Государственные стандарты на унифицированные системы документации

 

 

План:

1 Правила оформления претензионных писем…………………………….1 стр.

2Государственные стандарты на унифицированные системы документации…………………………………………………………………..3 стр.

    2.1 Область применения……………………………………………………3 стр.

    2.2 Состав реквизитов документов………………………………………..3 стр.

    2.3Требования к оформлению реквизитов документов…………………5 стр.

    2.4 Требования к бланкам документов……………………………………17 стр.

3 Понятие «Бланк документа». Виды бланков…………………………… ..24 стр.

4. Заключение…………………………………………………………………26 стр.

Список использованной литературы………………………………………...26 стр.

 

1 Правила оформления претензионных писем.  
Претензионное письмо (письмо-рекламация) (лат. reclamatio - возражение, неодобрение) - служебное письмо, цель которого возместить потери, полученные в результате нарушения условий договора. 
Претензия (рекламация) составляется в письменной форме на бланке письма. 
Поскольку в практике возможно множество ситуаций, дающих основание для предъявления претензий, не может быть единой формы претензии, но можно говорить об обязательных элементах текста и о правилах оформления, которые следует соблюдать всегда, независимо от того, по какому поводу составляется претензия.

Претензия (рекламация) должна содержать следующие сведения:

• полное наименование организации, которой направлена претензия, ее адрес;

• основание для предъявления претензии (ссылка на договор, заключенный между сторонами, гарантийное письмо или иные обязательства);

• доказательства (ссылки на документы, подтверждающие нарушение договорных обязательств виновной стороной);

• конкретные требования составителя претензии (требование замены некачественного товара, требование уценки товара, допоставки недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающий товар, требование скидки с общей стоимости партии товара, требование расторжения контракта или возмещения убытков и др.).

• Претензии направляются виновной стороне заказным письмом (или с уведомлением о вручении) с приложением копий всех документов, подтверждающих обоснованность претензии и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон. Документы приложения должны быть перечислены в тексте претензии или в отметке о приложении. В зависимости от предмета претензии приложениями к претензии могут быть такие документы, как акт экспертизы, акт несоответствия товара по количеству и качеству, рекламационный акт, транспортные документы и др. Организация, направляющая претензию, должна хранить квитанцию почтового отделения об отправке письма. 
  Претензия должна иметь заголовок к тексту, содержащий ссылку на договор, по которому она составлена, например:

• О претензии по договору купли-продажи от _____ № ___ .

При составлении текста претензии используются следующие фразы:

• Предъявляем Вам претензию (рекламацию) в связи с…

• Заявляем Вам претензию в отношении…

• Высылаем Вам акт экспертизы от _______ № _____, из которого следует, что…

• Наш заказчик предъявляет Вам претензию (рекламацию) в отношении качества…

• В партии товара, отгруженной…, обнаружена недостача…

• При приемке товара, поступившего (дата) по накладной №…, была установлена недостача… и т.п.

В конце текста используются выражения:

• В соответствии с изложенным просим Вас заменить дефектный товар новым (отправить нам новую партию товара; поставить недостающий товар);

• Возместить стоимость поврежденного товара; возместить убытки; предоставить скидку с цены в ___%; перечислить на наш расчетный счет сумму ____;

• компенсировать расходы в сумме ____ и т.п.).

 

2 Государственные стандарты на унифицированные системы документации.

 

Предисловие

1. Разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России. Внесен Научно-техническим управлением Госстандарта России.

2. Принят и введен в  действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.

3. Введен впервые.

 

2.1 Область применения.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов - в приложении Б.

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

 

2.2 Состав реквизитов документов.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб  Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской  Федерации;

03 - эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического  лица;

06 - идентификационный номер  налогоплательщика/код причины постановки  на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные  об организации;

10 - наименование вида  документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер  документа;

13 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 - место составления  или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии  приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования  документа;

24 - визы согласования  документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении  копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

29 - отметка о поступлении  документа в организацию;

30 - идентификатор электронной  копии документа.

 

2.3 Требования к оформлению реквизитов документов.

3.1. Государственный герб  Российской Федерации помещают  на бланках документов в соответствии  с Федеральным конституционным  законом "О Государственном гербе  Российской Федерации" (Собрание  законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

3.2. Герб субъекта Российской  Федерации помещают на бланках  документов в соответствии с  правовыми актами субъектов Российской  Федерации.

3.3. Эмблему организации  или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций  в соответствии с уставом (положением  об организации).

3.4. Код организации проставляют  по Общероссийскому классификатору  предприятий и организаций (ОКПО).

3.5. Основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического  лица проставляют в соответствии  с документами, выдаваемыми налоговыми  органами.

3.6. Идентификационный номер  налогоплательщика/код причины постановки  на учет (ИНН/КПП) проставляют в  соответствии с документами, выдаваемыми  налоговыми органами.

3.7. Код формы документа  проставляют по Общероссийскому  классификатору управленческой  документации (ОКУД).

3.8. Наименование организации, являющейся автором документа, должно  соответствовать наименованию, закрепленному  в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

3.9. Справочные данные  об организации включают в  себя: почтовый адрес; номер телефона  и другие сведения по усмотрению  организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной  почты и др.).

3.10. Наименование вида  документа, составленного или изданного  организацией, должно быть определено  уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам  документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

3.11. Датой документа является  дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия  решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или  более организациями, должны иметь  одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

3.12. Регистрационный номер  документа состоит из его порядкового  номера, который можно дополнять  по усмотрению организации индексом  дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.13. Ссылка на регистрационный  номер и дату документа включает  в себя регистрационный номер  и дату документа, на который  должен быть дан ответ.

3.14. Место составления  или издания документа указывают  в том случае, если затруднено  его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания  указывают с учетом принятого  административно-территориального  деления, оно включает в себя  только общепринятые сокращения.

3.15. В качестве адресата  могут быть организации, их структурные  подразделения, должностные или  физические лица. При  адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

                                 Минюст России

                                 Департамент информатизации

                                 и научно-технического обеспечения

      Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

                             Генеральному директору

                                 ОАО "Северные регионы"

                                 В.А. Лагунину

или

                              АО "Электроцентромонтаж"

                                 Главному бухгалтеру

                                       В.М. Кочетову

        Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

                               Администрации районов

                                 Московской области

        Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:

                                      Главному редактору

                                      Издательского дома

                                          "Медиадом"

                                         Н.В. Семиной

       Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: