Документация как элемент метода бухгалтерского учета

Документация (документ из лат. - доведение, свидетельство) - это совокупность документов, с помощью которых  оформляют хозяйственные операции на предприятиях или иначе говоря процесс оформления хозяйственных операций документами. Документация является важным элементом бухгалтерского учета :она служит для первичного наблюдения за хозяйственными операциями и является обязательным условием для отображения их в учете.

Основными задачами, которые  стоят перед бухгалтерской службой  любой организации, являются:

ü   Формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и другими заинтересованными лицами;

ü   Обеспечение контроля за наличием и движением имущества;

ü    использование материальных, трудовых и финансовых ресурсов согласно утвержденным нормам, нормативам и сметам;

ü   Своевременное предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности;

ü   выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

Выполнение этих задач  непосредственно зависит от полноты  и своевременности отражения  на счетах бухгалтерского учета хозяйственных  операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, которая  в свою очередь является следствием документального оформления совершенных  операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учетной  информации, которая предоставляется  бухгалтерией организации ее пользователям. Поэтому в организациях процессу документирования хозяйственных операций должно отводиться большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских  служб, но и работников других структурных  подразделений, поскольку эффективность  ведения бухгалтерского учета в  организациях зависит от правильной организации работы с документами, что является письменным подтверждением факта осуществления хозяйственных  операций (их юридическая достоверность).

Что касается документирования хозяйственных операций с точки  зрения законодательства, то требования относительно составления документов регламентируются Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском  учете, утвержденным приказом Министерства финансов Украины № 88 от 24 мая 1995 г. Согласно данному нормативному акту все документы принимаются к  учету только в случае их правильности, то есть они должны быть составлены лишь по формам первичной документации.

Однако значение документации в хозяйственной работе предприятий  не ограничивается только тем, что ее используют для обоснования учетных  записей. Документация играет важную роль в управлении деятельностью предприятия. В форме соответствующих документов (платежных поручений, кассовых ордеров, нарядов, требований и т.п.) даются распоряжения на осуществление хозяйственных  операций (перечисление или выдачу средств, отпуск материалов, выполнение работ и т.п.). Для работников, которые  выполняют эти распоряжения (кассиров, материально ответственных лиц, производителей работ и т.п.), документы  являются обоснованием осуществленных ими операций.

Документы имеют практическое значение для предварительного и  дальнейшего контроля за целесообразностью  и законностью хозяйственных  операций, соблюдением государственной  дисциплины. Предварительный контроль осуществляют руководящие работники: подписывая документ, они берут на себя ответственность за законность операции, оформленной этим документом. Это помогает соблюдению хозяйственной  дисциплины и действующего законодательства. Дальнейший контроль осуществляют учетные  работники при приеме и обработке  документов, а также работники  налоговых, финансовых и ревизионных  органов. Этот контроль распространяется главным образом на оправдательные документы для установления законности и хозяйственной целесообразности операций, а также проверки правильности оформления самих документов.

Документы имеют важное значение для обеспечения контроля за сохранением  имущества, рациональным его использованием. Прием и отпуск материальных ценностей, использование денежных средств, осуществление  расчетов только на основании надлежащих образом оформленных документов предотвращают злоупотребления  со стороны должностных лиц. Практика свидетельствует, что недостача, растраты и бесхозяйственность, разные злоупотребления  чаще всего бывают там, где документы  оформляются неправильно и несвоевременно, учет ведется неудовлетворительно.

Документы имеют и правовое (юридическое) значение как письменное доказательство осуществления хозяйственных  операций, а потому используются судебными  органами при рассмотрении хозяйственных  исков. Судебные органы признают по документу  доказательную, юридическую силу в  том случае, если он составлен своевременно и надлежащим образом оформлен.

