Сущность понятия документ

Появление письменности ознаменовало переход человечества к новой информационной технологии. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е. документ.

Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа первоначально обращалось основное внимание. Важно заметить, что термин “документ” более старый, нежели термин “информация”. К тому же до начала XX века понятие информации было связано прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией.

В русский язык слово «документ» пришло в XVIII в. во времена Петра I, как заимствовано из немецкого и польского языков, - в значении письменного свидетельства. На всём протяжении XVIII столетия в определении понятия “документ” выделялось прежде всего его правовое назначение. Рост числа юридических документов привел к возникновению во второй половине XVII в. во Франции особой науки под названием «дипломатика». Название науки произошло от греческого слова «diploma»- лист, документ (сложение вдвое). Дипломатика стала изучать все публичные (общественные) документы, в отличие от документов личностного происхождения. Её основоположником считается Жан Мабильон, издавший в 1681 г. в Париже «Книгу об искусстве дипломатики». Базовое понятие «документ» толковалось в дипломатике как любое письменное свидетельство, служащее «возникновению, доказательству выполнению прав или владению определёнными правами». Документ выполнял одну из трех функций:

        утверждение нового правового положения (акт дарения, продажи и т.д.)

        средство доказательства перед судом (письменные показания сторон)

        перенос полномочий с одного лица на другое (вексель и т.д.).

Постепенное накопление знаний о документах привело в XIX в. к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта документа, что нашло отражение в знаменитом словаре В.И.Даля, где документ определялся как “всякая важная деловая бумага, так же диплом, свидетельство”[10].

Таким образом, в конце XIX в. Наблюдается тенденция к сужению границ понятия «документ»: сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения и доказательства, затем – как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения. Понятие использовалось преимущественно в юридическом значении.

Понятие документа как письменного источника, имеющего юридическую силу, сохранилось и в XX в.. К примеру, в энциклопедическом словаре у Павленкова документом считается:

1. любая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательствам прав на что-нибудь или на выполнение каких либо обязанностей (условия, договоры, долговые обязательства);

2. вообще любое письмо свидетельство[11].

Но уже в нормативных актах дореволюционной России XIX в. - начала XX в. по организации управления и делопроизводства термин “документ” почти не употребляется.

В практической деятельности учреждений понятие документа также отождествляется с понятием “деловая бумага”, “акт”, “дело”. Законы и документальные материалы учреждений дают возможность определить, какой смысл вкладывается в каждое из этих понятий.

Если в XVII в. в определение документа входило прежде всего его правовое значение, то в XIX в. выделяется новый аспект - значение документа в управлении. Документом считается информация, зафиксированная по форме и предназначенная для осуществления процесса управления.

Постепенно термин “деловая бумага” был заменен на “служебный документ”.

С начала XX в. в терминосистему вводится новое, более широкое понимание понятия «документ»: его ввел известный бельгийский ученый, основоположник документации – науки о совокупности документов и области практической деятельности – Поль Отле.

Поль Отле (1868-1944) и его сподвижник, и единомышленник Анри Лафонтен (1854-1943) разработали теорию документации.

П. Отле впервые ввел в научный оборот понятие «документ» в значении, близком к широкому значению понятия «книга». Его основной труд – изданный в 1934 г. фундаментальный «Трактат о документации».

Объясняя понятия «книга» «документ», П. Отле подчеркивал, что книга– это термин, употребляемый условно для обозначения всего массива документов. Он объединяет в себе не одну только книгу в собственном значении слова, рукописную или печатную, но и журналы, газеты, рукописи и графические репродукции, чертежи, гравюры, карты, схемы, диаграммы, фотографии и т.д. ученый рассматривал понятия «книга» и «документ» как синонимичные.

П. Отле впервые использовал комплексный подход к типологической классификации документов, учитывающий содержание и форму документа, в «Трактате о документации».

Всю совокупность документов ученый разделил на три основных класса:

Документы библиографические, т.е. тексты, которые традиционно считают произведениями письменности и печати. Среди них – брошюры, монографии, очерки, трактаты, руководства, энциклопедии, словари, периодические и продолжающиеся издания (журналы, газеты, ежегодники и т.п.). Кроме перечисленных, к библиографическим документам относились и тексты личного происхождения (письма), официальные сообщения и учетные (регистрационные) книги (или журналы), а также знаки – вывески, лозунги, билеты и другие проездные документы.

Другие графические документы, т.е. нетекстовые документы: картографические, изобразительные, нотные. Среди изобразительных названы: иконографические, содержащие печатное изображение (эстампы, гравюры, почтовые открытки и др.); фотографии; документы, воспринимаемые через проекционные устройства (в т.ч. микрокопии). Как особая разновидность выделены «памятники изобразительные»: надписи, монеты, медали, печати (штемпели). К графическим документам П. Отле относил: «манускрипты» - рукописные книги и инкунабулы, а также «архивные документы» (управленческие), древние и современные.

Документы – заменители книги: диски, фонограммы, кинофильмы, и наряду с этим – радио вещание (запись, передача звука), телевидение, в т.ч. телефотография, радиотелефотография. Особенно место в этом классификационном ряду заняли «документы трех измерений»: природные (минералы, растения, животные) и искусственные, созданные человеком (материалы, продукты, технические объекты, а также медали, макеты, рельефы). К ним отнесены также научные инструменты, дидактические материалы, наглядные пособия. Особо выделены среди них трехмерные произведения искусства: произведения архитектуры и скульптуры.

