Сущность понятия документ

        Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене» 85-ФЗ от 4 июля 1996 г. направлен на создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства.

        Закон Российской Федерации «О государственной тайне» 5485 от 21 июля 1993 г. регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации

        Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, принятые Верховным Советом Российской Федерации 7 июля 1993 г.

Заключение

Документ представляет собой относительно самостоятельную систему благодаря наличию собственных признаков и свойств, обусловливающих его различие и сходство с другими материальными объектами.

В курсовой работе рассматривались характеристика документа как системного объекта, охарактеризована информационная составляющая документа, закономерности развития документа; эволюция термина «документ», нормативные акты, регламентирующие правила работы с документами.

Каждый из нас ежедневно имеет дело с различными документами. Документы сопровождают человека с первого и до последнего дня его жизни. Документ является одним из важнейших средств функционирования, управления и самопознания человеческого общества.

В обществе постоянно создаётся и находится в обращении огромное количество самых разнообразных документов. Вначале идёт интенсивная работа по их подготовке, составлению, согласованию, удостоверению. Затем документы, обретя необходимую юридическую силу или просто законченный вид, вводятся в действие, выходят на оперативный простор, где могут оказывать влияние как на судьбу отдельного человека, так и на жизнь миллионов людей. Это – оперативная среда существования документов.

Затем, по мере выполнения своих целей и задач, документы постепенно, хотя и крайне неравномерно, начинают утрачивать оперативные качества и значимость и оседает в архивах и переходить таким образом в ретроспективную среду, обретая преимущественно историческую ценность.

Уже в древности люди стали осознавать, что создание документов, их движение и хранение подчиняются определённым закономерностям и правилам. Первоначально это понимание находило закрепление в делопроизводственной практике, в формировании обычаев и традиций работы с документами. Затем практические приёмы обобщались, анализировались и постепенно становились обязательными правилами и нормами, получая закрепление в официальных законодательных и нормативных актах. Таким образом, практическая деятельность стимулировала теоретическое осмысление вопросов, связанных с функционированием документов в обществе. В результате зародилась научная дисциплина документоведение.

Эволюция документа, систем делопроизводства и документационного обеспечения управления происходит в конкретных исторических условиях и обусловливается ими.

Работы исследователей отечественной истории, в особенности историков государственных учреждений, высвечивают тесную связь реформ делопроизводства с реформами управления и их адекватность социально-экономическим и политическим условиям того или иного периода российской истории, показывают процесс трансформации делопроизводства в документационное обеспечение управления и создания предпосылок перехода к управлению документацией в современных условиях информатизации общества.

История документа и документации как совокупности документов, связанных между собой формально-логическими связями, является одной из интереснейших тем документоведения и до настоящего времени все еще недостаточно изучена. История позволяет проследить эволюцию документа и ее взаимосвязь с социально-политическими и экономическими изменениями в обществе. Среди главных характеристик процесса эволюции документа можно назвать возникновение, изменение, сохранение и трансформацию форм документов, изменение удельного веса в социальных и управленческих процессах разных видов документов, влияние новых технологий на документ, а также устойчивость основных функций документа: запоминания (фиксации) информации и последующей передачи ее во времени и пространстве. Можно сделать вывод, что документы и документация возникают в связи с общественными потребностями человека и государственными задачами. Любой документ обладает соответствующей функцией или их совокупностью, обусловленной целью создания документа.

Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. Основной формой организации информации в управлении является документ. Исходя из этого, изучение документа как формы организации и представления информации в процессах управления имеет важное значение.

Документ в широком смысле является объектом исследования многих научных дисциплин. Однако сам термин до настоящего времени не получил общепризнанной междисциплинарной дефиниции. Очевидно, что документ обладает общими фундаментальными свойствами и может иметь специфические признаки и характеристики в зависимости от его назначения и сферы применения. Существует три основных сущностных подхода к формулированию понятия документа: как материального объекта; как носителя информации; как документированной информации.

Происходит системное усложнение документационного обеспечения управления ввиду ускоренного развития и активного проникновения в него новых информационных технологий, насыщения современной техникой, появления новых носителей информации и их стремительного обновления, совершенствуются автоматизированные системы управления документацией, что требует осмысления богатого исторического опыта эволюции документа как носителя информации, развития делопроизводства, смены носителей и технологий и формулирования соответствующих зависимостей.