Документы используют при  анализе хозяйственной деятельности, для финансового контроля, аудита и документальных ревизий

С применением в учете  электронной вычислительной техники  для сбора и обработки информации об осуществляемых хозяйственных операциях, на ряду с бумажными документами, все большего распространения приобретают  машинные носители учетной информации. Отдельные из них отображают хозяйственную  операцию непосредственно в момент ее осуществления, другие - составляются по данным первичных носителей информации и используются для удобства ее обработки, автоматического введения в вычислительную машину. Внедрение в учет усовершенствованных ЭВМ дает возможность автоматически фиксировать и отображать их содержание в запоминающем устройстве машины и получать после обработки информацию, нужную для управления и контроля.

2.2 Требования к содержанию  и оформлению документов

От качества оформления документов в значительной мере зависит полнота  и достоверность показателей  учета и отчетности. Поэтому к  документам предъявляются требования:

·          своевременность составления,

·          достоверность показателей,

·          правильность оформления.

Правильно оформленный документ должен содержать все показатели, необходимые для обеспечения  полной информации о выполненной  операции. Эти показатели называют реквизитами (от лат. requisitum - нужное, необходимое), и они обязательны при составлении любого документа.

Количество и содержание реквизитов определяются характером операции и назначением документа. Так, реквизиты  документа, который оформляет, например, выработку рабочего и надлежащую ему оплату труда, отличаются от реквизитов накладной или лимитно-заборной карточки, то есть документов, которыми оформляют отпуск товарно-материальных ценностей. Однако каждый документ независимо от характера оформленной им хозяйственной  операции должен содержать обязательные реквизиты, которые являются общими для любой операции.

Обязательными реквизитами  каждого документа являются:

- название предприятия,  от лица которого составлен  документ;

- название документа, его  номер, код формы;

- дата составления документа  (число, месяц, год);

- содержание хозяйственной  операции и ее измерители (натуральные,  трудовые, денежные);

- подписи должностных  лиц, ответственных за осуществление  операции и правильность ее  оформления.

В зависимости от характера  операции и технологии обработки  учетной информации в документах могут содержаться и другие дополнительные реквизиты. При использовании вычислительной техники реквизиты документов могут  быть зафиксированы в виде соответствующих  кодов. Документы, составленные с помощью  средств вычислительной техники  на машиносчитываеых носителях, используются в бухгалтерском учете при  условии предания им юридической  силы. Такие документы должны быть записаны на материальных носителях (магнитных, бумажных), изготовленных, размеченных  и закодированных согласно требованиям  установленных стандартов и утвержденной системы кодификации. По требованию контролирующих или судебно-следственных органов и своих контрагентов предприятие обязано сделать  копии таких документов на бумажном носителе информации.

Если документ не имеет  любого из обязательных реквизитов, он теряет свою юридическую (доказательную) силу и не может быть основанием для учетных записей. Так, если в  акте на недостачу товарно-материальных ценностей, которая возникла по вине транспортной организации при перевозке  груза, не будет надлежащих подписей, то транспортная организация может  отказаться от возмещения недостачи  и предприятие понесет убыток, поскольку акт не будет иметь  доказательной силы и судебный орган  не возьмет этот документ к исполнению. Предприятие понесет убыток также  и в том случае, когда документ составлен несвоевременно, хотя и  оформлено правильно.

2.2.1 Порядок составления  и оформления документов

Согласно Положению о  документальном обеспечении записей  в бухгалтерском учете первичные  документы должны быть составлены в  момент осуществления каждой хозяйственной  операции или, если это невозможно, непосредственно после ее завершения. Документы составляют на бланках  типовых форм, утвержденных Министерством  финансов и Госкомстатом Украины, или  на бланках специализированных форм, утвержденных министерствами и ведомствами  Украины, а также изготовленных  самостоятельно, которые должны иметь  обязательные реквизиты типовых  или специализированных форм.

Документы принято составлять на бланках, изготовленных печатным образом, с напечатанным текстом  и графлением, с таким расчетам, чтобы от руки или на печатной машинке  заполнить только те показатели, которые  характеризуют соответствующую  операцию. Рациональное строение документов содействует правильному оформлению хозяйственных операций и отображению  их в учете. Форма документа должна быть простой, понятной, удобной для  дальнейшего обработки и вместе с тем со всей полнотой характеризовать  соответствующую операцию, удовлетворяя при этом требования не только бухгалтерского, а и оперативного и статистического  учета.

