Контроль в процессе управления

 В целом на систему управленческого  контроля влияют характер деятельности организации, степень ее обособленности, факторы внешней среды, позиции менеджеров.

      В процессе контроля могут иметь место объективные  и субъективные ошибки. К ним можно отнести:

• контроль по случаю, не упреждающий отклонения, а осуществляемый им вдогонку;

• контроль из предубежденности, недоверия, излишне  детализированный, тотальный, порождающий несамостоятельность и иждивенчество;

• контроль для  проформы, например присутствия на рабочих местах, и проч.;

     • ориентация на прошлый опыт, традиции, стереотипы;

     • игнорирование личных особенностей людей;

     • смешение факторов и выводов;

     • отсутствие информирования контролируемых о результатах. 

2. Виды управленческого контроля.

      Выделяют  следующие основные виды контроля:

1. По типу:

• традиционный контроль фиксирует отклонения от планов заданий и стандартов;

• опережающий контроль отслеживает разрыв между реальным состоянием дел организации и ее целями; по итогам принимаются меры, направленные на их достижение, а не на исправление прошлых ошибок;

• предпринимательский контроль осуществляется над внешней ситуацией и внутренними процессами, факторами, влияющими на них; в результате корректируются сами цели.

2. По видам:

   Финансовый  контроль – это: 1. контроль за ведением финансовой документации, ее соответствием установленным нормам и правилам; 2. контроль за соблюдением законов и нормативных актов при осуществление финансовых операций, сделок, юридическим и физическим лицам.

   Маркетинговый контроль – процесс измерения и оценки результатов реализации стратегий и планов маркетинга, эффективности корректирующих действий, обеспечивающих достижение маркетинговых целей. Существуют три вида маркетингового контроля: контроль годовых планов, контроль прибыльности и стратегический контроль. Независимо от вида маркетингового контроля, он основывается на широком применении различных показателей эффективности.

   контроль  качества – порядок, предполагающий улучшения качества является предотвращение производства бракованной продукции или изделия, с помощью различных методов. Для выявления бракованных материалов и продуктов могут применяться выборочные испытания.

   производственный контроль включает в себя шесть функций:

   1. маршрутизация  (последовательность операций);

   2. загрузка (распределение работ);

   3. производственные  графики (время выполнений операций);

   4. предварительная  оценка стоимости выполнения  работ;

   5. диспетчирование  (процесс текущего распределения работы);

6. отправка  – завершающая деятельность, в  ходе которой идет проверка выполнения планов.

     Решение финансовых, маркетинговых проблем  или проблем в области обеспеченности организации необходимым сырьем и материалами теряет смысл, если при этом ничего не делается для  повышения качества управления, поскольку именно оно определяет эффективность работы организации в целом.

     3.По  объектам, каковыми являются:

• состояние  производственного, технического, кадрового  потенциала, объем финансовых ресурсов, материальных запасов, целесообразность их использования;

     • эффективность производственной деятельности;

     • промежуточные и конечные результаты;

     • затраты, потери и их виновники;

     • достоверность, качество, доступность, полнота информации;

     • сроки исполнения принимаемых решений;

     • имидж организации;

     • сохранение коммерческой тайны и т.д.

     4.По субъектам, которые осуществляют процесс контроля (администрация, функциональные службы, специальные подразделения, сами работники).

      5. По интенсивности (нормальный или усиленный).

      6. По месту осуществлению (летучий и стационарный контроли).

Летучий контроль подразумевает, что его субъект и объект пространственно разделены и необходимо их специальное соединение (например, выездная проверка).

Стационарный  контроль предполагает, что субъект  и объект едины (исполнитель сам следит за своей работой).

      7. По целям (фильтрующий контроль призван отделить годное от негодного, а корректирующий – исправить положение дел).

     8. По методам:

• фактический контроль осуществляется с помощью опроса, инвентаризации, осмотра, разрушения объекта;

• документальный происходит на основе сверок и проверок документов;

• оценочный контроль базируется на экспертизе, анализе, сопоставлением с эталоном.

      9. По стадиям осуществления.

      В соответствии с указанным признаком  выделяют три основных виды контроля: предварительный, текущий и итоговый.

      Предварительный,  как это явствует из самого названия, предшествует активной деятельности, а тем более конкретным результатам. Его задача в основном состоит в проверке готовности организации, ее персонала, производственного аппарата, системы управления и др. к работе. Он осуществляется путем анализа наличия и состояния ресурсов, их сопоставления со стоящими задачами.

     В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях: человеческих, материальных и финансовых ресурсах. В области человеческих ресурсов контроль достигается за счет анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения конкретных задач организации, в области материальных – контроль за качеством сырья, что бы сделать отличный товар. В области финансовых ресурсов механизмом предварительного контроля является бюджет в том смысле, что он дает на вопрос, когда и каких средств (наличных, безналичных) потребуется организации.

     В процессе предварительного контроля возможно выявить и предвидеть отклонения от стандартов в различные моменты.  Он имеет две разновидности: диагностический и терапевтический.

