Роль системного подхода в функционировании и развитии организаций

Заслуживает внимания также опыт Общества по внедрению в действие новой формы аттестации руководителей и специалистов. Проводится ежегодное собеседование, которое нашло понимание и активную поддержку со стороны руководителей. Результаты аттестации используются при формировании должностных окладов руководителей и специалистов при введении новой системы оплаты труда, а также индивидуальных планов развития этих категорий работников. Если в 2004 г. процент сотрудников, прошедших аттестацию в форме ежегодного собеседования, составило 10%, в 2005 г. он уже стал 48%, а в 2006 г. достиг 88%.

Особое внимание уделяется молодежи. На предприятии  создан и действует Комитет по работе с молодежью, который способствует повышению деловой активности и  творческого содружества не только молодых специалистов, но и всех работников Общества в возрасте до 30-ти лет.

Обучение рабочих  является на предприятии одним из важнейших направлений подготовки кадров. В 2005 г. 74% от общей численности  прошли профессиональное обучение на различных курсах. Периодичность  обучения работников на курсах составляет 4,5 – 5 лет, с учетом технической учебы 1,5 – 2 года. Для этого в организации сформулировано специально учебная база – Центр подготовки кадров. Существует он четверть века и оснащен все необходимым для ведения эффективного учебного процесса. Он признан одним из лучших в ОАО «Газпром».

Проводимая  работа в области усиления роли руководителей  предприятий и их профсоюзных  организации в деле реализации социальных программ приносит все более значимые результаты и все более эффективно влияет на производственные результаты.

2.1. Значение системного подхода  в управлении

Значение системного подхода заключается в том, что  менеджеры могут проще согласовывать  свою конкретную работу с работой  организации в целом, если они  понимают систему и свою роль в ней. Это особенно важно для генерального директора, потому что системный подход стимулирует его поддерживать необходимое равновесие между потребностями отдельных подразделений и целями всей организации. Он заставляет его думать о потоках информации, проходящих через всю систему, а также акцентирует внимание на важности коммуникаций. Системный подход помогает установить причины принятия неэффективных решений, он же предоставляет средства и технические приемы для улучшения планирования и контроля.

Несомненно, современный руководитель должен обладать системным мышлением. Системное мышление не только способствовало развитию новых представлений об организации (в частности, особое внимание уделялось интегрированному характеру предприятия, а также первостепенному значению и важности систем информации), но и обеспечило разработку полезных математических средств и приемов, значительно облегчающих принятие управленческих решений, использование более совершенных систем планирования и контроля. Таким образом, системный подход позволяет нам комплексно оценить любую производственно-хозяйственную деятельность и деятельность системы управления на уровне конкретных характеристик. Это поможет анализировать любую ситуацию в пределах отдельно взятой системы, выявить характер проблем входа, процесса и выхода. Применение системного подхода позволяет наилучшим образом организовать процесс принятия решений на всех уровнях в системе управления.

Учитывать системный подход в управлении очень важно для любой организации. У каждой организации своя система. Каждая система имеет свои, присущие ей, особенности, свою реакцию на управление, свои формы возможного отклонения от программы, свою способность реагировать на различного рода воздействия.

Системный подход предполагает наличие особого единства системы со средой, которая определяется как совокупность внешних элементов, оказывающих влияние на взаимодействие элементов системы.

Всестороннее  изучение связей элементов (подсистем) необходимо для построения модели объекта  управления - фирмы или предприятия. Эксперименты с моделью дают возможность совершенствовать управленческие решения, то есть находить пути наиболее эффективного достижения общих целей.

От грамотного системного подхода к управлению зависит вся жизнедеятельность  организации. Он веками использовался и будет использоваться для оптимального расчета построения и развитии организации.