Большое значение в исполнении этих требований имеет унификация и  стандартизация документов. Под унификацией документов понимают разработку единых форм документов для оформления однотипных хозяйственных операций на предприятиях и в организациях разных форм собственности. Так, унифицированы все банковские и кассовые документы, бланки авансовых отчетов, товарно-транспортных накладных, лимитно-заборных карточек, расчетно-платежных ведомостей и других документов. Унификация документов, обеспечивает возможность сосредоточивать в одном документе информацию, нужную для всех видов учета, облегчает ее обработку на вычислительных машинах, создает условия для централизованного изготовления бланков документов массовыми тиражами, которое удешевляет их стоимость.

Под стандартизацией документов понимают установление для бланков однотипных документов одинакового, наиболее рационального размера и формы с заблаговременным определением размещения соответствующих реквизитов. Печатание стандартных бланков документов большими тиражами дает значительную экономию бумаги, удешевляет их изготовление.

Документы должны составляться четко, разборчиво, без подчисток, загрязнений  и других дефектов, которые бы вызвали  сомнение относительно подлинности  документа и правильности хозяйственной  операции. Свободные строки в документах должны прочеркиваться.

За достоверность информации, которая содержится в документе, и качественное его составления  несут ответственность лица, которые  подписали документ.

2.3 Классификация первичных  отчетных документов

Для оформления разных хозяйственных  операций, которые осуществляются на предприятиях, используют разные по своей  форме и содержанием документы. Правильному составлению и использованию  документов в учете помогает их классификация - деление на группы по определенным отличительным признакам. Классификация  Документов совершенствуется параллельно  с совершенствованием всей системы  бухгалтерского учета. Но в большинстве  случаев она приводится по пяти-шести  признакам. Для классификации мною взяты шесть признаков.

По назначению документы разделяют на: распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительными называют документы, которые содержат распоряжение (приказ, задача) на осуществление хозяйственной операции. К ним принадлежат чеки на получение денежных средств в банке, платежные поручения банка на перечисление средств, доверенности на получение материальных ценностей и др. Однако, распорядительные документы не подтверждают факта осуществления операции, а потому не служат основанием для отображения их в учете.

Оправдательными (исполнительными) называют документы, которые подтверждают факт осуществления хозяйственной операции (то есть содержат данные о ее выполнении), а потому служат обоснованиям для учетных записей. К ним принадлежат выписки банка с текущего или другого счета предприятия, акты, квитанции, авансовые отчеты и др. Для исполнителей (банков, материально ответственных лиц и т.п.) они являются оправданием в использовании средств или материальных ценностей.

Документы бухгалтерского оформления составляются самыми работниками бухгалтерии на основании соответствующих оправдательных документов или данных текущего учета для технической подготовки учетных записей. К таким документам принадлежат мемориальные ордера, бухгалтерские справки, расчеты (например, ведомости начисления амортизации основных средств, распределения общепроизводственных расходов, отчетные калькуляции и др.). Документы бухгалтерского оформления самостоятельного значения не имеют, они не отображают непосредственно хозяйственной операции; их назначение состоит в технической подготовке учетных записей.

В практике учета на предприятиях документы распорядительные, оправдательные и бухгалтерского оформления отдельно применяются редко. Чаще всего применяют  документы, которые объединяют в  себе признаки всех трех видов документов. Документы, которые по своему назначению выполняют функции двух и даже трех документов (распорядительных, исполнительных и бухгалтерского оформления), называют комбинированными. К ним принадлежат приходные и расходные кассовые ордера, лимитно-заборные карты, наряды во исполнение работ и др. Так, расходный кассовый ордер, переданный для выполнения кассиру, является распорядительным документом; после того как кассир выдаст деньги, а получатель распишется на ордере у них получении, этот документ является оправдательным; в конце концов, после указания на этом ордере корреспондирующих счетов он выполняет функции документа бухгалтерского оформления (Рисунок 1)