     Диагностический контроль включает такие категории, как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы и т.п., указывающие на то, что в организации что-то не в порядке.

     Терапевтический контроль позволяет не только выявить отклонения от нормативов, но и принять исправительные меры.

     Текущий контроль оценивает реализацию внутренних и внешних возможностей организации. Он осуществляется в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются сотрудники, а сам он – прерогатива их непосредственного начальника. Он позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.

     Для того чтобы осуществить текущий  контроль, аппарату управления необходима обратная связь. Все системы с обратной связью имеют цели, используют внешние ресурсы для внутреннего применения, следят за отклонениями от намеченных целей,  корректируют отклонения для достижения этих целей.

     Различают две разновидности текущего контроля – стратегический и оперативный контроль.

     Стратегический имеет в качестве основного объекта эффективность использования ресурсов организации с точки зрения достижения ее конечных целей. Он ведется по таким показателям, как уровень производительности труда, внедрение и использование достижений НТР, новых методов работы, технологий и проч. Такой контроль предназначен для предотвращения ошибок, а не для их исправления и поиска виновных.

     Оперативный (административный) контроль (на практике он сливается с оперативным управлением) проводится одновременно с выполнением основной работы.

     Его разновидностью является контроль производственный, осуществляемый диспетчером или начальником производственного отдела.

Объектами здесь являются: оперативная подготовка производства, движение изделий в рамках технологического процесса (соблюдение последовательности и сроков выполнения операций, загрузка оборудования, наличие запасов и заделов на межцеховых складах, выполнение плана по номенклатуре и отгрузка продукции), уровень текущих затрат, дисциплина и т.д.

 На уровне отдельных операций осуществляется операционный контроль (качества, тонности их выполнения).

      Сам контроль может быть сплошным (предполагает проверку всех без исключения объектов) и выборочным (если число объектов слишком велико или для проверки требуется разрушать изделие).

      Выборочный  контроль требует меньше затрат, но связан с риском случайных ошибок, число которых можно снизить путем увеличения размера выборки (при соответствующем росте расходов).

      В настоящее время в ряде стран, и в первую очередь в Японии, основное внимание уделяется не выявлению и исправлению отклонений от стандартов качества, а предупреждению их появления. Для этого широко внедряются методы самоконтроля, стимулирует работа кружков качества и т.п.

     Третьим видом контроля является итоговый. Обычно он связан с оценкой выполнения организацией своих решений и результатов практических действий, а так же сильных и слабых сторон организации. Данные итогового контроля используются для составления очередных планов. 
 
 
 
 

3.Функции и роль контроля.

     Некоторые организации создали целые системы  контроля. Их функции состоят в посредничестве между планами и деятельностью, т.е. система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями, определенными первоначальными планами менеджмента, и реальными показателями деятельности организации. И тот, кто владеет современными и точными системами контроля, имеет больше шансов выжить. Для менеджмента характерно большое количество не только различных видов планов, но и видов и систем контроля. Все системы контроля всегда базировались на обратной связи. А именно: они сопоставляют реальные достижения с прогнозированными данными. В результате устанавливаются отклонения с тем, чтобы исправить негативные влияния (результаты), либо усилить действие, если результаты позитивные.

     В функцию управленческого контроля входит: сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах деятельности всех подразделений организации, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений, разработка мероприятий, необходимых для достижения этих целей. В связи с этим управленческий контроль предполагает не только фиксирование отклонений, но и анализ причин отклонений, и выявление возможных тенденций развития.

     Важной  функцией управленческого контроля является разработка стандартной системы  отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ, как по результатам хозяйственной деятельности организации в целом, так и ее каждого подразделения. Поэтому осуществление контроля опираются на организацию системы учета и отчетности, включающие финансовую и производственные показатели деятельности проведение их анализа.

     Важную  роль в повышение эффективности  контроля технологического процесса может сыграть его карта. Она представляет собой схему, где нанесены допустимые границы параметров качества и результаты изменений, что позволяет наглядно обнаружить отклонение от стандартов.

     В общем говоря, в системе управления контроль выполняет следующие основные функции:

• проверочную (установление целесообразности, обоснованности, законности  решений; проверка их выполнения, соблюдение технических, экологических, правовых и иных норм и нормативов; выявление ошибок и нарушений);

• информационную (сбор, передача, обработка информации о состоянии объекта);

• диагностическую (изучение  и оценка реального положения дел в организации и ее окружении; выявление основных тенденций его изменения, угроз и возможностей, скрытых резервов);

• прогностическую, создающую основу предположений о будущем состоянии объекта и возможных отклонениях от заданных параметров;

• коммуникационную, обеспечивающую установление и поддержание обратной связи;

• ориентирующую, подсказывающую, на что нужно обращать особое  внимание;

• стимулирующую (по итогам контроля осуществляются оценка персонала, поощрение или наказание);

• корректирующую (на основе полученных результатов состояние и поведение объекта (его части) изменяются таким образом, что бы обеспечивались необходимые значения его характеристик или его устойчивость функционирования при отклонениях от них);