Подготовка дел к архивному хранению

Автор: Пользователь скрыл имя, 13 Ноября 2011 в 09:52, курсовая работа

Краткое описание

Делопроизводством называют отрасль человеческой деятельности по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения.
Делопроизводство включает в себя комплекс всех операций с документами, от создания или получения документов до сдачи законченных дел в ведомственный архив.

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ …………………………………………………………………… 3
Глава. 1. ВЫПИСКА ИЗ ЗАКОНА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН ОТ 22 ДЕКАБРЯ 1998 ГОДА № 326-1 «О НАЦИОНАЛЬНОМ АРХИВНОМ ФОНДЕ И АРХИВАХ» ……………………………………………………… 4
Глава 2. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ 11
2.1. Формирование дел………………..……………………………….. 11
2.2. Оформление дел……………………………………………………. 12
Глава 3. СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ……………………………. 18
3.1. Экспертиза ценности ……………………………………………… 18
3.2. Экспертные комиссии …………………………………………….. 20
Глава 4. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ …………..……………… 24
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ……………………………………………………………….. 25
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ ……………………………………………………. 27
ПРИЛОЖЕНИЯ ……………………………………………...……………….. 28

Файлы: 1 файл

Проект Борисенко.doc

— 258.50 Кб (Скачать)

     Принимая  дела, сотрудник архива тщательно  сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

     При сдаче дел на государственное  хранение организация представляет в государственный архив:

  • отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;
  • описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;
  • историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые;
  • справку о неполной сохранности документов (если какие-либо дела утрачены).

     Затем дела шифруются. Шифровка включает в  себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела.

     Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом (приложение 2). Организация-сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов.

     Два экземпляра описи и один экземпляр  акта остаются в государственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 
 

     В данном проекте была рассмотрена  технология подготовки дел к архивному хранению. Целью проекта являлось изучение технологии подготовки дел к архивному хранению на основании Закона РК об архивах и архивных фондах.

     Для достижения данной цели были поставлены 4 задачи.

      Задача 1 – Изучить Закон РК об архивах и архивных фондах. Для реализации этой задачи изучен Закон Республики Казахстан «Об архивах и архивных фондах» и выписаны статьи закона, касающиеся темы проекта. Подробно изучено:

    • Национальный архивный фонд Республики Казахстан и архивное дело;
    • Законодательство Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах;
    • Основы формирования, источники пополнения Национального архивного фонда;
    • Порядок отнесения документов, архивов, архивных фондов и коллекций к составу Национального архивного фонда, установления источников его формирования и пополнения;
    • Государственный учет документов Национального архивного фонда;
    • Свод (Каталог) данных о составе и содержании документов Национального архивного фонда и источниках его пополнения;
    • Хранение документов Национального архивного фонда
    • Передача документов Национального архивного фонда на постоянное хранение;
    • Государственное регулирование архивного дела;
    • Государственное управление архивным делом;
    • Система органов управления и ведения архивным делом в Республике Казахстан;
    • Специальные государственные архивы Республики Казахстан.

     Задача 2 – Изучить этапы формирования и оформления дел. Для осуществления этой задачи были подробно изучены этапы формирования и оформления дел, а также имеются приложения в виде описей. Сформированы основные требования, которые необходимо соблюдать при формировании дел:

     ● помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

     ● включать в дело по одному экземпляру документа;

     ● помещать вместе все документы, относящиеся  к одному вопросу;

     ● помещать приложения вместе с основными  документами;

     ● группировать в одно дело документы  одного календарного года, за исключением переходящих дел;

     ● раздельно группировать в дела документы  постоянного и временного сроков хранения.

     Для правильного оформления дел в  проекте представлены образцы заверительного листа, обложки дела и форма внутренней описи.

 

      Задача 3 – Изучить порядок определения сроков хранения дел.

      Была  изучена последовательность определения  сроков хранения дел, проведения экспертизы и выделены критерии по которым определяются сроки хранения:

  1. Значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы.
  2. Значимость содержания документов.
  3. Время и место образования документов
  4. Подлинность и копийность документов.
  5. Юридическую силу.
  6. Дублетность документов.
  7. Поглощенность содержания.
  8. Физическое состояние документа.

