Подготовка дел к архивному хранению

     Принимая  дела, сотрудник архива тщательно  сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

     При сдаче дел на государственное  хранение организация представляет в государственный архив:

• отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;
• описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;
• историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые;
• справку о неполной сохранности документов (если какие-либо дела утрачены).

     Затем дела шифруются. Шифровка включает в  себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела.

     Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом (приложение 2). Организация-сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов.

     Два экземпляра описи и один экземпляр  акта остаются в государственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 
 

     В данном проекте была рассмотрена  технология подготовки дел к архивному хранению. Целью проекта являлось изучение технологии подготовки дел к архивному хранению на основании Закона РК об архивах и архивных фондах.

     Для достижения данной цели были поставлены 4 задачи.

      Задача 1 – Изучить Закон РК об архивах и архивных фондах. Для реализации этой задачи изучен Закон Республики Казахстан «Об архивах и архивных фондах» и выписаны статьи закона, касающиеся темы проекта. Подробно изучено:

• Национальный архивный фонд Республики Казахстан и архивное дело;
• Законодательство Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах;
• Основы формирования, источники пополнения Национального архивного фонда;
• Порядок отнесения документов, архивов, архивных фондов и коллекций к составу Национального архивного фонда, установления источников его формирования и пополнения;
• Государственный учет документов Национального архивного фонда;
• Свод (Каталог) данных о составе и содержании документов Национального архивного фонда и источниках его пополнения;
• Хранение документов Национального архивного фонда
• Передача документов Национального архивного фонда на постоянное хранение;
• Государственное регулирование архивного дела;
• Государственное управление архивным делом;
• Система органов управления и ведения архивным делом в Республике Казахстан;
• Специальные государственные архивы Республики Казахстан.

     Задача 2 – Изучить этапы формирования и оформления дел. Для осуществления этой задачи были подробно изучены этапы формирования и оформления дел, а также имеются приложения в виде описей. Сформированы основные требования, которые необходимо соблюдать при формировании дел:

     ● помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

     ● включать в дело по одному экземпляру документа;

     ● помещать вместе все документы, относящиеся  к одному вопросу;

     ● помещать приложения вместе с основными  документами;

     ● группировать в одно дело документы  одного календарного года, за исключением переходящих дел;

     ● раздельно группировать в дела документы  постоянного и временного сроков хранения.

     Для правильного оформления дел в  проекте представлены образцы заверительного листа, обложки дела и форма внутренней описи.

 

      Задача 3 – Изучить порядок определения сроков хранения дел.

      Была  изучена последовательность определения  сроков хранения дел, проведения экспертизы и выделены критерии по которым определяются сроки хранения:

1. Значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы.
2. Значимость содержания документов.
3. Время и место образования документов
4. Подлинность и копийность документов.
5. Юридическую силу.
6. Дублетность документов.
7. Поглощенность содержания.
8. Физическое состояние документа.

      Задача 4 – Изучить порядок передачи дел на архивное хранение.

      Был изучен порядок и правила передачи дел на архивное хранение, а также представлены формы акта и описи дел, которые необходимо составить при передаче дел на архивное хранение.

 
 

 

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ

 
 

1. http://www.pavlodar.com/zakon/?dok=00579&all=all
2. http://www.profiz.ru/sr/2_2008/formirowanie_del/
3. http://revolution.allbest.ru/audit/00031030.html
4. Большакова Н.И., Пинигина Т.М. Секретарское дело. – Ростов н/Д: «Феникс», 2001. – 352 с.
5. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с.
6. Конспект лекций по делопроизводству. – М.: “Издательство ПРИОР”, 2002. – 128 с.
7. Организация работы с документами: Учебник/Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. И доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с. – (Серия «Высшее образование»).

 
 

 

Приложение 1

 

Форма описи дел

структурного подразделения организации

 
 
 

ОПИСЬ №_________

 
 

В данную опись  внесено _______________ дел с № __ по № __, в том числе:

      (цифрами  прописью)

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование  должности _______________ Расшифровка подписи

составителя описи   (личная подпись)

 

Дата

Руководитель  документационной _______________ Расшифровка подписи

службы  описи (личная подпись)

 

Дата

Руководитель  ведомственного _______________ Расшифровка подписи

архива  организации (личная подпись)

 

Дата

 

 

Приложение 2

 
 
 

АКТ №

Место составления

 
 

О приеме-передачи документов

и дел

 
 

      В соответствии с  приказом от ____________________ № _____  __________________________________________________________________

(фамилия и инициалы)

передал (а), а _______________________ принял (а) в присутствии комиссии,

            (фамилия  и инициалы)

образованной  на основании данного приказа, в  составе председателя

______________________________ и членов _________________________

     (фамилия  и инициалы)

________________________________________________________________

                 (фамилии и инициалы)

 

документы и  дела документационной службы за _____________________

Годы и регистрационные  учетные формы к ним:

Итого принято ______________________________________дел, в том числе

__________________особо  ценных дел, _________________единиц хранения

(цифрами  прописью)                    (цифрами прописью)

страхового фонда и ___________________________номенклатур (описей) дел

      (цифрами  прописью)

в ______________________экземплярах.

      (цифрами  прописью)

Состояние документов и дел, страхового фонда, номенклатур (описей) дел:

________________________________________________________________

    (общая  характеристика состояния)

Одновременно  передаются _________________________________________________

                                  (виды  информационно-поисковых  систем,

____________________________________________________________________________

их  объемы и состояние)

Состояние работы с документами, в том числе  ведомственного архива

________________________________________________________________

                            (общая  характеристика)

Наличие и состояние  оборудования и инвентаря:______________________

_________________________________________________________________

 
 

Передал (а)  _______________ Расшифровка подписи

                              (личная  подпись)

 

Передал (а)  _______________ Расшифровка подписи

                              (личная  подпись)

 

Председатель  комиссии _______________ Расшифровка подписи

                              (личная  подпись)

Члены комиссии _______________ Расшифровка подписи

                              (личная  подпись)