СОДЕРЖАНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………..…3 

ГЛАВА 1. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ, ИХ РОЛЬ В УПРАВЛЕНИИ…………………………………………………………5

1.1Унифицированные  системы документации…………………………….……5

1.2 Унифицированные  формы документов………………………………….…13 

ГЛАВА 2. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ…………………………….…..19

2.1 Характеристика  ГОСТ Р 6.30-2003………………………………….……19

2.2 Требования к реквизитам служебных документов…………………..……22

2.2 Требования  к бланкам служебных документов……………………………25 

ГЛАВА 3. НЕДОСТАТКИ И ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ УНИФИЦИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ…………….…….28

3.1 Анализ недостатков унифицированной системы документации……….28

3.2 Перспективы развития унифицированной системы документации……31 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………….…………………………………………39 

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………...………………..41

 

      ВВЕДЕНИЕ

 

     Создание  в нашей стране правового государства  с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

     Современное управление государственным предприятием или коммерческой организацией – это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Практически все процессы управления предприятием вплотную связаны с теми или иными документами. Документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.

     Основным  направлением совершенствования документации является унификация форм документов.

     Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию». По официальному определению унификация — это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров. Исходя из этого, следует, что управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата — от руководителей до рядовых сотрудников.

     Сосредоточив  свое внимание на данной проблеме, мы выбрали  актуальное на современном этапе направление научного исследования, имеющее теоретическое и практическое значение с точки зрения использования современных информационных технологий в управлении документацией.

     Целью данного курсового проекта является систематизация, накопление и закрепление  знаний о роли унифицированных систем документации в управлении.

     В соответствии с поставленной целью  в работе предполагается решить следующие задачи:

     - рассмотреть унифицированные системы  документации, их характеристику и роль;

     - изучить унифицированные формы документов;

     - рассмотреть унифицированную систему организационно-распорядительной документации

     - охарактеризовать недостатки и  перспективы УСД;

     - проанализировать перспективы развития  УСД.

     Цель  и задачи работы обусловили выбор  ее структуры. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной при написании работы литературы.

     Такое построение работы наиболее полно отражает организационную концепцию и  логику излагаемого материала.

 

      ГЛАВА 1. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ  ДОКУМЕНТАЦИИ, ИХ РОЛЬ В УПРАВЛЕНИИ

     1.1 Унифицированные системы документации

 

     Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций.

     Деятельность  учреждения оформляется совокупностью  определенным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации.

     Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

     Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются  на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин. Но, независимо от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации. Система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.

     Помимо  общих для всех учреждений и предприятий  функциональных систем документации выделяют также отраслевые системы, которые  используются при документировании соответствующих видов деятельности и отражают их специфику. Это, например, системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др. Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С одной стороны, она представляет для других систем правовую основу, а с другой — в ней находят отражение вопросы руководства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д.

     В условиях научно-технической революции  произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа организаций, фирм, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономического и культурного сотрудничества. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядоченности документации, для обработки которой они предназначены.

     Основным  направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

     Унификация  и стандартизация рассматриваются  как процессы установления единого подхода при создании и оформлении документов. Однако между этими понятиями нельзя ставить знак равенства. Стандартизация документов - высшая степень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой формы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе) или отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации.

     Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

     Непосредственные  разработчики конкретных форм документов и систем документации — министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ - за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике — за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ — за систему организационно-распорядительной документации.

     Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

     Таким образом, унифицированные системы  документации — это приведенный к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями, независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации.

     Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе:

1. единообразия построения форм документов;
2. регламентации содержания документов, входящих в каждую систему;
3. исключения из документов дублируемых данных, добиваясь однократности ввода информации в процессе решения управленческой задачи;
4. сокращения количества традиционно включаемых в них данных, не используемых при решении конкретных управленческих задач;
5. единства применяемой терминологии и условных обозначений, добиваясь сопоставимости показателей не только на разных уровнях управления, но и в различных системах документации на основе единства алгоритмов формирования документов и показателей в них;
6. определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей их построения, ориентированных на компьютерную обработку, но пригодных и к восприятию человеком;
7. установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.

     К настоящему времени на общеуправленческом уровне было унифицировано свыше трех с половиной тысяч (3500) форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в 1993 г. в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяющее его принадлежность к одной из систем документации и место в этой системе. Код формы подтверждает само его право на существование и соответствие утвержденному образцу-эталону.

     Обязательны к применению следующие общероссийские унифицированные системы управленческой документации, включающие в себя комплексы документов, сгруппированные по задачам.

     Унифицированная система организационно-распорядительной документации:

1. документация по созданию организации, предприятия;
2. документация по реорганизации организации, предприятия;
3. документация по ликвидации организации, предприятия;
4. документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;
5. документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;
6. документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;
7. документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;
8. документация по кадрам.