Несмотря на все положительные результаты, системное  мышление все еще не выполнило  свое самое важное предназначение. Утверждение, что оно позволит применять современный научный метод к управлению, все еще не реализовано. Это происходит отчасти оттого, что крупномасштабные системы очень сложны. Нелегко уяснить те многие способы, при помощи которых внешняя среда влияет на внутреннюю организацию. Взаимодействие множества подсистем внутри организации не совсем осознается. Границы систем устанавливать очень трудно, слишком широкое определение приведет к накоплению дорогостоящих и непригодных данных, а слишком узкое - к частичному решению проблем. Нелегко будет сформулировать вопросы, которые встанут перед предприятием, определить с точностью информацию, необходимую в будущем. Даже если самое лучшее и самое логичное решение будет найдено, оно, возможно, будет невыполнимо. Тем не менее, системный подход дает возможность глубже понять, как работает организация.

2.2. Правила применения системного  подхода

Системный подход входит в состав научных подходов, которые рекомендуется применять  при разработке управленческого  решения.

Правило 1.

Не компоненты сами по себе составляют суть целого (системы), а, наоборот, целое как первичное порождает при своем членении или формировании компоненты системы.

Пример, фирма  как сложная открытая социально-экономическая  система представляет собой совокупность взаимосвязанных отделов и производственных подразделений. Сначала следует рассматривать фирму как целое, ее свойства и связи с внешней средой и только потом – компоненты фирмы. Фирма как целое существует не потому, что в ней работает, допустим, лекальщик, а, наоборот, лекальщик работает потому, что функционирует фирма. В малых системах могут быть исключения: система функционирует благодаря исключительному компоненту.

Правило 2.

Количество  компонентов системы, определяющих ее размер, должно быть минимальным, но достаточным для реализации целей системы. Структура, например, производственной системы представляет собой сочетание организационной и производственных структур.

Основными  факторами, определяющими тип, сложность и  иерархичность структуры производственной системы, являются:

• Масштаб производства и объем продаж;
• Номенклатура выпускаемой продукции и выполняемых услуг;
• Сложность и уровень унификации продукции и услуг;
• Уровень специализации, концентрации, комбинирования и кооперирования производства;
• Степень развития макросреды и инфраструктуры региона;
• Международная интегрированность системы и др.

Правило 3.

Для упрощения  структуры системы следует сокращать  количество уровней управления, количество связей между компонентами системы  и параметров модели управления, автоматизировать процессы производства и управления.

Пример: требуется  сделать анализ сложности структуры  малой системы – фирмы численностью 5 человек, оказывающей посреднические услуги в области перевозки малогабаритных грузов. Структура фирмы: администрация, бухгалтерия, отдел маркетинга, технический отдел, производственный отдел, финансовый отдел, гараж, диспетчерская, отдел кадров. Фирма имеет 9 подразделений. Она должна разработать положения о своих подразделениях, вести планирование, учет и контроль выполняемых работ и их оплату. Очевидно, что 9 подразделений на 5 человек – надуманная структура фирмы, «отвечающая» требованиям моды, но не рациональности структуры и экономии средств. На практике на раннем этапе строительства рыночных отношений зачастую структуры фирм отвечают в большей мере не требования экономики, а амбициям инвесторов. Рациональная структура фирмы: руководитель, бухгалтер-диспетчер, три водителя. Функции администрации, отдела маркетинга, технического и производственного отделов выполняет руководитель фирмы. Функции бухгалтерии, финансового отдела, диспетчерской выполняет бухгалтер-диспетчер. Водители выполняют производственные задания и осуществляют техническое обслуживание машин.

Правило 4.

Структура системы  должна быть гибкой, с наименьшим количеством  жестких связей, способной быстро переналаживаться на выполнение новых задач, новых услуг и т.п. Мобильность системы является одним из условий быстрого приспособления ее к требованиям рынка.

Пример. Требуется  сравнить уровень жесткости двух производственных систем, выпускающих аналогичную продукцию. Первая система имеет поточно-механизированную конвейерную организацию производства, вторая – организацию производства на основе интегрированных производственных автоматизированных модулей, характеризующихся быстротой переналаживаемостью с одной операции (детали) на другую. Организация труда в первой системе – конвейерная, с закреплением каждого рабочего к конкретной операции (рабочему месту), во второй – бригадная. Мобильность второй системы выше, чем у первой как по гибкости средств труда, так и по организации самого труда. Поэтому в условиях сокращения жизненного цикла продукции и продолжительности ее выпуска вторая система является по сравнению с первой более прогрессивной и эффективной.

