Реквизиты документа

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии.

Однако на одном документе всех реквизитов может и не быть, тем более некоторые из них взаимоисключающие. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от его назначения. Причем какие именно реквизиты следует оформлять на документе данного вида и в какой последовательности они должны быть расположены на страницах документа строго определено стандартом.

Деловой документ с использованием реквизитов оформляют в соответствии с формуляром-образцом.

Формуляр-образец -- единая модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Деловые документы, как правило, имеют постоянно действующий бланк документа -- стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведённом для переменной.

Постоянные реквизиты (постоянная информация) повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования (например, эмблема организации, наименование организации и справочные данные об организации: адрес, номер телефона или факса).

Переменные реквизиты (переменная информация) - указываются непосредственно при подготовке конкретного документа (например, исходящий номер, подпись должностного лица).

Особенно важно правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Таким образом, реквизиты -- это oбязaтeльныe пpизнaки, ycтaнoвлeнныe зaкoнoм или пoлoжeниями для oтдeльныx видoв дoкyмeнтoв.   

          3. Электронный документ: понятие, реквизиты, преимущества и недостатки.

Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «06 электронной цифровой подписи» дает определение: электронный документ -- документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Электронно-цифровая форма документа позволяет разрабатывать, внедрять и использовать прогрессивные средства электронной вычислительной техники.

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

-- создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств;

-- содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность;

-- быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия.

Установка подлинности электронного документа осуществляется с использованием средств проверки электронной цифровой подписи. Подлинность документа считается подтвержденной, если в результате проверки электронной цифровой подписи, устанавливается неизменность всех реквизитов.

Ведение электронной документации предоставляет дополнительные возможности для делопроизводства, делая процессы подготовки и обработки документов более эффективными, но в то же время и накладывает некоторые ограничения и предъявляет определенные требования к организации рабочих мест документоведов.

Преимущества использования электронных документов:

- выполнение компьютерной обработки электронных документов значительно ускоряется;

- ускоряется и упрощается сбор, обработка, систематизация и поиск любой информации;

- при рассылке документов по электронной почте они оперативно (практически мгновенно) передаются на любые расстояния;

- хранение электронных документов не требует больших площадей для архивов;

- повышается эффективность работы с документами;

- создание электронных архивов документов предоставляет возможность использования полученной информации для подготовки новых;

- наличие базы заготовок документов сокращает время на подготовку новых;

- снижение расхода бумаги при возможности работы с электронным проектом документа и внесении изменений без вывода на бумагу;

- одновременная рассылка проекта документа сразу нескольким визирующим;

- одновременная рассылка документа по электронной почте сразу нескольким адресатам.

К недостаткам электронных документов можно отнести:

- необходимость наличия технических средств для создания, прочтения и дальнейшего хранения документов;

- необходимость защиты информации от внесения несанкционированных изменений.

Собственно электронный документ соответствует смысловой части обычного документа. Только читать его надо не на обычном языке, а на языке чисел. Это, однако, не означает, что информация представлена в недоступном виде. Все алгоритмы и процедуры записи электронного документа придуманы и реализованы человеком. Они написаны на языке, удобном для компьютеров, но этот язык - плод человеческого творения и, если человек знает этот язык, то прочитать его не представляет труда. При этом смысловая часть может содержать и гриф утверждения самого документа.

Таким образом, мы получаем полное соответствие реквизитов электронного документа реквизитам обычного, необходимым для признания его юридически значимым.

Но здесь возникает еще одна проблема, связанная с особенностью представления сведений в электронном виде - это проблема копирования электронной информации. Одной из важнейших особенностей сведений, представленных в электронной форме, является легкость их копирования. Поэтому, во избежание инцидентов, при передаче электронного документа по каналам связи он должен быть защищен от несанкционированного копирования. В этом случае есть уверенность, что где-нибудь не выплывет неучтенная электронная копия документа.

Но на передающем конце, как правило, также остается контрольная копия. Ее можно рассматривать как просто заверенную исполнителем копию документа. Но если последнюю заверить электронно-цифровой подписью и снабдить всеми необходимыми атрибутами, то можно говорить об изготовлении одного документа в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу.

Таким образом, проводя аналогию, можно приравнять:

- электронный документ в случае передачи его по каналам связи со всеми необходимыми атрибутами - к юридически значимому документу; 
- электронную копию документа, оставшуюся у респондента, к рабочей копии документа;

- электронную копию документа, заверенную электронно-цифровой печатью, но оставшуюся у респондента, к заверенной копии юридически значимого документа или ко второму экземпляру юридически значимого документа, имеющего равную силу с первым экземпляром;

- его распечатку, прошедшую заверение установленным законом порядком, к заверенной копии документа.

