Унифицированные системы управленческой документации

Вопрос №5.  Унифицированные  системы управленческой документации.

Все государственные стандарты, действующие  на территории нашей страны, объединены в Государственную систему стандартизации.

На государственном уровне проводятся работы по унификации документов и  созданию унифицированных систем документации (УСД).

Унификация - это сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению. Унификация - это установление максимально  единообразного набора реквизитов, формата  бумаги и фиксации реквизитов на бумаге.

УСД - это совокупность взаимоувязанных  унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление  данных в определенных видах хозяйственной  деятельности, средств их ведения, нормативных  и методических материалов по их разработке и применению.

Одновременно разрабатываются  классификаторы технико-экономической  и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в  УСД.

В настоящее время действуют  следующие унифицированные системы  управленческой документации:

 Унифицированная система организационно-распорядительной  документации:

• документация по созданию, реорганизации, ликвидации предприятия, организации;
• документация по приватизации государственных и муниципальных предприятий,

 организаций;

• документация по распорядительной деятельности организации;
• документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;
• документация по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия, организации;
• документация по приему на работу;
• документация по переводу на другую работу;
• документация по увольнению с работы;
• документация по оформлению отпусков;
• документация по оформлению поощрений;
• документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

 

Унифицированная система банковской документации:

• платежная документация по безналичным расчетам через банки;
• документация по кредитным операциям банков;
• документация по контролю расходования средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;
• документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;
• выходная документация банков;
• документация по депозитарным операциям банков;
• платежная документация по безналичным расчетам через банки - внутрибанковские формы документов;
• документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков внутрибанковские формы документов;
• документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление) - внутрибанковские формы документов;
• выходная документация банков - внутрибанковские формы документов;
• документация по денежному обращению - внутрибанковские формы документов;
• документация по кредитным операциям банков - внутрибанковские формы документов;
• бухгалтерская документация - внутрибанковские формы документов.

 

Унифицированная система финансовой учетной и отчетной бухгалтерской  документации бюджетных учреждений и организаций:

• финансовая документация;
• отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций.

 

 Унифицированная система отчетно-статистической  документации:

• документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;
• документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;
• документация по статистике труда;
• документация по статистике материальных ресурсов;
• документация по статистике финансов;
• документация по социальной статистике;
• документация по статистике промышленности;
• документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;
• документация по статистике капитального строительства;
• документация по статистике внешнеэкономических связей;
• документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;
• документация по статистике транспорта и связи;
• документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.

 

Унифицированная система учетной  и отчетной бухгалтерской документации предприятий:

• отчетная бухгалтерская документация;
• регистры бухгалтерского учета;
• первичная учетная документация.

 

Унифицированная система документации по труду:

• документация по состоянию рынка труда;
• документация по трудовым отношениям;
• документация по повышению квалификации работников органов по труду;
• документация по охране труда;
• документация по минимальным потребительским бюджетам;
• документация по обращениям в органы по труду.

 

Унифицированная система документации пенсионного фонда Российской Федерации:

• документация по учету и распределению средств;
• документация по планово-экономической деятельности;
• документация по контрольно-проверочной деятельности.

 

Унифицированная система внешнеторговой документации:

• оперативно-коммерческая документация;
• товаросопроводительная документация;
• расчетная внешнеторговая документация;
• документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара;
• транспортная внешнеторговая документация;
• экспедиторская внешнеторговая документация.

 

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами.

При создании документов необходимо следовать принципам стандартизации и унификации.

Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов  подготовки, исполнения, поиска документов, сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации, повышение  уровня управления предприятием, организацией. Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных  методов работы с документами.

Наряду со стандартизацией и  унификацией документов (при их создании) широко используется и принцип трафаретизации, позволяющий как ускорить создание однотипных документов, так и избежать излишних ошибок. Трафаретизация - это  способ унификации текстов документов, который состоит в том, что  вся информация, характерная для  документов, условно подразделяется на трафаретную, или постоянную, и  индивидуальную, или переменную. Особенно актуальна трафаретизация в работе с корреспонденцией. Под деловой корреспонденцией в делопроизводстве понимается совокупность служебных писем, телеграмм (телефонограмм), которыми обмениваются предприятия.