Правило 5.

Изучение иерархичности системы и ее структуризации следует начинать с определения систем вышестоящего уровня, кому подчиняется или куда входит данная система, установления ее связей с системами вышестоящего уровня.

Пример проявления свойства иерархичности  системы по вертикали показано на рис 1.

 

 

При структуризации системы следует пользоваться методами анализа и синтеза. Сначала один человек (группа) строит структуру системы (анализирует, определяет внутрисистемную  иерархичность), убирает связи между  компонентами и набор с названиями компонентов передает другому человеку  (группе) для сборки системы (синтеза). Если результаты анализа и синтеза совпадут, т. е после сборки не останется лишних компонентов. А система функционирует, то можно считать, что анализ и синтез выполнены правильно, структуризация системы проведена.

Правило 6.

Количество  связей системы с внешней средой должно быть минимальным, но достаточным  для нормального функционирования системы. Чрезмерный рост количества связей усложняет управляемость системы, а их недостаточность снижает качество управления. При этом должна быть обеспечена необходимая самостоятельность компонентов системы. Для обеспечения мобильности и адаптивности системы она должна иметь возможность быстрого изменения своей структуры.

Правило 7.

 В условиях  развития глобальной и международной  интеграции следует стремиться  к росту степени открытости  системы при условии обеспечения  своей экономической, технической,  информационной, правовой безопасности.

Правило 8.

Для построения, функционирования, развития системы в условиях расширения международной интеграции и кооперирования следует достигать ее совместимости с другими системами по правовому, информационному, научно-методическому и ресурсному обеспечению на основе страновой и международной стандартизации. В настоящее время введены в действие международные стандарты по системам мер и измерений, системам качества, сертификации, аудиту, финансовой отчетности и статистике и другим системам.

Правило 9.

Для определения  стратегии функционирования и развития системы следует строить дерево целей. Пример, показателем нулевого уровня дерева целей системы – критерием функционирования – может быть максимизация вновь созданной стоимости. Целями первого уровня могут быть повышение качества конкретных товаров, ресурсосбережение, расширение рынка сбыта товаров, повышение качества сервиса товаров, повышение качества сервиса товаров, организационно-техническое развитие производства, охрана окружающей среды. На втором и третьем уровнях иерархии целей продолжается деление показателей вышестоящего уровня.

Правило 10.

Для повышения  обоснованности инвестиций в инновационные  и другие проекты следует изучать  доминантные (преобладающие, наиболее сильные) и рецессивные признаки системы и вкладывать средства в  первые, наиболее эффективные.

Правило 11.

Из всех показателей  качества систем приоритет следует  отдавать их надежности как совокупности проявляющихся свойств безотказности, долговечности, ремонтопригодности и  сохраняемости. 

Правило 12.

Эффективность и перспективность системы достигается оптимизацией ее целей, структуры, системы менеджмента и других параметров. Поэтому следует стратегию функционирования и развития системы формировать на основе оптимизационных моделей.

Правило 13.

 При формулировании целей системы следует учитывать неопределенность информационного обеспечения. Вероятностный характер ситуаций и информации на стадии прогнозирования целей снижает реальную эффективность инноваций.

Например, прогнозный экономический эффект инноваций, выполненный  на стадии стратегического маркетинга смело можно уменьшить на коэффициент, равный 0,2 – 0,5, на стадии НИОКР – 0,5 – 0,7, производства – 0,6 – 0,8, эксплуатации – 0,8 – 0,9. Чем меньше промежуток времени между годом расчета и годом инновации, тем больше значение понижающего коэффициента, меньше разрыв между расчетным и фактическим эффектом.

Правило 14.

При построении дерева целей и формулировании стратегии  системы следует помнить, что  цели системы и ее компонентов  в смысловом и количественном значении, как правило, не совпадают. Однако все компоненты должны выполнять конкретную задачу по достижению цели системы. Если без какого-либо компонента можно выполнить цель системы, значит этот компонент лишний, надуманный или результат некачественной структуризации системы. Это проявление свойства эмерджентности системы

Правило 15.