это почувствовать.

 

 

 

Глава 2. Подготовка и организация проведения внешнеторговых переговоров

2.1 Протокольные  аспекты внешнеторговых переговоров

  

   Правила и нормы дипломатического протокола, как отмечалось ранее, лежат в основе протокола деловых встреч, переговоров, бесед,  других форм делового общения в рамках международно-экономического сотрудничества. При приеме делегаций иностранных деловых партнеров принято придерживаться правил и особенностей протокола, сложившихся в стране принимающей делегацию. Вместе с тем, следует учитывать национальные особенности и традиции зарубежных гостей.

 
   После договоренности о цели, месте и дате встречи прорабатывается весь комплекс организационно - протокольных и финансовых вопросов, составляется программа пребывания делегации, назначаются лица, отвечающие персонально за все конкретные участки работы (организация встречи и переговоров, размещение, вопросы безопасности, транспортное обслуживание и проведение других мероприятии).

 
   При встрече многочисленной делегации целесообразно подготовить для каждого члена делегации программу пребывания, а также специальные карточки с информацией о номере в гостинице, номере автомашины, а также необходимых адресах и телефонах принимающей организации и ответственных за проведение визита лиц.

 
   Следует также учитывать соответствующий уровень встречи делегации и проведения деловых переговоров. Соблюдение паритета в этих вопросах — весьма серьезный и чувствительный момент протокольного обеспечения визита, от которого нередко зависит не только атмосфера деловой встречи, но и ее конечный результат.

 
   Другим важным элементом, который необходимо учитывать при проведении переговоров — это протокольное старшинство членов иностранной делегации. Протокольное старшинство должно обязательно учитываться как при рассадке на деловых переговорах, так и при проведении протокольных мероприятий, особенно если они носят официальный характер.

 
   Международная   практика   допускает   небольшое отступление от паритета при определении уровня встречи и проводов иностранной делегации (как правило, на ступеньку ниже). В случае прибытия гостей в неурочное время (выходные и праздничные дни, ранние утренние или поздние вечерние часы) уровень встречи также может быть снижен.4

 
   Протокол деловых переговоров, как и протокол встречи, достаточно строго регламентируется в соответствии с нормами международной вежливости.

Деловые встречи с зарубежными партнерами рекомендуется проводить в специально подготовленных помещениях. Для встречи делегации у входа в здание направляется один из сотрудников протокольного отдела. Встречающий провожает членов делегации до помещения, выделенного для переговоров, где к этому времени должна находиться принимающая делегация в полном составе. После обмена приветствиями обе делегации рассаживаются за столом переговоров в порядке протокольного старшинства, причем принимающая сторона садится, как правило, спиной к окну. Если переговоры ведутся с помощью переводчиков, то каждый из них занимает место слева от главы своей делегации.

 
  Деловая часть начинается после обоюдного представления участников переговоров. Первым представляются члены делегации принимающей стороны. Глава представляет членов своей делегации, называя их фамилии и должности, а затем представляется сам. Важно, чтобы были представлены все, кто находится в зале. В случае если переговоры носят затяжной характер, рекомендуется сделать перерыв после полутора-двух часов работы, во время которого может быть предусмотрено легкое угощение.