Деловая корреспонденция разнообразного содержания пересылается по почте, в  том числе электронной, и служит средством общения между предприятиями, организациями, частными лицами. Переписка  занимает в объеме документации предприятия  до 80%. В целях организации более  эффективной работы предприятия, создаются  сборники трафаретных текстов. При  этом нередко многие тексты имеют  по несколько запасных вариантов. Чтобы  написать, например, письмо, следует  подобрать нужный вариант текста, проставить цифры или фамилии  и подписать.

Трафаретизация позволяет повысить производительность труда исполнителей, способствует повышению культуры делопроизводства.

 

Вопрос №15. Особенности  составления и оформления трудовых договоров. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Договор  о коллективной материальной ответственности.

В соответствии со статьей 15 КЗоТ Российской Федерации трудовой договор (контракт) есть соглашение между трудящимся и  предприятием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять  работу по определенной специальности, квалификации или должности с  подчинением внутреннему трудовому  распорядку, а предприятие, учреждение, организация обязуется обеспечивать условия труда, предусмотренные  законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.

Порядок заключения трудового договора (контракта) определен статьей 18 КЗоТ РФ. Трудовой договор заключается в письменной форме. Запись о периоде работы по трудовому договору вносится работодателем в трудовую книжку.

Для установления трудовых отношений  не имеет значения организационно-правовая форма организации: в любой из них при заключении договора действуют  все правила, установленные трудовым законодательством.

Также оформление трудового договора с учетом специфики организации  можно проследить на примере Примерного трудового договора (контракта) с  работником акционерного общества. Все основные положения этого документа могут применяться и в организациях с другими организационно-правовыми формами.

В качестве стороны трудового договора с работником выступает акционерное  общество. От имени акционерного общества трудовой договор с работником заключает  генеральный директор. Право заключения трудовых договоров от имени АО с  работниками обособленных подразделений  АО (представительств и филиалов) генеральный  директор может делегировать руководителям  этих подразделений. Сам трудовой договор  состоит из нескольких разделов.

Первый раздел, определяемый как  “Общие требования”, предусмотрен ст.15 КЗоТ. Здесь указывается наименование профессии и должности работника, структурное подразделение. В этом разделе определяется и срок действия договора. В соответствии со ст.17 КЗоТ РФ трудовой договор с работником может заключаться на неопределенный срок, на срок не более 5 лет, а также  на время выполнения определенной работы. Срочный договор может быть заключен только в тех случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены  на неопределенный срок с учетом характера  предстоящей работы, условий ее выполнения, интересов работника, а также  в случаях, непосредственно предусмотренных  законом. Поскольку судебная практика исходит из недопустимости заключения срочных трудовых договоров для  выполнения работы, носящей постоянных характер, в трудовом договоре необходимо указать причину, по которой ограничивается срок его действия.

Второй и третий разделы трудового  договора с работником АО посвящены  определению прав и обязанностей работника и акционерного общества с учетом специфики и задач  АО. В четвертом разделе контракта  уточняется оплата труда и социально-бытовое  обеспечение работника. В соответствии со ст.80 КЗоТ РФ указываются вид, системы  оплаты труда, размеры тарифных ставок, окладов, премий, и т.д. Пятый раздел именуется “Иные условия трудового  договора” и освещает такие вопросы, как продолжительность отпуска, режим и продолжительность рабочего времени. Здесь же рассматривается  ответственность работника (материальная ответственность может быть двух видов: ограниченная и полная).

При заключении трудового договора не могут устанавливаться по согласованию сторон трудового договора следующие  условия: основания увольнения, установление не предусмотренных законодательством  дисциплинарных взысканий, введение для  работников полной материальной ответственности, кроме случаев, предусмотренных  в ст.121 КЗоТ РФ.

Договор составляется с двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр контракта хранится на предприятии, второй- у работника. Заключение трудового договора считается фактическим допущением к работе, независимо от того, был ли прием на работу надлежащим образом оформлен (ст.18 КЗоТ РФ).