Понятие "документ"

I. Теоретические основы 1. Понятия «документ»

  «управленческий документ» Формирование официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено развитием государственности, аппарата управления и связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц. Интернациональные свойства делового письма — следствие универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно — служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. К служебной информации предъявляются общие требования: достоверность (объективность), актуальность (необходимость, новизна, своевременность), убедительность (аргументированность), полнота (достаточность информации). Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией. Итог документирования — создание документа.

В Федеральном  законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»: Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует рас¬крыть и понятие «реквизит». Каждый документ состоит из ряда составляющих его элемен¬тов,

кото-рые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следую¬щее определение: Реквизит документа — обязательный элемент оформления офици-ального документа. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного до¬кумента. Для многих документов число реквизитов строго ограничено.

Для ряда документов число и состав реквизитов уста¬новлены законодательными и нормативными актами. Но в лю¬бом случае, как следует из определения, информация, зафикси¬рованная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Толь¬ко тогда она становится документом. В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности

челове¬ка любым удобным способом на специальном материале. Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем са¬мым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затраги¬вают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машино¬писные) и на машинных носителях, научные, технические,

лич¬ные и официальные и др. Официальные документы — это документы, созданные юриди¬ческими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в уста-новленном порядке.1 Среди них особую категорию составля¬ют служебные (управленческие) документы, которые определяют¬ся государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации. Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации

любого  учреж¬дения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодейст¬вие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они явля¬ются основанием для принятия управленческих решений, слу¬жат доказательством их исполнения и источником для обобще¬ний и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. [3] Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная

деятельность  — изданием различных распорядительных доку¬ментов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в письмен-ном виде и т.д. Поэтому доку¬менты можно классифицировать в соответствии с их назначени¬ем как средства: регламентации деятельности (уставы, положения, регла¬менты, прави-ла, инструкции и др.); распорядительной деятельности

(приказы,  указания, по¬становления, решения, распоряжения и др.); накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.); передачи информации (письма, телеграммы, телефоно¬граммы и др.). 1.2. Юридическая сила документа Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать ин¬формацию и придать ей юридическую силу. Значение латин¬ского слова «документ» (documentum) — доказательство, свиде¬тельство. В настоящее время бесспорность документа также оп¬ределяется понятием «юридическая сила документа».

Под юридической  силой документа понимается и  авторитар-ность документа, основанного на законодательстве. Для управленческой деятельности юридическая сила докумен¬тов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них инфор¬мации. Юри-дическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга уча¬стников управленческих действий (органов управления, их струк¬турных подразделений,

общественных  организаций, должностных лиц и  граждан), которые руководствуются  документом и основы¬вают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее. Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформ-ления . Из этого определения следует, что орган управле¬ния или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

соблюдать при его подготовке действующие  нормы зако¬нодательства; издавать документы только в пределах своей компетен¬ции; соблюдать действующие в определенное время общегосудар¬ственные правила составления и оформления документов. К числу наиболее юридически значимых реквизитов отно¬сятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и ут¬верждения. Для удостоверения юридической силы в разных документах используются различные реквизиты.

Так, заявление  должно быть адресовано должностному лицу, содержать слово «заявление», текст (пред-мет или причина составления заявления), дату и под¬пись. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке ор¬ганизации, содержать указание на вид документа (приказ), текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный номер, дату и подпись. Для штатного расписа¬ния организации необходимы не только перечисленные реквизи¬ты, но и

гриф  утверждения, заверенный печатью. Для  определен¬ных видов документов в действующих правилах оформления раз¬работаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юриди¬ческую силу. 1.3. Функции документа В социальном плане любой официальный документ полифункциона-лен, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворить различные человеческие потребности. Среди функций вы-деляют общие и специальные. Общие функции документа: - информационная: любой документ

создается для сохранения ин-формации; - социальная: документ является социально значимым объектом, по-скольку порожден той или иной социальной по¬требностью; - коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности ме-жду учреждениями; - культурная: документ — средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, на¬пример, в научно-технической документации находит отраже¬ние уровень научного и технического

развития  общества. Специальные функции документа: - управленческая: документ является инструментом уп¬равления; этой функцией наделены так называемые управлен¬ческие документы (пла-новые, отчетные, организационно-рас¬порядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления; - правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Пра¬вовую функцию выпол-няют законодательные и правовые нор¬мативные акты, а также документы, приобретающие

правовую  функцию на время. Так, для использования  в качестве судеб¬ного доказательства это может, быть любой документ; - функция исторического источника: документ выступает в качест-ве источника исторических сведений о развитии обще¬ства [6]. Указанные функции имеют интернациональный характер и определя-ют основные правила составления и оформления документов. Так, например, юридическая сила документа обес¬печивается комплек-сом реквизитов — обязательных элемен¬тов

оформления  документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе  составляют формуляр документа. 1.4. Основные правила составления и оформления докумен-тов Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-методических документах – госу-дарственных стандартах,

которые являются основой для конкретизации  правил работы с документами в  каждой организации, их уточнения с  учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий  работы управленческого аппарата. На основе законодательных, нормативных  и нормативно – методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к  работе с документами в уставе (положе-нии), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе: - права и обязанности

должностных лиц, отдельных сотрудников в  процедурах оформления документов; - состав применяемых в аппарате управленческих документов; - компетенция руководителя, его заместителей и руководителей  среднего звена, их право на издание  различных видов распорядительных документов; - порядок подписания, согласования и визирования документов, их за-верение печатью; - обязательные требования к оформлению и порядок работы с доку-ментами. Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в

управленческой  деятельности, предъявляются следующие  основные требования: - обеспечение  юридической силы документа; - создание условий для оперативного исполнения документов; возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях); - возможность  использования для создания, копирования, обработки документов средства организационной  техники. Действующие государственные  нормативно – технические документы  предназначены также для обеспечения 

качественного внешнего вида документов. Для этого  в стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке. Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности.

Для системы  организационно-распорядительной документации уста-новлен состав реквизитов, включающий 29 наименований . 01-Государственный герб Российской Федерации; 02-герб субъекта Российской Федерации; 03-эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04-код организации; 05-код формы документа; 06-наименование организации; 07-справочные данные об организации; 08-наименование вида организации;

09-дата  документа; 10-регистрационный номер  документа; 11-ссылка на регистрационный  номер и дату документа; 12-место  составления или издания документа; 13-гриф ограничения доступа к  документу; 14-адресат; 15-гриф утверждения  документа; 16-резолюция; 17-заголовок  к тексту; 18-отметка о контроле; 19-текст документа;

20-отметка  о наличии приложения; 21-подпись; 22-гриф согласования документа; 23-визы  согласования документа; 24-печать; 25-отметка  о заверении копии; 26-отметка об исполнителе; 27-отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 28-отметка о поступлении документа в организацию; 29-идентификатор электронной копии документа. Это максимальный перечень реквизитов, используемых при составлении и оформлении документов, составляющих

эту систему. Перечень реквизитов ГОСТ Р 6.30-97 составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификация. Этой цели служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 15, 21, 22, 23, 24. Реквизиты 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 29 предназначены для поиска документа и фиксации его «прохождения» через управленческий аппарат. Отметки на документах проставляются в про-цессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа.