Документация как элемент метода бухгалтерского учета

 

Типовая форма №КО-2 ООО «Днепр»

Утверждено приказом (предприятие, организация)

Минстата Украины от 15.02.96 №51

 

                                                                                     

1

2

3

4

5

6

7

8

Идентификаци-    Код онный код по УКУД

по ЕДРПОУ  

РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР

Номер доку-мента	Дата составления		Корреспондирующий счет, субсчет	Код анали-тического учета	Сумма	Код целевого назна-чения
1	2	3	4	5	6	7	8
421	05.04.2010		372	207	165,00	07

Видать       Коваленко Василию Петровичу                                         

Основание:          командировочное удостоверение от 05 апреля 2010 г.                                 Сто шестьдесят пять грн. 00 коп.                          грн.  

(прописью)

Приложение:      _____________________________________________

Руководитель _______________________________________________

Главный бухгалтер ________________________________________

Получил Сто шестьдесят пять грн. 00 коп.                    грн.

« 05» апреля 2010 г.                                Подпись ______________

По паспарту СН № 820670, выданный Печерским РУГУ МВД  

Украины в г.Киеве 06 июля 2004 г.                                                      

Выдал кассир ___________________________________________________

Рис. 1. Пример комбинированных  документов

 

Использование комбинированных  документов содействует полноте  и наглядности учитываемых операций, упрощает и улучшает использование  документов в процессе их обработки, уменьшает количество самих документов.

По характеру  задокументированных операций документы разделяют на денежные, материальные и расчетные.

Денежные документы предназначены для оформления денежных операций, материальные – операций с материальными ценностями, расчетные – расчетных операций.

По порядку  составления документы разделяют на первичные и сводные.

Первичные документы составляют в момент осуществления хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера, накладные на сдачу продукции на склад, акты на прием работ и др.).

Сводные документы составляют на основании однородных первичных документов путем группировки и обобщения их показателей (отчеты кассира, авансовые отчеты, ведомости распределения Заработной платы и др.). Такие документы имеют большое значение для систематизации и сокращения объема учетных записей.

По охвату операций документы разделяют на разовые и накопительные  

Разовые документы используют для оформления одной или нескольких операций, которые записывают в документ одновременно. Сразу после составления разовые документы могут быть основанием для бухгалтерских записей. К разовым принадлежат большинство первичных документов (чеки, кассовые ордера, требования, накладные, акты и т.п.), а также значительное количество сводных документов (отчеты кассира, выписка банка со счета предприятия и др.). Отличительной особенностью этих документов является одноразовое их использование для начальной регистрации хозяйственных операций.

Накопительные документы используются для оформления однородных хозяйственных операций, которые систематически повторяются и скапливаются по мере их осуществления на протяжении определенного периода - недели, декады, месяца ( лимитно-заборные карты, ведомости выпуска готовой продукции из производства, многодневные наряды и др.). В отличие от разовых накопительные документы используются для учетных записей только после того, как в них записана последняя операция и подведен итог всех записей.

Использование накопительных  документов имеет большое значение для сокращения учетных записей  и является одним из важных средств  рационализации учета. Однако их использование  возможно только тогда, когда не требуется  ежедневное отображение хозяйственных  операций в учете.

По месту составления документы разделяют на внутренние (которые составляются на самом предприятии) и внешние которые поступают от других предприятий и организаций), а по образу составления - на документы, которые составляются вручную и документы, которые составляются с помощью вычислительной техники. Рассмотренную классификацию документов можно обобщить такой схемой (Рисунок 2) :

 

Рис. 2. Классификация бухгалтерских  документов.

Из общей характеристики документов видно, что каждый документ принадлежит вместе с тем к  разным классификационным группам. Так, акт приемки-передачи основных средств является материальным документом и вместе с тем исполнительным, первичным, разовым и внутренним; счет-фактура поставщика - оправдательный, разовый, внешний; расходный кассовый ордер - комбинированный, первичный, разовый  и внутренний и др.

Классификация документов за рассмотренными признаками дает возможность  правильно понять их содержание, назначение и использование для отображения  хозяйственных операций предприятий  и организаций.

 

2.4 Документооборот, его  организация

Документы с момента их составления или получения от других предприятий и организаций  до передачи в архив на хранение проходят определенный путь. Для обеспечения  своевременного и качественного  учета необходимо организовать такую  систему составления и обработки  документов, которая бы обеспечивала ускорение документооборота.

Документооборотом называется движение документов в процессе их оперативного использования и бухгалтерской  обработки с момента составления  или получения от других предприятий  и организаций до передачи на хранение в архив после записи в учетные  регистры.

Задача правильной организации  документооборота состоит в том, чтобы ускорить движение документов. На каждом рабочем месте документ должен находиться минимальный срок и проходить по возможности меньше инстанций. Ускорение документооборота улучшает качество учетной информации и обеспечивает достоверность показателей  хозяйственно-финансовой деятельности.

Правильная организация  бухгалтерского учета требует составления  плана документооборота, который  должен определять порядок оформления документов, поступления их в бухгалтерию, обработки, использования для записей  в учетные регистры и передачи в архив. Для обеспечения равномерного движения документов без задержек и  накопления на отдельных местах по каждому виду документов разрабатывают  график документооборота, в котором  предполагается последовательность прохождения  документов, работа, которая выполняется  каждым звеном, указываются конкретные исполнители, ответственные за соблюдения установленного порядка и сроки  оформления и обработки документов.

