Автор: Пользователь скрыл имя, 02 Февраля 2013 в 01:18, реферат
Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.
Введение.
Классификация документов.
Реквизиты и оформление документов .
4. Электронный документ: понятие, реквизиты, преимущества и недостатки.
5. Подпись и печать, как реквизиты утверждения документа.
6.Заключение.
Электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:
- сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания. Сертификат ключа подписи - это документ на бумажном носителе или электронный документ с электронной цифровой подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра, которые включают в себя открытый ключ электронной цифровой подписи и которые выдаются удостоверяющим центром участнику информационной системы для подтверждения подлинности электронной цифровой подписи и идентификации владельца сертификата ключа подписи;
- подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе. Подтверждение подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе - положительный результат проверки соответствующим сертифицированным средством электронной цифровой подписи с использованием сертификата ключа подписи принадлежности электронной цифровой подписи в электронном документе владельцу сертификата ключа подписи и отсутствия искажений в подписанном данной электронной цифровой подписью электронном документе;
- электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
ЭЦП, как и другие реквизиты документа, выполняющие удостоверительную функцию (собственноручная подпись, печать и др.), является средством, обеспечивающим конфиденциальность информации.
Таким образом, электронная цифровая подпись - вид аналога собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.
При соблюдении определённых правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
В соответствии со сложившейся в нашей стране деловой практикой повсеместно принято считать, что документ без печати - категория сомнительная, и только отметка на документе этого «атрибута власти» придает ему действительную юридическую силу. Наличие на документе оттиска печати требуют и партнер - контрагент, и банк, и должностные лица государственных органов, с которыми постоянно приходится сталкиваться любому предприятию и предпринимателю.
Поэтому, на документах, содержащих наиболее важную информацию и подписанных должностным лицом, ставится оттиск печати. Тем самым заверяется подлинность подписи и подтверждается достоверность документа.
В государственных учреждениях используют гербовую печать (с изображением герба РФ) и простую печать данной организации.
Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (ставится на документах, удостоверяющих права предприятия или должностных лиц, фиксирующих расходование денежных средств, а также предусмотренных государственными правовыми актами).
Простые печати могут иметь различную форму: круглую, квадратную и треугольную. Герб на ней не изображается.
Простые печати (без изображения государственной символики) ставятся на справках, пропусках, копиях документов и пр.
Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица и был хорошо читаемым.
Организации, предприятия и органы власти разрабатывают свой перечень документов, на которых ставится печать, и объявляют его в приказах или постановлениях.
Вместе с тем российское законодательство в ряде случаев специально оговаривает скрепление подписей печатью.
На приобретение документом юридической силы влияет:
- Соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства.
- Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации. Эти правила специфичны для каждого типа документов и регламентируются ГОСТами и другими нормативно-методическими материалами.
Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д. Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность.
Реквизиты -- это oбязaтeльныe пpизнaки, ycтaнoвлeнныe зaкoнoм или пoлoжeниями для oтдeльныx видов дoкyмeнтoв. Деловой документ имеет юридическую силу, когда его правовая функция дополняется соответствующим составом и расположением реквизитов, соответствующими внешними признаками, временными и территориальными границами и объектами его действия.