4. Подпись и печать, как реквизиты утверждения документа.

Формой выражения законности документа и ответственности за его содержание является его освидетельствование. Главные способы освидетельствования документов - подпись, утверждение и приложение печати.

Подпись - обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. Не подписанный документ не имеет юридической силы. Подписью удостоверяется подлинность и правильность документа, соответствие его содержания требованиям, намерениям организации - автора документа.

Лицо, подписавшее документ, берет на себя персональную ответственность за его содержание.

Но иногда на документах можно увидеть факсимиле. Это очень удобный заменитель, точно копирующий рисунок собственноручной подписи. Но юридическая сила факсимиле и подписи разная.

Безусловно, факсимиле может служить дополнительным признаком, подтверждающим подлинность документа, но никак не основным. По нашему законодательству факсимиле может быть признано в качестве реквизита, придающего юридическую силу документу, только при наличии письменного договора о таком признании между сторонами.

Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подписании документов нефинансового характера: приглашений, справок, извещений и др.

В учреждениях, действующих на основе единоначалия, документы могут быть подписаны руководителем, одним из его заместителей или руководителями структурных подразделений.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, распорядительные и важнейшие внутренние документы подписывает руководитель учреждения или, по его поручению, первый заместитель.

Документы, направляемые подчинённым и сторонним организациям, гражданам, подписываются руководителем, одним из его заместителей или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

Докладные записки, справки, сообщения, сводки, списки, перечни и другие документы справочного или аналитического характера может подписывать исполнитель, если рассматриваемые вопросы не выходят за пределы его полномочий.

Документы коллегиальных органов (постановления, решения, протоколы и др.) подписывают два лица -- председатель и секретарь коллегиального органа. Распорядительные документы коллегиальных органов, издаваемые на основах единоначалия, имеют одну подпись, как правило, на первом экземпляре.

Если ответственность за содержание документов несут несколько лиц (например, за денежные документы), проставляются две подписи и более.

В состав реквизита "подпись" входят:

• наименование должности лица, подписавшего документ;
• личная подпись;
• расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При использовании должностного бланка наименование должности не указывается. Если документ составлен на фирменном бланке, тогда дается сокращенное название должности. Для войсковых частей и учреждений, органов внутренних дел и т.п., возглавляемых военнослужащими, после наименования должности указывается воинское (специальное) звание.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Если документ составлен комиссией, то при подписании указывают не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии. При подписании документа несколькими равными по должности лицами их подписи располагаются на одном уровне.

Документ может быть подписан работником, исполняющим обязанности должностного лица (с указанием его фактической должности и фамилии). Не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

Подпись на протоколе совещания (заседании) состоит из наименования должности лица, председательствовавшего на заседании или совещании, его личной подписи и расшифровки подписи (инициалов и фамилии).

Реквизит "подпись" проставляется ниже реквизитов "текст" и "приложение". Наименование должности печатают под реквизитом Отметка о наличии приложения или Текст, с 0-го знака (от границы левого поля) а расшифровка подписи на уровне последней строки наименования должности на расстоянии 12 см (48 печатных знаков) от границы левого поля без пробела между инициалами и фамилией.

Вместе с тем, существуют и другие правила проставления подписи. Так, в распоряжениях Председателя Государственной Думы подпись отделяется от текста 3 интервалами. Состоит из инициалов и фамилии Председателя Государственной Думы. Инициалы и фамилия Председателя Государственной Думы печатаются на расстоянии не менее 12,4 см от границы левого поля.

Таким образом, подпись - обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. Не подписанный документ не имеет юридической силы. Подписью удостоверяется подлинность и правильность документа, соответствие его содержания требованиям, намерениям организации - автора документа.

Федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, а также организации, участвующие в документообороте с указанными органами, используют для подписания своих электронных документов электронные цифровые подписи уполномоченных лиц указанных органов, организаций.

Содержание документа на бумажном носителе, заверенного печатью и преобразованного в электронный документ, в соответствии с нормативными правовыми актами или соглашением сторон может заверяться электронной цифровой подписью уполномоченного лица.

В случаях, установленных законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации или соглашением сторон, электронная цифровая подпись в электронном документе, сертификат которой содержит необходимые при осуществлении данных отношений сведения о правомочиях его владельца, признается равнозначной собственноручной подписи лица в документе на бумажном носителе, заверенном печатью.

Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Электронная цифровая подпись представляет собой последовательность символов, полученная в результате криптографического преобразования электронных данных. ЭЦП добавляется к блоку данных и позволяет получателю блока проверить источник и целостность данных и защититься от подделки. ЭЦП используется в качестве аналога собственноручной подписи.