      Задача 4 – Изучить порядок передачи дел на архивное хранение.

      Был изучен порядок и правила передачи дел на архивное хранение, а также представлены формы акта и описи дел, которые необходимо составить при передаче дел на архивное хранение.

 
 

 

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ

 
 
  1. http://www.pavlodar.com/zakon/?dok=00579&all=all
  2. http://www.profiz.ru/sr/2_2008/formirowanie_del/
  3. http://revolution.allbest.ru/audit/00031030.html
  4. Большакова Н.И., Пинигина Т.М. Секретарское дело. – Ростов н/Д: «Феникс», 2001. – 352 с.
  5. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с.
  6. Конспект лекций по делопроизводству. – М.: “Издательство ПРИОР”, 2002. – 128 с.
  7. Организация работы с документами: Учебник/Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. И доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с. – (Серия «Высшее образование»).
 
 

 

Приложение 1

 

Форма описи дел

структурного подразделения организации

 
Официальное наименование

вышестоящего  органа

Официальное наименование

Организации

  УТВЕРЖДАЮ  

Наименование  должности 

руководителя  организации

_____________Расшифровка 

(личная  подпись)   подписи

Дата

 
 

ОПИСЬ №_________

 
№№п/п Индекс дела Заголовок дела (тома, части) Даты дела (тома, части) Срок хранения дела (тома, части) Количество  листов в деле (томе, части) Примечание
1 2 3 4 5 6 7
             
             
             
 

В данную опись  внесено _______________ дел с № __ по № __, в том числе:

      (цифрами  прописью)

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование  должности _______________ Расшифровка подписи

составителя описи   (личная подпись)

 

Дата

Руководитель  документационной _______________ Расшифровка подписи

службы  описи (личная подпись)

 

Дата

Руководитель  ведомственного _______________ Расшифровка подписи

архива  организации (личная подпись)

 

Дата

 

 

Приложение 2

 
Официальное наименование вышестоящего органа Официальное наименование организации   УТВЕРЖДАЮ  

Наименование  должности 

руководителя  организации

________________ Расшифровка

(личная  подпись)           подписи

 

Дата

 
 

АКТ №

Место составления

 
 

О приеме-передачи документов

и дел

 
 

      В соответствии с  приказом от ____________________ № _____  __________________________________________________________________

(фамилия и инициалы)

передал (а), а _______________________ принял (а) в присутствии комиссии,

            (фамилия  и инициалы)

образованной  на основании данного приказа, в  составе председателя

______________________________ и членов _________________________

     (фамилия  и инициалы)

________________________________________________________________

                 (фамилии и инициалы)

 

документы и  дела документационной службы за _____________________

Годы и регистрационные  учетные формы к ним:

№№  п/п Название и  номер номенклатуры (описи) дел Количество экземпляров номенклатуры (описи) дел Количество  дел (в числителе), количество особо ценных дел (в знаменателе) Количество  единиц хранения страхового фонда Примечание
1 2 3 4 5 6
           
           
           
           

Итого принято ______________________________________дел, в том числе

__________________особо  ценных дел, _________________единиц хранения

(цифрами  прописью)                    (цифрами прописью)

страхового фонда и ___________________________номенклатур (описей) дел

      (цифрами  прописью)

в ______________________экземплярах.

      (цифрами  прописью)

Состояние документов и дел, страхового фонда, номенклатур (описей) дел:

________________________________________________________________

            (общая  характеристика состояния)

Одновременно  передаются _________________________________________________

                                  (виды  информационно-поисковых  систем,

____________________________________________________________________________

их  объемы и состояние)

Состояние работы с документами, в том числе  ведомственного архива

________________________________________________________________

                            (общая  характеристика)

Наличие и состояние  оборудования и инвентаря:______________________

_________________________________________________________________

 
 

Передал (а)  _______________ Расшифровка подписи

                              (личная  подпись)

 

Передал (а)  _______________ Расшифровка подписи

                              (личная  подпись)

 

Председатель  комиссии _______________ Расшифровка подписи

                              (личная  подпись)

Члены комиссии _______________ Расшифровка подписи

                              (личная  подпись)

Информация о работе Подготовка дел к архивному хранению