Понятие "документ"

Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль и  др. Соблюдение требований ГОСТ 6.30-97 обеспечивает рациональное размещение служебных  отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации  документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении. Реквизит 19 «текст документа» передает основное содержание доку-мента.

Каждый  конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов). Государственным стандартом установлено место размещения каждого  реквизита на документе, которое  «закреплено» за реквизитом в соответствие с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с  документом в аппарате управления. [7] В России совре¬менные требования к оформлению организационно-распоряди¬тельной (административной) документации зафиксированы го-сударственным стандартом (ГОСТ

Р 6.30-2003 «Унифициро¬ванные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспро¬изведением Государст-венного герба Российской

Федерации. Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложе-нии 1; образцы бланков документов - в приложении 2. Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми. II. Требования к составлению и оформлению докумен-тов 2.1. Требования к оформлению реквизитов документов При составлении документа особое значение имеет оформление всех его реквизитов. Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными

положениями для отдельных видов документов. Именно реквизиты обеспечивают фактологическую достовер-ность и узнаваемость официальных бумаг. Состав реквизитов документов, принятый в Российской Федерации, определен ГОСТом 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организа¬ционно-распорядительной документации. Требования к офор¬млению документов». (Полный перечень реквизитов организационно-распорядительных документов

приведен в Приложении 1). Требования к оформлению реквизитов, изложенные в ГО¬СТе, распространяются на все типы документов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Их со¬став зависит от на-значения документа. [8] Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соот¬ветствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе

Российской  Феде¬рации" (Собрание законодатель-ства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021). Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках докумен-тов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) поме-щают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Код организации  проставляют по Общероссийскому  классификатору предприятий и орга¬низаций (ОКПО). Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юриди-ческого лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины поста-новки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классифи-катору управленческой документации (ОКУД).

Наименование  организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных доку-ментах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее на-личии). Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государст¬венным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов

Российской  Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном  языке субъекта Российской Федерации  или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном  языке Российской Федерации. Сокращенное  наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае,

если  оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотрен-ным

ОКУД (класс 020). Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь од-ну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими

цифрами. Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г а также оформление даты в  последовательности: год, ме-сяц, день месяца, например: 2003.06.05. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях

и др. Регистрационный  номер документа, составленного  совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров  документа ка-ждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по

реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления  или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. [9] В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные  или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.

Наименование  организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными): Минюст России Департамент информатизации и научно-технического обеспече-ния Должность лица, которому адресован документ, указывают в датель-ном падеже, например: Генеральному директору ОАО "Северные регионы"

В.А.Лагунину или АО "Электроцентромонтаж" Главному бухгалтеру В.М.Кочетову Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Администрации районов Московской области Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по от-ношению к самой длинной строке.

Например: Главному редактору Издательского  дома "Медиадом" Н.В.Семиной Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

Эле-менты почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул д.82, Москва, 117393 При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П. ул.Садовая, д.5, кв.12, г.Липки, Киреевский р-н, Тульская обл 301264 Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Президент

ЗАО "Ростекстиль" Личная подпись В.А.Степанов Дата Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центриро-вать элементы относительно самой длинной строки, например: УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АО "Электронные технологии" Личная подпись Л.В.Кузнецов Дата При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на

одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверж¬дения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. На-пример: УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 05.04.2003 N 14 или УТВЕРЖДЕНО приказом ВНИИДАД от 05.04.2003

N 82 Гриф  утверждения документа располагают  в правом верхнем углу до-кумента. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, напри-мер: Морозовой Н.В. Федосеевой Н.А. Прошу подготовить проект договора с Консалтинговой группой "ТЕРМИКА" к 05.10.2003  

Личная  подпись Дата Допускается оформление резолюции на отдельном листе. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком) например: Приказ о создании аттестационной комиссии; чего (кого) например:

Должностная инструкция ведущего эксперта. К тексту документов, оформленных на бланках  формата А5, заголовок допускается  не указывать. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль". Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов

Российской  Федерации в соответствии с законодательством  Российской Федерации и субъектов  Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного тек-ста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного

числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих

страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей;

письма, заявления - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного  на основании документов других организаций  или ранее изданных документов, указывают  их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер  документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций

действующих на принципах едино¬началия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"). В совместных документах текст излагают от первого лица множест-венного числа ("приказываем", "решили"). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа

("слушали", "выступили", "постановили", "решили"). В документах, устанавливающих  права и обязанности организаций,  их структурных подразде¬лений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), ис-пользуют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").