График документооборота оформляется в виде схемы или  перечня работ по составлению, проверке и обработке документов, которые  выполняются каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями  с определением их взаимосвязи и  сроков выполнения работ. Каждому исполнителю выдается выписка из графика, в которой приводится перечень документов, которые относятся к функциональным обязанностям исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, в которые передаются эти документы.

Документооборот и график документооборота на каждом предприятии  разрабатывается главным бухгалтером  и утверждается руководителем. Требования главного бухгалтера относительно порядка  составления и представления  в бухгалтерию или на вычислительную установку и обработку документов являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия. Четкая система документооборота ускоряет оформление и прохождение документов, повышает ответственность работников всех уровней, которые имеют дело с документами, за своевременность  их составления, использования и  обработки.

Отсутствие надлежащего  порядка в оформлении и обработке  документов является одной из причин отставания учета, составления отчетности, неэффективности использования  учетной информации для управления хозяйственной деятельностью и  контроля.

2.5 Организация хранения  документов

Первичные документы, которые  прошли обработку, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив под ответственность  главного бухгалтера или назначенного им лица. Организация правильного  хранения документов имеет большое  значение. Документы, как известно, служат основанием для отображения  хозяйственных операций в бухгалтерском  учете. Со временем может возникнуть необходимость проверки правильности самого учета, законности осуществления  хозяйственных операций, предоставления необходимых документов налоговым, финансовым, ревизионным, судебно-следственным органам для обоснования доказательств  и др. По данным документов выдают соответствующие  справки отдельным лицам.

Поэтому архив должен быть организован так, чтобы были обеспечены сохранность документов и возможность  быстрого их нахождения.

Для этого первичные документы  отчетного месяца, которые относятся  к соответствующему учетному регистру, комплектуются в хронологическом  порядке, нумеруются, переплетаются  и сопровождаются соответствующей  справкой для архива.

Кассовые документы, авансовые  отчеты, выписки банка со всеми  добавленными к ним документами, другие денежные документы, а также  документы по операциям с ценными  бумагами должны быть подобраны в  порядке возрастающих с начала года номеров и переплетены. Отдельно переплетаются бухгалтерские отчеты.

На папках с документами (которые называются делами) указывается  наименование предприятия или организации, порядковый номер (код) синтетического счета, номера документов (с № _ по № _ включительно), количество документов и к какому отчетному периода  они принадлежат (год, месяц).

Документы хранятся в закрытых шкафах или специально отведенном помещении  за установленным порядком. Бланки строгого учета должны храниться  в сейфах или металлических шкафах, которые обеспечивают их сохранность. Все принятые на хранение дела регистрируются в архивной книге, которая облегчает  нахождение документа в случае необходимости.

Архивы различают текущие  и постоянные. Текущий архив организовывается непосредственно в бухгалтерии  для хранения документов отчетного  года, поскольку учетные работники  вынужденные часто обращаться к  нему для получения разных справок. Для текущего архива отводят специальные  шкафы, ключи от которых находятся  у лица, ответственного за сохранность  архива. Постоянный архив размещается  в специально оборудованном помещении  и предназначен для хранения не только бухгалтерских документов и отчетности, а и дел других подразделений  и служб предприятия.

Документы из текущего архива в постоянный передаются после истечения  отчетного года. Дела бухгалтерского учета выдаются из архива только за разрешением главного бухгалтера. В  отдельных случаях по решению  соответствующих органов, принятым в пределах их полномочий, предусмотренных  законодательством (судебно-следственных, ревизионных, налоговых органов) и  с разрешения руководителя предприятия  из бухгалтерского архива могут выдаваться (изыматься) отдельные документы  и даже дела. В этом случае вместо изъятого документа в папку вкладывают его копию и реестр изъятых  документов с указанием основания  и дать изъятия, а в архивной книге  делают соответствующие пометки. Изъятие  документов оформляется протоколом (актом), копия которого вручается  под расписку должностному лицу, которое  отвечает за архив.

Если изымаются дела с  недооформленными документами (непронумерованными, непереплетенными), то за разрешением  и в присутствии представителей органов, которые проводят изъятие, должностные лица могут дооформить эти дела (пронумеровать документы, сделать описание, прошнуровать, заверить своей подписью и печатью).

Органы, которые изъяли документы, по письменному заявлению предприятия  обеспечивают возможность сделать  выписку или копию соответствующих  документов для выдачи необходимых  справок. При возвращении изъятых  документов должностное лицо принимает  их под расписку и вместе с решением о возвращении подшивает в  те же дела, с которых документы  были изъяты и в которых находится  постановление об изъятии, реестр и  копии таких документов.

В случаях пропажи или  уничтожения документов, учетных  регистров и отчетов руководитель предприятия должен письменно сообщить об этом в правоохранительные органы. Для установления перечня отсутствующих документов назначенной комиссией при участии представителей судебно-следственных органов, охраны и пожарного надзора устанавливаются причины пропажи документов. Результаты работы комиссии оформляются актом, копия которого присылается органу, в управлении которого находится предприятие, налоговому и местному финансовому органу в 10-дневной срок.