Именно в таком широком значении понятие «документ» использовалось в последствии, когда речь шла не только о фондах библиотек, архивов, музеев, информационных служб, но и о социальных, в частности, массовых коммуникациях в целом.

Концепция П. Отле рассматривает документ как носитель социальной информации. Однако в справочных изданиях того времени продолжает существовать узкое значение этого слова: кроме юридического, вводится понятие «исторический документ» (фиксированное свидетельство о какой либо эпохе, лице т.д.) и «счетный документ» (служащий основанием для осуществления хозяйственных действий – приема и выдача ценностей). Обобщающее определение не дано.

В первой половине XX столетия было существенно пересмотрено содержание понятия “информация”, которое стало связываться с категорией отражения, как всеобщим свойством материи, первичным по отношению к информации. А во второй половине XX в. с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему расширению и, самое главное, к углублению его понятия. Именно в этот период было дано теоретическое обоснование неразрывной связи понятий “документ” и “информация”.

Начиная с 1950-х годов в официальной терминологии слово "документ" трактуется в узком, широком и самом широком значении. Узкое значение сводилось к деловой бумаге, письменному удостоверению, историческому источнику. В широком смысле понятие о документе было особенно распространено в 1960 - 1970-е годы. Документ определялся как материальный объект, содержащий информацию для ее распространения в пространстве и времени (включая и т.н. трехмерные произведения искусства - архитектуру и скульптуру). В 1980 -х - начале 1990 -х годов используется и самое широкое толкование, согласно которому документом можно считать любой материальный объект, несущий информацию: от письменного документа, грампластинок и кинофильмов до произведений искусства (архитектурных сооружений, графики, живописи, скульптуры), от образцов минералов, гербариев, исторический реликвий до изделий промышленности и техники (часы, автомобиль, винтовка) и т.д. Границы понятия стали плохо различимы, что усложнило его использование.

Документалисты и информатики первыми отказались от самого широкого значения документа, ограничив его содержание обязательными атрибутивными элементами: наличие информации и материального носителя (Г.Г.Воробьев). В 1960 - е годы А.И. Михайлов, А.И.Черный и Р.С. Гиляревс-кий, помимо названных, вводят функциональный признак документа. Согласно их определению, документ - это материальный объект, содержащий закрепленную информацию, специально предназначенный для ее передачи в пространстве и времени.

В России в начале 1990-х годов практически одновременно, уточняя смысл понятия "документ" О.П.Коршунов, А.В.Соколов, Ю.Н.Столяров предложили трактовать его как материальный объект - носитель социальной информации.

Таким образом, за длительный исторический период значение понятия "документ" постоянно менялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа. Оперируя понятием "документ", необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается, для решения теоретических или практических задач.

Глава 3. Управленческий аспект

§1 Роль информации в управлении

В настоящее время общество переживает информационный бум. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, могут существовать только обмениваясь информацией. Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Носителем информации выступает документ.

Поэтому организации работы с информацией и с документами как ее носителями в экономически развитых странах уделяется большое внимание. У нас в стране 27.07.2006г. принят Закон Российской Федерации "Об информации, информационных технологиях и защите информации".

Главной составляющей документа выступает информация, т.е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации.

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» дает определение информации и документированной информации.

«Информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.

Документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законадательством Российской Федерации случаях её материальный носитель[12]".

С понятием «информация» тесно связано понятие «информационная система». «Информационные технологии — процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов[13]».

Информация является основой управления. С ее помощью реализуются связи между управляющей и управляемой подсистемами, между отдельными звеньями организаций.

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Сама информация не выступает достаточным признаком документа. Материальная составляющая - одно из двух необходимых и обязательных слагаемых документа, без которого он существовать не может. Материальная составляющая документа - это его вещественная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени.

Материальную составляющую документа определяет носитель информации (материальный носитель) - материальный объект, специально созданный человеком и предназначенный для записи, хранения и передачи информации. Существование документа вне материального носителя невозможно.

Следовательно, материальный объект становится документом только в случае единства вещественного носителя и заключенной в нем информации.

Информация обладает некоторыми общими для всех ее видов свойствами[14].

Основным свойством информации следует считать ее неразрывную связь с определенной самоорганизующейся системой. Другими важными свойствами информации являются структурированность, смысл и ценность. Ценность информации выражается в таких понятиях, как содержательность, своевременность, полнота, достоверность, оперативность.

§2 Понятие «управленческий документ»

Документированная информация является фундаментальной основой внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Документированная информация наполняет основную часть документопотоков и информационных ресурсов организаций.

Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. Документирование информации позволяет зафиксировать ее на определенном носителе, придать ей необходимую организационную форму, удостоверить подлинность и юридическую силу, снабдить необходимыми реквизитами для ее идентификации в целях поиска и использования, а также осуществить полноценную информационную поддержку управленческих процессов и накопить информационный ресурс в целях развития организации и сохранения индивидуальной памяти о ней во времени и пространстве.