В развитие конституционных норм российское законодательство закрепило основы государственной политики по отношению к информации и документации на основе Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» и Основ законодательства «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» как важной составной части информационного ресурса страны.

Последняя треть 20-го столетия ознаменовалась переходом целого ряда стран к постиндустриальному, информационному обществу, в условиях которого основная масса работающих занята в сфере информационной деятельности, а главным продуктом производства и товаром является информация. В настоящее время информация стала важнейшим ресурсом общества и приобрела стратегическое значение.

Информационные процессы активно воздействуют на все стороны человеческой жизни. Использование новейших информационных технологий многократно усиливает это влияние. Чтобы реализовать свои потенциальные возможности, достичь профессиональных успехов, стать гармонично развитой личностью, современный человек должен обладать достаточно высоким уровнем информационной культуры. Между тем большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах. Таким образом, знание информационно-документационных процессов, основ работы с документами является неотъемлемой частью информационной культуры человека.

Список источников и литературы

Источники

1.             «Конституция Российской Федерации». М.: Инфра – М, 2008 – 200с.

2.             Генеральный регламент от 28 февраля 1720 г. // ПСЗ Российской Империи. — Т. VI. — № 3534

3.             ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Утверждены Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28 – М.: ИПК Издательство стандартов, 1998.

4.             ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65 - СТ. М.: ИПК Издательство стандартов, 2003.

Литература

1.             Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 - 187 с.

2.             Даль В.И. «Толковый словарь».  М.: ЭКСМО, 2008 - Т.-1. С.459

3.             Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.: Экономика, 1991 - 271 с.

4.             Ковальченко И.Д. Методы исторического исследования. — М.: Наука, 1987 - 441с.

5.             Копылов В.А. Информационное право. — М.: Юрист, 1997 – 512 с.

6.             Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 - 818 с.

7.             Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. – 6-е изд., стер. – К.: Знания, 2005 - 459 с. – (Высшее образование XXI века).

8.             Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель – 2003 - №2. С9-13

9.             Ларин М.В. Развитие понятия “документ” // Делопроизводство. 2000. № 1. С.5-9

10.        Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие.  М.: Восток - Запад, 2006 – 428с.

11.        Павленков Ф. «Энциклопедический словарь» – СПб.: тип. СПб. т – ва печ. и изд. дела «Труд», 1913 – 1050с.

12.        Сокова А.Н. Деловая документация в сфере управления. — М.: Знание, 1985 – 67с.

Электронные ресурсы

Федеральный закон 149 – ФЗ « Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. // www.rg.ru

1

[1] Андреева В.И. Делопроизводство.  М.: ЗАО «Бизнес – школа «Интел – Синтез», 2000 – 187с.

[2] Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления).  М.: ЗАО « Бизнес – школа «Интел – Синтез», 1999 – 818с.

[3] Сокова А.Н. Деловая документация в сфере управления.  М.: Знание 1985 – 67с.

[4] Копылов В.А. Информационное право.  М.: Юрист, 1997 – 512с.

[5]Генеральный регламент от 28 февраля 1720г.// ПСЗ Российской Империи. – Т.VI. - № 3534

[6]2Конституция Российской Федерации  М.: Инфра – М, 2008 – Гл. 2, ст.29, 7с.

[7]3Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» // www.rg.ru

[8] Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149 – ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" //www.rg.ru ст.2

[9] Ларин М.В. Развитие понятия “документ” // Делопроизводство. 2000. № 1. 5-9с.

[10].Даль В.И. «Толковый словарь живого великорусского языка»  М.: ЭКСМО, 2008 - Т.1, 37с.

[11] Павленков Ф. «Энциклопедический словарь»  CПб.: тип. СПб. т-ва печ. и изд. дела «Труд», 1913 г., 100с.

[12] Федеральный закон от 27 июля 2006г. №149 – ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» // www.rg.ru ст.2

[13] Федеральный закон от 27 июля 2006г. №149 – ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» // www.rg.ru ст.2

[14] Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие.  М.: Восток – Запад, 2006 – 200с.

[15] Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №149 - ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" // www.rg.ru ст.5

[16] ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Ст.3